Le Rôle et les Missions du Chef de Projet RH SIRH en PME

Avec la transformation digitale, les Ressources Humaines peuvent désormais gérer numériquement leurs missions. Le SIRH devient alors accessible à tous et évolue en permanence selon les besoins de l’entreprise et l’apparition de nouvelles technologies ou d’outils digitaux.

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Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Depuis les années 90, les nouveaux outils informatiques ont fortement modifié l’organisation des RH. Notamment, des progiciels permettant de gérer d’une manière différente l’information sur le personnel ont vu le jour. Les employeurs sont passés d’une gestion essentiellement quantitative à qualitative des informations détenues (en étendant notamment leur utilisation à la gestion des compétences, l’évolution des carrières et la formation du personnel salarié).

L’ensemble des nouveaux outils pour digitaliser et rendre exploitables les informations dont disposent les RH conforment ce qu’on appelle désormais le SIRH (ou Système d’Information des Ressources Humaines). Ce système d’information était au début une activité ancillaire de la fonction RH. Les services RH s'appropriaient simplement des connaissances et compétences techniques leur permettant de simplifier leurs tâches.

Cependant, les outils SIRH sont devenus de plus en plus complexes, complets et novateurs dans leur solutions pour l’organisation et l’exploitation des informations. La mise en place d’un responsable dédié à la conception et de l'administration du SIRH est donc devenu un besoin pour assurer la transformation numérique de l’entreprise.

Le Rôle du Chef de Projet RH

Un Chef de projet RH a un rôle important dans une entreprise, en tant que responsable de la politique sociale de l’entreprise. La transformation des organisations requiert une expertise pointue en ressources humaines. Le Chef de projet RH connaît parfaitement son entreprise et doit être polyvalent pour mener à bien l’ensemble de ses missions.

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Il doit parfaitement maîtriser la conduite de projet et l’animation d’équipe, ce qui le conduit à avoir une certaine aisance relationnelle et un bon esprit d’analyse et de synthèse.

Le responsable SIRH également appelé chef de projet SIRH ou encore gestionnaire SIRH intervient en deux temps. En amont, il doit analyser les besoins technologiques du service RH d’une entreprise donnée. En aval, sa mission consiste à proposer des outils informatiques adaptés, tels qu'un logiciel de gestion du personnel, pour répondre à ces besoins de gestion du personnel.

Dans un premier temps, le responsable SIRH étudie et évalue les défis des ressources humaines, axés sur des tâches comme le recrutement, la formation, l'évaluation des employés et le soutien à leur développement professionnel. Puis, il identifie les outils informatiques existants pour simplifier ces tâches, et notamment automatisant la gestion des congés et des absences, la saisie des notes de frais, la collecte d'informations pour calculer les éléments variables de la paie, etc.

Ces outils vont lui permettre de construire un système d'information complet sur les ressources humaines et rendre exploitables de manière efficiente les informations dont dispose le service pour remplir ses missions.

La mission du responsable SIRH est de planifier et de mettre en œuvre un système d'information qui répond à la fois :

aux questions stratégiques et de gestion de l’employeur ;
aux problèmes professionnels quotidiens des employés.

L’efficacité du SIRH dépendra non seulement de la qualité technique du système, mais également de l'expérience utilisateur du service RH, comme celle du reste des employés.

Pour information, les SIRH comprennent généralement les modules tels que :

le recrutement ;
la gestion du temps de travail ;
l’administration du personnel et leur rémunération ;
la formation ;
la gestion de l’emploi et des compétences ;
le reporting RH.

⚠️ Attention : toutes ces fonctions ne sont pas nécessairement informatisées ni informatisables au même degré.

Missions du Chef de Projet SIRH

Afin que le SIRH réponde bien aux attentes des utilisateurs, le responsable SIRH doit identifier et analyser les besoins du service RH en matière d’outils informatiques. En effet, il formalise les demandes de la direction des Ressources Humaines.

Il est amené à prioriser les projets en fonction des urgences et des décisions de la direction. Par exemple, paramétrer des outils RH comme la gestion de la paie est prioritaire au regard du développement d’une application de demande de congés.

En étroite collaboration avec la direction des Systèmes d’Information (DSI), il suit la gestion de projet et sa mise en œuvre. Il est aussi en charge d’informer le service des Ressources Humaines de l’avancée du projet à travers des réunions de cadrage organisées par le comité de pilotage.

Une fois l’outil développé, son rôle est de faire paramétrer le système mis en place. La mise en place d’un nouveau système d’information exige généralement la création de supports de formation permettant de mieux aider les utilisateurs à se familiariser avec la nouvelle application.

À travers des tableaux de bord, il va formaliser et centraliser toutes les demandes d’évolution, les défaillances techniques ou les corrections à effectuer suite au retour d’expérience des utilisateurs. Ensuite, il transmet ces tableaux de bord à la direction des systèmes d’information ou à l’éditeur lui-même.

Enfin, il a le devoir de rester à l’affût des innovations technologiques et de veiller au bon fonctionnement du Système d’Information RH. Il est l’interlocuteur principal de l’équipe RH et doit l’assister dès qu’une défaillance est détectée.

Le Chef de projet RH gère le recrutement et la mobilité du personnel. Il développe la politique de diversité. Le Chef de projet RH exerce dans les grands groupes et les PME. Il travaille aussi en cabinet de conseil.

Compétences Requises

Tout d’abord, en tant que chef de projet SIRH, il doit posséder des qualités en matière de gestion de projet avec un excellent esprit d’organisation. En dehors de la conduite du projet en elle-même, le chef de projet SIRH doit faire preuve de rigueur, de lucidité, d’esprit d’initiative et d’une bonne résistance au stress.

Au niveau des compétences techniques, la connaissance des outils informatiques est indispensable pour appréhender les enjeux et les délais d’un développement d’une application. D’ailleurs, pour être un chef de projet SIRH efficace et qualifié, il est essentiel d’avoir une vision complète des Ressources Humaines.

Il faut à la fois comprendre l’importance de la gestion des compétences pour une entreprise compétitive et être capable de créer des tableaux de bord détaillés et comparatifs pour favoriser un contrôle de gestion sociale juste et rigoureux.

Les compétences nécessaires à l’exercice de mission d’un responsable SIRH peuvent être regroupées en deux catégories :

qualitatives : connaissance de l’organisation et besoins du service des ressources humaines (droit du travail, contraintes réglementaires, etc.) ;
d’ordre technique : pratique et maîtrise des outils informatiques pertinents (logiciel de paie, e-recrutement, logiciel de gestion du personnel, programme de pointage et de suivi, etc.).

Le responsable du SIRH doit collaborer avec les responsables RH à évaluer les points à optimiser en priorité dans leur entreprise. Il doit pour cela maîtriser les responsabilités du service RH et les problématiques du quotidien de leur gestion.

Par exemple, le responsable SIRH devra suivre les changements réglementaires, en particulier ceux affectant la paie, pour anticiper leur mise en œuvre dans les outils RH.

Outre la maîtrise de ces questions, le responsable SIRH devra également traiter diverses questions techniques, en collaboration avec le département informatique de l'entreprise.

Pour cela, il doit avoir une connaissance fonctionnelle des bases de données existantes dans l'entreprise et comprendre les concepts d'intégration des outils informatiques les plus courants (API, partage de fichiers, calendriers de planification de tâches, etc.) afin de pouvoir communiquer efficacement avec l'équipe informatique.

Enfin, le responsable du SIRH doit s'assurer que les outils (existants comme futurs) sont acceptés et compris par les employés de l'entreprise (ergonomie, accompagnement de la mise en place de chaque nouvel outil, etc.).

Le responsable SIRH doit donc être doté de réelles compétences en gestion des ressources humaines, de compétences techniques et d’expérience en gestion de projets.

Où Travaille un Chef de Projet RH ?

Un Chef de projet RH est généralement salarié dans les grandes entreprises, où les besoins en recrutement en image de marque sont plus importants. Il peut cependant exercer également en PME ou en cabinet de recrutement.

Qui sera votre responsable SIRH ?

Le métier d’un responsable SIRH est à l’intersection du travail d’un planificateur relié à la direction des systèmes d’information (DSI) et d’un responsable chargé des ressources humaines (RH). Le poste de planificateur est généralement occupé en entreprise par un ingénieur ayant une solide formation en informatique.

La plupart des éléments des systèmes d'information classiques sont des outils de back-office, dédiés à des utilisateurs experts spécialement formés. Toutefois, la plupart des modules du SIRH sont destinés à tous les employés. Le SIRH de l'entreprise intégrera plutôt des outils commerciaux très spécifiques, parfois développés en interne. La complexité technique est donc moindre que d'autres systèmes.

Par conséquent, l'entreprise a plus de chances de trouver son futur responsable du SIRH dans son service des ressources humaines que dans son service informatique. Il n’existe donc pas de formation spécifique requise pour un responsable SIRH, quand bien même des modules spécifiques se développent dans des Masters de ressources humaines ou d'ingénieurs spécialisés, comprenant habituellement un stage SIRH en entreprise.

Pour les PME qui cherchent un responsable SIRH, le recrutement se fait généralement parmi le personnel des RH, qui intègre la technologie numérique dans des processus qu’il connaît déjà. Cependant, les TPE ne disposent pas nécessairement d’un service RH à proprement parler.

C’est pourquoi, il convient de noter qu’il n’est pas nécessaire de nommer un responsable SIRH parmi ses salariés. Une personne externe peut intervenir en tant que prestataire de services pour remplir cette fonction : on parle alors de consultant SIRH. Il s’agit généralement d’un consultant en ressources humaines qui offre du conseil SIRH adapté aux besoins de chaque entreprise cliente.

💡 Bon à savoir : pour un consultant SIRH, le salaire dépendra de la nature et l’envergure de son intervention (par exemple, la mise en place d’un logiciel concret ou l’amélioration d’un système désigné), contrairement à un responsable SIRH désigné en interne.

Quels sont les défis du responsable SIRH ?

La digitalisation des données RH en entreprise est un des objectifs principaux du responsable SIRH. Les données détenues et exploitées par le service des RH sont par nature extrêmement sensibles. Logiquement, le respect du cadre réglementaire sur la protection de données personnelles est un des défis majeurs du métier.

L’employeur doit veiller à nommer un responsable SIRH qui comprend l’équilibre entre les fonctionnalités d’un logiciel SIRH et le respect des données de ses collaborateurs.

💡 Bon à savoir : l’analyse d’impact en matière RGPD des différents logiciels de traitement doit figurer dans le cahier des charges SIRH, vu que l’employeur s'expose à des risques importants.

Faire appel à un chef de projet externe pour la mise en place d'un outil SIRH

Le principal avantage de faire appel à un chef de projet externe pour la mise en place d'un outil SIRH est leur expertise spécialisée. Un autre avantage est l'objectivité qu'un chef de projet externe peut apporter à la mise en place de l'outil SIRH.

Contrairement aux employés internes, un chef de projet externe n'a pas de parti-pris ou d'intérêt personnel dans le processus de mise en place. La gestion de projet est essentielle pour garantir une mise en place réussie de l'outil SIRH.

Un chef de projet externe possède des compétences éprouvées en gestion de projet, ce qui permet de garantir que le projet soit livré à temps et dans les limites du budget. Bien que l'embauche d'un chef de projet externe puisse sembler coûteuse à première vue, cela peut s'avérer être une solution rentable à long terme.

Les chefs de projet externes peuvent aider à réduire les coûts en évitant les erreurs coûteuses et en garantissant que le système est configuré correctement dès le début.

Le Consultant en SIRH

Avec la transformation digitale et l'importance croissante des systèmes d'information dans la gestion des ressources humaines, le métier de Consultant en SIRH (Systèmes d'Information de Gestion des Ressources Humaines) est devenu indispensable.

Le Consultant en SIRH est un expert des systèmes d'information appliqués à la gestion des ressources humaines. Travaillant souvent pour un cabinet de conseil ou en tant que consultant indépendant, il aide les entreprises à choisir, implémenter et optimiser des solutions SIRH telles que les ERP (Enterprise Resource Planning) et les CRM (Customer Relationship Management) spécialisés en RH.

Le Consultant SIRH réalise des audits pour comprendre les besoins spécifiques de l'entreprise en matière de systèmes d'information RH. Il est responsable de la mise en place des systèmes SIRH, de la phase de conception à l'implémentation. Le Consultant SIRH joue un rôle clé dans la gestion de projet et la conduite du changement.

Après l'implémentation, il assure le support opérationnel et l'optimisation continue des systèmes. Les Consultants SIRH travaillent avec des solutions ERP comme SAP SuccessFactors, Workday, Oracle HCM, ainsi que des CRM spécialisés et des progiciels RH. Des outils comme Microsoft Project, Trello, Asana, et Jira sont utilisés pour planifier, suivre et gérer les différentes étapes des projets SIRH.

Les technologies informatiques et les systèmes SIRH évoluent rapidement. Assurer la qualité des prestations tout en respectant les délais et les budgets est un défi majeur. Mesurer l'efficacité des interventions et justifier le ROI des projets SIRH est essentiel.

Pour devenir Consultant en SIRH, il est généralement nécessaire de posséder un diplôme de niveau Bac+5 en informatique, en gestion des systèmes d'information ou en gestion des ressources humaines. Une expérience significative dans des postes de responsabilité en gestion des systèmes d'information ou en RH est indispensable.

Le métier de Consultant en SIRH est essentiel pour optimiser la gestion des systèmes d'information RH des entreprises. En tant que pilier central des activités de consulting SIRH, le consultant joue un rôle crucial dans l’amélioration de la performance et l’optimisation des processus RH. Sa capacité à analyser les besoins, à proposer des solutions innovantes et à gérer des projets stratégiques est indispensable pour garantir le succès et la croissance des entreprises. Ce métier exige des compétences diversifiées et une grande capacité à gérer des responsabilités stratégiques.

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