Comment tenir un carnet de commande pour auto-entrepreneur : obligations légales et bonnes pratiques

Le bon de commande est un document commercial que tout auto-entrepreneur peut être amené à utiliser dans le cadre de la comptabilité de sa micro-entreprise, notamment pour les ventes de marchandises. Bien qu’il ne soit pas imposé par la loi, il formalise l’accord entre le vendeur et l’acheteur et offre une sécurité juridique en cas de litige.

Rôle et valeur juridique du bon de commande

Le bon de commande est un document commercial qui traduit de manière formelle l’accord entre l’auto-entrepreneur (le fournisseur) et son client autour d’une vente de marchandises. Il affiche clairement l’intention du client d’effectuer un achat et les engagements du vendeur en retour. À partir du moment où le micro-entrepreneur et le client ont signé le bon de commande, il acquiert la valeur d’un contrat de vente à part entière. On parle de promesse synallagmatique de vente.

Une fois paraphé par les deux parties, le bon de commande prend une dimension juridique indiscutable, se transformant en un contrat liant de manière contraignante le fournisseur et le client. En cas de litige, il constitue une preuve écrite opposable devant les tribunaux. Le vendeur s'engage à livrer les marchandises selon les termes convenus et le client à en régler le montant.

Obligation d'utiliser un bon de commande : que dit la loi ?

Le bon de commande pour un auto-entrepreneur n’est pas obligatoire. À ce jour, aucun texte à valeur légale ou réglementaire ne fait mention d’une quelconque obligation d’utiliser des bons de commande dans les relations commerciales unissant un fournisseur et sa clientèle. Du moment que les parties tombent d’accord sur les différents éléments de la vente, elle peut se conclure, avec ou sans bon de commande.

Cependant, la question de l’obligation du bon de commande reste un sujet débattu dans le contexte entrepreneurial. En effet, bien que sa rédaction ne soit pas obligatoire, il est vivement recommandé, voire indispensable dans de nombreux cas. La raison fondamentale qui sous-tend cette recommandation réside dans son rôle crucial en tant que preuve tangible en cas de litige ou de retard de paiement.

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Différences entre devis, bon de commande et facture

Le bon de commande et le devis sont deux documents commerciaux distincts qui interviennent à des étapes différentes de la relation commerciale. Le devis est produit par le vendeur en amont de la vente. Il liste les offres de biens ou services disponibles avec leurs prix, sans engagement ferme de la part du client. Le bon de commande, lui, formalise la décision d'achat du client et engage les deux parties. Une fois signé, il vaut contrat de vente.

Non, le bon de commande ne remplace pas une facture. Il formalise l'engagement d'achat avant la transaction, tandis que la facture est émise après la livraison ou la réalisation de la prestation pour en constater le paiement. Ces deux documents sont complémentaires et répondent à des obligations distinctes.

Mentions obligatoires et formalisme du bon de commande

La rédaction d’un bon de commande pour un auto-entrepreneur demande de respecter un certain formalisme. Le document doit comporter quelques mentions pour qu’il soit valide. Le bon de commande doit d’abord identifier clairement l’auto-entrepreneur en tant que fournisseur. Le client doit également être identifié sur le bon de commande avec des informations similaires à celles du fournisseur. Pour un client professionnel, le numéro SIRET doit être mentionné, ainsi que le nom et prénom de la personne qui passe la commande.

La partie centrale du bon de commande doit détailler précisément les éléments de la commande. Elle comprend la désignation de chaque produit, les quantités commandées, le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA applicable et le montant total de la commande en HT et en TTC. Pour la livraison, il convient d’indiquer la date prévue et les éventuels frais associés.

Les Conditions Générales de Vente définissent les règles et obligations applicables à la transaction commerciale. Elles peuvent être annexées au bon de commande ou mentionnées au verso du document. Si l’auto-entrepreneur applique des conditions générales de vente, il est fortement conseillé de les intégrer au verso du bon de commande. Les conditions générales de la vente doivent figurer sur le bon de commande.

Deux options sont possibles pour s'assurer que le client les accepte explicitement. Il s'agit de prévoir une case à cocher renvoyant vers les CGV au recto, ou demander au client de signer les deux faces du document. Sans acceptation explicite, les CGV ne sont pas opposables au client.

Un espace dédié à la signature du client doit figurer sur le bon de commande, précédé de la mention manuscrite “lu et approuvé”. Cette mention prouve que le client a pris connaissance du document et en accepte le contenu. Outre la signature, d’autres mentions telles que “lu et approuvé”, le cachet de l’entreprise (si applicable) et la date de signature peuvent être exigées pour renforcer la validité et l’authenticité du document.

Droit de rétractation et ventes à distance

Pour une vente à distance à un particulier, le délai de rétractation est de 14 jours à compter de la réception de la marchandise, en application de l'article L221-18 du Code de la consommation. Ce délai doit être clairement mentionné sur le bon de commande. Son exercice n'implique aucune formalité particulière. Le client doit simplement en informer le vendeur.

Une fois le bon de commande signé, l’auto-entrepreneur s’engage à livrer le bien ou à fournir le service convenu, tandis que le client doit effectuer le paiement selon les modalités convenues. Cependant, il est important de noter que le client dispose d’un droit de rétractation après avoir effectué le paiement, avec un délai légal de 14 jours. Ce droit vise à offrir une protection aux consommateurs en leur permettant de reconsidérer leur achat et de renoncer à la transaction sans motif particulier. Pour l’auto-entrepreneur, gérer ce droit implique d’être conscient des obligations légales, de mettre en place des processus de retour efficaces et de communiquer clairement les procédures de remboursement.

Bon de livraison et suite logique

Le bon de livraison est la suite logique du bon de commande. Il est établi par le vendeur au moment de la livraison des marchandises et permet à l'acheteur de vérifier que les biens reçus correspondent exactement à ceux commandés en termes de nature, de quantité et d'état. Sa signature par le client prouve formellement que la livraison a bien été effectuée et que les marchandises sont conformes à la commande.

Tenue des registres comptables et lien avec le carnet de commandes

En tant que micro-entrepreneur, vous devez mettre en place certains livres ou registres comptables. Ces registres obligatoires diffèrent en fonction de votre activité. En tant que micro-entrepreneur (« auto-entrepreneur »), vous bénéficiez du régime micro-social. Vous avez ainsi la possibilité de tenir une comptabilité allégée.

Vous devez déclarer votre chiffre d'affaires tous les mois ou tous les 3 mois, selon ce que vous avez choisi au moment où vous avez débuté votre activité. Si vous oubliez de déclarer votre chiffre d'affaires ou vos recettes avant l'échéance, une pénalité de 60,1 € s'applique sur chaque déclaration manquante. Vous avez la possibilité de régulariser votre situation en fin d'année. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être taxé d'office sur une base majorée. Cette taxation peut entraîner la perte du régime de la micro-entreprise.

Quelle que soit la nature de son activité, le micro-entrepreneur a l’obligation de tenir certains registres. Commerçant, fournisseur de prestations d'hébergement : vous devez tenir à jour un livre des recettes encaissées. Vous devez enregistrer chronologiquement les recettes et indiquer les informations suivantes : Montant et origine des recettes (identité du client ou de la société mandataire), Mode de règlement (chèque, espèces ou autres), Références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes). Vous devez faire le total de vos recettes tous les 3 mois.

Vous devez aussi tenir un registre des achats. Il doit contenir le récapitulatif chronologique par année du détail des achats que vous avez effectués dans l'exercice de votre activité. Vous devez indiquer les informations suivantes : Mode de paiement (chèque, espèces...), Références des pièces justificatives (factures, notes...). À savoir : Une fois enregistrées, vos écritures ne peuvent pas être modifiées. Vous avez la possibilité de tenir vos registres de l'une des manières suivantes : Acheter des livres comptables papiers dans le commerce et les remplir, Télécharger des modèles officiels et les remplir, Utiliser un logiciel comptable spécifique. Le registre des achats et le livre des recettes peuvent être tenus sous format électronique.

Document	Moment	Valeur
Devis	Avant la commande	Proposition, pas d'engagement ferme
Bon de commande	Au moment de l'achat	Contrat de vente une fois signé
Bon de livraison	À la livraison	Preuve de conformité de la livraison
Facture	Après livraison/prestation	Constatation du paiement et obligations fiscales

Tenue pratique d’un carnet de commandes

Un bon de commande est un outil essentiel dans la gestion des transactions commerciales pour un auto-entrepreneur. Il constitue une preuve contractuelle entre le fournisseur et l’acheteur, sécurisant ainsi les échanges. Le bon de commande représente un élément vital dans la gestion des transactions commerciales pour les auto-entrepreneurs, formalisant les accords entre fournisseurs et clients tout en assurant la clarté et la transparence des échanges.

La rédaction d’un bon de commande requiert une attention particulière aux détails afin de garantir sa validité et sa pertinence dans le cadre des transactions commerciales. Il est impératif d’inclure les coordonnées complètes de l’auto-entrepreneur, y compris son nom, prénom, numéro de téléphone et adresse électronique. Le document doit comporter la description détaillée de la commande, les conditions de livraison et de paiement, le délai de rétractation et la signature du client avec la mention “lu et approuvé”.

Pour tenir un registre des achats au format papier, il convient de se procurer un cahier ou un livre comptable dans un magasin spécialisé. Ce dernier se présente sous la forme d’un tableau à colonnes, pour y mentionner toutes les informations obligatoires. Pour un registre des achats dématérialisé, il est possible d’opter pour un tableur de type Excel. L'utilisation d’un logiciel est un format plus approprié pour un registre des achats tenu informatiquement. Il permet de centraliser tous les documents comptables et de générer automatiquement un registre des achats conforme.

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Conservation et sanctions

Vous devez conserver les informations du livre de recettes et du registre des achats durant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable concerné. Le même délai s'applique aux pièces justificatives. Il n'y a pas de sanction en cas de non-tenue du registre des achats ou du livre de recettes. En revanche, en cas de faux (exemple : inscription de fausses informations sur un registre) ou d'usage de faux (exemple : utilisation de registres falsifiés pour obtenir un prêt auprès d'une banque), vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

Conseils pratiques et ressources

Intégrer les Conditions Générales de Vente au verso du bon de commande ou prévoir une case à cocher / signature des deux faces pour s'assurer de l'acceptation explicite.
Indiquer clairement le délai de rétractation pour les ventes à distance (14 jours) et les modalités de retour et de remboursement.
Conserver tous les documents (bons de commande, bons de livraison, factures) pendant 10 ans.
Utiliser un logiciel comptable ou un tableur pour centraliser et automatiser la tenue du registre des achats et du livre de recettes.
Rappeler que si le chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant 2 années consécutives, l’ouverture d’un compte bancaire dédié devient obligatoire.

Le bon de commande, bien plus qu’un simple document commercial, est un élément fondamental des échanges commerciaux, favorisant des transactions fluides et sécurisées.

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