Calcul de la Subvention CSE : Guide Complet et Détails Essentiels

La subvention est une aide financière que l’employeur accorde au Comité Social et Économique (CSE) pour l’aider à accomplir ses missions. Elle est essentielle pour le bon fonctionnement du CSE et pour financer les avantages sociaux et culturels offerts aux salariés. En finançant le CSE, l’employeur montre son engagement envers le bien-être de ses salariés. Cela contribue à créer un environnement de travail positif tout en respectant ses obligations légales.

Le Comité Social et Economique (CSE) joue un rôle essentiel dans l'amélioration des conditions de travail des salariés et l'organisation d'activités sociales et culturelles. Pour mener à bien ses missions, le CSE dispose d'un budget financé par l'employeur.

Les Deux Budgets du CSE

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE dispose de deux budgets distincts :

Un budget de fonctionnement du CSE ou budget AEP (attributions économiques et professionnelles).
Un budget consacré aux activités sociales et culturelles, appelé aussi budget ASC du CSE.

Ces 2 budgets bien distincts sont régis par des règles différentes qu’il est nécessaire de bien comprendre afin de garantir le bon fonctionnement du CSE et une bonne gestion de sa trésorerie.

Les subventions CSE sont régies par des règles précises. Par exemple, l’argent destiné au fonctionnement ne peut pas être utilisé pour les activités sociales et culturelles, et inversement.

Budget de Fonctionnement du CSE (AEP)

Un budget de fonctionnement du CSE ou budget AEP (attributions économiques et professionnelles) calqué sur l'ancien fonctionnement du budget du CE présenté précédemment.

Le budget du CSE ressemble en grande partie à la façon dont se structurait le budget de fonctionnement du CE, avec quelques avec le calcul du budget du comité d'entreprise.

Financement du CSE dans les entreprises de plus de 50 salariés

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, l’employeur doit verser une subvention de fonctionnement dont le montant annuel dépend de l’effectif de l’entreprise. Il se calcule en utilisant un pourcentage de la masse salariale de l'entreprise.

L'employeur peut être exempté de cette obligation s’il a déjà fait bénéficier le CSE d’une somme ou de moyens personnels équivalents à 0,22 % de la masse salariale brute.

Comment utiliser le budget AEP du CSE ?

Le comité social et économique peut décider d’utiliser son budget de fonctionnement pour :

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Financer une formation économique sur le fonctionnement de l’instance.
Recourir à une expertise, par exemple un expert-comptable pour la tenue de la comptabilité.
Rembourser des frais de déplacement.
Couvrir les dépenses de communication auprès des salariés et l’ensemble des dépenses liées au fonctionnement du CSE (fournitures, frais d’abonnement, acquisition de matériel, site internet, etc.).

Budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC)

Un budget des ASC.

Les ASC sont les activités sociales et culturelles que le CSE peut proposer à ses salariés. L'objectif du budget ASC du CSE est donc de financer ces activités à destination des salariés. Ce budget est destiné à financer des prestations à caractère social ou culturel non obligatoire visant à améliorer les conditions de vie et de travail des salariés.

Le CSE peut utiliser son budget ASC pour financer l'achat de billetterie (chèques-vacances, tickets de cinéma, tarifs réduits pour des parcs d'attractions ou des spectacles), la proposition de voyage à tarifs attractifs (car cofinancé par le budget des ASC) ou encore l'organisation d'animations au sein de l'entreprise (arbre de Noël, tombola, etc.)

La contribution versée chaque année par l’employeur pour les activités sociales et culturelles est déterminée par accord d’entreprise ou convention collective. Il n'y a aucune obligation légale concernant le versement d'une subvention par l'employeur pour le budget des ASC. En l’absence d’accord d’entreprise, la participation de l'employeur aux ASC ne peut être inférieure à celle de l’année précédente.

Le Sénat estime que le budget ASC est en moyenne de 0,8% de la masse salariale brute.

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Les avantages proposés par le CSE appelés aussi subventions CSE sont financés par le budget des ASC et sont destinés aux salariés et anciens salariés de l'entreprise, ainsi qu'à leur famille. Toutefois, il est possible pour le CSE de mettre en place des conditions d'obtention de certains avantages, comme une modularité du montant de la subvention, accordés selon le revenu fiscal de référence du foyer ou l'âge des enfants.

Transfert du reliquat du budget de fonctionnement du CSE vers les activités sociales

Calcul du Budget CSE : Détails Essentiels

Les budgets du CSE sont calculés en fonction de la « masse salariale ». La masse salariale est un élément important dans le calcul du budget du CSE.

L'importance de vérifier le calcul des budgets du CSE. Ce point est souvent source d’erreurs et de contestations.

La connaissance de la masse salariale brute est essentielle pour le bon fonctionnement du CSE. Elle permet de calculer le montant des budgets alloués et de garantir que le CSE dispose de ressources suffisantes pour mener à bien ses missions.

Quelle « masse salariale » vérifier ?

La subvention de fonctionnement doit être calculée en retenant comme assiette la masse salariale brute versée au niveau de l'entreprise. Si votre direction refuse de vous communiquer le montant de celle-ci c’est un cas de délit d'entrave (Cour de cassation, chambre criminelle, 15 mars 2016). Le CSE doit être en mesure de connaître et de vérifier la dotation effectivement versée par l'employeur. Si malgré cela, vous n’arrivez pas à avoir le détail de calcul sachez que l’expert comptable qui va vous aider dans la tenue comptable de votre CSE peut et surtout doit vérifier le calcul.

Depuis le passage en CSE, pour connaître le montant de la masse salariale, il faut prendre la DADS (remplacée par la DSN - déclaration sociale nominative puis la N4S). Elle est obligatoire et bornée par la loi. Aucune entreprise ne peut nous dire "qu’elle ne la calcule pas et nous savons ce qu’il figure". Elle est à la base des déclarations d’impôts sur le revenu pré remplies, donc sa fiabilité est importante.

La Cour de cassation adopte une approche comptable qui valait pour les deux budgets de l'ancien CE. Il fallait prendre en compte dans la masse salariale toutes les sommes indiquées au compte 641 du plan comptable général « Rémunérations du personnel ».

Avec le CSE, il est assez facile de contrôler le montant des subventions Depuis que votre CE est devenu un CSE, vous n'avez qu'à demander le montant de la N4S (ex DADS). Ce chiffre n'est ni confidentiel, ni secret et porte sur la globalité des rémunérations déclarées à l'administration.

Budget CSE masse salariale - Calcul du budget AEP

Le calcul de la subvention du budget de fonctionnement du CSE se fait en pourcentage de la masse salariale. Les pourcentages diffèrent selon la taille de l’entreprise :

0,2 % de la masse salariale brute dans les sociétés de 50 à 2 000 salariés.
0,22 % de la masse salariale brute dans les sociétés de plus de 2 000 salariés.

Attention : L’année à prendre en compte pour le calcul de la masse salariale brute est celle de l’année du versement du budget de fonctionnement. Cependant, ce montant n’est connu qu’en fin d’exercice. L’employeur doit donc se baser sur le montant de l’année précédente, puis régulariser.

La masse salariale brute est calculée en additionnant l'ensemble des rémunérations versées aux salariés soumises aux cotisations de sécurité sociale.

Quand et comment l’employeur doit-il verser le budget de fonctionnement ?

En règle générale, l’employeur verse le budget de fonctionnement en une fois et en début d’année.

Cependant, il peut également le faire avec de multiples versements étalés sur l’année. La seule condition étant que le CSE doit pouvoir fonctionner correctement.

Ces modalités de versement du budget de fonctionnement peuvent être intégrées dans le règlement intérieur du CSE.

On pense particulièrement au budget de fonctionnement lorsque le CSE souhaite s'entourer en cas de coup dur (conseil, avocat, etc...).

Attention : la direction ne peut toutefois pas faire n’importe quoi : la seule condition mise aux versements successifs est qu'ils ne doivent pas entraîner de difficultés de trésorerie pour le CSE.

Les déductions employeur possibles sur le budget de fonctionnement

La contribution de l’employeur au budget de fonctionnement du CSE peut être plus faible dans le cas où l’employeur a fait bénéficier le CSE de somme ou de moyens équivalents.

Pour effectuer ces déductions, l’employeur et le CSE peuvent signer un accord qui devient obligatoire lorsqu’il s’agit de déduire un forfait.

Ce mécanisme existait déjà du temps des comités d’entreprise, c’est pourquoi il existe de nombreux cas de jurisprudence transposables au CSE permettant de définir la nature des sommes et des moyens qu’il est possible de déduire ou pas.

Ainsi, peuvent être déduits :

Les fournitures du bureau.
Le salaire d’un assistant qui s’occuperait du fonctionnement du CSE sans rapport avec les ASC (secrétariat, etc.)

Par contre, ne peuvent pas être déduits :

Les frais qui découlent de la loi tels que le local du CSE ou les frais de déplacement pour se rendre aux réunions obligatoires.
Les frais engendrés pour la gestion exclusive des ASC (personnel mis à disposition, etc.).

Transfert du Budget de Fonctionnement du CSE

Lorsque le budget de fonctionnement n’est pas utilisé en totalité lors de l’année, deux possibilités s’offrent aux élus :

Reporter l’excédent de budgets sur l’année suivante.
Transférer une partie de l’excédent sur le budget ASC.

Le report de l'excès du budget de fonctionnement peut s’effectuer d’année en année. Cela peut permettre aux élus de se constituer une épargne afin de permettre des dépenses imprévues ou élevées.

Selon l’article R.2315-31-1 du Code du travail, contrairement au comité d’entreprise auparavant, le comité social et économique peut transférer le surplus du budget AEP vers le budget ASC. Il faut préciser que cette possibilité ne peut s’effectuer qu’à la fin de l’exercice comptable et dans la limite de 10% du reliquat d'un budget vers l'autre, une seule fois par an.

En cas de reliquat budgétaire, les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations.

Le CSE peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des DS de l'entreprise ainsi qu'à la formation des représentants de proximité, lorsqu'ils existent.

Il peut également décider, par une délibération, de transférer une partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, dans la limite de 10 % de cet excédent.

La clôture des comptes AEP et ASC à chaque fin d'année comporte également l'obligation de les présenter et de les faire approuver devant l’instance représentative du personnel dans le cadre d’une réunion du CSE.

Cela entrainera la rédaction d'un PV contenant le vote des membres du CSE sur la présentation du budget faite. Il est préférable de faire une réunion préparatoire entre élus avant la présentation en CSE, mais en cas de désaccord avec le contenu de la présentation, chaque élu est libre de voter contre l'approbation des comptes, qui se fera à la majorité des élus présents.

Financement des Expertises du CSE

Le projet de loi de ratification des ordonnances prévoit de nouveaux changements concernant le financement du CSE et notamment des expertises du comité social et économique.

Effectivement, si le budget de fonctionnement du CSE ne permet pas à l’instance de financer une expertise, ce sera à l’employeur de la prendre en charge.

Deux conditions doivent néanmoins être respectées :

Le CSE ne doit pas avoir fait de transfert de son budget de fonctionnement vers celui des ASC dans les trois ans qui précèdent l’expertise.
Le CSE ne doit plus faire de transfert de son budget de fonctionnement vers celui des ASC dans les trois années qui suivent l’expertise.

Autres Sources de Financement du CSE

Pour gagner de l’argent, le CSE peut utiliser d’autres moyens, tels que :

Les investissements immobiliers.
La trésorerie issue des manifestations qu’il organise.
Les placements financiers et intérêts bancaires.

CSE et Investissements Immobiliers

Les élus peuvent décider de faire des placements immobiliers. En effet, étant doté de la personnalité juridique (article L.2315-23 du Code du travail), il a le droit en tant que personne morale d’acheter des biens immobiliers.

Lorsque le CSE achète une maison, ou un appartement, pour les mettre à disposition des salariés, alors la somme nécessaire devra être imputée au budget des ASC.

De plus, selon un avis rendu par la Cour de cassation (Cass., civ., chambre sociale, 2 décembre 2020, n°19-10.299), les opérations du CSE « selon qu'elles sont financées par le comité à partir de la subvention de fonctionnement ou de la contribution patronale aux activités sociales et culturelles, restent dans leurs produits et charges rattachées aux comptes du comité correspondant à leur financement d'origine. ».

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