Le Cadrage de TVA Collectée en Comptabilité : Un Guide Complet

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est un enjeu majeur pour les entreprises, représentant une part significative des recettes de l’État. L’administration fiscale scrute de près la TVA, effectuant de nombreux contrôles pour vérifier le respect des règles relatives à la TVA déductible et à la TVA collectée. Les experts-comptables jouent un rôle crucial dans ce processus, en portant une attention particulière à ces règles fiscales.

Le cadrage de TVA est une étape essentielle pour s’assurer de la cohérence des chiffres entre la TVA collectée et les opérations effectuées. Il est réalisé au minimum une fois par an, lors des travaux d’inventaire, à la clôture de l’exercice comptable, pour garantir l’exactitude du montant de TVA collectée indiqué dans les comptes.

Le cadrage TVA désigne l’établissement de tableaux recensant des données comptables relatives à la TVA destinés à contrôler la comptabilité d’une entreprise eu égard aux éléments déclarés à l’Administration concernant cette taxe. Cette pièce justificative va permettre à un expert-comptable de s’assurer qu’aucune erreur de TVA n’a été commise.

Pourquoi le Cadrage de TVA est-il Important ?

Effectuer un cadrage régulier et rigoureux de la TVA est essentiel pour assurer une bonne gestion fiscale au sein de l’entreprise. Il permet non seulement de se mettre en conformité avec la législation en vigueur, mais aussi d’éviter tout risque lié à un contrôle fiscal surprise. Voici quelques raisons clés :

• Éviter les erreurs : Le cadrage de TVA permet d’éviter des erreurs qui pourraient avoir des conséquences financières importantes pour l’entreprise.
• Détecter les anomalies : Il vise à vérifier l’exactitude des enregistrements de TVA afin d’éviter toute erreur, notamment l’inversion entre les montants hors taxes et la TVA collectée.
• Justifier les comptes : En plus de détecter et rectifier d’éventuelles anomalies, le cadrage de TVA permet également de justifier les comptes liés à la TVA collectée, assurant ainsi une traçabilité des opérations financières de l’entreprise.

Comment Réaliser un Cadrage de TVA Efficace ?

Pour réaliser un cadrage TVA, les entreprises sont dans l’obligation de vérifier annuellement la cohérence entre les montants de TVA collectée et les montants de TVA déductible déclarés sur les déclarations de TVA CA3 par rapport aux données comptables et aux informations présentées dans la liasse fiscale.

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Voici les étapes à suivre pour un cadrage de TVA efficace :

1. Collecte des Informations Nécessaires

La première étape consiste à rassembler toutes les informations nécessaires, telles que les relevés bancaires, les factures fournisseurs et clients, ainsi que les différentes déclarations fiscales déjà effectuées.

2. Vérification Détaillée des Factures

La première méthode consiste à vérifier en détail les montants sur chaque facture : le hors taxe (HT), la TVA et le montant toutes taxes comprises (TTC). Ces trois éléments permettent de vérifier la relation suivante : HT + TVA = TTC. Le taux de TVA doit correspondre à un des taux légaux suivant : 2.1%, 5,5%, 10%, 20%.

3. Analyse du Fichier des Écritures Comptables (FEC)

La seconde méthode, beaucoup plus synthétique, consiste à analyser le Fichier des Écritures Comptables. Obligatoire depuis 2014, le FEC est un fichier informatisé qui regroupe l’ensemble des informations comptables d’une entreprise sur un exercice donné. Ainsi, ce document est une matière première idéale pour en extraire les informations nécessaires aux contrôles de TVA.

Les experts-comptables peuvent réaliser différents contrôles de TVA en utilisant une solution d’analyse du FEC.

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4. Établissement de Tableaux de Cadrage

Le cadrage de TVA consiste à établir des tableaux recensant les données comptables relatives à la TVA que vous avez précédemment visionnés depuis le FEC ou les factures.

Ces tableaux sont directement liés aux détails des écritures. Le Fichier des Écritures Comptables permet aussi d’effectuer un cadrage de TVA.

Le cadrage de la taxe collectée sur les ventes reconstitue, à partir des écritures de vente, un montant de TVA théorique et le compare au montant comptabilisé en #4457 à l’exception du #44578.

5. Comparaison des Bases Déclarées et de la Comptabilité

Pour réaliser un cadrage de TVA, il est essentiel de comparer les bases déclarées et la comptabilité. Avant cela, il faut effectuer un contrôle de TVA base par taux et établir les déclarations de TVA de l’exercice, comme le CA3 ou le CA12.

6. Analyse des Écarts et Correction

Une fois ces écarts identifiés, il est important d’en rechercher la cause afin d’y remédier rapidement.

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7. Contrôle de la TVA Déductible

Les contrôles se focalisent en général plutôt sur la TVA collectée, mais un cadrage de la TVA déduite peut également être réalisé. Ainsi, en principe, le solde du compte 44566 TVA sur autres biens et services correspond à la TVA déductible sur les prestations de service qui n'ont pas encore été payées.

Les Erreurs Courantes à Éviter

Lors du cadrage de TVA, plusieurs erreurs peuvent survenir. Il est crucial de les identifier et de les corriger pour garantir la conformité fiscale :

• Bruit de comptage : L’aspect granulaire de notre monnaie (qui ne peut se diviser en unités plus petites que des centimes), introduit une incertitude sur les quantités calculées.
• Mauvais paramétrage du logiciel : D’autres erreurs peuvent être liées au mauvais paramétrage du logiciel de production (ou d’un outil tiers), ce qui va entraîner des anomalies en matière de calcul.
• Erreur humaine : L’erreur humaine est aussi à prendre en compte.

L'Automatisation du Cadrage de TVA

L’automatisation offre ainsi à l’expert-comptable un gain de temps considérable comparé au cadrage de TVA Excel, notamment sur la mise en place des opérations qui peuvent représenter jusqu’à deux heures par dossier. Les analyses se lancent automatiquement dès l’import du FEC, et si les tests ne révèlent aucun écart, le professionnel peut s’orienter vers d’autres sujets. Dans le cas contraire, chaque écart est documenté et renvoie vers les écritures en question.

Chaintrust va permettre aux experts-comptables de gagner du temps dans la vérification de ces éléments en automatisant toute la saisie-comptable.

C’est pourquoi chez Chaintrust, nous avons décidé d’offrir aux experts-comptable une solution dédiée à l’automatisation de la saisie-comptable, qui vous permet de gagner du temps dans cette phase de cadrage de TVA, tout en vous laissant la main sur la partie contrôle.

Contrôles de TVA : Liasse Fiscale et Administration Fiscale

Les entreprises ne sont toutefois pas les seules à réaliser des cadrages de TVA. En effet, l'administration fiscale est en mesure de contrôler la TVA déclarée par les entreprises à partir de leur liasse fiscale. Elle le fait en utilisant des cases bien spécifiques de la déclaration des entreprises soumises au régime réel normal ou simplifié. Son objectif est alors de détecter d'éventuelles fraudes.

Les contrôles réalisés par l'administration fiscale reposent sur les mêmes principes et se basent avant tout sur la liasse fiscale. Pour les entreprises au régime réel, celle-ci comporte le détail du résultat fiscal de l'entreprise, mais également plusieurs tableaux annexes, tels que le compte de résultat, l'état des créances et des dettes ou le tableau d'affectation du résultat et de renseignements divers. C'est ce dernier ainsi que le bilan et le compte de résultat qui vont être particulièrement utiles à ce cadrage.

Si l'administration fiscale identifie des problèmes dans les déclarations de TVA, elle peut déclencher un contrôle fiscal.

Tableau récapitulatif du contrôle de TVA en fonction du régime fiscal :

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