Traitement comptable des charges et utilisation des comptes de la classe 3 dans une SCI

La comptabilité d'une société civile immobilière (SCI) obéit aux mêmes principes généraux que celle des autres sociétés, mais présente des spécificités liées à la nature locative de son activité : loyers, avances sur charges, refacturation, fonds de travaux, frais de constitution, charges financières et traitements des abandons de loyers. Cette synthèse détaille, à partir de formulations existantes, les règles et comptes à utiliser pour enregistrer correctement les principales charges et opérations relatives aux comptes de la classe 3 (comptes clients, fournisseurs, tiers et immobilisations financières) et aux comptes de charges/droits associés.

Frais de constitution : charge ou immobilisation ?

Les frais de constitution sont des frais engagés à l'occasion de la création de la société. Ceux-ci sont généralement avancés par les associés, la société n'étant pas encore constituée. Les frais de constitution peuvent, au choix de l'entrepreneur, être passés directement en charges ou comptabilisés dans les immobilisations. Le Plan comptable général privilégie l'inscription des frais de constitution dans les comptes de charges correspondant aux dépenses effectuées. L'inscription des frais de constitution dans les immobilisations, c'est-à-dire à l'actif du bilan, a pour but de ne pas trop alourdir le résultat annuel de la première année. L'immobilisation des frais de constitution peut être pénalisante pour l'entreprise car ils ne sont déductibles qu'au fur et à mesure des amortissements.

Si plusieurs associés participent aux frais, il faut créer un compte 455 par associé (pour 2 associés, un compte 45501 et 45502, par exemple). Ces comptes de tiers (classe 4) servent à enregistrer les avances faites par les associés avant l'immatriculation et seront soldés lors du remboursement ou de l'apport en capital.

Loyers, avances sur charges et refacturation dans une SCI de location

L'activité de location est l'activité principale d'une SCI dite de location. Les loyers sont donc des prestations de services. La société civile immobilière qui met un ou plusieurs logements à la disposition de ses locataires peut percevoir non seulement des loyers mais également des avances sur charges (ou provisions sur charges). Ces charges locatives peuvent être gérées par le syndic de copropriété ou par la SCI elle-même qui refacturera alors directement l'eau, l'électricité etc. à son locataire.

Les loyers déjà facturés sont comptabilisés normalement dans le compte 706 habituel. En cas d'abandon de loyer avec un avoir séparé, le bailleur utilisera un compte 7096 Rabais, remises, ristournes sur loyers. L'abandon de loyers futurs n'est pas comptabilisé en avance, il est comptabilisé au fur et à mesure de la facturation. En l'absence d'avoir séparé (remise sur la facture de loyer), le compte 706 habituel est diminué du loyer abandonné. En comptabilité de trésorerie, seuls encaissements du loyer sont comptabilisés.

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Les charges locatives peuvent être considérées comme des acomptes jusqu'à la réception du décompte définitif de charges, une fois par an, un calcul qui peut nécessiter l'intervention d'un expert-comptable. A réception de ce décompte par le locataire, il aura une créance (trop payé) ou une dette envers son bailleur. La SCI en comptabilité d'engagement le fera par le début d'un compte client au nom du locataire. La SCI en comptabilité de trésorerie attendra le règlement des sommes correspondantes pour augmenter ses recettes.

Exemples d'écritures - loyers et avances sur charges

Exemple : Une SCI loue un appartement pour la somme de 1 500€ par mois. Les avances sur charges sont fixées à 500€.

Charges de copropriété, fonds de travaux et rôle du syndic

Les charges locatives sont comptabilisées selon leur nature et ventilées selon qu'elles sont récupérables ou non auprès du locataire. Certaines charges de copropriété peuvent rester à la charge du propriétaire. Utiliser deux comptes 614 permettra de distinguer les charges locatives récupérables auprès du locataire et les charges de copropriété. Les autres charges seront ventilées par nature. Les travaux pourront figurer dans un compte 615 ventilé selon que les travaux sont ou non, déductibles des revenus fonciers. Les factures d'eau, d'électricité adressées directement à la SCI pourront figurer en compte 606. L'assurance et les différentes taxes seront comptabilisées dans les comptes dédiés (616 et 63).

Le syndic de copropriété est un fournisseur pour la SCI. Les appels de charges sont comptabilisés en compte 409 Fournisseurs - Avances et acomptes. Le décompte annuel permet de solder les acomptes et de ventiler les différentes charges liées à la gestion d'un immeuble. On obtient ainsi dans la plupart des cas : compte 6141 Charges locatives, 6142 Charges de copropriété (non récupérables), 616 Assurances, 615 Travaux, 635 Taxes ordures ménagères, 635 Taxes foncières, 4091 Acomptes versés au Syndic de copropriété, 401 Solde restant à verser au syndic de copropriété, 467 Ce compte est utilisable pour les cotisations au fonds de travaux.

Comptabiliser la refacturation des charges au locataire : Une fois par an au minimum, la société civile immobilière reçoit un décompte de son syndic de copropriété ou s'occupe elle-même de faire le décompte des charges à son locataire, particulier ou entreprise. Ce décompte annuel est obligatoire et permet de comptabiliser les charges locatives parmi les produits. Soit la SCI considère que c'est une prestation de services complémentaires (compte 7062 par exemple) soit elle considère ces refacturations de charges comme des transferts de charges.

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Exemple - décompte annuel du syndic

Fonds de travaux (loi Alur) : traitement comptable

Les sommes perçues par les syndicats de copropriétaires au titre des fonds de travaux (loi Alur) ne sont jamais directement comptabilisées en produits. Dans le plan comptable applicable aux copropriétés, ce sont des avances qui figurent dans le compte 105 Fonds de travaux, une subdivision du compte 10 Provisions, avances, subventions et emprunts, au libellé très différent de celui qui est proposé par le plan comptable général. A titre d'information, le montant du fonds de travaux ne peut être inférieur à 5% du budget annuel alloué à la copropriété voté en assemblée générale. Il est calculé en fonction des tantièmes des charges communes.

De la même manière, chez le copropriétaire ou dans la SCI de location, ces sommes ne sont pas des charges déductibles des revenus fonciers qui apparaissent sur la déclaration fiscale 2072 (ou des BIC pour les loueurs en meublé par exemple). Les travaux n'ont en effet pas été réalisés à ce stade. Ces fonds de travaux deviendront des charges déductibles pour les bailleurs (sous réserve qu'ils correspondent à des travaux déductibles) et un produit pour le syndic au moment de la réalisation des travaux. Le syndic de copropriété les comptabilise alors dans un compte 705 Affectation du fonds de travaux et le propriétaire en compte 615. En attendant cette affectation définitive, la SCI peut utiliser un compte 467 Débiteurs et créditeurs divers qui devient le miroir du compte 105 du syndic.

Charges financières : nature et enregistrement

Par définition, les charges financières recouvrent les modes de financement adoptés par une entreprise afin de développer les besoins de son activité. Connaître avec précision le coût de ses financements. Il convient, en effet, de relever que tout financement entraîne des dépenses directes (comme des intérêts) et parfois des coûts indirects (comme c’est le cas avec des pertes de change). Identifier les modalités de financement les plus avantageuses. Préparer les comptes annuels.

Quelles sont les charges financières ? Les charges d’intérêt désignent les dettes et les emprunts financiers de l’entreprise. Ce compte rassemble ainsi les crédits fournisseurs, les obligations, les prêts bancaires, les agios, les intérêts de retard ou toute autre dette qui génère des intérêts à payer. Les intérêts des emprunts et dettes. Les intérêts des comptes courants et des dépôts créditeurs. Lorsqu’un associé effectue un apport à l’entreprise autre qu’un apport en capital, la structure peut lui verser des intérêts selon un taux établi conjointement. Ces intérêts peuvent être déduits, s’ils respectent le seuil (régulièrement actualisé) fixé par l’administration fiscale. Ils sont aussi soumis à cotisations sociales, et parfois assujettis à l'impôt sur le revenu. Les intérêts bancaires et intérêts sur opération de financement. Ce compte rassemble les intérêts débiteurs (ou agios bancaires), qui interviennent lorsque l’entreprise est en découvert, et les intérêts d’escompte. Les intérêts des autres dettes. Ce compte regroupe notamment les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement et les pénalités de paiement tardif. Ce compte regroupe les réductions financières accordées aux clients, afin de les aider à régler en anticipé les montants dus.

Transferts de charges, remboursements et nouvelles dispositions ANC

Le règlement ANC n° 2022-06 supprime la technique du transfert de charges pour faciliter l’analyse des états financiers. Différentes situations sont explicitées par l’ANC afin de pallier la suppression de cette technique. Les remboursements reçus directement en compensation de charges de personnel seront enregistrés au crédit du compte 649 « Remboursements de charges de personnel », lorsque le règlement ANC n° 2022-06 sera applicable. Les transferts de charges relatifs à des charges externes qui sont actuellement comptabilisés en 79 sont déjà pris en compte dans le résultat courant.

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Dans certains cas, il est prévu d'incorporer une contrepartie en diminution du compte de charge initialement utilisé ou d'enregistrer cette contrepartie en compte 669, la terminaison 9 permettant d’identifier les opérations de sens contraire. Ce compte est à créer et son paramétrage doit être vérifié : en effet, ce compte doit venir en diminution du poste « Intérêts et charges assimilées dans le compte de résultat » pour être conforme à l’esprit du texte de l’ANC. Pour les coûts d’emprunt rattachés à des actifs nécessitant une longue période de préparation, les coûts d’emprunt d’un actif permettant de le préparer ou de le construire peuvent, sur option, faire l’objet d’une incorporation dans le coût d’acquisition ou de production.

Abandons de loyers : traitement spécifique pour la SCI

La problématique des abandons de loyers est apparue dans le cadre de la crise sanitaire. Dans le cadre de la SCI, l'abandon de loyer n'est plus une libéralité à réintégrer dans les revenus fonciers sauf graves difficultés du locataire. Ces abandons de loyers ne sont pas imposés. Pour bénéficier de ces mesures dérogatoires, l'abandon de loyer doit être consenti à une entreprise entre le 15 avril 2020 et le 30 juin 2021. Il ne doit pas exister de lien de dépendance entre le bailleur et le locataire. C'est le cas lorsque l'un des deux détient directement ou par personne interposée plus de la moitié du capital social.

Par ailleurs, il est possible d'obtenir un crédit d'impôt égal à 50% de la somme totale des abandons au titre du mois de novembre 2020. Ce dispositif concerne aussi bien les bailleurs particuliers que les entreprises, à la condition que ces dernières comptent moins de 250 salariés. Dans le cas où il y aurait plus de 250 salariés, l'abandon pris en compte est plafonné aux deux tiers du loyer qui aurait dû être versé au titre du mois de novembre 2020.

Remplacements, grosses révisions et traitement des composants

Maintenir un élément de l'actif en état tel que son utilisation puisse être poursuivie jusqu'à la fin de la période d'amortissement restant à courir implique que, lors des remplacements, la valeur nette comptable (VNC) du composant est comptabilisée en charge. Lorsque le composant de remplacement est comptabilisé à l'actif, un plan d'amortissement spécifique est établi sur la durée d'utilisation prévue du composant. Les composants dits de « première catégorie » sont traités de manière distincte et, lorsqu'un composant est intégralement remplacé, il faut analyser les avantages économiques futurs à la date du remplacement du moteur ou de l'élément remplacé.

Le remplacement peut donner lieu soit à la comptabilisation d’une immobilisation distincte, soit à l'enregistrement en charge de la sortie de la VNC de l’élément remplacé. Une méthode rationnelle et cohérente permet d'établir la valeur brute de l'élément remplacé lorsque le prix d’origine ne peut être déterminé avec précision.

Obligations déclaratives et contributions sociales liées au chiffre d’affaires

Les entreprises ayant totalisé au cours d’une année civile un chiffre d’affaires hors taxes supérieur à 19 000 000 euros sont redevables de la contribution sociale de solidarité des sociétés (C3S). Les bases à retenir pour apprécier ce seuil sont celles figurant sur les déclarations de TVA. Le fait générateur de cette contribution est constitué par l’existence de l’entreprise au 1er janvier de l’exercice au titre de laquelle la contribution est due. Si l’entreprise dépasse le seuil de 19 000 000 euros au titre d’une année civile, elle sera redevable de la C3S au 15 mai N+1 de cette contribution. Son montant est fixé à 0,16 % et elle doit obligatoirement faire l’objet d’une télédéclaration ainsi que d’un télérèglement.

Le principe comptable de rattachement des charges aux produits induit que les sociétés doivent comptabiliser une charge à payer à la clôture de l’exercice comptable, cette contribution frappant le chiffre d’affaires réalisé pendant l’exercice. Le lecteur notera qu’il est nécessaire d’utiliser le compte 4386 « Organismes sociaux - charges à payer » (et non le compte 4486 « État - charges à payer ») puisque la C3S est versé au profit du Régime Social des Indépendants (RSI). Fiscalement, la C3S constitue une charge déductible des résultats de l’exercice en cours au premier jour de l’année civile au titre de laquelle elle est effectivement due. Ce principe a pour conséquence des retraitements extra-comptables. Fiscalement, ces entreprises doivent réintégrer dans leur liasse fiscale (sur l’imprimé n° 2058-A ligne WI) la totalité de la charge à payer comptabilisée.

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