Qu'est-ce qu'un cahier des charges (CDC) ? Définition et utilité

Le cahier des charges est un document essentiel à l’élaboration et la réalisation d’un projet. Il prend des formes variables selon le type d’activité, et selon l’entreprise elle-même. Chaque entreprise ou secteur d’activité élabore et utilise le cahier des charges à sa manière. C’est un outil très utile qui a une fonction définie et suit des objectifs précis.

Dans cet article, nous définirons dans un premier temps ce qu’est un cahier des charges. Nous verrons également pourquoi et comment s'en servir.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document essentiel à l'élaboration et à la réalisation d'un projet. Il permet de formaliser les attentes et les besoins du donneur d’ordre (ou de la maîtrise d’ouvrage) de manière exhaustive. Au final le cahier des charges synthétise les informations nécessaires à l’établissement d’un projet afin que les objectifs et les caractéristiques soient fournis et compris par l’ensemble des acteurs impliqués. C’est un support qui reprend les aspects généraux et techniques et peut servir de base de travail. Les informations fournies visent à clarifier la situation et de mettre tout le monde d’accord.

Le cahier des charges fonctionnel permet de lister avec précision les attentes et les exigences du donneur d’ordre (maître d’ouvrage ou maître d’œuvre). Il prend la forme d’un document pouvant contenir toute sorte d’éléments permettant d’expliciter précisément les exigences liées au projet (plans, documents techniques, arborescences, diagrammes, chartes graphiques …).

Le cahier des charges fonctionnel ne se contente pas de lister les fonctionnalités du projet, il spécifie, explique et délimite le projet ainsi que les conditions de sa réalisation (contraintes techniques, respect des normes, refonte de l’existant … Son rôle est essentiel, car c’est le lien factuel et concret qui assure la compréhension entre les parties prenantes du projet.

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Pourquoi s'en servir ?

Un cahier des charges est un socle de travail qui sert notamment à cadrer un projet ou une mission. Il peut aussi être utilisé comme support organisationnel ou de travail, d’échange et de discussion entre une entreprise et ses partenaires économiques (intervenant, prestataire, fournisseurs…).

Le voir comme un document définitif et immuable fourni par un client à ses fournisseurs est réducteur et peut être sujet à discussion en cas d’imprécisions, d’oublis ou d’erreurs. La rédaction d’un cahier des charges est une démarche contraignante et parfois compliquée. Elle est cependant souvent utile, car elle impose d’une part de clarifier la notion de projet et d’autre part de communiquer autour du projet au sein de l’entreprise.

La clarification du projet en vue de rédiger le cahier des charges entraîne souvent une amélioration de définition du projet en lui-même (objectifs, caractéristique, attentes des clients, budget …). Par ailleurs la nécessaire implication de certains services ou certaines personnes permettent d’intégrer des aspects parfois oubliés. Cela contribue aussi à mieux communiquer sur le projet et son importance au sein de l’entreprise.

Quelles sont les différentes fonctions du cahier des charges ?

Les fonctions du cahier des charges sont multiples. Il peut servir à :

• Définir les caractéristiques d’une commande de bien ou de service (taille, composition, spécificité technique …). Le cahier des charges est d’autant plus important que la commande est spécifique et/ou importante.
• Structurer un appel d’offres.
• Servir de support de référence technique pour la réalisation d’une mission ou d’un chantier (réalisation d’un projet informatique, construction d’un bâtiment …) pour permettre de maîtriser l’ensemble des aspects (délais, réglementations, sécurité, aspects techniques, phasage entre les intervenants …).
• Maîtriser les risques financiers. Pour la conception d’un produit par exemple, le cahier des charges permet de s’assurer que le produit correspondra aux objectifs fixés.

Ce cahier des charges peut avoir différentes fonctions liées à la conception d’un projet.

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La forme du cahier de charges

Il n’existe pas de format prédéfini pour un cahier des charges. L’important est qu’il soit précis, adapté à la situation et compréhensible par chacun des intervenants. Pour ce qui est du fond, le cahier des charges contiendra un ensemble de supports écrits permettant de décrire le résultat ou l’objectif attendu (éléments techniques, organigrammes, schémas techniques, spécificités, photos …).

Quelques conseils !

Si la réalisation d’un cahier des charges est fortement liée au contexte, à la nature du cahier des charges et au secteur d’activité, certaines étapes nous paraissent incontournables :

• Travailler par étapes. Ne brûlez pas les étapes et n’allez pas trop vite dans vos démarches.
• Formaliser la demande. Pour ce faire, répondez à des questions comme : à quoi servira votre projet ? Que fait la concurrence ? Qu’est-ce que cela donnera lorsque le projet sera abouti (se mettre en situation) ? Avez-vous pensé à l’ensemble des aspects (pratique, financier, commercial, gestion, sécurité …) ?
• Décrire les contraintes. En termes de temps, de budget, de planning, de juridiction… Un projet se déroule sur une période donnée, avec un budget prévu à cet effet.
• Consulter l’ensemble des personnes concernées. Il faut identifier les personnes et les compétences (internes et externes) impliquées ou nécessaires pour le projet. Souhaitez-vous concevoir tout cela en interne ou faire appel à des prestations extérieures ? Il s’agit de la conception de la mise en œuvre.
• Décrire ce qui sera proposé concrètement au client. Produit, fonctionnalité, services associés, avantages…
• Faire une relecture et une validation. N’oubliez pas qu’un cahier des charges est un exercice qui nécessite à la fois une grande rigueur et une très bonne vision d’ensemble du projet. C’est un document qui demande du travail et de l’investissement.

Cahier de comptes : définition et utilité

Tenir un cahier de comptes est l’une des meilleures solutions pour gérer son budget et pour savoir quelles sont vos dépenses et vos revenus. Ce cahier prend généralement la forme d’un tableau, d’une page ou d’un livre sur lequel vous enregistrez toutes les opérations qui ont une incidence sur votre trésorerie. Un cahier de comptes peut être tenu sous la forme d'un fichier sur son ordinateur ou d'un carnet en papier. Il peut d'ailleurs prendre la forme que vous voulez puisque le plus important est qu'il vous semble simple et logique.

Tenir un cahier de comptes consiste à séparer les revenus et les dépenses de l'entreprise et à organiser ce document comptable par périodes, qu'elles soient mensuelles ou hebdomadaires. Un cahier de comptes se présente sous la forme d'un tableau possédant six colonnes principales. Les trois dernières colonnes (recettes, dépenses et solde) peuvent être subdivisées si l'entreprise utilise différents modes de règlement tels que les espèces, les chèques ou encore le paiement par carte bancaire. Par conséquent, un solde pourra être réalisé pour chaque mode de règlement.

Cet outil et l'approche que vous devez avoir pour l'utiliser reste personnel, mais il doit être compréhensible pour tous. Bien que cet article aborde principalement l'usage du cahier de comptes pour l'aspect professionnel, mais il est tout à fait possible de l'utiliser pour votre quotidien personnel. Comme cela concerne vos dépenses personnelles, il n'y a pas vraiment de règle, si vous souhaitez mettre plusieurs colonnes avec des détails, vous pouvez tout à fait le faire.

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