Comment calculer les frais de déplacement en tant qu'auto-entrepreneur en France

Pour un auto-entrepreneur, les déplacements professionnels peuvent représenter une part importante des dépenses. Que ce soit pour rencontrer des clients, se rendre à des événements professionnels ou simplement travailler hors de son domicile, les frais liés aux déplacements sont inévitables. Pourtant, la gestion de ces frais, en particulier les frais kilométriques, peut vite devenir complexe et est surtout soumise à des règles spécifiques pour les auto-entrepreneurs qui pourraient être tentés de se rembourser en frais kilométriques.

La gestion des frais de déplacement en tant qu'auto-entrepreneur nécessite une approche structurée et professionnelle. Cet article vous guide à travers les règles, les astuces et les alternatives pour optimiser la gestion de vos frais de déplacement et assurer la rentabilité de votre activité.

Comprendre les règles de déduction des frais pour les auto-entrepreneurs

Au moment de la déclaration d’impôts, les entreprises sont nombreuses à déduire les frais kilométriques pour baisser leur base imposable. Pour les autoentrepreneurs, la déduction des frais obéit à des règles spécifiques dans le régime de la microentreprise. En tant qu'auto-entrepreneur, votre régime fiscal présente une particularité importante : vous bénéficiez d'un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie selon votre activité.

En 2025, les charges d’un auto-entrepreneur correspondent au montant des cotisations sociales dont le taux dépend de la nature de l’activité. Dans le régime de l’auto-entreprise, aucun frais professionnel n’est déductible du chiffre d’affaires, que ce soit pour les cotisations sociales ou pour le calcul de l’impôt.

L'impossibilité de déduire les frais kilométriques

Les frais kilométriques regroupent l'ensemble des coûts liés à l'utilisation d'un véhicule personnel dans le cadre de l'activité professionnelle. Cela inclut le carburant, l'entretien du véhicule, son amortissement, et les autres coûts associés. Or, contrairement aux entreprises traditionnelles, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas déduire directement leurs frais kilométriques de leurs impôts.

Il n’est pas possible de déduire les frais kilométriques en autoentrepreneur, contrairement aux autres types d’entreprises. Pour certaines activités, comme les personnes qui travaillent à domicile en tant que web développeur ou graphiste, ce n’est pas un problème. En autoentreprise, vous ne pouvez pas déduire vos frais au réel et les distinguer de vos bénéfices, contrairement aux autres entreprises.

En effet, l’administration fiscale ne permet pas à un auto-entrepreneur de déduire ses charges réelles. Les frais de déplacement ne sont pas des charges professionnelles déductibles pour un auto-entrepreneur. Il n’est pas possible de les inclure dans les frais de débours. Par conséquent, les frais kilométriques restent à la charge de l’auto-entrepreneur, sauf s’ils les incluent dans ses tarifs de manière forfaitaire.

On dit merci qui ? Pour exercer ton activité, te rendre sur ton lieu de travail ou rencontrer des clients, tu as souvent besoin d’utiliser ta voiture. En clair, l’État te dit : « On réduit tes impôts en comptant 10 % de ton salaire net pour tes déplacements. Par contre, cela s’applique aux salarié(e)s, pas aux personnes en micro-entreprise.

L'abattement forfaitaire : une compensation ?

L'abattement forfaitaire est un mécanisme fiscal spécifique au régime de la micro-entreprise, conçu pour simplifier la gestion comptable et fiscale des auto-entrepreneurs. Il consiste en une déduction automatique et proportionnelle appliquée sur le chiffre d'affaires réalisé, permettant de tenir compte des charges professionnelles sans avoir à les justifier individuellement.

Le taux de l’abattement forfaitaire est un pourcentage qui varie en fonction de la catégorie d’activité et représente les frais relatifs à l’exercice de ces activités. Les pourcentages de l'abattement forfaitaire sont les suivants :

71% pour les activités de vente de marchandises, de fournitures et de denrées à emporter ou à consommer sur place, ainsi que pour les prestations d'hébergement.
50% pour les prestations de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux.
34% pour les professions libérales relevant des bénéfices non commerciaux.

Tableau des taux d'abattement forfaitaire pour auto-entrepreneurs

Impact de l'abattement forfaitaire sur la rentabilité

L'abattement forfaitaire est un mécanisme fiscal spécifique au régime de la micro-entreprise. Il consiste en une déduction automatique et proportionnelle appliquée sur le chiffre d'affaires réalisé, permettant de tenir compte des charges professionnelles sans avoir à les justifier individuellement. Cependant, il peut avoir un impact sur la rentabilité.

Impossibilité de déduire les frais de déplacement au réel ou via l'indemnité kilométrique : contrairement aux entreprises soumises au régime réel d'imposition, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas déduire leurs dépenses professionnelles, y compris les frais de déplacement et les frais kilométriques.
Impact sur la rentabilité : pour les activités nécessitant des dépenses professionnelles élevées, comme de fréquents déplacements, l'abattement forfaitaire peut s'avérer insuffisant pour compenser les coûts réels engagés.

Pour cela, il est important de comparer périodiquement ses dépenses professionnelles réelles avec le montant couvert par l'abattement forfaitaire afin de déterminer si ce régime reste avantageux. En tenant compte de l'impossibilité de déduire les frais de déplacement, l'auto-entrepreneur doit ajuster ses tarifs pour assurer la rentabilité de son activité tout en restant attractif pour ses clients.

Solutions alternatives pour la gestion des frais de déplacement

Bien qu'il ne soit pas possible de déduire directement les frais de déplacement, il existe des alternatives pour les gérer efficacement.

Intégrer les frais dans la facturation

Lorsque vous vous déplacez pour un client, vous pouvez inclure ces frais dans votre facturation. Vous ne pouvez pas déclarer vos frais et les déduire en autoentreprise, mais vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire de l’impôt sur le revenu. Celui-ci représente un pourcentage de frais pour votre activité professionnelle.

Si les charges professionnelles réelles d'un auto-entrepreneur dépassent significativement le montant couvert par l'abattement forfaitaire, il peut être judicieux d'envisager de répercuter les frais sur la facturation.

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Un point important, c’est que tu ne pourras utiliser ceci qu’avec des clients et non pas avec des prospects. Tu te fais payer pour le déplacement alors que tu ne pouvais pas le déduire. Il faudra que ton client accepte de payer plus cher ta prestation.

Tu auras d’ailleurs 2 choix : soit tu ajoutes une ligne supplémentaire à ta facture pour faire apparaitre les frais, soit tu inclus les frais dans ta prestation globale. D’un côté tu seras transparent mais le client pourrait être tenté de négocier.

La somme que tu vas encaisser va augmenter ton chiffre d’affaires. Tu devras donc payer sur cette somme des cotisations sociales mais également de l’impôt.

Utiliser les frais de débours

Une alternative consiste à utiliser le système des frais de débours. Cette méthode permet de refacturer à l'identique les dépenses engagées pour le compte du client, comme les billets de train ou les frais d'hébergement.

Vous ne pouvez pas déduire vos frais kilométriques autoentrepreneur, mais il est possible de facturer des frais de débours. Les frais sont avancés par l’autoentrepreneur pour le compte d’un client (les frais doivent être nécessaires à la prestation). Ainsi, les dépenses sont avancées par l’autoentrepreneur, mais doivent être facturées au nom du client. Vous pouvez utiliser les frais de débours pour les déplacements en train, par exemple !

La dernière solution pour que tu puisses te faire rembourser tes frais de déplacement est que le client paye lui-même ton déplacement. Dans le cas où ton client choisi de payer ton déplacement, tu devras bien entendu le négocier avec lui. C’est alors à lui de réserver tous les éléments pour que tu puisses te déplacer : train, avion, taxi, hôtel, etc.

Dans le cas où tu choisis de faire l’avance des frais pour ton déplacement, il te faudra alors utiliser les frais de débours. Les frais de débours correspondent à tous les frais engagés pour le compte d’un client. Les factures doivent alors être au nom du client.

Tu dois obtenir un accord écrit de la part de ton client pour engager des frais à son nom. Le budget alloué doit alors être précisé.
Toute facture que tu vas obtenir doit être libellée au nom du client.
Demander le remboursement à la fin de ta prestation des frais de débours auprès de ton client.

C’est important, de se faire rembourser le montant exact, tu n’as pas le droit de réaliser une marge sur les frais de débours. En fait, tu peux y inclure tout ce qui est justifiable🧾. En ce qui concerne les frais kilométriques, tu ne pourras pas les utiliser puisqu’il n’y a pas de factures pour justifier la dépense auprès de la comptabilité.

L’avantage pour toi est que tu pourras déduire les frais de débours de ton chiffre d’affaires puisque tu auras simplement fait une avance. L’avantage pour ton client, c’est qu’il pourra récupérer la TVA puisque ce n’est pas toi qui lui facture les frais.

Autres astuces à considérer

Maintien d'un registre précis : Pour piloter au mieux ses frais de déplacement et mesurer si l'abattement forfaitaire est dépassé ou non, maintenir un registre précis de tous vos déplacements professionnels est crucial. Cela inclut la date, le lieu, la distance parcourue, et le motif du déplacement.
Outils de gestion des frais : Pour cela, l'utilisation d'un outil de gestion de frais de déplacement est indispensable.
Forfait déplacement : Pour éviter les calculs complexes, vous pouvez opter pour un forfait déplacement. Cette approche consiste à définir un tarif fixe selon des zones géographiques.

La refacturation à ses clients des frais de déplacement est-elle assujettie à TVA?

Conclusion

En conclusion, même si les auto-entrepreneurs ne peuvent pas en théorie déduire les charges et notamment les frais de déplacement, on voit bien qu’il est possible de déduire les frais professionnels grâce à des astuces. Même si ces solutions ne permettront pas de récupérer 100% des frais engagés, elles permettent de limiter la casse.

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