Obligations Comptables Simplifiées pour l'Auto-Entrepreneur en France
Le régime micro-entreprise est accessible aux entrepreneurs individuels et à certaines EURL dont le chiffre d’affaires n’excède pas certains plafonds. Les entrepreneurs au régime micro-entreprise bénéficient d’allègements significatifs au niveau comptable. On vous explique tout !
Le Bilan Comptable de l'Auto-Entrepreneur : Définition et Utilité
Le bilan comptable est un document qui représente la situation financière d’une entreprise à un instant T, qui correspond en général à la période de la clôture des comptes. Le bilan comptable affiche l’actif et le passif de l’entreprise sur un tableau. Il est à distinguer du bilan fonctionnel et du bilan financier.
Le bilan comptable est un des éléments des comptes annuels dans la liasse fiscale de l’entreprise. Il est structuré grâce au plan comptable général et contient les éléments suivants :
- L’actif immobilisé
- L’actif circulant
- Les dettes à long terme
- Les dettes à court terme
Pourquoi faire un bilan comptable en auto-entrepreneur ?
La création d’un bilan comptable n’est pas une obligation légale en micro-entreprise, toutefois c’est un document qui peut être utile pour les investisseurs potentiels, car il donne une claire idée de la santé de l’entreprise et de sa gestion. Le bilan comptable peut alors être complété par la présentation du compte de résultat et du plan de trésorerie.
L’établissement d’un bilan comptable en auto-entreprise a également l’intérêt de constituer un document de référence pour un éventuel associé repreneur d’entreprise pour en faciliter la gestion le cas échéant.
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Comment faire un bilan comptable quand on est auto-entrepreneur ?
Le bilan comptable de la micro-entreprise consiste à enregistrer les encaissements (recettes) et les décaissements (dépenses). Ces dernières peuvent inclure les créances, emprunts, des dettes envers les fournisseurs, pour l’établissement d’une comptabilité d’engagement.
Pour cela, le micro-entrepreneur peut examiner l’ensemble des documents comptables à sa disposition (livre des recettes, registre des achats), en vérifiant attentivement l’exactitude de chaque facture, sa date et son montant.
Il est possible de réaliser un bilan comptable soi-même en tant que auto-entrepreneur. Pour cela, la création d’un tableau sous format Excel est nécessaire. La colonne gauche du tableau du bilan comptable doit comprendre l'actif de l’entreprise, soit les immobilisations incorporelles et corporelles et financières ainsi que l’actif circulant. La colonne droite doit quant à elle inclure le passif de l’auto-entreprise, soit les capitaux propres, les provisions pour risques et charges et les dettes à régler.
Bilan comptable en auto-entreprise : Exemple de schéma
Présenter le bilan sous forme de tableau améliore la clarté et facilite l’analyse des données financières.
| L'actif de la micro entreprise | Le passif de la micro entreprise |
|---|---|
|
|
Dépôt des comptes annuels : Est-ce qu'un auto-entrepreneur peut déposer le bilan ?
Le dépôt du bilan doit être fait auprès du Greffe du Tribunal de commerce dont l’entreprise dépend, et ce dans un délai maximum d'un mois à compter de la date de validation du bilan par l'assemblée générale ordinaire annuelle. L’auto-entrepreneur peut charger un représentant légal ou un mandataire de déposer (tel qu’un avocat ou un expert-comptable).
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Quelles sont les obligations comptables d'un auto-entrepreneur ?
Les auto-entrepreneurs sont des chefs d’entreprise et doivent en toute logique répondre à certaines formalités légales obligatoires. Les obligations concernent la tenue d’un livre de recettes et éventuellement d’achats, la facturation et l’ouverture d’un compte bancaire dédié.
La déclaration du chiffre d'affaires
La déclaration du chiffre d'affaires sur le site de l'Urssaf fait partie des obligations comptables d’un auto-entrepreneur. Selon l’option de déclaration choisie au moment de la création de l’activité, elle peut se faire mensuellement ou trimestriellement.
Un oubli de déclaration du chiffre d’affaires en micro-entreprise engendre une pénalité de 55 € pour chacune des déclarations manquantes.
Les factures obligatoires
Les auto-entrepreneurs sont également soumis à l'obligation d’une remise de facture pour toutes les ventes et les prestations de services à leurs clients professionnels, en veillant à respecter les mentions obligatoires que doivent comporter les factures.
Toutes les factures doivent être conservées par le professionnel pendant 10 ans après la clôture de l'exercice durant lequel sont établies, car elles peuvent être réclamées par l'administration fiscale durant cette période.
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Un non-respect des obligations de facturation implique une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et une amende administrative de 150 000 € en cas de récidive dans les deux années qui suivent la première infraction.
La tenue d’un livre des recettes
Première obligation : la tenue d’un document qui répertorie l’ensemble des recettes encaissées dans le cadre de votre activité auto-entrepreneuriale. Cette obligation concerne les auto-entrepreneurs artisans, libéraux et commerçants.
Vous devrez y indiquer sous forme de tableau à 6 colonnes :
- La date d’encaissement des recettes
- La référence de la facture et éventuellement du devis
- Le nom du client
- La nature de la prestation
- Le montant de la recette
- Le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)
La forme du livre de recettes est là aussi assez libre. Les micro-entrepreneurs ont le choix entre plusieurs options :
- Un livre-comptable papier acheté dans le commerce
- Un modèle officiel tel qu’il peut exister en téléchargement sur internet
- Un logiciel comptable spécifique pour ceux qui le souhaitent
Vous pouvez opter soit pour un document numérique, soit pour un format papier. Quel que soit votre choix, l’ensemble de vos recettes devra y être indiqué de manière chronologique et sans ratures ! Ce document est en effet non modifiable.
Les micro-entrepreneurs commerçants et fournisseurs de prestations d'hébergement doivent tenir à jour un livre des recettes encaissées. Ces dernières doivent être enregistrées de manière chronologique et mentionner :
- L’identité du client ou de la société mandataire facturé
- Le mode de règlement utilisé pour la facturation
- La référence des pièces justificatives (numéros de factures, notes)
L'auto-entrepreneur commerçant doit effectuer le total de ses recettes tous les trimestres et la non-tenue du livre de recettes n’est pas sanctionnée.
La tenue d’un registre des achats
La tenue d'un registre des achats est obligatoire pour les micro-entrepreneurs exerçant certaines activités spécifiques. Cela concerne notamment ceux qui commercialisent des marchandises, des fournitures ou des denrées destinées à être consommées sur place ou à emporter. De même, les professionnels proposant des prestations d'hébergement doivent également se conformer à cette obligation comptable.
Ce document doit mentionner :
- La date de l'achat
- La référence de l'achat (numéro de facture)
- L'identité du fournisseur
- La nature de l'achat (produit ou prestation)
- Le prix TTC de l'achat
- Le mode de règlement (espèces, virement, carte bancaire, etc.)
Tout comme pour le livre de recettes, vous devrez tenir ce registre de façon chronologique et sans rature, car il est aussi non modifiable.
La tenue d’un registre des achats est nécessaire pour les auto-entrepreneurs commerçants et fournisseurs de prestations d'hébergement. Ce registre doit contenir la totalité des achats effectués durant chaque année d'activité, avec la mention du mode de paiement et les références des pièces justificatives.
Les écritures ne peuvent pas être modifiées une fois enregistrées et la non-tenue du registre des achats n’est pas sanctionnée.
L’ouverture d’un compte bancaire professionnel
L’ouverture d’un compte bancaire professionnel est une obligation uniquement si le chiffre d’affaires excède les 10 000 € pendant deux années consécutives au cours de l’activité.
Concrètement, ce compte vous permettra d’encaisser vos recettes et de régler les achats ainsi que les dépenses liées à votre activité, tout en les distinguant de vos finances personnelles. Il vous servira également à prélever votre rémunération avant de la transférer sur votre compte personnel. De plus, il vous offrira la possibilité de disposer de moyens de paiement dédiés, tels qu’une carte bancaire, un chéquier ou un terminal de paiement. Enfin, ce compte pourra faciliter l’obtention d’un crédit ou d’un prêt pour le développement de votre entreprise.
Autrement, l’ouverture d’un deuxième compte bancaire dédié à l’activité, en plus du compte personnel, n’est pas une obligation pour l'auto-entrepreneur qui ne dépasse pas ce seuil, mais c’est une démarche conseillée pour mieux gérer sa comptabilité. En effet, il sera plus facile de tenir la comptabilité de votre auto-entreprise, et donc de réaliser votre bilan comptable si vous avez un compte bancaire dédié.
Vous l’avez compris, l’objectif de ce compte bancaire est de distinguer vos transactions personnelles et professionnelles. Vous y voyez ainsi plus clair dans votre comptabilité, notamment en cas de contrôle !
Remettre des factures aux clients
En micro-entreprise, vous avez l’obligation de fournir des factures à vos clients, pour chaque vente ou prestation, conformément à l'article L441-3 du Code de Commerce. Les factures répondent à des impératifs précis. Attention à ne rien oublier !
Voici les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures :
- Date d’émission de la facture
- Numéro de facture unique, attribué chronologiquement
- Date de la vente ou de la prestation
- Identité du client (nom et adresse)
- Identité de l’auto-entrepreneur (nom, prénom, adresse, et mention "EI" ou "Entrepreneur Individuel")
- Numéro SIREN de l'auto-entrepreneur
- Description détaillée des produits ou services (quantité, prix unitaire, total)
- Montant total (hors taxe et toutes taxes comprises si applicable)
Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, ajouter la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
Comment bien tenir sa comptabilité afin d'avoir un bilan auto entrepreneur ?
Le micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur) est soumis à des obligations comptables allégées, mais la tenue d’une comptabilité efficace est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise, pour éviter les sanctions liées aux erreurs de déclaration de CA notamment.
Pour bien tenir sa comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur, il faut suivre certaines règles à la lettre :
- Conserver les justificatifs et les notes pendant au moins 10 ans après la clôture de l’exercice comptable concerné
- Faire sa comptabilité sur un logiciel comptable pouvoir présenter ses factures sous forme électronique (avec ou sans le support papier)
- Faire appel à un expert-comptable si la comptabilité de l’entreprise ne peut pas être réalisée par le micro-entrepreneur lui-même
Pour vous aider, voici quelques conseils.
- Gardez vos livres à jour : chaque mois, prévoyez un créneau pour éditer vos factures et mettre à jour vos registres. Une tenue au jour le jour peut permettre de mieux suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires, et l’échéance de vos créances. Le nombre d’opérations à traiter en micro-entreprise est généralement faible, mais la régularité de votre travail administratif limite le risque d'erreurs.
- Classez vos pièces justificatives : chaque personne utilise ses propres méthodes de classement. Elles doivent néanmoins être rigoureuses, pour que vous puissiez retrouver rapidement un document lorsque vous en avez besoin.
- Sécurisez votre comptabilité : conservez vos justificatifs en lieu sûr et pensez à les numériser pour réduire les risques de perte. Si vous optez pour une dématérialisation totale, sauvegardez régulièrement une copie de vos fichiers. Vous pouvez utiliser un disque dur externe ou un espace cloud, par exemple.
- Suivez votre trésorerie quotidiennement : vérifiez que le compte bancaire de votre micro-entreprise est suffisamment approvisionné pour faire face à vos dépenses à venir.
Est-ce qu’un auto-entrepreneur est soumis à la TVA ?
L'un des avantages majeurs du régime micro-entrepreneur est la simplicité de ses obligations comptables et fiscales, notamment en ce qui concerne la TVA.
Franchise en base de TVA : une exonération sous condition
En tant qu'auto-entrepreneur, vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, un dispositif qui vous permet de ne pas facturer de TVA à vos clients et de ne pas avoir à la déclarer ou la reverser à l'État. En d'autres termes, vos facturez vos prestations ou produits "hors taxes" (HT), ce qui simplifie grandement votre gestion comptable.
Cependant, cette exonération n'est pas automatique.
| Activité | Seuil de franchise de TVA | Seuil majoré |
|---|---|---|
| Vente de marchandises | 93 500 € | 85 800 € |
| Prestations de services | 41 250 € | 36 800 € |
👉 Tant que vous ne dépassez pas ces seuils, vous êtes exonéré de TVA.
Que se passe-t-il en cas de dépassement des seuils ?
Si vous dépassez ces seuils, votre micro-entreprise bascule dans un régime d'assujettissement à la TVA. Vous devez alors :
- Facturer la TVA à vos clients. Elle s'ajoute au prix hors taxes (HT) de vos produits ou services.
- Déclarer et reverser la TVA collectée à l'État via des déclarations périodiques (souvent trimestrielles ou mensuelles).
- Déduire la TVA sur vos achats professionnels, ce qui permet de récupérer la TVA payée sur vos dépenses (fournitures, matériel, etc.).
Rassurez-vous ! Le passage à la TVA n’est pas immédiat dès que les seuils sont dépassés. Il existe une tolérance appelée justement "franchise en base de TVA" qui offre une marge de dépassement (c'est la colone "Seuil majoré" dans le tableau précédent).
Désormais dès que votre chiffre d'affaires dépasse ces seuils majorés, l'assujettissement à la TVA devient obligatoire dès le 1er janvier de l'année suivante.
Comment faire un bilan prévisionnel auto entrepreneur ?
Un bilan prévisionnel permet d’anticiper la rentabilité future de l’activité.
Les étapes à suivre :
| Étape | Description |
|---|---|
| 1. Estimer le chiffre d’affaires prévisionnel | Évaluez vos revenus futurs selon vos clients, tarifs, et le marché ciblé. |
| 2. Lister les charges prévues | Incluez tous les frais professionnels, impôts et cotisations sociales. |
| 3. Calculer le bénéfice estimé | Appliquez la formule : Chiffre d’affaires - Charges = Bénéfice prévisionnel |
| 4. Simuler différents scénarios | Anticipez la croissance ou les imprévus pour mieux gérer les risques. |
C’est un outil clé pour demander un financement ou ajuster sa stratégie. Un comptable peut vous accompagner dans la rédaction de ce prévisionnel.
Checklist pour gérer sa comptabilité en tant que Freelance Microentreprise ?
Est-il obligatoire d'avoir un comptable en auto entrepreneur ?
L'auto-entrepreneur n’a pas l’obligation de faire appel à un comptable. Toutes les obligations comptables de la micro-entreprise peuvent être réalisées par le micro-entrepreneur lui-même.
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