Comment comptabiliser un écart de règlement trop perçu en comptabilité

On parle d'écarts de règlement lorsque le paiement effectué ne correspond pas totalement aux sommes dues par l'entreprise. Ces écarts apparaissent généralement au moment du lettrage. Ils sont comptabilisés dans les comptes 658 et 758 selon leur sens, plus rarement dans des comptes de charges et produits exceptionnels.

Nature et origine de l'écart de règlement

La situation est relativement courante en pratique. C'est le cas par exemple lorsque l'enregistrement d'une facture se fait pour un certain montant et le règlement est effectué pour un montant différent. Un autre exemple : l'import des écritures de paies et de charges sociales fait remonter des écritures avec les centimes alors que les déclarations se font en euros. L'origine de l'écart : URSSAF, impôt, fournisseur, client n'a pas d'incidence sur le compte à utiliser.

Classification selon l'importance de l'écart

Écarts non significatifs - comptes 658 et 758

Les écarts de règlement de quelques euros tout au plus sont les écarts les plus courants. Ils se présentent au moment du lettrage des comptes et sont générés automatiquement par la plupart des logiciels de comptabilité. On utilise alors, en pratique, le compte 658 Charges diverses de gestion courante et le compte 758 Produits divers de gestion courante selon que la différence est un produit ou une charge. La contrepartie est le compte de tiers qui est lettré.

La solution sera identique pour un écart de règlement de TVA, client ou fournisseur, même si l'écart dépasse le seuil de 1€. La différence de règlement, lorsqu’elle est en faveur de l’entreprise, est dite positive. Exemple : une entreprise a émis une facture de 1.200,50 euros TTC à son client. Ce dernier lui-règle la somme de 1.201 euros. A l’inverse, lorsque les différences de règlement sont en la défaveur de l’entreprise, ils sont négatifs. Exemple : une entreprise a reçu une facture de son fournisseur pour 1.599,99 euros TTC. Elle lui règle la somme de 1.600,00 euros.

Écarts significatifs - charges et produits exceptionnels

Lorsque le montant de l'écart de règlement par rapport au montant de la facture est important, le premier réflexe à avoir est de rechercher l'origine de cet écart. S'agit-il d'une facture ou d'un avoir qui manque ? Est-ce une erreur de saisie ? Les raisons peuvent être nombreuses et variées. Dans la plupart des cas, il suffit de reprendre contact avec le tiers, client ou fournisseur concerné pour obtenir le complément de règlement, la facture ou l'avoir qui manque.

Mais si rien ne justifie cet écart ou qu'aucun recours n'est possible (cas de rupture des relations commerciales, disparition de l'entreprise concernée, paiement à l'aide d'un faux billet, etc.), on utilise les comptes de charges et produits exceptionnels. L'utilisation des comptes de produits et charges de gestion courante est plus rare.

Exemple pratique : faux billet

Une entreprise vend des marchandises à des particuliers pour un montant journalier de 1 000€. Une partie de ces marchandises est réglée en espèces et l'entreprise n'a pas de détecteur de faux billets. Au moment de la remise en banque, elle réalise qu'un billet de 50€ est faux. Jusqu'à fin 2024, l'écriture est la suivante : elle débite le compte 6718 Autres charges exceptionnelles sur opérations de gestion pour 50€ par le crédit du compte de caisse. De la même manière, une facture d'un fournisseur en liquidation judiciaire dont le règlement n'est pas réclamé, fait généralement l'objet d'une comptabilisation en produit exceptionnel. Elle est enregistrée dans le compte 771800 Autres produits exceptionnels sur opérations de gestion.

À partir de 2025, des comptes 658 et 758 devraient à notre avis être utilisés, d'où le schéma d'écriture suivant : 658 Écart de règlement lié à la remise d'un faux billet 50€.

Traitement comptable pratique d'un trop-perçu client

Il peut arriver qu’un client vous verse plus que le montant indiqué sur la facture : par erreur, par automatisme, ou parce qu’il ajoute une avance sans prévenir. On vous explique en détail ce que vous devez faire en fonction du souhait de votre client.

Option 1 - Rembourser le client

Si le client vous demande de le rembourser, vous devez suivre ces étapes : 1. Passer la facture de 50€ en Payé. 2. Ajouter les 20€ de trop perçu manuellement dans votre livre des recettes. Comme pour une facture, ajoutez des articles (vous pouvez créer un nouvel article Trop perçu). Le total de l'avoir doit être du montant du trop perçu, soit 20€. 4. Rembourser votre client (virement, chèque ...) et conserver la preuve de remboursement. 5. Passer votre avoir en Payé. Cela vous permet de régulariser votre comptabilité et vos cotisations sociales ne seront pas impactées puisque le chiffre d'affaires net déclaré reste bien de 50€.

2 minutes pour tout comprendre - Le trop-perçu

Option 2 - Déduire le trop-perçu d'une prochaine facture

Si le client prévoit de refaire appel à vous et souhaite que le trop perçu soit déduit de la prochaine facture, suivez ces étapes : 1. Passer la facture de 50€ en Payé 2. Ajouter les 20€ de trop perçu manuellement dans votre livre des recettes 3. Sur la prochaine facture, ajoutez une remise de 20€ en notant l'explication dans son intitulé. Exemple : Trop perçu facture 2025-017.

Comptabilisation pratique et comptes d'attente

Vous avez le choix entre deux possibilités : soit vous imputez l'intégralité du chèque dans le 411 et vous déduisez le trop versé sur les factures suivantes. Si vous ne pouvez pas imputer le trop versé pour des causes diverses (pas d'autres factures pour ce client ou si ce dernier demande le remboursement), vous pouvez enregistrer ce montant dans un compte d'attente de type 419. Le compte 419 est approprié pour des cas précis tels que des acomptes versés ou des opérations sur les emballages.

Exemple d'écritures courantes : encaissement d'un chèque de 1 500,00 € au lieu de 1 050,00 € : D 512 1 500,00 / C 411 1 050,00 / C 419 450,00. Puis lors du remboursement au client : D 419 450,00 / C 512 450,00.

Principes comptables et obligations d'information

Lorsqu’une entreprise fait face à une charge ou bénéficie d’un produit qui ne concerne pas l’exercice en cours mais un exercice antérieur, il doit suivre un traitement comptable particulier. Lorsqu’une entreprise rencontre des charges ou des produits qui concernent un exercice antérieur à celui en cours, elle est autorisé à les comptabiliser dans un premier temps dans des comptes de gestion exceptionnels. A la clôture de l’exercice, ces opérations doivent obligatoirement être ventilées en fonction de leur caractère et de leur nature (exploitation, exceptionnel).

En comptabilité, lorsque les comptes comportant une ou plusieurs erreurs ont été publiés, il est, en principe, impossible de les faire approuver une nouvelle fois par l’assemblée générale (et donc de les publier à nouveau). Les corrections d’erreurs sont traitées dans l’exercice au cours duquel elles ont été identifiées. Fiscalement, les erreurs involontaires peuvent être rectifiées par l’administration dans le délai de reprise ou par le contribuable dans le délai de réclamation.

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Aucune information particulière ne doit être mentionnée en annexe excepté lorsque les produits/charges sur exercices antérieurs revêt une importance particulièrement significative. Lorsque une erreur a été corrigée dans les comptes, de nombreuses informations doivent être mentionnées en annexe. Il convient tout d’abord de préciser la nature des erreurs corrigées au cours de l’exercice. Les informations comparatives pro forma fournies dans l’annexe doivent être retraitées de l’erreur corrigée.

Conseils pratiques

Tout écart de règlement doit être analysé et sa cause, dans la mesure du possible, identifiée.
Les relevés bancaires constituent des pièces comptables qu'il faut saisir dans le logiciel comptable lorsque l'entreprise assure elle-même la tenue de sa comptabilité.
Les commerçants réalisant des ventes au détail payées "au comptant" doivent tenir un livre de caisse.
Dans la plupart des cas, reprendre contact avec le tiers permet de résoudre l'écart (complément de règlement, facture ou avoir manquant).

Type d'écart	Traitement comptable courant	Compte(s) utilisés
Écart mineur (quelques centimes/quelques euros)	Lettrage et enregistrement comme produit ou charge de gestion courante	658 / 758
Écart important non justifié	Recherche origine, si impossible enregistrement en exceptionnel (jusqu'en 2024)	6718 / 7718 (jusqu'en 2024) puis 678 / 778 ou 658 / 758
Trop-perçu client remboursé ou porté en avoir	Enregistrement du trop-perçu puis remboursement ou avoir sur facture suivante	411, 419, 512 (selon opérations)

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