Le Cahier de Laboratoire INPI : Définition et Importance

Lors de travaux de recherches, que ce soit en laboratoire ou en entreprise, il est utile sinon primordial de pouvoir garder une trace écrite des avancées des travaux, tant à des fins d’archives qu’à des fins probatoires. C’est à ces deux objectifs que répond un outil très utilisé : le cahier de laboratoire.

Le Cahier de Laboratoire : Qu'est-ce que C'est ?

Le cahier de laboratoire est une sorte de journal de bord scientifique, que l’on appelle aussi parfois "cahier d’expériences" ou "cahier de manipulations". Aussi appelé “cahier de manip” ou “cahier d’expérience”, le cahier de laboratoire permet de garder une trace écrite détaillée des étapes d’un développement et des manipulations effectuées lors de travaux de recherches. Il s’agit d’un journal de bord scientifique, présenté sous la forme de cahiers papiers ou numériques.

Il se présente sous la forme physique d’un cahier ou sous forme numérique, dans lequel sont répertoriées les avancées des travaux des chercheurs ou des laborantins. Il contient la trace écrite, chronologique et complète des travaux de recherche, depuis l’idée de départ jusqu’à la finalisation des travaux.

Le cahier de laboratoire respecte un formalisme précis. En effet, élaboré par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche et le réseau Curie, en collaboration avec l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), le cahier de laboratoire doit être complété avec de l’encre indélébile. L’éventuel arrachage des pages doit pouvoir être détecté, et le bas de chaque page comporte un espace pour signer et dater. Enfin, chaque cahier possède un numéro d’identification unique et doit faire mention de son propriétaire et de ses utilisateurs.

Qui Utilise le Cahier de Laboratoire et Quel est Son Contenu ?

Le cahier de laboratoire est utilisé tant en laboratoires de recherches qu’en entreprises. Ainsi, les chercheurs, les ingénieurs et plus largement tous les membres de l’équipe de travaux comme les doctorants, les stagiaires ou les techniciens peuvent potentiellement contribuer au cahier de laboratoire. C’est justement une de ces caractéristiques que de pouvoir répartir assez finement la contribution de chacun à l’avancée plus générale de la recherche.

Très concrètement, quel est le contenu des cahiers de laboratoire ? Les utilisateurs y reportent la trace écrite, chronologique des travaux de recherches, depuis la simple idée de départ jusqu’à la finalisation des travaux, les résultats obtenus et bien sûr le détail des travaux réalisés. Cela permet aux différents intervenants du projet de suivre l’évolution et la direction prise par les recherches.

Les Utilités du Cahier de Laboratoire

Les utilités du cahier de laboratoire sont assez multiples. En premier lieu, c’est un outil de transmission des connaissances entre les membres de l’équipe de recherche. Cela permet aussi de disposer d’une source d’information utiles pour apprécier l’opportunité de déposer un brevet, et peut en faciliter la rédaction. C’est donc un gain indéniable de valeur pour l’entreprise ou le laboratoire concerné !

Enfin, c’est un moyen de preuve appréciable. En effet, puisqu’il comporte le contenu de l’avancée des travaux au jour le jour, daté et signé, il est censé pouvoir indiquer avec une grande précision l’état des recherches à une date donnée.

Au delà d’un simple journal de bord scientifique, c’est avant tout un solide moyen de preuve qui s’avère très utile avant le dépôt d’un brevet. Les éléments consignés sur l’invention dans le cahier de laboratoire permettent d’apprécier l’opportunité de déposer un brevet et facilitent la rédaction ultérieure d’un brevet.

Cet outil est utilisé par les laboratoires et PME innovantes (chercheurs, ingénieurs, thésards, techniciens, stagiaires…) qui travaillent en Recherche & Développement.

Lire aussi: Utilité du cahier des charges

Un Exemple Concret

Un exemple éloquent pour illustrer l’utilité des cahiers de laboratoire. Si une entreprise réalise une invention, mais que, pour une raison ou une autre, elle ne la protège pas par un brevet, un concurrent peut tout à fait exploiter l’invention. Plus gênant encore, s’il n’existe aucune trace de divulgation de l’invention, un concurrent étant arrivé à réaliser l’invention de son côté pourra déposer un brevet et obtenir un monopole d’exploitation.

Pour avoir le droit d’exploiter l’invention qu’elle avait réalisé, la première entreprise sera contrainte de signer une licence avec l’entreprise seconde. Cela revient à payer pour utiliser sa propre invention ! Certes, les entreprises ne peuvent ou ne veulent pas protéger toutes leurs créations par un brevet (il existe d’ailleurs des alternatives).

Mais dans certains cas, il est possible de continuer l’exploitation de son invention malgré le brevet d’un concurrent : c’est le cas de la possession personnelle antérieure. En effet, le Code de la propriété intellectuelle (art. L.613-7) permet à la personne qui était en possession d’une invention de continuer de l’exploiter malgré l’existence d’un brevet détenu par un tiers, à condition que le primo-inventeur ai été en possession de l’invention au jour du dépôt ou de la priorité.

Néanmoins, il n’est pas possible au primo-inventeur de concéder lui-même des licences, et le droit d’exploitation personnelle ne peut être cédé qu’avec l’entreprise auquel il est rattaché.

Encore faut-il pouvoir prouver la coexistence fortuite ou la possession personnelle antérieure. En effet, si l’entreprise n’a pris aucune disposition pour établir qu’elle était en possession de l’invention, et ce à la date du dépôt du brevet, elle ne pourra pas bénéficier de la protection de l’article L.613-7 du CPI. C’est là qu’intervient le cahier de laboratoire.

En effet, en retraçant et en datant tout le protocole suivi jusqu’à l’obtention de l’invention, ainsi que les résultats obtenus, il est possible de prouver qu’à une date donnée, l’entreprise était effectivement en possession de l’invention.

Le cahier de laboratoire peut donc être utilisé en phase contentieuse, ou comme preuve dans la phase avant-dépôt du brevet. Il faudra toutefois prendre garde à se montrer rigoureux dans la tenue et la conservation du cahier de laboratoire : qu’adviendra-t-il en effet si celui-ci est perdu, détruit ou endommagé ?

Cahier de Laboratoire et Blockchain : Un Duo Performant

Ainsi, en pratique, il peut être prudent de procéder, en parallèle de la tenue du cahier de laboratoire, et entre autres modes de protection, à un ancrage blockchain des avancées des recherches. Outre qu’il est également possible de répartir des parts de contribution, cette solution offre la sécurité et l’inaltérabilité inhérente à la blockchain.

D’ailleurs, et comme le cahier de laboratoire, il sera possible d’ancrer tout au long du processus de recherche, permettant une traçabilité de l’avancée "au fil de l’eau". Et sur la blockchain, impossible "d’arracher des pages" ou de modifier ce qui a été préalablement inscrit.

L’usage de la blockchain en complément des cahiers de laboratoire peut en outre permettre de prouver une possession personnelle antérieure, de manière très fine concernant le contenu et la date.

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Quelle Forme Prend le Cahier de Laboratoire ?

Le Cahier de Laboratoire Papier

Concrètement, c'est un cahier sur lequel sont consignés les travaux, au jour le jour. Chaque cahier possède un numéro unique. Y figurent également le nom de l'utilisateur, le nom du propriétaire et un espace en bas de chaque page (numérotée) pour dater et signer.

Par le formalisme qu’il impose (numérotation des pages, notations à l’encre indélébile, etc.), il permet, entre autres, d’assurer la traçabilité des connaissances, d’estimer précisément les contributions scientifiques et techniques de chacun dans le cadre de partenariats, ou encore d’évaluer l’opportunité d’une protection des résultats par un dépôt de brevet.

Le Cahier de Laboratoire Numérique

Le cahier de laboratoire numérique est un outil avancé de gestion des connaissances pour les laboratoires, départements R&D et bureaux d’études. Il se distingue par une approche collaborative favorisant le travail en réseau, une traçabilité renforcée grâce à l’adoption de modèles de données, et un gain de temps via des moteurs de recherche permettant de retrouver rapidement des expériences.

Au-delà de la simple consignation des modes opératoires, il propose une gestion intégrée des travaux scientifiques en reliant directement les expériences menées aux données brutes associées, bien qu’il ne les stocke pas lui-même. Il facilite également le traitement des informations grâce à son interfaçage avec divers logiciels, instruments de laboratoire et bases de données.

Lorsqu’il est couplé à des outils complémentaires, son rôle s’étend à la gestion logistique des stocks (substances, échantillons) et des équipements (réservations, maintenance).

Les Outils et Services pour Tracer Votre Savoir-Faire

Une bonne stratégie de propriété intellectuelle doit être adaptée aux objectifs de l’entreprise. Ainsi, il faut trouver le bon équilibre entre trois approches qui sont complémentaires : la protection par des titres de PI, la gestion du secret et la publication. Vos savoir-faire peuvent donc être gérés d’une façon différente selon vos objectifs.

Dans cet article, nous allons nous intéresser à la protection du savoir-faire par le secret. Car détenir un savoir-faire ne vous confère pas de droit de propriété intellectuelle exclusif ! En revanche, la loi sanctionne les actes de détournement et/ou de divulgation du savoir-faire d’autrui. Vous devez donc être en mesure de prouver l’existence de votre capacité de différentiation ainsi que les conditions dans lesquelles votre savoir-faire aurait été détourné.

Outre le cahier de laboratoire, il existe d'autres outils pour protéger votre savoir-faire :

Le dépôt d’une e-Soleau
Le dépôt d'une convention d'entiercement
Le dépôt d’acte auprès d’un officier ministériel
L’horodatage électronique
La mise en place d’accords de confidentialité

Le Dépôt d’une e-Soleau

Pour vous assurer la titularité de votre savoir-faire, vous pouvez effectuer le dépôt d’une e-Soleau auprès de l’INPI. Le service de dépôt en ligne e-Soleau vous permet d’établir la preuve de l’existence de votre création à une date donnée. Pour chaque fichier déposé, une empreinte sera calculée et conservée dans le système d'archivage électronique de l’INPI.

A l’issue de votre démarche et après paiement, un récépissé délivré par courriel mentionnant la date de dépôt, la liste des pièces déposées et leurs empreintes respectives, vous permettra de prouver que vous avez déposés vos documents à l’INPI à une date certaine et qu’ils n’ont pas été modifiés.

Le Dépôt d'une Convention d'Entiercement

La convention d’entiercement est également un outil précieux en soutien de la protection et de l’exploitation de votre savoir-faire. Elle joue un rôle clé dans la valorisation de vos actifs immatériels en offrant une garantie aux parties prenantes face à une éventuelle défaillance de votre part. Cela est particulièrement important lorsque ces tiers dépendent d’actifs immatériels critiques qu’ils ne possèdent pas eux-mêmes.

En d’autres termes, l’entiercement agit comme une assurance contre des risques tels que la faillite, la liquidation ou encore votre rachat par un concurrent. Cette convention précise , les bénéficiaires, la durée de conservation, les données qui seront accessibles ainsi que les conditions d’accès à ce contenu.

En mettant en place une convention d’entiercement, vous renforcez la confiance de vos clients, partenaires et investisseurs en leur offrant une sécurité supplémentaire.

Le Dépôt d’Acte auprès d’un Officier Ministériel

Une autre solution pour tracer votre savoir-faire est le dépôt d’acte, dans lequel on retrouve les informations sur votre savoir-faire, auprès d’un officier ministériel (notaire ou huissier de justice). Ce dernier mettra sous scellé votre document puis vous délivrera un procès-verbal de constat confirmant l’enregistrement. Votre dépôt ne pourra alors plus être modifié.

La signature de l’acte par l’officier ministériel fait donc foi de son contenu, de sa date et de votre paternité sur l’ensemble de votre savoir-faire. Cet outil de traçabilité de savoir-faire est particulièrement utile si vous souhaitez faire valoir vos droits à l’étranger puisque grâce à des conventions internationales, le dépôt d’acte chez un officier ministériel permet une reconnaissance forte et quasi-systématique à l’étranger.

L’Horodatage Électronique

L’horodatage électronique est également une solution possible pour tracer votre savoir-faire. Prenant la forme d’un sceau électronique, l’horodatage consiste à apposer une date infalsifiable sur un document dématérialisé. Ainsi, il garantit la non-modification de ce dernier depuis la date qui a été apposée. En cas de litige, l’horodatage électronique permet de prouver l’antériorité de votre document.

Tout comme la signature électronique, l’horodatage électronique est encadré par différentes normes, notamment le règlement européen eIDAS.

La Mise en Place d’Accords de Confidentialité

Protéger votre savoir-faire peut également passer par une sécurisation contractuelle comme la mise en place d’accords de confidentialité. Également appelé accord de non divulgation (NDA en anglais pour Non Disclosure Agreement), l’accord de confidentialité permet d’échanger des informations avec un tiers sur vos contenus secrets à valeur ajoutée en lui imposant une obligation de non divulgation.

Cet accord peut être signé en externe (partenaires commerciaux, sous-traitants, fournisseurs...) mais aussi en interne (filiale, salariés…).

L’accord de confidentialité présente plusieurs avantages :

Il permet de couvrir et de distinguer de façon précise, les notions de non divulgation (secret), de non exploitation et de non concurrence ;
Il permet sécuriser contractuellement les informations et données relevant du savoir-faire qui ne peuvent pas bénéficier d’une protection via un titre de propriété industrielle ou via une protection par le droit de la propriété littéraire et artistique.

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