Comment modifier votre Kbis : Guide complet des formalités

Au cours de la vie d'une société, de nombreux changements peuvent intervenir : déménagement du siège social, réduction ou augmentation de capital, changement d'objet social, etc. Un certain nombre de ces événements est susceptible d'entraîner la modification du Kbis de la société, et doivent, en premier lieu, être formalisés par une prise de décision.

Vous exercez votre activité indépendante sous la forme d'une société commerciale ? Toutes les personnes morales ayant une activité commerciale sont dotées d'un Kbis, un document qui consacre leur existence juridique et qui fait partie des premiers éléments transmis au dirigeant lorsqu'il réalise les formalités de constitution d'une entreprise.

Il arrive néanmoins que les informations qui y figurent ne soient plus à jour après quelques années d'existence, ou qu'une erreur se soit glissée sur le Kbis. Pour que l'extrait Kbis fourni par l'intermédiaire du service MonIdenum du Conseil national des greffiers de Tribunaux de commerce (CNGTC) ou par Infogreffe soit le reflet exact de l'identité et de la situation de l'entreprise, il doit alors être mis à jour.

Bien qu'il soit possible d'ouvrir un compte pro sans Kbis, la présentation de ce document est généralement obligatoire pour témoigner de l’inscription de l'entreprise au RCS. En principe, il est impératif de fournir un extrait de Kbis de moins de 3 mois.

Quelles informations figurent sur le Kbis ?

Le Kbis équivaut à la carte d'identité des particuliers. Y figurent un certain nombre d'informations sur la personne morale, à savoir :

La dénomination sociale et l'enseigne
Le numéro d'immatriculation Siren
Le code APE ou NAF
La forme juridique de l'entreprise (SARL, SAS, SA, SNC…)
Le montant du capital social
L'adresse du siège social et des établissements secondaires, le cas échéant
La durée d'existence de l'entreprise
La date de création
L'activité exercée
Le nom de domaine et des éventuels sites internet
Les informations d'identification relatives au dirigeant principal, aux administrateurs et aux commissaires aux comptes, le cas échéant

Toute décision ou tout changement qui a un impact sur ces éléments nécessite de modifier le Kbis de son entreprise pour que ce document reste le reflet exact de sa situation. Il peut s'agir par exemple :

Du déménagement de l'entreprise entraînant un changement d'adresse
D'une modification de l'activité
D'une transformation de la société en une autre forme sociale
D'une augmentation ou d'une réduction de capital
D'un changement de raison sociale ou de dénomination commerciale, qui peut également avoir un impact sur l'intitulé du compte bancaire

Le dirigeant de la société dispose alors d'un délai d'un mois pour procéder au changement auprès du greffe du Tribunal de commerce en vertu de l'article R.123-45 du Code de commerce.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Les étapes pour modifier le Kbis

La modification du Kbis se déroule en plusieurs étapes clés :

Étape n° 1 : Décision de modifier le Kbis

Toute modification de Kbis débute par une décision. Une fois la décision prise unilatéralement ou via la collectivité des associés, un procès-verbal (PV) d'assemblée générale ou de décision de l'associé unique doit être rédigé pour changer les informations du Kbis de l'entreprise.

Pour qu’une décision soit adoptée, il faut qu’elle soit acceptée par l’organe compétent. Il s’agit, en général, de la collectivité des associés. Mais ce n’est pas toujours le cas. Les conditions de majorité et de vote dépendent également de la forme juridique de la société. Parfois, la Loi les prévoit avec - ou non - la possibilité d’y déroger en retenant une majorité plus ou moins importante.

Lire aussi: Kbis et adresse personnelle

Toutes les décisions qui entraînent une modification de l’extrait Kbis doivent respecter un certain formalisme. Tout d’abord, il est nécessaire de matérialiser la décision dans un écrit. Il conviendra, le cas échéant, de procéder à la modification des statuts. Pour procéder ainsi, il faut respecter scrupuleusement le procès-verbal et remplacer l’ancienne mention par la nouvelle.

Étape n° 2 : Publication dans un Journal d'annonces légales (JAL)

Pour être possible, le changement dans une information figurant sur un Kbis doit être rendu public. À cet effet, le dirigeant de l'entreprise doit faire publier la modification envisagée dans un Journal d'annonces légales, ou JAL. Cette annonce légale de modification est impérative pour que la demande de modification du Kbis de l'entreprise soit acceptée par le greffe.

La parution est à réaliser auprès d'un JAL compétent, en fonction du département où se situe le siège social de l'entreprise. Notez que si la modification du Kbis concerne le transfert du siège social de l'entreprise dans un autre département, la publication devra être effectuée à la fois dans le département d'origine et dans le département d'arrivée.

Une fois la parution réalisée, le Journal d'annonces légales fournit à l'entreprise une attestation de parution de l'annonce légale de modification du Kbis, qui est à joindre au dossier transmis au greffe du Tribunal de commerce.

En cas d'absence de publicité d'un changement dans les statuts de l'entreprise, une action en régularisation est possible. Toute personne intéressée peut exercer une telle action dans les 3 ans suivant la modification statutaire.

Étape n° 3 : Dépôt de la demande de modification de Kbis

Depuis le 1er janvier 2024, les démarches qui concernent un changement d'information sur un Kbis peuvent être réalisées en ligne, par l'intermédiaire du téléservice des greffes des Tribunaux de commerce. En effet, Elisabeth Borne, alors Première ministre, a publié un arrêté en date du 26 décembre 2023 en application de l'article R. 123-15 du Code de commerce pour changer la marche à suivre.

Le service permettant de modifier son Kbis en ligne est accessible depuis le guichet unique de l'Inpi. En plus de permettre de modifier le Kbis, l'Inpi est l'interlocuteur privilégié des créateurs d'entreprise.

La procédure s’achève avec le dépôt d’une demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Documents à fournir pour modifier le Kbis

Mettre à jour les informations sur un Kbis impose de fournir un certain nombre de documents au greffe du Tribunal de commerce :

Un exemplaire du PV d'assemblée générale extraordinaire ou de décision unilatérale de l'associé unique certifié conforme à l'origine par le représentant légal de l'entreprise.
Un exemplaire des statuts mis à jour et également certifié conforme, lorsque la modification concerne une disposition statutaire.
Un pouvoir du représentant légal lorsque celui-ci confie l'accomplissement du changement de Kbis à un tiers mandataire.
Une copie de l'attestation de parution de l'avis de modification dans un Journal d'annonces légales compétent.
Le diplôme, l'agrément ou l'autorisation d'exercice en cas d'activité réglementée.
La copie d'une pièce d'identité du nouveau dirigeant dans l'hypothèse d'un changement de direction.

Coût de la modification du Kbis

En principe, la mise à jour du Kbis en ligne de sa société est gratuite. En revanche, la modification de certains registres ou le dépôt de certains actes peuvent être payants. Par exemple, la signature du représentant légal de l'entreprise de la société effectuée par un code transmis par SMS (signature RGS1*) est facturée 2,80 €. La publication au Bodacc, quant à elle, est facturée 116 €.

En 2025, modifier l'activité sur un Kbis entraîne des frais de greffe de 188,81 € TTC pour une société (SARL, SAS, etc.) et de 91,57 € TTC pour une entreprise individuelle. La publication obligatoire d'une annonce légale coûte 135 € HT. Si vous sollicitez un professionnel ou une plateforme en ligne, des honoraires supplémentaires, généralement autour de 150 € HT, sont à prévoir.

Pour modifier l’extrait Kbis d’une société, il faut généralement suivre les mêmes étapes, quelle que soit le statut de l’entreprise (EURL/SARL, SASU/SAS, SA, SNC…). Les formalités juridiques et légales à accomplir sont, en effet, généralement identiques pour toutes les formes juridiques : modification des statuts, publication d’une annonce légale, remplissage d’un formulaire et dépôt d’un dossier au greffe.

Guichet unique des formalités des entreprises

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises :

Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France

Toutes les formalités suivantes doivent être réalisées sur le site du guichet des formalités des entreprises :

Création de l'entreprise : immatriculation, déclaration de début d'activité ou déclaration des bénéficiaires effectifs
Modifications : changement d'activité, d'adresse, de nom, du nombre d'associés, de la forme juridique, des statuts, modification des bénéficiaires effectifs, etc.
Cessation d'activité et de radiation d'entreprises

Le dépôt des comptes annuels des sociétés peut également être effectué sur le guichet des formalités. Le dépôt en format papier peut être déposé en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société.

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les démarches en ligne sur le guichet des formalités. Il peut demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation. Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat.

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard.

L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel. En raison de l'ouverture récente du guichet, les délais de traitement des formalités peuvent être rallongés.

Modification du dirigeant

Le changement du dirigeant d’une société commerciale occasionne des travaux juridiques plus ou moins importants. L’importance du formalisme va dépendre du mode de nomination du dirigeant. S’il a été désigné dans les statuts, le changement va nécessiter une modification de ces derniers. Dans le cas contraire, l’établissement d’un simple procès-verbal suffit.

Un changement de dirigeant peut avoir différentes causes. Les décisions doivent être retranscrites sur un document écrit appelé un procès-verbal. Pour les sociétés à plusieurs associés, il s’agit d’un procès-verbal d’assemblée générale ordinaire.

Dès l’instant où les associés actent le remplacement du dirigeant partant, ils doivent en informer les tiers. Cette obligation se matérialise par la rédaction et la diffusion d’une annonce légale. La publication d’une annonce légale de changement de dirigeant ne peut s’effectuer que dans un journal détenant une habilitation spéciale.

Enfin, la société doit demander au greffe du tribunal de commerce qu’il procède à la modification des informations figurant sur son extrait Kbis. Pour cela, elle à l’obligation de déposer une « demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés ».

Erreurs sur le Kbis

Si l’erreur résulte d’une information incorrecte fournie par l’entreprise lors de son immatriculation ou d’une modification statutaire, vous devez déposer une demande de rectification. Si l’erreur est due au greffe du tribunal de commerce, la rectification est gratuite. Une fois la demande envoyée, la correction est généralement traitée sous quelques jours.

Délai de mise à jour

Il est recommandé de mettre à jour un extrait Kbis dans le mois suivant une modification (changement de siège, dirigeant, dénomination…). La demande se fait auprès du greffe du tribunal de commerce, et le traitement peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines selon la complexité des modifications.

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