Comment un Auto-Entrepreneur Peut-il Déduire Ses Frais de Fonctionnement ?

En tant qu'auto-entrepreneur, la gestion des frais professionnels et la compréhension des règles fiscales qui y sont liées sont essentielles pour optimiser votre situation financière. Bien que le statut d'auto-entrepreneur offre une grande simplicité administrative, il est important de connaître les différents types de frais qui peuvent être pris en compte dans votre déclaration fiscale. Nous vous partageons les principaux types de frais que vous pouvez prendre en compte sans enfreindre les règles fiscales. En respectant les conditions et en conservant les justificatifs nécessaires, vous pourrez éviter des risques fiscaux tout en optimisant vos dépenses.

Charges déductibles pour un auto-entrepreneur.

Les Frais Professionnels en Micro-Entreprise : De Quoi Parle-t-on ?

Comme toutes les entreprises, un micro-entrepreneur peut avoir besoin d’effectuer des dépenses pour son activité professionnelle. Ces dépenses ont le caractère de frais professionnels dès lors qu’elles sont effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle du micro-entrepreneur.

Exemples de frais professionnels :

Les frais de transport (train, carburant, péage…)
Les repas
La rémunération de sous-traitants
L’achat de matières premières
L’achat de matériel ou d’équipement
L’énergie (gaz, électricité, eau)
Le loyer
Les assurances
Les frais de communication (Internet, téléphone)
Les dépenses de marketing…

Le Principe de la Non-Déduction des Frais Réels en Micro-Entrepreneur

Par rapport à une entreprise classique, la micro-entreprise possède une particularité : il n’est pas possible de déduire vos frais professionnels. Dans les autres entreprises, les charges sont déductibles de vos bénéfices : c’est ce qu’on appelle la déduction des frais « au réel ». C’est intéressant car cela permet de faire baisser la base imposable ! Mais en micro-entreprise, vous devez intégrer tous vos frais dans vos impôts.

L’Abattement Forfaitaire pour Frais Professionnels en Micro-Entrepreneur

Rappelons que l’impôt en micro-entreprise dépend du barème progressif de l’impôt sur le revenu. Pour compenser cette absence de déduction des frais, il est prévu un abattement forfaitaire pour les frais professionnels.

Lire aussi: Trouver Numéro TVA

Ce dernier est de :

34 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant des bénéfices non commerciaux (BNC).
50 % du chiffre d’affaires pour les activités relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC).
71 % du chiffre d’affaires pour l’achat-vente de marchandises, la vente de denrées à consommer sur place et la fourniture de logement.

L’abattement minimum est de 305 €. Le bénéfice imposable du micro-entrepreneur est donc calculé après déduction de cet abattement.

Vous n’avez rien à déclarer de spécial à l’administration au moment de votre déclaration de chiffre d’affaires en micro-entreprise ou de votre déclaration d’impôts. En micro-entreprise, il est aussi inutile d’établir des notes de frais (c’est-à-dire un document récapitulant la dépense engagée et son justificatif en vue d’obtenir un remboursement).

Attention : Si votre activité génère beaucoup de charges, la micro-entreprise n’est sans doute pas le régime le plus adapté pour vous ! Elle convient mieux aux activités nécessitant peu de charges ou de faibles investissements.

Récupérer la TVA en Micro-Entreprise

Autre élément à avoir en tête : la micro-entreprise est soumise par défaut au régime de la franchise en base de TVA. Cela signifie que vous ne facturez pas la TVA mais aussi que vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos achats. Sachez cependant que vous êtes redevable de la TVA dès lors que votre activité dépasse certains plafonds de chiffre d’affaires.

Vous pouvez également demander à être assujetti à la TVA volontairement (même si votre chiffre d’affaires se situe en dessous des plafonds de TVA en micro-entreprise).

Une Possibilité de Remboursement : Les Frais de Débours en Micro-Entrepreneur

Les débours constituent une possibilité pour se faire rembourser certains frais professionnels. Les débours sont des frais avancés par le micro-entrepreneur pour le compte de ses clients. Il s’agit de frais nécessaires à l’exécution d’une prestation. Les dépenses sont facturées au nom du client mais payées par le micro-entrepreneur. Ce dernier peut alors en obtenir le remboursement.

Exemples :

Maxime fait de la maintenance informatique. Il doit se déplacer dans les bureaux de son client pour intervenir. Pour cela, il prend le train entre Paris et Amiens, sa ville de résidence. Ce billet de train est un débours remboursable par le client.
Magali est carreleuse. Elle achète pour le compte de ses clients du carrelage à poser. Cet achat constitue un frais de débours.

Attention : Toutes les dépenses ne peuvent pas être qualifiées de débours. Par exemple, les dépenses de fonctionnement de l’entreprise ne sont PAS des débours.

Voici la liste des frais de débours possibles :

Les achats de marchandises, de matériels ou de matières premières.
Les frais de port.
Les frais de déplacement (hors indemnités kilométriques).

Quelles sont les conditions pour utiliser les débours ?

Pour avoir le caractère de débours, les frais doivent :

Être engagés dans le cadre d’une prestation pour un client.
Être remboursés au centime près. Il n’est pas possible de faire de marge sur les achats effectués pour le compte du client.

Si les débours remplissent ces conditions, ils n’entrent pas dans le calcul de votre chiffre d’affaires (article 267 du code général des impôts). Ils permettent de ne pas payer des cotisations sociales et des impôts en plus.

Frais de débours : qu'est-ce que c'est et comment ça marche ? 🪵

Voici la procédure à suivre pour se faire rembourser des débours :

Le micro-entrepreneur fait signer au client un mandat de débours. Vous aurez ainsi un accord écrit pour vous couvrir en cas de litige. Ce mandat doit inclure le budget alloué par votre client à vos dépenses.
Lors de l’achat, le micro-entrepreneur doit demander au fournisseur/grossiste une facture établie au nom du client avec SIRET, dénomination sociale, etc. (indépendamment de la facture en micro-entreprise pour la prestation réalisée).
À la fin de la mission, le micro-entrepreneur transmet tous les justificatifs au client. Le client doit alors rembourser exactement les frais engagés.

Dans tous les cas, n’oubliez pas de conserver tous les justificatifs (facture, ticket de caisse, récépissé de paiement). En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de problème avec votre client, ces derniers serviront de preuve.

Les Frais Kilométriques en Micro-Entreprise

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées en utilisant son véhicule personnel pour son activité professionnelle. Ils sont basés sur un barème kilométrique qui évolue chaque année. Ce barème tient compte du coût d’utilisation (assurance, frais d’entretien, essence, usure…) mais aussi du type de véhicule (voiture, deux-roues…) et de sa puissance fiscale.

❌ Les frais kilométriques ne peuvent pas faire l’objet de débours : les débours ne concernent que les frais de déplacement.

Exemple :

Les frais de déplacement sont un billet de train, un billet d’avion, une nuit d’hôtel…
Les frais kilométriques sont le carburant, les péages.

Une autre méthode : la refacturation des frais

Comment se faire rembourser dans ces conditions ? Le micro-entrepreneur peut inclure dans le prix de sa prestation ses frais kilométriques. De cette manière, il pourra couvrir l’ensemble de ses frais de déplacement. C’est ce qu’on appelle la refacturation.

⚠️ Cette méthode a ses limites car elle augmente artificiellement le chiffre d’affaires encaissé.

Les Frais les Plus Couramment Oubliés Par Les Auto-Entrepreneurs

En raison de la simplicité du régime fiscal de l'auto-entrepreneur, certains frais sont fréquemment négligés, ce qui peut avoir un impact sur la rentabilité de l’activité. Voici les principaux frais souvent oubliés :

Les frais de débours : Ce sont des dépenses engagées pour un client, et qui peuvent être remboursées par ce dernier. Ceux-ci incluent :
- Les achats de marchandises ou matériel spécifiques à la prestation.
- Les frais de transport (billets, carburant).
- Les frais de port pour l'envoi de produits au client.
Les frais de communication : Les abonnements professionnels liés à la téléphonie ou à l’internet sont souvent oubliés. Bien qu'ils ne soient pas déductibles en tant que tels, ils sont inclus dans l'abattement forfaitaire, ce qui réduit la base imposable.
Les frais bancaires : Les frais de gestion associés à un compte bancaire professionnel sont souvent négligés, même s’ils impactent directement la rentabilité de l'activité.
Les frais d'adhésion et d'abonnement : Les coûts liés à des adhésions à des plateformes professionnelles ou des abonnements logiciels sont parfois sous-estimés, bien qu'ils puissent être considérés comme des dépenses professionnelles.
Les frais liés aux événements professionnels : Les coûts associés à la participation à des événements comme les salons professionnels ou des foires commerciales sont souvent oubliés.
Les investissements en matériel : L’achat de matériel professionnel est aussi parfois négligé. Bien que ces dépenses ne soient pas déductibles directement, elles sont prises en compte dans l'abattement forfaitaire, ce qui permet de réduire la base fiscale.

Avantages de la Déduction Forfaitaire par Rapport aux Frais Réels

La déduction forfaitaire présente plusieurs avantages par rapport à la déduction des frais réels, en particulier pour les auto-entrepreneurs :

Caractéristique	Déduction Forfaitaire	Frais Réels
Simplicité administrative	Appliquée automatiquement, elle n'exige pas de justificatifs et simplifie la déclaration fiscale.	Nécessitent la conservation de tous les justificatifs, ce qui peut s'avérer chronophage.
Justificatifs nécessaires	Évite d’avoir à conserver des factures et justificatifs pendant plusieurs années.	Chaque dépense doit être prouvée.
Montant minimum garanti	Garantit un montant minimal de déduction, même si les frais réels sont inférieurs.	Aucun montant minimum garanti.
Facilité d’évaluation	Le calcul est basé sur un pourcentage fixe du chiffre d'affaires, ce qui le rend rapide et simple à évaluer.	Nécessitent un suivi détaillé.
Flexibilité dans le choix	L'auto-entrepreneur peut choisir chaque année entre la déduction forfaitaire et les frais réels, selon l'option la plus avantageuse en fonction de sa situation.	Choix irrévocable pour une période donnée.

Justification des Frais de Matériel Pour Une Déduction Efficace

Pour maximiser vos déductions fiscales liées aux frais de matériel, il est essentiel de bien justifier ces dépenses :

Identification des frais de matériel déductibles :
- Fournitures de bureau : Papier, stylos, etc.
- Matériel informatique : Ordinateurs, logiciels.
- Équipement professionnel : Outils spécifiques à votre activité.
Conditions de déductibilité :
- Être engagés dans le cadre de l’activité professionnelle.
- Être justifiés par des factures et documents conservés.
Documentation nécessaire : Conservez toutes les factures d'achats détaillant les produits et leur coût. Tenez un registre des dépenses pour suivre les dépenses et les dates.
Déclaration des frais : Lors de la déclaration fiscale, veillez à bien indiquer les frais engagés pour l’activité. Si vous choisissez la déduction des frais réels, assurez-vous que tous les justificatifs sont en règle pour éviter des complications en cas de contrôle fiscal.
Conservation des documents : Il est conseillé de garder vos documents justificatifs pendant au moins cinq ans, car l’administration fiscale peut demander à les vérifier.

balises: #Entrepreneur