Comment effectuer un changement d'adresse Kbis en ligne ?

L'extrait Kbis est considéré comme la carte d’identité d’une entreprise. Il mentionne notamment l’adresse de cette dernière ainsi que celle de ses dirigeants. Par conséquent, lorsqu’une entreprise change d'adresse, une mise à jour du Kbis s’impose.

Le guichet unique des formalités des entreprises permettra prochainement de réaliser en ligne votre formalité relative à un rapport de radiation d’office d’une société ou à une association immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés). En attendant, il est important de connaître les démarches actuelles.

K Bis et changement de d'adresse du chef d'entreprise

1. Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ?

Chaque entreprise dispose d’un siège social qui correspond à son adresse juridique. Mentionnée sur tous les documents officiels, cette adresse est déterminante pour l’entreprise puisqu’elle définit sa nationalité et la loi qui lui est applicable, notamment en matière de fiscalité.

C’est également le siège social qui permet de désigner le tribunal territorialement compétent auquel la société va être rattachée. Cette adresse peut être identique ou non à celle du lieu d’exploitation de l’entreprise. De même, elle peut être installée à l’adresse personnelle du dirigeant de la société comme dans un local commercial ou une pépinière d’entreprise. Il peut également s’agir d’une simple boîte aux lettres louée à une société de domiciliation.

Si l’adresse du siège social est fixée par les statuts rédigés lors de la création de la société, elle peut tout de même être modifiée à tout moment. Le transfert de siège social peut être effectué au sein du même ressort territorial du tribunal de commerce comme dans un ressort différent, et même dans un pays étranger. Comme toutes les modifications statutaires, le changement d’adresse d’une entreprise impose la mise à jour de l’extrait Kbis. Mais avant de pouvoir réaliser cette démarche, il convient d’abord de respecter certaines formalités.

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2. Quelles sont les formalités préalables au changement d’adresse Kbis ?

Avant de pouvoir effectuer un changement d’adresse sur l’extrait Kbis, le chef d’entreprise doit se conformer à certaines démarches préalables.

a) La prise de décision concernant le transfert de siège social

Le transfert de siège social d’une entreprise est une décision importante puisqu’elle implique une évolution statutaire de la société. C’est pourquoi elle doit être ratifiée préalablement par le ou les organes compétents de l’entreprise, ainsi que par l’ensemble des associés. Généralement, il convient de convoquer une assemblée générale extraordinaire, à l’issue de laquelle la décision prise est notifiée par un procès-verbal. Lorsque cette décision est en faveur du transfert de siège social, la société peut alors procéder à son changement d’adresse.

b) La publication du changement d’adresse

À partir de la date à laquelle la décision du transfert de siège social a été notifiée, le gérant dispose d’un mois pour publier un avis de changement d’adresse dans un journal d’annonce légale. Cet avis doit comporter à la fois l’ancienne et la nouvelle adresse de la société, et doit être publié dans deux journaux différents lorsque le ressort du tribunal de commerce n’est plus le même : un avis dans le journal d’annonce légale de l’ancienne adresse, et un avis dans le journal de l’ancienne adresse.

3. Kbis et changement d’adresse : comment effectuer la modification ?

Une fois la décision de transfert de siège social ratifiée et publiée dans un journal d’annonce légale, le gérant de l’entreprise peut procéder à la mise à jour de son extrait Kbis. La déclaration de changement d’adresse peut être déposée au Centre de Formalité des Entreprises (CFE) ou auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social. Cette déclaration s’effectue soit par courrier, soit par voie dématérialisée sur Internet. Elle consiste en un dépôt de dossier qui doit comporter :

La notification de la décision de transfert de siège social certifiée conforme par le gérant légal
Un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme à l’original
Un justificatif permettant d’attester de l’adresse du nouveau siège social, comme une facture d’électricité ou un contrat de location
L’avis de parution du changement d’adresse dans un journal d’annonce légale
Le formulaire Cerfa n° 11682*07 (M2) dûment rempli et signé pour les personnes morales, et le formulaire Cerfa n° 11678*06 pour les personnes physiques
Un mandat de délégation de pouvoir lorsque le représentant légal n’effectue pas lui-même la démarche

Une fois le dossier complet remis aux autorités compétentes, le greffe du tribunal de commerce se charge d’effectuer le changement d’adresse sur l’extrait Kbis. Le dirigeant de l’entreprise pourra alors se procurer un Kbis à jour pour pouvoir mener à bien certaines démarches administratives et transactions commerciales.

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Pour les EURL ou SARL, lorsque le gérant déménage et change d’adresse personnelle, la société doit déposer une demande de modification auprès du registre du commerce et des sociétés. La procédure aboutit à la délivrance d’un nouvel extrait Kbis. Elle est toutefois moins contraignante qu’en cas de modification des statuts, sauf si le siège social est fixé au domicile du dirigeant.

L’adresse du gérant d’une EURL/SARL est une information importante. Elle figure sur l’extrait Kbis de la société, dans la rubrique « Gestion, direction, administration, contrôle, associés ou membres ». On y retrouve également son nom, ses prénoms, sa nationalité, sa date de naissance et son lieu de naissance. Toute personne intéressée peut commander l’extrait Kbis d’une société. Il est donc possible de savoir précisément où habite le gérant d’une EURL ou d’une création de SARL en ligne. C’est notamment pour cette raison que tout changement doit être signalé au greffe du tribunal de commerce.

L’objectif est toujours le même : mettre à jour les informations contenues dans le registre du commerce et des sociétés (RCS).

4. Qu’en est-il pour les changements d’adresse personnelle ?

L’adresse personnelle du ou des responsables légaux d’une entreprise fait partie des informations portées au registre du commerce et des sociétés. En conséquent, lorsque que l’un des dirigeants change d’adresse à titre personnel, il est tenu d’effectuer une inscription modificative auprès du greffe compétant afin de procéder à la mise à jour de l’extrait Kbis.

Cependant, on distingue deux cas de figure concernant les changements d’adresse personnelle sur le Kbis.

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a) Le siège social est identique à l’adresse personnelle

Lorsque le représentant légal d’une entreprise change d’adresse personnelle et que le siège social de son entreprise est domicilié à cette même adresse, il lui appartient de procéder à l’ensemble des démarches décrites ci-dessus, à savoir :

Faire ratifier la décision de transfert de siège social par l’ensemble des organes compétents et des associés si nécessaires.
Publier un avis de changement d’adresse dans un journal d’annonce légale.
Effectuer une déclaration de transfert de siège social auprès du CFE ou du tribunal de commerce compétant.

Lorsque la société a recours à cette solution et que l’intéressé déménage, elle doit transférer son siège social en même temps. La procédure à suivre dépend de la forme juridique de la société.

b) Le siège social est différent de l’adresse personnelle

En revanche, les démarches liées au changement d’adresse personnelle sont bien plus simples lors le siège social est domicilié à une adresse différente. Lorsque le siège social de la société est fixé chez son dirigeant, la modification de l’adresse personnelle du gérant n’est pas suffisante. Il est impératif d’engager une modification statutaire et de transférer le siège social de la société.

Lorsque le gérant change d’adresse personnelle et que la société est domiciliée à son domicile, il doit en avertir les associés et convoquer une Assemblée générale extraordinaire pour voter le transfert de siège social.

Le changement d’adresse personnelle sur le Kbis nécessite une modification auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS).

La procédure à suivre pour procéder au changement d’adresse personnelle du gérant sur le Kbis de l’EURL ou de la SARL est très simple. Elle ne génère pas le même formalisme juridique que les modifications de statuts. Dans ce cas de figure, il n’est pas nécessaire de rédiger un procès-verbal, de publier une annonce légale, de rectifier les statuts de la société, etc.

Il convient simplement de remplir une « déclaration relative aux gérants et autres personnes liées à la société ». Cette dernière est plus connue sous l’appellation « Formulaire M3 SARL-SELARL« . Elle correspond au cerfa n° 14580. Le formulaire compte quatre pages. Toutefois, seules les deux premières doivent être complétées. Leur contenu se reporte automatiquement sur les deux pages suivantes.

Une fois le formulaire rempli, il suffit de l’envoyer au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise, accompagné d’un règlement par chèque.

Voici un tableau récapitulatif des formulaires Cerfa à utiliser selon la situation :

Type de modification	Formulaire Cerfa
Transfert de siège social (personne morale)	Cerfa n° 11682*07 (M2)
Transfert de siège social (personne physique)	Cerfa n° 11678*06
Déclaration relative aux gérants (SARL, EURL)	Cerfa n° 14580 (M3)

En résumé, le changement d'adresse sur un Kbis, qu'il s'agisse du siège social ou de l'adresse personnelle du dirigeant, nécessite de suivre une procédure rigoureuse. La nature de cette procédure varie en fonction de la situation de l'entreprise et du type de modification à effectuer.

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