Traitement par lots vs comptabilité temps réel : définition, fonctionnement et implications

La notion d’Omnicanalité est désormais acquise. Les clients doivent pouvoir, quel que soit le canal ou le support, aller au bout de l’acte d’achat. Ainsi, la digitalisation de l’ensemble de l’information et la communication instantanée sont des éléments essentiels pour atteindre cet objectif.

Définition : traitement par lots et temps réel

Le traitement par lots est une technique permettant d’automatiser et de grouper le traitement de plusieurs tâches (des transactions, par exemple). Le traitement de données par lots n’a pas lieu en temps réel. Ce processus consiste à collecter et stocker un grand volume de données, puis à les traiter en une seule fois. Comparée au traitement de données en temps réel, cette approche privilégie les analyses plus complètes et plus complexes à l’immédiateté.

Les données en temps réel reposent sur un processus d’analyse permettant d’obtenir des informations en temps réel. Une fois reçues, les données brutes sont immédiatement traitées pour permettre une prise de décision quasi instantanée. En résumé, le traitement de l’information « au fil de l’eau » signifie que l’information pertinente pour la prise de décision est disponible sans délai.

Fonctionnement du traitement par lots dans le paiement et la comptabilité

Le traitement des paiements par lots est le moyen de traiter plusieurs transactions de paiement en tant que groupe ou lot unique à des intervalles spécifiques, plutôt que de traiter chaque transaction individuellement. Cette méthode est particulièrement utile pour les entreprises dont les transactions de paiement sont régulières et prévisibles, comme les salaires, les paiements des fournisseurs ou les factures de services publics.

Voici comment cela fonctionne pour une entreprise qui accepte des paiements. Encaissement des paiements : tout au long de la journée, chaque transaction est collectée en vue d'être traitée ultérieurement. Clôture du lot : le recouvrement prend fin à une heure fixe, souvent à la fin de la journée. Toutes les transactions collectées jusqu'à ce moment-là sont prêtes à être traitées. Envoi du lot : l'entreprise envoie l'ensemble du lot de transactions à la banque ou au prestataire de paiement. Cela se fait généralement par voie électronique, et de nombreuses plateformes de paiement le font de manière automatique. Traitement : la banque ou le prestataire prend le relais, vérifiant que tout ce qui se trouve dans le lot est correct et que les comptes concernés peuvent couvrir leurs transactions. Règlement : une fois toutes les vérifications effectuées, l'argent est transféré des comptes des payeurs vers les comptes des bénéficiaires. Rapports : une fois toutes les opérations traitées, l'entreprise reçoit un rapport indiquant les paiements qui ont été effectués et ceux qui ne l'ont pas été.

Les périodes typiques de mise en lots dépendent du moyen de paiement : les cartes bancaires sont généralement mises en lots une fois par jour, tandis que les prélèvements automatiques sont mis en lots plusieurs fois au cours de la journée. Le calendrier de mise en lots est déterminé par le prestataire de services de paiement de l'entreprise, mais l'entreprise a souvent un certain contrôle sur le délai.

Modes de traitement : manuel vs automatisé

Le traitement par lots peut se faire manuellement ou automatiquement. Traitement par lots manuel : Une personne recueille et organise les informations de paiement, généralement à l’aide d’un tableur ou d’un logiciel de comptabilité. Elle crée ensuite le lot, vérifie les détails, puis l’envoie à la banque pour traitement. Cependant, le processus peut être long et sujet à des erreurs humaines, en particulier pour les gros volumes de paiements.

Traitement par lots automatisé : Le logiciel recueille automatiquement les données de paiement à partir de diverses sources, crée le lot correspondant et le transmet à la banque. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de réduire les marges d'erreur. De plus, il est possible de programmer l'exécution automatique à des moments précis, ce qui garantit des paiements à temps. En revanche, elle peut s'avérer moins souple pour les entreprises ayant des besoins de paiement uniques ou souhaitant exercer un contrôle plus étroit sur chaque transaction. Elle requiert également un investissement initial pour l'achat et l'installation du logiciel.

Comparaison : traitement en temps réel vs traitement par lots

Avec le traitement des paiements en temps réel, chaque transaction est traitée au moment où elle se produit. Les transactions sont traitées instantanément, ce qui est important dans les secteurs où une confirmation immédiate du paiement est nécessaire, comme le commerce électronique. Le traitement instantané peut également améliorer l'expérience client en fournissant un retour rapide sur la réussite ou l'échec de la transaction. Le traitement en temps réel coûte généralement plus cher en raison des exigences plus élevées en matière d'infrastructure et de maintenance.

Le traitement par lots ACH permet de collecter des transactions sur une période donnée et de les traiter ensemble à un moment ultérieur. Le traitement par lots peut être plus efficace, car il consolide la charge opérationnelle à des moments précis. En général, le traitement par lots est moins onéreux que le traitement en temps réel, car il peut être géré pendant les heures creuses, ce qui permet de réduire les frais de transaction et les coûts opérationnels. Le traitement des paiements par lots prend généralement entre un et trois jours.

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Avantages du traitement par lots

Réduction des coûts : Le traitement par lots permet de réduire les coûts puisque les transactions sont traitées pendant les heures creuses, lorsque les frais de transaction sont généralement moins élevés.
Meilleures performances : Cette méthode de traitement réduit la charge opérationnelle pendant les heures de pointe et améliore l’efficacité en traitant un grand nombre de transactions à la fois.
Évolutivité : Le traitement par lots est particulièrement évolutif, ce qui facilite la gestion des augmentations du volume des transactions.
Diminution de la charge immédiate sur le système : Les systèmes par lots permettent de répondre à une demande informatique moins immédiate, améliorant la longévité et la fiabilité de l'infrastructure.

Inconvénients et risques

Délais de traitement retardés : Le traitement par lots crée un décalage entre le lancement et la finalisation de la transaction, généralement compris entre un et trois jours.
Risque de perte de données : Si un problème survient avant le traitement d'un lot, toutes les transactions regroupées dans ce lot peuvent être perdues.
Erreurs de données : Des données incorrectes ou incomplètes dans le lot peuvent entraîner l’échec des paiements ou leur envoi aux mauvais destinataires.
Problèmes techniques : Les dysfonctionnements du système, les pannes de réseau ou les problèmes logiciels peuvent interrompre le traitement par lots.
Manque de visibilité : Il peut être difficile de suivre l’état des paiements individuels au sein d’un lot.

Bonnes pratiques et solutions pour lever les difficultés

Les bonnes pratiques générales consistent à commencer par des lots plus petits afin de tester vos systèmes avant de passer à une plus grande échelle, et à créer une documentation claire sur les procédures de traitement par lots, telles que les règles de validation des données, les protocoles de gestion des erreurs et les étapes de rapprochement. Mettez en place des règles strictes de validation des données avant de soumettre le lot. Utilisez des outils technologiques pour vérifier automatiquement les erreurs, telles que les champs manquants, les formats non valides ou les doublons.

Problèmes techniques : Mettez en place des offres de sauvegarde pour les systèmes importants. Surveillez de près les tâches de traitement par lots et configurez des alertes en cas de défaillance. Mettez régulièrement à jour et entretenez vos logiciels et votre matériel pour éviter les problèmes.

Risques liés à la sécurité : Chiffrez les fichiers et utilisez des protocoles de transmission sécurisés. Mettez en place des contrôles d’accès et examinez régulièrement l’audit des logs pour détecter les activités suspectes. Envisagez d’utiliser l’authentification multifacteur pour plus de sécurité.

Erreurs de rapprochement : Élaborez un processus de rapprochement qui compare les données des lots avec les registres bancaires ligne par ligne. Utilisez des outils logiciels pour automatiser le rapprochement et signaler les écarts pour examen. Manque de visibilité : Choisissez un système de traitement par lots qui fournit des mises à jour en temps réel sur l’état de chaque paiement.

Évolution technologique : du batch au fil de l’eau et aux plateformes d’automatisation

Le fil de l’eau, c’est l’immédiateté du traitement de la donnée lorsqu’elle est créée a contrario des traitements dits « par batch » qui collectent et mettent en attente un grand nombre de données pour les organiser, les transférer, les traiter et les intégrer. L’événement « vente d’une pièce », que ce soit dans un point de vente, en drive ou sur un site e-commerce, doit être immédiatement partagé avec l’amont, le web et les autres points de vente de l’enseigne.

Nous comprenons que les systèmes de bases de données et l'architecture des flux traditionnels ne permettent plus de répondre aux exigences imposées par le Big Data ou des données de diffusion en continu. Ici, les résultats du traitement de données seront donc dits « chauds » pour le temps réel versus « froids » pour le traitement par « batch ». La couche « temps réel » (Speed Layer) traitera les données au fil de l’eau. Cette architecture est rendue possible grâce à la technologie KAFKA. Apache Kafka est une application open source de traitement des flux de données et de mise en file d’attente des messages, capable de traiter jusqu’à plusieurs millions de messages par seconde, en provenance de différents producteurs, et de les acheminer vers plusieurs consommateurs.

L’ordonnancement est en quelque sorte un traitement par lots 2.0 : tous deux exécutent automatiquement des tâches séquentielles sur de gros volumes de données et ne requièrent qu’un minimum d’intervention humaine. Un ordonnanceur peut cependant exécuter des processus plus complexes sur la base d’un calendrier, de dates et d’heures spécifiques. Mais que se passe-t-il lorsque vous devez exécuter des tâches multi-plateformes ? On pourrait penser que la WLA est simplement la version 3.0 du traitement par lots. C’est effectivement en quelque sorte le cas.

Les plateformes d’orchestration et d’automatisation des services (SOAP) représentent l’évolution collective du traitement par lots, de l’ordonnancement et de l’automatisation des workloads, ainsi que quelques autres innovations prometteuses. Ces plateformes sont en mesure d’automatiser des tâches traditionnelles sur la base de calendriers et d’événements, qu’elles soient transactionnelles ou par lots. En outre, les SOAP permettent d’orchestrer les services métier en synchronisant l’automatisation dans les environnements hybrides qui englobent des systèmes sur site, des fournisseurs de services cloud et des micro-services conteneurisés, en intégrant des technologies tierces - fournisseurs de services cloud, outils ETL et ELT, ERP, conteneurs et applications telles que Salesforce, Slack et Teams - pour coordonner et automatiser les flux de données entre des fonctions et des plateformes hétérogènes.

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Comptabilité en temps réel : opportunités pour les cabinets et les entreprises

Certes, la recette miracle n’existe pas encore pour obtenir des résultats comptables en un claquement de doigts, mais la technologie fait que nous n’en sommes pas loin ! Aujourd’hui, adopter une stratégie de comptabilité en temps réel ne constitue plus une gageure, un défi. Or, les enjeux sont importants, tant pour les experts-comptables que pour leurs clients.

Pourquoi s’équiper, structurer et automatiser les tâches des collaborateurs ? Contrairement aux schémas comptables traditionnels, une organisation au jour le jour raccourcit le temps et apporte de la simplicité, grâce à l’automatisation. Les entrepreneurs rationalisent le classement des pièces sous une forme digitale. Ils gagnent du temps. Ainsi, les entrepreneurs reçoivent des informations fraîches, bien utiles pour prendre leurs décisions opérationnelles en temps réel.

Le collaborateur réalise une vérification, puis valide les écritures. Il ne les saisit plus manuellement. Ce logiciel est votre coach virtuel pour superviser vos process en cabinet et surveiller l’atteinte des performances définies. La technologie du machine learning permet en effet d’affecter les comptes et libellés appropriés pour chaque facture. Vous automatisez le rapprochement bancaire en cours de mois. C’est aussi la solution pour effectuer un suivi de trésorerie performant. Ainsi, vous actualisez en quelques clics les prévisions de cash au fil de l’eau, en partant de la position réelle en banque.

Outils et automation

L’automatisation des processus comptables se situe partout, tant dans le cabinet que chez vos clients. Certaines tâches exploitent l’intelligence artificielle pour la dématérialisation et la facture électronique. Avec l’intégration directe en comptabilité des données de chaque compte bancaire, vous disposez d’une trésorerie à jour immédiatement. Nous sommes convaincus que l’automatisation des processus comptables de A à Z est la clé majeure.

Les automates et l’IA peuvent prendre des formes variées dans les cabinets. Insertion dans les logiciels, utilisation de Chat GPT, du no code ou d’une solution de robotisation (RPA), vous avez le choix. Adopter les bons logiciels pour accroître l’automatisation c’est bien. Se donner les moyens de suivre le déploiement effectif de la dématérialisation et de l’IA dans les processus de travail c’est mieux. C’est pourquoi nous avons conçu un outil dans cet objectif : Mon Coach Agiris. Le tableau de bord proposé par le logiciel Mon Coach Agiris s’adapte à l’organisation de votre cabinet et à vos besoins spécifiques.

Quand privilégier le batch et quand privilégier le temps réel ?

Le traitement par lots est idéal pour les gros volumes de transactions qui ne nécessitent pas un règlement immédiat, comme les factures de services publics ou les fiches de paie. Le traitement par lots est utile pour les entreprises qui effectuent de nombreuses transactions et qui n'ont pas besoin de régler les paiements immédiatement. Il aide les entreprises à organiser leurs opérations quotidiennes et peut leur permettre de réduire leurs coûts.

En revanche, le délai d'exécution des transactions fait que cette méthode ne convient pas aux environnements qui exigent une confirmation immédiate. Le traitement en temps réel présente des avantages pour tous les secteurs d’activité où la confirmation immédiate et la réactivité sont essentielles : systèmes bancaires, flux de données critiques, structures de service à la clientèle et radars météorologiques.

Approche hybride recommandée

De nombreuses entreprises utilisent une association des deux méthodes, en automatisant les paiements courants tout en traitant manuellement les exceptions ou certains cas particuliers. La méthode la plus adaptée à votre entreprise dépend des facteurs suivants : Volume de paiement : Si vous gérez un grand nombre de paiements, l’automatisation est généralement le choix le plus adapté. Fréquence de paiement : L’automatisation permet de gagner du temps sur les paiements récurrents.

Historique et perspectives

Si la première mention officielle du traitement par lots date du début des années 1970, c’est à Herman Hollerith que l’on doit la création du système de cartes perforées qui servira, dès 1890, à traiter les données de recensement aux États-Unis. Depuis l’invention de ce système par Herman Hollerith, beaucoup d’améliorations ont été apportées. Les tâches modernes de traitement par lots sont désormais entièrement automatisées pour répondre aux exigences actuelles.

Avec la place croissante accordée au Big Data, le traitement en temps réel permet aux entreprises d’atteindre de nouveaux niveaux de performance. À mesure que les entreprises exploitent le Big Data pour obtenir des informations en temps réel et optimisent leur processus décisionnel afin d’en tirer des avantages concurrentiels, des solutions comme Apache Kafka, les plateformes SOAP et les infrastructures HPC (HPE GreenLake, supercalculateurs exascale) réduisent la complexité et le coût du déploiement et simplifient l’orchestration entre Edge et Cloud.

Critère	Traitement par lots	Traitement en temps réel
Latence	1-3 jours	immédiate
Coût	généralement faible	généralement élevé
Cas d’usage typiques	salaires, facturation, lots carte	e‑commerce, surveillance, trading
Évolutivité	excellente	dépend de l'architecture

Le traitement par lots a certes beaucoup évolué, mais il a toujours sa place dans l’automatisation informatique moderne. Les plateformes d’automatisation avancées telles que les SOAP peuvent facilement intégrer l’ordonnancement basé sur le temps du traitement par lots et micro-lots.

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