Comment Calculer et Déclarer Vos Frais Réels pour Optimiser Vos Impôts

Les frais réels, aussi connus sous le nom de « frais professionnels », correspondent aux frais supportés par le contribuable dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais réels sont parfois déductibles de vos revenus. Sur vos revenus bruts imposables, il est possible de déduire le montant des frais professionnels réellement engagés au cours de l’année passée. Si vous avez décidé d’opter pour la déclaration des frais réels, au lieu de l’abattement forfaitaire de 10 %, c’est probablement que vos frais réels sont élevés. Une bonne raison de les déduire de vos revenus imposables.

Chaque année lors de votre déclaration d’impôt sur le revenu, il est crucial de calculer vos dépenses professionnelles, telles que les frais de transport et de repas. Tout salarié bénéficie d’un abattement forfaitaire de 10 % appliqué automatiquement. Cependant, si vous estimez que vos dépenses excèdent ce pourcentage, vous avez la possibilité d’opter pour la déduction de vos frais réels.

Chacun a le droit de choisir le mode de déduction des frais professionnels le plus intéressant selon sa situation, y compris à l’intérieur du foyer fiscal. En d’autres termes, l’option pour les frais réels n’est pas conjugalisée, ni familialisée, elle est personnelle. Ce choix s’effectue dans la déclaration des revenus pour cette année (cases 1AK, 1BK, 1CK, 1DK, 1EK…) uniquement. Pour savoir s’il vaut mieux conserver la déduction de 10% ou demander à déduire le montant des frais réels, on peut effectuer une simulation à l’aide de l’outil de calcul de l’impôt anonyme et gratuit mis à disposition sur le site impots.gouv.fr.

Le guide pratique pour optimiser sa déclaration d’impôts comme un pro

Quels sont les frais que vous pouvez déclarer ?

Les frais réels représentent la totalité des dépenses engagées dans le cadre de l’activité professionnelle durant une année. Les frais liés aux repas ou aux trajets sont comptabilisés comme frais réels.

La liste des frais réels est longue et il est souvent plus avantageux de les déduire à la place des 10%.

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Voici une liste non exhaustive des frais que vous pouvez déclarer :

Frais de déplacement
Frais de repas
Frais de télétravail
Frais de formation
Cotisations versées aux organisations syndicales
Achat d’ordinateur : dépenses prises en compte en cas d’achat personnel et d’usage professionnel partiel ou en totalité.
Matériel informatique / imprimante / scanner / vidéoprojecteur.
Matériel meublant votre bureau ( chaise, bureau, étagères…).
Surface du bureau

Si vous optez pour la déclaration des frais réels, vous devez obligatoirement justifier vos dépenses et conserver tous les justificatifs pendant les trois années suivantes (addition de restaurant, ticket de péage, reçu de station-service,…). Ces derniers sont à conserver en cas de contrôle fiscal. Lorsque vous déclarez vos frais réels à l’administration fiscale, il n’est pas nécessaire de joindre les justificatifs.

Comment Déclarer Vos Frais Réels ?

Opter pour la déduction des frais réels permet aux contribuables de déclarer leurs dépenses professionnelles exactes, ce qui peut être une option avantageuse lorsque les frais engagés sont importants. Toutefois, pour en bénéficier, il est indispensable de respecter une procédure bien précise lors de la déclaration de revenus. Vous pouvez choisir de déduire vos frais réels au moment de déclarer vos revenus. Cette option est alors valable pour une année. Si l’année suivante l’abattement forfaitaire est plus avantageux pour vous, vous pouvez changer d’option. Il n’y a pas de délai spécifique lié à la déclaration des frais réels.

Lors de votre déclaration en ligne sur impots.gouv.fr, après avoir renseigné votre situation personnelle, cochez la case « Traitements, salaires » à l’étape dédiée aux revenus. Dans la rubrique « Traitements et salaires », indiquez vos salaires bruts dans les cases 1AJ à 1DJ comme d’habitude, sans y soustraire vos frais réels. Si vous avez perçu des remboursements de frais ou des indemnités de la part de votre employeur, vous devez les ajouter au montant de vos salaires imposables dans les rubriques 1AJ à 1DJ. Dans la déclaration en ligne, une rubrique “Informations” vous permet de détailler la nature et le montant de vos frais déduits (frais de déplacement, repas, télétravail, formation, etc.). Cette section est accessible après avoir saisi le montant de vos frais réels.

Vous pouvez également utiliser la rubrique « Détails » : après avoir coché la case « Traitements, salaires » et cliqué sur « Suivant », cliquez sur le bouton « Option frais réels ». Dans la rubrique « Traitements, salaires », il faut cliquer sur le bouton « option frais réels » pour chaque déclarant (déclarant 1, déclarant 2, chaque personne à charge ou ayant fait l’objet d’un rattachement au foyer fiscal). Une fois toutes ces informations saisies, le calcul des frais réels s’effectue automatiquement.

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À savoir : Même si vous ne les transmettez pas avec votre déclaration, tous les justificatifs relatifs à vos dépenses (tickets de caisse, factures, relevés de trajets, etc.) doivent être conservés pendant au moins 3 ans.

Les frais professionnels sont déductibles lors de la déclaration des revenus de l'année précédente. La déduction est soit forfaitaire (déduction de 10 % du montant des traitements et salaires), soit à hauteur du montant réellement exposé (frais réels). Par défaut, la déduction de 10 % est appliquée automatiquement par l'administration fiscale lors du calcul de votre impôt.

Simulateur de Calcul des Frais Kilométriques

Un simulateur de calcul des frais kilométriques est mis à disposition gratuitement sur Impots.gouv.fr. Il permet d’estimer le montant des frais kilométriques du contribuable, quelle que soit la motorisation de son véhicule (thermiques, hybride, hydrogène ou électrique) et le type de véhicule (voiture individuelle, deux-roues de plus de 50 cm3 ou de moins de 50 cm3). La somme issue du simulateur de calcul est à ajouter aux autres frais réels éventuels assumés, pour savoir si le total est supérieur ou inférieur à la déduction de 10%.

Vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles ? Pour votre déclaration de revenus, vous optez pour le régime des frais réels déductibles plutôt que pour la déduction forfaitaire de 10 % ? La brochure fiscale de la direction générale des Finances publiques indique que les barèmes kilométriques qui s'appliquent cette année aux dépenses effectuées pour les voitures et les deux-roues sont les mêmes que ceux en vigueur l’an dernier.

En se basant sur les barèmes kilométriques, les salariés et les entrepreneurs individuels soumis à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) peuvent :

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évaluer les dépenses qu’ils ont engagées durant leurs déplacements professionnels ;
et demander aux services fiscaux la déduction de leurs frais réels pour l’impôt sur les revenus.

Les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.

Pour savoir si vous avez intérêt à déduire vos frais réels cette année lors de la déclaration de vos revenus, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques. Le montant estimatif de vos frais kilométriques ainsi obtenu est à ajouter à celui de vos autres frais réels.

Si la déduction des frais réels est supérieure à la déduction forfaitaire de 10 %, alors vous avez intérêt à opter pour la déduction des frais réels. Si vous optez pour les frais réels alors que la déduction forfaitaire vous est plus favorable, cette dernière vous sera appliquée automatiquement. Pour connaître le montant prévisionnel de votre impôt au regard de votre situation en matière de déduction des frais professionnels, vous pouvez utiliser le simulateur de l'impôt sur le revenu.

Calcul des Frais Kilométriques

Les frais d’utilisation du véhicule dès lors qu’il s’agit du véhicule dont le salarié ou son conjoint est propriétaire ou copropriétaire. Ces frais sont calculés en fonction d’un barème kilométrique mis à jour chaque année par l’administration fiscale. Pour calculer le montant de vos frais kilométriques, vous devez prendre en compte la puissance administrative du véhicule et le nombre de kilomètres effectués au cours de l’année. Le résultat du calcul est en euros et correspond aux frais kilométriques à déclarer à l’administration fiscale.

Le calcul des frais réels lié transport est le plus courant et souvent celui qui apporte le plus de déduction. Le barème est calculé en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus ( 1 aller-retour par jour sur 36 semaines). Il intègre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.

Le calcul à effectuer dépend de deux critères : la puissance fiscale (ou puissance administrative) du véhicule et la distance parcourue. En fonction des variables utilisées, la formule de calcul diffère. Pour connaître le nombre de kilomètres parcourus, il faut retenir un aller-retour par jour travaillé sur l’année (lieu de travail - domicile). Le fisc a placé un maximum à 40 km aller (soit 80 km déductibles par jour travaillé).

Si le domicile est situé à plus de 40 km du lieu de travail, le kilométrage déductible est limité à 40 km (soit un maximum de 80 km aller-retour). Les frais kilométriques liés à des déplacements professionnels, autres que le trajet domicile-travail, peuvent également être calculés dans le cadre d'un remboursement de notes de frais. C'est le cas où un salarié utilise sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel (rendez-vous avec un client, participation à un événement ou à une formation, etc.). Les salariés peuvent alors utiliser le barème des frais kilométriques qui est mis à jour chaque année par l'administration fiscale.

Le barème kilométrique permet de simplifier le calcul des frais de déplacement en tenant compte de plusieurs éléments : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Ce barème inclut plusieurs types de frais comme la dépréciation du véhicule liée à l'usure, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses en pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances. Chaque année, l'administration fiscale publie un barème spécifique, prenant en compte ces facteurs. Ainsi, selon la puissance de votre véhicule, un montant forfaitaire par kilomètre est appliqué. Ce barème couvre donc l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, qu’il s’agisse de trajets domicile-travail ou de déplacements dans le cadre de votre activité.

Lorsque rien n'est en place, le salarié doit noter chaque déplacement dans un tableur Excel pour s'assurer de ne rien oublier et indiquer les dates des déplacements, les motifs et les distances parcourues.

Exemple de calcul des frais kilométriques

Prenons l’exemple d’un salarié qui utilise son véhicule personnel pour se rendre chaque jour sur son lieu de travail, situé à 25 km de son domicile, soit 50 km aller-retour. Il travaille 210 jours par an.

Exemple : Monsieur travaille à 50 km de chez lui. Il a été employé 200 jours sur l’année et ne répond pas aux conditions permettant de déduire plus de 40 km. Sa voiture fait 5 chevaux fiscaux. Que va-t-il faire lors de sa déclaration ?

Distance parcourue : Mr est plafonné à 40 km aller soit 80 km aller-retour par jour travaillé. 80 * 200 = 16 000 km.
La distance parcourue est comprise entre 5 001 et 20 000 km, Mr se situe dans la troisième colonne du tableau. Il va donc utiliser le calcul « 0.357* d + 1 395 » où d est la distance. 0.357*16000+1 395= 7 107 €. Monsieur pourra donc déduire 7 107 € des impôts via les frais réels pour ce qui concerne les transports.

À ce montant, vous pouvez également ajouter les frais de stationnement (garage, parking), les péages si vous empruntez l’autoroute et les intérêts du prêt au prorata de l’utilisation professionnelle si vous avez acheté la voiture à crédit.

Enfin, vous pouvez opter pour un second barème kilométrique que vous trouverez en fin d’article. Il est moins attractif, mais permet au contribuable de déduire les charges réellement supportées : assurance, réparation… Une option intéressante pour ceux qui optent pour la location d’une voiture en LOA.

Tableau - Le barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs (en €)

Distance (d)	Jusqu'à 3 000 km	De 3 001 km à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
	d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198

Déduction des Frais de Repas

Un forfait est disponible pour couvrir les frais de repas engagés par le contribuable dans le cadre de son activité professionnelle. Ce dispositif peut être utilisé lorsque le contribuable se trouve dans l’incapacité de prendre ses repas chez lui en raison de ses horaires de travail ou de la distance entre son domicile et son lieu de travail. Le montant pouvant être déduit correspond à la différence entre le coût du repas réglé et la valeur du repas pris à domicile.

L’administration fiscale autorise le contribuable à déduire les repas dans une certaine mesure. Elle considère que le prix d’un repas équivaut à 5.35 € (pour l’impôt ). Attention pour autant, cela ne sous-entend pas que vous pouvez systématiquement déduire 5.35 € de vos impôts par jour travaillé ! Vous pouvez rentrer à pied : impossible de déduire les frais de repas.

Si votre activité vous oblige à prendre certains repas en dehors de votre domicile, vous pouvez déduire les frais supplémentaires engagés par rapport au prix d’un repas pris à domicile. Chaque année, la valeur d’un repas à domicile est évaluée par l’administration fiscale. Ces frais de repas sont donc déductibles à condition qu’ils soient supérieurs au montant admis, environ 5,20 € par jour, et qu’ils puissent être justifiés. Si vous pouvez justifier avec précision du montant de vos repas, vous devez alors faire la différence entre le montant réel de votre repas et le coût d’un repas à domicile.

Quelques cas pratiques pour y voir plus clair.

Madame reste manger tous les midis au travail. Elle apporte son repas car il n’y a pas de cantine. Elle a 8 € de tickets restaurants que son employeur finance à hauteur de 4 €. Déduction repas : 5.35 - 4 = 1.35 € par jour travaillé.
Monsieur a une cantine sur son lieu de travail qui coûte 5.5 €. Déduction repas : 5.5 - 5.35= 0.15€ par jour travaillé.
Monsieur n’a ni cantine, ni tickets restaurants. Au lieu d’amener son repas, il va tous les jours au restaurant où il paie 8 €. Ici Monsieur a deux possibilités :
1. Déduction repas forfait : 5.35 € par jour
2. Déduction repas restaurant : 8 - 5.35= 2.65 € par jour. Il va choisir la première solution, pas besoin de conserver les factures.

Enfin, pour toutes les situations, il faut aussi soustraire la participation de l’employeur aux tickets restaurants. Dès lors que vous avez une cantine sur place ou des tickets restaurants, la déduction des repas de vos impôts vous concerne rarement. Dans le cas contraire, vous pourrez ajouter 5.35 € par jour travaillé au frais kilométrique obtenus précédemment.

Autres Frais Déductibles

L’administration fiscale autorise la déduction de frais spécifiques pour les personnes qui ont besoin d’un bureau à domicile pour travailler. Une niche fiscale très attractive qu’il serait dommage d’oublier. Le texte précise que : « il s’agit des professions entraînant des travaux d’étude (artistes musiciens par exemple), de recherche (enseignants, journalistes…), de gestion ou de création (activités liées à la bureautique à domicile, fabrication à domicile…). Il peut également s’agir d’un local spécifique (stockage de produits de démonstration, d’échantillons ou de marchandises utilisées notamment par un VRP) ».

Deux nouveaux postes de frais déductibles des impôts (et pas des moindres) vous sont alors accessibles. Pour calculer les frais engendrés par le local, le contribuable doit d’abord déterminer le prorata de la pièce par rapport à sa maison. Par exemple, si le bureau fait 10m² pour une maison de 100m², le local représente 10% de la maison. Dans le cas d’un petit studio, la surface calculée au prorata doit représenter 50% maximum.

Une fois le pourcentage établi, il est alors possible de déduire au prorata les charges suivantes :

les travaux effectués,
la taxe foncière,
la taxe d’habitation,
les loyers et les charges de copropriété,
les dépenses courantes : chauffage, électricité, ramonage, frais de nettoyage, etc.
intérêts d’emprunt si prêt pour faire des travaux dans la pièce, etc.

Pour travailler à domicile, les professionnels concernés ont besoin de meubles (bureau, fauteuil, rangements…), de fournitures (stylos, agrafeuse…) et de matériel informatique (ordinateur, téléphone portable, logiciels, imprimante…). Dans la mesure où le prix unitaire de chaque objet est inférieur à 500€, le contribuable peut l’intégrer dans les frais réels. Notez que si le prix de l’objet dépasse 500 €, il faut alors déduire une annuité sur plusieurs périodes. C’est 500 € hors taxes soit 600 € TTC. Par exemple, on a la possibilité d’amortir le prix des ordinateurs sur trois ans (1/3 de la valeur chaque année pendant trois ans dans les frais déductibles).

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