Calculateur et Barème des Indemnités Kilométriques pour les Impôts

Les frais kilométriques représentent les dépenses engagées par le salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces frais kilométriques sont remboursés par l’employeur sous forme d’indemnité forfaitaire, appelée indemnité kilométrique et selon une méthode de calcul fixée par l’administration fiscale, appelée barème kilométrique.

Notre calculateur se base sur les taux du barème kilométrique 2025. Notez que l’indemnité kilométrique s’applique uniquement pour l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de la mission salariée et hors trajets du domicile au lieu de travail. L’indemnité kilométrique représente essentiellement les dépenses d’entretien et d’essence. Elle peut se cumuler avec le remboursement de certains autres frais liés à l’utilisation du véhicule (péage, parking...), sous réserve de présenter une facture à l’employeur.

Présentation du calculateur d'indemnités kilométriques

Notre calculateur des frais kilométriques permet de calculer le montant de l’indemnité que vous percevrez de la part de votre employeur pour vous faire rembourser les dépenses engagées dans le cadre de l’utilisation professionnelle de votre véhicule personnel.

Il suffit de mentionner les champs suivants :

Nombre de chevaux fiscaux de votre véhicule
Distance parcourue à des fins professionnelles (hors trajets du domicile au lieu de travail)

L’indemnité kilométrique est effectivement calculée de manière forfaitaire selon une formule de calcul dite du barème kilométrique, fixée par l’administration fiscale.

Frais kilométriques, indemnités kilométriques, barème kilométrique : en bref

En bref :

Les frais kilométriques représentent les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de l’utilisation professionnelle de son véhicule personnel.
L’indemnité kilométrique est le montant forfaitaire versé par l’employeur au salarié pour compenser ses frais kilométriques.
Le barème kilométrique représente la méthode de calcul appliquée par l’administration fiscale pour déterminer le montant de l’indemnité kilométrique.

Les conditions pour se faire rembourser les frais kilométriques

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométrique (indemnité kilométrique), le salarié doit :

Utiliser son véhicule personnel
À des fins professionnelles

Est uniquement concerné un véhicule dont le salarié ou son conjoint est personnellement propriétaire. Le remboursement des frais kilométriques n’a pas lieu d’être pour un véhicule prêté ou lorsque le véhicule est pris en location (avec ou sans option d’achat).

Attention, l’indemnité kilométrique concerne uniquement les dépenses engagées pour des déplacements et rendez-vous professionnels en dehors du lieu de travail du salarié et non pour les trajets quotidiens du domicile au lieu de travail.

Notez que le véhicule du partenaire pacsé du salarié peut aussi permettre à ce dernier de bénéficier du barème kilométrique à condition que le véhicule ait été acquis après la date de pacs et qu’il est donc présumé, en application de l’article 515-5 du Code civil, indivis par moitié si l’acte d’acquisition n’en dispose autrement).

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Comment les frais kilométriques sont-ils calculés ?

Le barème kilométrique publié par l’administration fiscale permet de se faire rembourser de manière forfaitaire les dépenses liées à l’utilisation professionnelle de son véhicule personnel, sans avoir à présenter de factures à son employeur.

Ces dépenses remboursées concernent plus exactement :

La dépréciation du véhicule
Les frais d’achat des casques et protections pour l’utilisation d’un deux-roues
Les frais de réparation et d’entretien
Les dépenses de pneumatiques
La consommation de carburant
Les primes d’assurances

Certains frais peuvent, sous réserve de présenter une facture, être ajoutés au montant remboursé dans le cadre du barème kilométrique. Il s’agit notamment des frais de garage, qui sont essentiellement constitués par les frais de stationnement au sens large (parcmètres, parking de plus ou moins longue durée).

Chaque printemps, à l'approche de la déclaration de revenus, les contribuables ont l'opportunité de maximiser leurs économies fiscales, notamment en matière de frais professionnels. En effet, une déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement appliquée sur les revenus pour couvrir les dépenses courantes, y compris les frais de transport. Chaque contribuable salarié bénéficie automatiquement d'une déduction forfaitaire de 10 %, appliquée directement sur ses salaires imposables. Cependant, si vos frais réels dépassent cette déduction forfaitaire, vous pouvez choisir de les déclarer au réel.

Les frais kilométriques liés à des déplacements professionnels, autres que le trajet domicile-travail, peuvent également être calculés dans le cadre d'un remboursement de notes de frais. C'est le cas où un salarié utilise sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel (rendez-vous avec un client, participation à un événement ou à une formation, etc.).

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Les salariés peuvent alors utiliser le barème des frais kilométriques qui est mis à jour chaque année par l'administration fiscale. Le barème kilométrique permet de simplifier le calcul des frais de déplacement en tenant compte de plusieurs éléments : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Ce barème inclut plusieurs types de frais comme la dépréciation du véhicule liée à l'usure, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses en pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances.

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Chaque année, l'administration fiscale publie un barème spécifique, prenant en compte ces facteurs. Ainsi, selon la puissance de votre véhicule, un montant forfaitaire par kilomètre est appliqué. Ce barème couvre donc l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, qu’il s’agisse de trajets domicile-travail ou de déplacements dans le cadre de votre activité.

Lorsque rien n'est en place, le salarié doit noter chaque déplacement dans un tableur Excel pour s'assurer de ne rien oublier et indiquer les dates des déplacements, les motifs et les distances parcourues. Heureusement, si l'employeur souhaite limiter et automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, un outil de gestion des frais professionnels permet de tout calculer automatiquement depuis une application mobile. Ainsi, le salarié en déplacement peut déclencher son application au moment où il part, et le trajet et les kilomètres sont automatiquement enregistrés.

Alors que le montant des barèmes kilométriques avait tendance à évoluer année après année, 2024 s'inscrit dans une forme d'exception avec des montants identiques à ceux de 2023. Calculer les frais kilométriques est une démarche courante dans toutes les entreprises. Pour éviter la perte de temps, il est souvent contre-productif d'utiliser des tableurs Excel ou des méthodes internes peu adaptées à la réalité des déplacements.

Vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles ? Pour votre déclaration de revenus, vous optez pour le régime des frais réels déductibles plutôt que pour la déduction forfaitaire de 10 % ? La brochure fiscale 2025 de la direction générale des Finances publiques indique que les barèmes kilométriques qui s'appliquent cette année aux dépenses effectuées en 2024 pour les voitures et les deux-roues sont les mêmes que ceux en vigueur l’an dernier.

En se basant sur les barèmes kilométriques, les salariés et les entrepreneurs individuels soumis à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) peuvent :

évaluer les dépenses qu’ils ont engagées durant leurs déplacements professionnels ;
et demander aux services fiscaux la déduction de leurs frais réels pour l’impôt 2025 sur les revenus 2024.

Cette année, les barèmes kilométriques n’ont pas été revalorisés.

Barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs (en €)

Distance (d) jusqu'à 3 000 km	Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km	Distance (d) au-delà de 6 000 km
d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198

Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, vous engagez des dépenses : carburant, entretien, assurance, etc. Votre employeur peut vous rembourser ces frais sous forme d’indemnité kilométrique. Le montant du remboursement repose sur un barème kilométrique défini chaque année par l’administration fiscale. Ce barème forfaitaire, souvent appelé barème fiscal, prend en compte la puissance du véhicule en chevaux fiscaux, les kilomètres parcourus à titre professionnel et le type de véhicule (véhicules électriques, motos, deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm³, etc.).

Selon votre activité professionnelle, vos déplacements professionnels peuvent même être plus avantageux que la déduction forfaitaire de 10 % lorsqu’ils sont déclarés comme frais réels déductibles sur votre déclaration d’impôt.

Comment fonctionne le calcul des frais kilométriques ?

Comment bénéficier de l’abattement forfaitaire pour frais professionnels ? L’indemnité kilométrique est une compensation versée par l’employeur aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Cette indemnité est calculée selon un barème kilométrique, mis à jour chaque année.

Tous les salariés qui utilisent leur véhicule personnel à titre professionnel peuvent bénéficier de l’indemnité kilométrique. Par contre, le calcul des frais kilométriques diffère selon le taux horaire. Le remboursement est proportionnel au temps de travail du contrat. Enfin, le salarié (ou son conjoint, marié ou pacsé) doit obligatoirement être propriétaire du véhicule. Dans le cadre des déclarations d’impôt sur le revenu, la liste des bénéficiaires est plus vaste.

L’employeur est obligé de rembourser les déplacements professionnels de ses salariés lorsque ces derniers utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Cependant, il existe des circonstances particulières où l’employeur peut refuser le versement de l’indemnité kilométrique. Le trajet domicile-travail fait aussi partie des frais de transport pris en charge par l’entreprise. Si le salarié utilise un abonnement à la SNCF, à la RATP ou toute autre entreprise de transport public ou un abonnement à un service public de location de vélos, l’employeur doit obligatoirement participer à hauteur de 50 % des frais engagés. En contrepartie, cette prise en charge est exonérée de cotisations sociales.

Le calcul des frais kilométriques repose sur plusieurs critères définis par l’administration fiscale. L’objectif est d’établir un barème kilométrique qui reflète le plus fidèlement possible les dépenses réellement engagées par le salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel. Chaque année, l’administration fiscale réévalue les barèmes kilométriques. Le barème kilométrique 2025 sera publié à la fin du premier trimestre 2025. Ces chiffres seront mis à jour dès sa publication.

Voyons concrètement comment se calcule l’indemnité kilométrique selon le type de véhicule utilisé et le barème forfaitaire en vigueur. Pour être remboursé de vos frais kilométriques, vous devez respecter une procédure bien définie. Une fois la note de frais complétée, transmettez-la à votre employeur pour validation.

Lorsque vous remplissez votre déclaration d’impôt sur le revenu, deux possibilités s’offrent à vous : l’abattement forfaitaire de 10 % ou les frais réels déductibles. Par défaut, l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable pour couvrir les frais professionnels (y compris les frais de déplacement). Cette option est automatique et ne nécessite aucune démarche particulière.

L’administration fiscale effectue régulièrement des contrôles sur les frais professionnels déclarés par les salariés et les employeurs. Conservez précieusement tous vos justificatifs (notes de frais, relevés kilométriques, factures de carburant, attestations de mission, etc.) pendant trois ans.

Les frais kilométriques constituent un enjeu important pour les salariés et les entreprises. Que vous soyez employeur ou salarié, bien comprendre le barème kilométrique, les obligations légales et les modalités de remboursement permet d’éviter toute erreur et d’optimiser votre fiscalité. Grâce à notre simulateur de remboursement des frais kilométriques par l’employeur, vous pouvez obtenir une estimation rapide et fiable du montant de votre indemnisation. Si besoin, nos experts-comptables sont à votre disposition.

Le forfait mobilités durables permet à l’employeur de rembourser les frais de déplacement à vélo, trottinette électrique, covoiturage, etc., de ses salariés.

Non, vous devez choisir entre l’abattement forfaitaire de 10 % ou la déclaration des frais réels déductibles.

Non, tant qu’il respecte le barème fiscal.

Réaliser une simulation pour évaluer vos dépenses avec le barème kilométrique

Les frais professionnels sont déductibles lors de la déclaration des revenus de l'année précédente. La déduction est soit forfaitaire (déduction de 10 % du montant des traitements et salaires), soit à hauteur du montant réellement exposé (frais réels). Par défaut, la déduction de 10 % est appliquée automatiquement par l'administration fiscale lors du calcul de votre impôt.

Les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.

Pour savoir si vous avez intérêt à déduire vos frais réels cette année lors de la déclaration de vos revenus 2024, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques.

Le montant estimatif de vos frais kilométriques ainsi obtenu est à ajouter à celui de vos autres frais réels. Si la déduction des frais réels est supérieure à la déduction forfaitaire de 10 %, alors vous avez intérêt à opter pour la déduction des frais réels. Si vous optez pour les frais réels alors que la déduction forfaitaire vous est plus favorable, cette dernière vous sera appliquée automatiquement.

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