Comment déclarer les frais kilométriques aux impôts en France ?

Chaque année, la question de la déclaration des frais kilométriques revient avec son lot d'interrogations. Entre remboursements d’indemnités et déclarations fiscales, les frais kilométriques soulèvent les mêmes questions : comment les justifier en cas de contrôle ? Quels documents faut-il conserver ?

Que vous soyez salarié ou dirigeant d'entreprise, utiliser un véhicule à des fins professionnelles entraîne des dépenses. Ces dépenses peuvent être assumées par le salarié ou par l'entreprise. Lorsque les frais kilométriques sont supportés par le salarié, celui-ci peut prétendre à une indemnité kilométrique. Cela soulève alors la question de la déduction des dépenses engagées ou de la taxation des indemnités versées.

Une mauvaise gestion des frais kilométriques peut entraîner des redressements, voire des sanctions. En structurant votre process, côté salarié comme côté employeur, vous sécurisez vos déclarations, limitez les risques de redressement et gagnez un temps précieux.

Principes généraux de la déduction des frais kilométriques

La déduction des frais kilométriques repose sur cette règle simple : les frais engagés pour l’usage d’un véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle peuvent, sous conditions, être pris en compte pour réduire le revenu imposable.

Les frais kilométriques couvrent l’ensemble des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles : carburant, entretien, assurance, dépréciation, pneumatiques, etc. Ces frais ne sont pas déclarés poste par poste, mais via l’application d’un barème kilométrique officiel publié chaque année par l’administration fiscale.

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L’application du barème kilométrique, publié annuellement par l’administration fiscale, permet d’évaluer forfaitairement les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.

Le barème kilométrique permet de simplifier le calcul des frais de déplacement en tenant compte de plusieurs éléments : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Ce barème inclut plusieurs types de frais comme la dépréciation du véhicule liée à l'usure, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses en pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances. Chaque année, l'administration fiscale publie un barème spécifique, prenant en compte ces facteurs. Ainsi, selon la puissance de votre véhicule, un montant forfaitaire par kilomètre est appliqué. Ce barème couvre donc l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, qu’il s’agisse de trajets domicile-travail ou de déplacements dans le cadre de votre activité.

En se basant sur les barèmes kilométriques, les salariés et les entrepreneurs individuels soumis à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) peuvent :

• évaluer les dépenses qu’ils ont engagées durant leurs déplacements professionnels ;
• et demander aux services fiscaux la déduction de leurs frais réels pour l’impôt 2025 sur les revenus 2024.

Il est important de noter que les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.

Pour savoir si vous avez intérêt à déduire vos frais réels cette année lors de la déclaration de vos revenus 2024, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques. Le montant estimatif de vos frais kilométriques ainsi obtenu est à ajouter à celui de vos autres frais réels.

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Si la déduction des frais réels est supérieure à la déduction forfaitaire de 10 %, alors vous avez intérêt à opter pour la déduction des frais réels. Si vous optez pour les frais réels alors que la déduction forfaitaire vous est plus favorable, cette dernière vous sera appliquée automatiquement.

Comment calculer les frais kilométriques ?

Le calcul des frais kilométriques repose sur l'utilisation d'un barème fiscal qui varie en fonction de la puissance fiscale (puissance administrative) du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel pendant l'année. Ce barème intègre plusieurs éléments : la dépréciation du véhicule, les frais de réparations et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.

Pour chaque trajet effectué pour des raisons professionnelles, notez la distance parcourue. Cela peut inclure les trajets entre votre domicile et le lieu de travail, mais aussi les déplacements professionnels effectués au cours de la journée. Les trajets effectués pour des raisons personnelles ne sont pas déductibles.

En fin d'année, vous devez multiplier l'ensemble des kilomètres parcourus par un coefficient. Ce coefficient est déterminé en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule et selon l'une des trois tranches de kilométrage parcouru au cours de l'année.

En résumé, la formule est la suivante : Distance parcourue (d) * coefficient du barème kilométrique correspondant

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Exemple : Un(e) salarié(e) utilise une voiture de 5 CV pour parcourir 6 000 km à des fins professionnelles en 2024.

Voici les différents barèmes applicables en 2024 selon votre type de véhicule et la distance parcourue. En 2024, les barèmes n’ont pas augmenté et il s'agit des mêmes barèmes que pour 2023.

Barème kilométrique applicable aux voitures

Chaque printemps, à l'approche de la déclaration de revenus, les contribuables ont l'opportunité de maximiser leurs économies fiscales, notamment en matière de frais professionnels.

Voici le barème kilométrique applicable aux voitures :

Barème kilométrique applicable aux motocyclettes

Voici le barème kilométrique applicable aux motocyclettes :

Barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs

Voici le barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs :

Cette année, les barèmes kilométriques n’ont pas été revalorisés.

Justificatifs et conservation des documents

L’administration fiscale n’exige pas la transmission des justificatifs au moment de la déclaration, mais impose leur conservation en cas de contrôle. L’article L. Dès lors, que vous soyez employeur ou salarié, la prudence impose de constituer un dossier solide.

Pour justifier vos frais kilométriques, il est nécessaire de conserver toutes les preuves de vos déplacements professionnels.

• Factures d'entretien : elles servent de preuve de l'utilisation de votre véhicule pour des déplacements professionnels.
• Notes de frais : elles détaillent les dépenses liées à vos déplacements (péages, stationnement, etc.).
• Justificatifs de déplacements : les rendez-vous professionnels, les missions ou les réunions sont autant d'événements qui nécessitent des déplacements. Conservez toutes les invitations ou convocations qui prouvent ces déplacements.
• Relevés de compteur kilométrique : ils attestent du nombre de kilomètres parcourus pour vos déplacements professionnels.

En cas de contrôle, le service des impôts peut vous demander ces documents pour vérifier la validité de votre déduction. Il vaut mieux les conserver pendant au moins trois ans.

Déclaration des frais kilométriques

Lors de votre déclaration de revenus, il vous est proposé le choix entre un abattement forfaitaire automatique de 10% ou la déduction des frais réels. Les frais réels sont également appelés frais professionnels. Ces derniers représentent toutes les dépenses engagées liées à l’activité professionnelle.

En tant que salarié, un abattement forfaitaire de 10% est automatiquement appliqué par l’administration fiscale. Dans la situation où, après vos calculs, il s’avère que l’abattement forfaitaire de 10% ne recouvre pas l’intégralité de vos frais, c’est-à-dire que vous avez engagé davantage de dépenses, vous pouvez déduire de vos revenus les frais réellement engagés à titre professionnel.

Toutefois, l’abattement forfaitaire à l’avantage de la simplicité. Lorsque vous estimez que vos frais ne dépassent pas les 10% et qu’elles ne dépassent pas le plafond de 14 426 € fixé en 2024, alors il est préférable de vous tourner vers l’abattement forfaitaire. Vous y gagnerez en temps et en simplicité.

Enfin, lors de la déclaration de vos frais kilométriques, n'oubliez pas d'indiquer le montant de ces frais dans votre déclaration de revenus.

Pour déclarer vos frais kilométriques, vous devez vous rendre sur le site des impôts, dans la section correspondante à votre déclaration de revenus. Ensuite, il faut indiquer le montant total des frais professionnels engagés, y compris les frais kilométriques calculés selon le barème. Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devrez indiquer le montant total de vos frais dans les cases 1AK à 1DK. Ce montant ne doit pas être soustrait du revenu déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ. Ces cases se trouvent à l'étape 3 de votre déclaration en ligne, après avoir sélectionné l'option « Traitements, salaires ».

Les frais de Télétravail

Le télétravail a été largement pratiqué durant l’année 2024. Ce dernier a pu générer des frais professionnels supplémentaires pour les salariés. Les frais professionnels liés au télétravail peuvent être déduits de votre impôt sur le revenu, seulement si ils sont liés à l’activité professionnelle de l’année 2024.

Ces frais sont exonérés d’impôt dans la limite de 2,7 € par jour de télétravail, soit une exonération de 59,40 pour un mois comprenant 22 jours de télétravail, dans la limite annuelle de 626,40 € par an. Si vous êtes dans cette situation, c’est-à-dire que votre employeur vous a versé une allocation pour couvrir ces frais, alors cette allocation est exonérée d’impôt sur le revenu. Etant donnée que cette dépense est prise en charge par votre employeur au travers de cette allocation, vous ne pourrez pas prétendre à une déduction des frais professionnels liés au télétravail à domicile.

Si vous optez pour la déduction au réel pour le télétravail, vous bénéficierez d’une déduction des frais professionnels de 2.7€ par jour soit 59.40 € par mois dans la limite de 626.40€.

Distances Domicile-Travail

Les trajets entre le domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 km aller simple (sauf justification particulière, comme une contrainte familiale ou un emploi spécifique, art. L. Oui, dans la limite de 80 km aller simple (soit 160 km aller-retour), sauf situation exceptionnelle justifiée (emploi spécifique, contrainte familiale, etc.).

Pour les trajets domicile-lieu de travail, la distance maximale qui peut être déduite dans le cadre des frais réels est 40 km (soit 80 km aller-retour). Si le domicile est situé à plus de 40 km du lieu de travail, le kilométrage déductible est limité à 40 km (soit un maximum de 80 km aller-retour).

Sauf cas exceptionnel (difficulté à trouver un nouvel emploi à proximité de votre domicile ; précarité ou mobilité de l’emploi que vous exercez ;exercice d’une activité professionnelle par votre conjoint à proximité du domicile commun ;mutation géographique professionnelle ; votre état de santé, celui de votre conjoint ou de vos enfants).

Pour déduire les frais de trajet domicile-travail, plusieurs critères sont à prendre en compte :

• Distance domicile-travail : les frais de trajet sont déductibles pour un kilométrage limité. Si le domicile se trouve à 40km (80km aller-retour) ou moins du lieu de travail, les frais peuvent être déduits.
• Type de véhicule : le barème kilométrique s'applique à différents types de véhicules (voiture, deux-roues, cyclomoteur). Il faut préciser le type de véhicule utilisé.
• Nombre de trajets : le nombre de trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail est également à considérer dans le calcul des déductions.
• Situations particulières : certaines situations peuvent permettre la déduction de plus de 80 kilomètres par jour travaillé. Par exemple, des raisons de santé personnelle ou un problème de scolarisation des enfants.

Indemnités kilométriques pour voiture électrique

Pour les véhicules électriques, une majoration automatique de 20 % sur les indemnités kilométriques par rapport à celles applicables aux véhicules à moteur thermique. Toutefois, il est important de noter que cet avantage fiscal est strictement réservé aux voitures électriques. Les modèles hybrides, qu’ils soient rechargeables ou non, ne bénéficient pas de cette bonification.

Peu importe le mode de transport que vous utilisez, vous pouvez réduire votre taux d'imposition global en déduisant cette indemnité de frais kilométriques de votre revenu imposable. De plus, si votre entreprise vous rembourse une partie ou la totalité de ces frais, vous devez demander ces remboursements avant d'effectuer le moindre calcul concernant votre indemnité.

Les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de l'entreprise sont exonérées d'impôt sur le revenu dans la mesure où elles sont utilisées conformément à leur objet et dans la limite du barème kilométrique.

Les remboursements des frais liés à l'utilisation du véhicule personnel pour les trajets domicile-travail sont toujours soumis à l'impôt sur le revenu s'ils sont couverts par la déduction forfaitaire pour frais professionnels.

Indemnités kilométriques et BIC à l’IR

Si les indemnités kilométriques ne sont pas un dispositif accessible aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux) à l’IR, vous n’êtes pas pour autant dans une impasse. D’autres systèmes de remboursement de frais existent. Vous pouvez choisir entre deux régimes pour compenser vos frais liés à vos déplacements et votre véhicule :

• le forfait carburant ;
• le régime de frais réels, à l’exception de l’amortissement du véhicule.

Remboursement via le forfait carburant pour les BIC à l’IR

Pour le remboursement de vos charges de véhicule, une première option s’offre aux BIC, mais aussi aux BNC : le forfait carburant. Ce forfait remplace les indemnités kilométriques. Le forfait carburant se base sur un barème établi en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de chevaux (CV) fiscaux du véhicule.

Ci-dessus le barème 2024 concernant les véhicules de tourisme pour vous faire une idée.

Vous n’avez pas besoin de saisir vos déplacements professionnels et autres frais liés à votre véhicule dans l’appli Dougs. En revanche, il vous sera demandé de nous transmettre en fin d’année le récapitulatif des kilomètres parcourus afin que nous calculions une indemnité carburant.

Régime des frais réels pour les BIC à l’IR

Les frais réels correspondent à la totalité des dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Toutefois, le régime de frais réels ne couvre qu’une quote-part des charges d’utilisation du véhicule correspondant à l’usage pro. Il vous sera donc nécessaire de calculer un pourcentage d’utilisation de votre véhicule. Cela ne peut pas prendre en compte son amortissement.

Afin d’éviter toutes difficultés, nous vous conseillons d’enregistrer le véhicule au nom de votre société.

Ainsi, pour adhérer au régime de frais, il vous faudra affecter à votre entreprise le véhicule destiné à vos déplacements : soit en le louant via la société, soit en l’inscrivant à l’actif du bilan. Vous pourrez par la suite déduire les frais suivants :

• carburant, batterie, fournitures électriques ;
• dépenses d’entretien et petites réparations ;
• loyers ou mensualités de crédit-bail si vous optez pour de la location de véhicule.

Il est impératif de conserver les factures liées aux dépenses précédemment citées. Elles serviront de base à votre expert-comptable en ligne Dougs pour le calcul des frais revenant à la société.

Toutefois, s’il s’agit d’une location, vous ne pourrez pas faire passer l’assurance, les intérêts d’emprunt et l’amortissement sur le régime de frais réels. En résumé, si votre véhicule n’est pas inscrit dans le registre des immobilisations de votre société, vous ne pourrez récupérer via le régime de frais réels les charges de propriété et la dépréciation du véhicule.

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