Comment Avoir son Kbis Rapidement : Le Guide Complet
L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).
Ce dossier vous explique comment recevoir son K-Bis le plus rapidement possible et vous donne plusieurs astuces. Pour pouvoir exercer une activité professionnelle indépendante en toute légalité, il faut créer et immatriculer son entreprise. Toutefois, des délais sont à prévoir pour obtenir un extrait K-Bis. Le créateur d’entreprise doit anticiper cette problématique pour ne pas se retrouver bloqué dans son projet.
Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?
Le Kbis en France est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques.
L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels. Il peut notamment vous être demandé par votre établissement bancaire au moment de la création d’un compte professionnel, mais aussi par certains fournisseurs. Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.
Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés. Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social.
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L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.
Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.
Qui est concerné par l'extrait Kbis ?
Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.
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Comment obtenir un Kbis rapidement ?
Tout d’abord, la rapidité pour accomplir vos démarches et obtenir l’immatriculation de votre entreprise dépendra fortement du statut juridique de votre entreprise. Ensuite, cela dépendra de votre niveau d’anticipation sur les problématiques propres à la création de votre entreprise et à vos démarches.
Les délais à prévoir seront plus longs pour créer une société puisque vous devrez notamment rédiger vos statuts de société et réaliser les démarches par rapport aux apports en capital social. C’est notamment ce dernier point qui peut vous faire perdre du temps lorsqu’il n’est pas anticipé. Par contre, si vous créez une entreprise individuelle (avec ou sans option pour le régime micro-entreprise), les formalités sont simples et rapides à réaliser.
Enfin, vous devez prévoir le délai de traitement dont aura besoin le greffe du tribunal de commerce pour traiter votre demande. Ce délai est aléatoire et dépend de la réactivité du greffe. Également, la vitesse avec laquelle vous pourrez obtenir votre immatriculation dépendra de votre dossier. Si celui-ci n’est pas complet et/ou s’il comporte des erreurs, votre immatriculation sera retardée.
La solution la plus rapide pour recevoir son extrait K-Bis est de se charger soi-même de toutes les démarches, ou d’utiliser un service en ligne de création d’entreprise. Si vous vous chargez de vos démarches, nous vous conseillons d’utiliser le service du guichet unique. Cela vous permettra notamment d’être guidé dans la constitution de votre dossier (et donc de minimiser le risque d’erreurs et d’oublis) et de transmettre votre demande d’immatriculation en ligne.
Si vous utilisez un service de création d’entreprise en ligne, votre travail sera simplifié et la plateforme se chargera ensuite de toutes les démarches très rapidement. De votre côté, vous n’aurez qu’à fournir des informations et certains justificatifs (pièce d’identité par exemple). Notre partenaire Legalplace propose un service simple et rapide pour obtenir un K-Bis.
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Si vous déléguez vos formalités de création d’entreprise à un expert-comptable, un notaire ou un avocat, cela prendra davantage de temps, vous ne recevrez donc pas votre extrait K-Bis rapidement. En effet, ces professionnels ne peuvent généralement pas se charger immédiatement de votre création d’entreprise. Les délais à prévoir dépendront de leur disponibilité.
Les plateformes pour faire votre demande
Vous pouvez faire votre demande de Kbis en ligne sur le site d’Infogreffe ou Monidenum.
Comment télécharer un extrait Kbis gratuitement ?
- Infogreffe : Vous pouvez également faire votre demande de Kbis en vous rendant sur le site d’Infogreffe. Il faut noter que la démarche sur le site d’Infogreffe est payante.
- MonIdenum : Via une demande en ligne : les entreprises déjà immatriculées peuvent obtenir leur extrait Kbis en quelques minutes via la plateforme officielle Monidenum, si le dirigeant est inscrit.
- Annuaire des entreprises : Vous pouvez également utiliser l’Annuaire des entreprises.
Bon à savoir : Grace à la dématérialisation des démarches administratives, les entreprises sont inscrites à la fois au RCS et au RNE.
Obtenir un Kbis gratuit en ligne
Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez obtenir un extrait Kbis gratuit via la plateforme MonIdenum. Il suffit de créer un compte, de vérifier votre identité et d’accéder à votre document en ligne. Ce service est réservé aux représentants légaux et permet d’obtenir un Kbis à jour à tout moment. Pour les tiers, la demande se fait sur Infogreffe, mais elle est payante.
Mise à jour et validité du Kbis
Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. Pour obtenir un Kbis à jour, vous devez faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes en ligne comme Infogreffe. Veillez à ce que les informations de votre entreprise soient correctement mises à jour en déclarant toute modification (changement d’adresse, de dirigeant, d’activité…).
Pour effectuer cette mise à jour, vous devez remplir un formulaire spécifique accompagné des justificatifs requis. En cas d’erreur, vous devez contacter rapidement le greffe du tribunal de commerce pour signaler l’anomalie.
Cas spécifiques
Micro-entrepreneurs et professions libérales
Les micro-entrepreneurs et professions libérales sont inscrits au Répertoire National des Entreprises (RNE) et ne disposent pas de Kbis.
Où trouver un Kbis en moins de 3 mois ?
Vous pouvez obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois directement sur le site Infogreffe, auprès du greffe du tribunal de commerce ou via des plateformes spécialisées en ligne. Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez également l’obtenir gratuitement via MonIdenum. Assurez-vous de demander un Kbis récent, car il est souvent exigé pour des démarches administratives et commerciales.
Utilisation du Kbis pour diverses démarches
Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).
Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises. Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :
- Candidature à un marché public
- Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
- Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
- Douanes, fiscalité
- Déclarations, agréments et autorisations
- Produits énergétiques
- Urbanisme
- Travaux d'intérêt général
- Procédures collectives
- Autorisations d’exploitation commerciale
- Agriculture
- Propriété industrielle
- Transport
Après l'obtention du Kbis
Une fois que vous avez obtenu votre extrait Kbis, vous êtes prêt à commencer officiellement votre activité. Assurez-vous de bien définir votre offre de produits ou de services. Pour ce faire, vous devez comprendre pleinement ce que veulent vos clients et comment vous pouvez leur fournir une solution unique et efficace. Puis élaborez un plan de marketing solide. Cela implique non seulement de savoir à qui vous vendez, mais aussi comment vous allez atteindre ces clients. Assurez-vous d'avoir mis en place des systèmes efficaces de gestion de votre entreprise. Cela comprend tout, de la comptabilité à la gestion des stocks, en passant par le service à la clientèle. Enfin, n'oubliez pas l'importance de la réseautage. Que ce soit en ligne ou en personne, la création de relations avec d'autres professionnels de votre secteur peut être un atout précieux.
Informations Indiquées sur un Kbis
Le KBIS contient des informations essentielles sur la société. Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :
- Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
- La raison sociale.
- La forme juridique.
- Le nom commercial.
- L'adresse du siège.
- L'activité détaillée.
- Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
- La date de constitution de la société et sa durée de vie.
- La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
- L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
- La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).
Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :
- Son nom et prénom.
- Sa date de naissance.
- Sa nationalité.
- Son adresse.
Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.
Sanctions en l'absence de KBIS
L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.
Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.
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