Comment rédiger la partie dépenses d'un business plan

Un business plan, par définition, est un document complet et synthétique qui reprend tous les aspects de votre projet de création d'entreprise. Si vous vous demandez à quoi sert un business plan, sachez que construire un business plan a plus d’intérêt que ce que vous pensez. Réaliser un business plan parfait vous permet de vous mettre dans la poche, avant même que votre société ne soit créée, des collaborateurs potentiels. Un business plan simplifié, mais surtout original, vous fera très certainement marquer des points à leurs yeux. Plus important encore, si vous vous demandez comment faire un business plan, vous devez impérativement opter pour un ton séducteur tout au long de votre business plan.

Pour commencer, la section dépenses est centrale car elle conditionne la viabilité financière et la crédibilité du projet. Le recours aux tableaux financiers, aux hypothèses et à une répartition précise des coûts permet de démontrer que les dépenses ont été pensée de manière réaliste et exhaustive. Le but est d’aboutir à un prévisionnel fidèle qui rassure les financeurs et guide les décisions internes.

1. Définir les grandes familles de dépenses

Les dépenses se regroupent classiquement en plusieurs catégories qui doivent être explicitement déclinées dans le prévisionnel :

Les dépenses de fonctionnement et administratives: loyers, domiciliation, énergie, honoraires juridiques et comptables, frais bancaires, assurances, licences logicielles, frais de télécommunications, fournitures, déplacements, etc.
Les achats de matières premières et de marchandises: selon que l’activité soit de production ou de négoce, il faut détailler les achats stockés et leurs modes de gestion (avec ou sans paramétrage).
Les coûts liés à l’accompagnement et à l’expertise: prestations d’assistance, conseils, adhésions professionnelles éventuelles.
Les charges liées au personnel: salaires, charges sociales, cotisations, coûts de recrutement et de formation.
Les taxes et impôts: CET/CFE, taxes professionnelles, formation, etc., selon le statut et le secteur.
Les coûts de constitution et de démarrage: frais de greffe, publication d’annonces légales, honoraires éventuels.

2. Structurer l’information dans le prévisionnel

Pour que les dépenses soient claires et utiles, elles doivent être organisées dans des blocs distincts et lisibles. Dans l’étape prévisionnelle, les blocs de dépenses permettent à Forekasts ou à tout autre outil de planification de modéliser précisément chaque poste. Le tableau doit idéalement préciser pour chaque dépense: la nature, le montant, l’échéance, la fréquence et le statut de TVA si applicable.

3. Répartir les dépenses sur l’année et les postes prévisionnels

La répartition annuelle des dépenses est essentielle: elle permet d’anticiper les pics de coûts et de calculer le besoin en fonds de roulement (BFR). Il faut aussi prévoir des marges de sécurité pour absorber les imprévus. Le niveau de détail recommandé varie selon la complexité du projet, mais viser des postes clairement identifiables et sourcés améliore la crédibilité.

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4. Distinguer coûts fixes et coûts variables

Une distinction claire entre charges fixes et charges variables est indispensable pour le calcul du seuil de rentabilité. Les coûts fixes incluent par exemple le loyer et les salaires indépendants du niveau d’activité, tandis que les coûts variables dépendent directement du volume d’activité (achats de matières premières, emballages, commissions, etc.). Cette distinction conditionne les marges et la rentabilité prévisionnelle.

5. Présenter les dépenses liées au démarrage

Pour les financeurs, les postes de démarrage font souvent l’objet d’un traitement spécifique: ils doivent être clairement séparés des dépenses opérationnelles et justifiés par des devis, factures ou estimations réalistes. Exemple: achat d’un fond de roulement, acquisition d’équipements, frais juridiques initiaux, etc.

6. Intégrer les dépenses dans les six tableaux financiers indispensables

La partie dépenses ne peut pas être envisagée isolément: elle irrigue l’ensemble des tableaux financiers. Typiquement, les dépenses apparaissent dans:

Le compte de résultat prévisionnel (charges d’exploitation et amortissements).
Le plan de trésorerie sur 12 mois (décaissements mensuels).
Le plan de financement (besoins et ressources, incluant le BFR).
Le tableau des investissements et amortissements (pour les immobilisations).
Le calcul du seuil de rentabilité (marge et charges fixes).
Le plan de financement à trois ans (évolution de la structure financière).

Exemple d’inscription type dans les tableaux financiers: les achats de matières premières, les loyers, les salaires et charges associées, les assurances, et les frais marketing apparaissent dans les colonnes annuelles correspondantes et s’accompagnent des pourcentages ou des montants prévus.

7. Donner des sources et rester transparent

Chaque dépense est plus crédible lorsqu’elle est sourcée. Utilisez des devis, des grilles tarifaires et des références publiques pour étayer vos estimations. Si certaines dépenses restent incertaines, mentionnez-le clairement et expliquez les hypothèses associées.

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8. Conseils pratiques pour rendre la partie dépenses convaincante

Utilisez un ton réaliste et prudent: privilégiez des hypothèses conservatrices sur le chiffre d’affaires et exhaustives sur les dépenses.
Évitez les abstractions et les termes techniques: décrivez chaque poste de manière accessible et justifiée.
Présentez plusieurs scénarios (réaliste et pessimiste) pour démontrer la solidité du modèle face à des aléas.
Incluez des annexes avec copies de devis, contrats et lettres d’experts pour renforcer la crédibilité.

Éléments additionnels à considérer

Le document doit rester lisible et cohérent dans son ensemble. L’ordre de rédaction peut varier, mais l’intégration des dépenses dans les tableaux financiers reste progressive et fondamentale pour démontrer la viabilité du projet.

Comment faire un budget prévisionnel ?

En résumé, la partie dépenses d’un business plan doit être détaillée, sourcée et cohérente avec les prévisions globales du projet. Une bonne gestion des dépenses est la clé pour convaincre les financeurs et piloter efficacement le projet une fois lancé.

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