Guide opérationnel des procédures d’embauche d’un salarié en EURL (TPE)

Vous gérez une EURL (ou envisagez de créer une EURL) et souhaitez embaucher un·e salarié·e ? Bonne nouvelle ! Le statut juridique de votre entreprise autorise le recrutement de personnel. L’embauche d’un salarié est une étape importante pour les entreprises, impliquant des formalités légales et des procédures à suivre impérativement.

La création d’une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) est une étape importante pour les entrepreneurs souhaitant se lancer seul dans l’aventure entrepreneuriale. L’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée, en tant que société commerciale, bénéficie d’une grande liberté en matière d’embauche. Cependant, il faut noter que l’embauche dans une EURL nouvellement créée doit respecter le cadre légal du droit du travail français.

1. Valider les prérequis à l’embauche d’un salarié en EURL

Définir les besoins et le profil

Vous avez besoin d’un·e salarié·e ? Félicitations, c’est un excellent signal ! Avant de passer à l’étape du recrutement, il est important de définir précisément les besoins de votre entreprise : Quels sont les objectifs chiffrés du recrutement ? Quelles sont les caractéristiques de l’offre à pourvoir (fonction) ? Quel est le profil de la personne idéale (poste) ? Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles.

Déterminer une fourchette de rémunération

Le salaire correspond aux capacités financières de votre EURL ;
le salaire correspond à celui des offres similaires proposées sur le marché ;
le salaire répond favorablement aux dispositions juridiques en vigueur (convention collective, salaire minimum, etc.).

Connaître les aides au recrutement

Avant de passer par la case recrutement, nous vous conseillons de vous pencher sur les aides au recrutement. Sous certaines conditions, votre EURL peut en effet bénéficier de mesures qui favorisent l’embauche. Pour connaître les aides au recrutement applicables, rendez-vous sur : le site de la chambre de commerce de votre région ; le site de BPI France.

Prérequis administratifs de l’employeur

Avant de pouvoir embaucher, l’EURL doit être dûment immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Suite à l’immatriculation au RCS, l’EURL se voit attribuer un numéro SIRET et un code APE (Activité Principale Exercée). Le numéro SIRET, en particulier, sera nécessaire pour remplir la DPAE et les autres documents relatifs à l’emploi du salarié.

2. Rédiger et diffuser l’offre d’emploi

Pour embaucher un·e salarié·e en EURL, il faut commencer par rédiger une offre d’emploi. Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.

Une fois l'annonce rédigée, il est impératif de faire savoir que l'entreprise recrute. France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement : Rédaction d'une offre d'emploi, Publication d'une offre d'emploi en ligne, Préparation et conduite des entretiens d'embauche. L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement.

Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

3. Conduire le processus de sélection

Quelles sont les différentes procédures de recrutement ? L'objectif est de retracer le parcours du candidat (ses expériences et formations), d'approfondir sa motivation et ses envies mais également, d'identifier et échanger sur ses axes de progression. 📌 Vous avez besoin d'être guidé pour mener un entretien ? Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

4. Choisir et formaliser le contrat de travail

La question d’un contrat de travail adapté doit également se poser. Sans surprise, les options les plus courantes sont le CDI (contrat à durée indéterminée) et le CDD (contrat à durée déterminée). Mais vous pouvez envisager d’autres contrats tels que : le stage ; l’apprentissage ; le contrat intérimaire ; le contrat d’agent commercial.

Le contrat de travail formalise l’engagement du salarié et de l’employeur. Lorsque le contrat prend la forme d’un CDD ou d’un CDI à temps partiel, un écrit est obligatoire. Pour les CDI à temps plein, même si la loi ne l’exige pas, il reste préférable de rédiger le contrat par écrit.

Bon à savoir : Depuis la loi du 7 octobre 2016, il est possible de recourir à la signature électronique pour formaliser le contrat de travail. La signature du contrat de travail dans les deux jours suivant l’embauche constitue une obligation légale en France, encadrée par l’article L.

5. Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est appelée déclaration préalable à l'embauche (DPAE). La déclaration doit être transmise à l’organisme de sécurité sociale (Urssaf, MSA) compétente avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date de l’embauche.

Une déclaration préalable à l’embauche doit être obligatoirement réalisée pour chaque recrutement, peu importe la nature du contrat de travail que vous proposez, sauf si vous utilisez le service TESE (Titre Emploi-Service Entreprise). Elle est transmise à l'Urssaf, au plus tôt 8 jours avant l'embauche sous peine de sanctions civiles, administratives mais aussi pénales.

Mentions obligatoires à renseigner

Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
Code APE de l'entreprise
Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
Date et heure d'embauche prévisibles
Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Canaux et modalités

Comment transmettre la DPAE ? L’employeur déclare le salarié : Soit sur le site internet Net-Entreprise, Soit sur le site internet de l’Urssaf, lorsqu’il embauche un salarié pour la 1re fois. Lorsque l'employeur utilise un dispositif qui simplifie les formalités liées à l'emploi de salariés (titre ou chèque emploi simplifié), la déclaration préalable est intégrée dans ce dispositif.

Adhérer au service Titre emploi service entreprise (Tese). TESE Le Titre emploi service entreprise (Tese) consiste en un dispositif Urssaf dont l’objectif est de simplifier les formalités de l’employeur. À noter L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Justificatif et sanctions

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Quelles sont les sanctions en l’absence de déclaration ? Sanction civile : régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration.

Manquement	Nature	Sanction
Absence de DPAE non intentionnelle	Contravention 5e classe	Amende de 1 500 €
Absence de DPAE intentionnelle	Délit de travail dissimulé	Condamnation pénale possible

6. Informer le salarié sur la relation de travail et la sécurité

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit informer le salarié sur la relation de travail. Pour cela, il est primordial de soigner son accueil dans l'entreprise. Les gérant·es de EURL qui souhaitent recruter doivent ensuite remettre un contrat de travail.

L’employeur doit également respecter les obligations suivantes : informer le·la salarié·e des dispositifs collectifs d’épargne salariale ; remettre un livret d’épargne salariale ; remettre une notice sur les garanties (si régime de prévoyance applicable) ; informer de la tenue d’un entretien professionnel tous les deux ans ; informer des risques / de la prévention des risques professionnels ; remettre des documents d’information sur la relation de travail.

Dès l’embauche, un employeur est tenu d’informer précisément le salarié embauché sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si ce dernier est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée. En revanche, dès lors que le salarié est exposé à des risques particuliers pour sa santé et sa sécurité, il bénéficie d'un suivi individuel renforcé (SIR).

7. Registre unique du personnel

Dès l’embauche, l’employeur doit inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel. Le registre du personnel est un document obligatoire que les employeurs doivent tenir à jour.

À l’identité du salarié ;
aux fonctions exercées : emploi, qualification, date d’entrée et de sortie et, le cas échéant, date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement ;
et à des mentions spécifiques dans certaines situations.

Lorsqu’il s’agit de la première embauche, il faudra établir le registre. Si vous n’avez pas encore mis en place votre registre unique du personnel, votre prestataire en charge de votre paie peut s’en charger. En cas d’utilisation d’une application de paie, cette fonctionnalité est généralement proposée.

8. Visite d’Information et de Prévention (VIP)

La visite d’information et de prévention a remplacé la visite médicale d’embauche. Cette visite doit se dérouler dans un délai maximum de 3 mois suivant l’embauche. L’employeur est tenu d’organiser une visite médicale, appelée Visite d’Information et de Prévention (VIP), dans les 3 mois suivant la prise de poste.

Cette visite, réalisée par le médecin du travail, vise à évaluer la santé du salarié, le sensibiliser aux risques liés à son poste, et l’informer sur ses droits. Bon à savoir : Si le salarié a effectué une visite médicale avec un avis d’aptitude dans les cinq ans (trois ans dans certains cas) avant sa nouvelle embauche, pour un poste similaire comportant des risques d’exposition identiques, il n’est pas obligatoire de programmer une nouvelle visite médicale.

9. Couverture santé, affiliations et paie

Un employeur doit obligatoirement proposer une couverture complémentaire santé collective (mutuelle) à tous ses salariés qui n’en bénéficient pas. Conformément à la loi ANI (Accord National Interprofessionnel) de 2013, de nombreuses entreprises sont tenues de proposer une complémentaire santé à leurs employés.

Comment faire ? Vous devez transmettre un bulletin d’adhésion au salarié, qui n’a aucune démarche à faire de son côté. Si ce n’est pas encore fait, vous devez préalablement souscrire un contrat de mutuelle d’entreprise. Bon à savoir : Les salariés ont la possibilité de demander une dispense d’affiliation s’ils justifient d’une couverture santé individuelle ou remplissent certains critères spécifiques.

Autre obligation d’un·e gérant·e d’EURL qui souhaite embaucher ? Affilier le ou la nouvel·le employé·e à l'Agirc-Arrco ! L’embauche d’un salarié dans une EURL entraîne un certain nombre d’obligations fiscales et sociales qu’il est impératif de respecter.

Un employeur est tenu de gérer la paie de ses salariés. La gestion de la paie comprend notamment les travaux suivants : édition des bulletins de paie, paiement des salaires, déclaration et paiement des cotisations sociales. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) regroupe l’ensemble des informations nécessaires pour gérer la protection sociale des salariés.

Pour obtenir les taux du Prélèvement à la Source personnalisé d’un nouveau salarié, il faut au préalable que l’employeur envoie une DSN mensuelle. Le contrôle de la première paie d’un nouveau salarié revêt une importance cruciale pour garantir la conformité des informations et assurer une gestion transparente de la rémunération.

10. Cas particuliers : embauche de salariés étrangers

Le processus d’embauche d’un salarié étranger varie en fonction de sa nationalité, son lieu de résidence et de son contrat de travail. Les ressortissants des pays de l’Union européenne, de l’Espace économique européen ainsi que les ressortissants de la Suisse, Monaco, Andorre et Saint-Marin n’ont pas besoin d’obtenir une autorisation de travail pour être salariés en France.

Recruter un salarié étranger qui possède un titre de séjour est plus simple. Lorsque le salarié est détenteur d’un titre de séjour, il bénéficie d’une autorisation de travail. En revanche, ce n'est pas le cas des travailleurs étrangers hors UE. De ce fait, certains titres de séjour autorisent automatiquement un étranger à exercer une activité professionnelle salariée en France.

Salarié étranger résidant déjà en France

L’employeur doit impérativement vérifier la validité et l’authenticité du titre de séjour du salarié auprès de la préfecture du département ou du préfet de police à Paris. Cette démarche doit être effective 48 h avant la prise de poste du salarié. L’employeur n’a donc pas besoin faire une demande auprès des services concernés.

Salarié étranger ne résidant pas encore en France

Lorsque le travailleur étranger ne réside pas encore en France, des démarches supplémentaires doivent être accomplies. L’employeur doit obtenir une autorisation de travail pour le salarié étranger. 1. L’employeur doit pouvoir attester que l’emploi proposé ne peut être pourvu par un salarié résidant en France. Pour ce faire, il doit publier une offre d’emploi sur le site de France Travail au minimum pendant trois semaines.

2. L’employeur dépose une demande d‘introduction auprès de la DREETS au moins 1 mois avant la prise de fonction du salarié étranger. 3. Après étude du dossier, l’administration accordera ou refusera l’autorisation de travail. Suite à l’autorisation de travail octroyée par l’administration, l’employeur doit s’acquitter d’une taxe, dite taxe OFII.

Les citoyens algériens font l’objet de certaines exceptions en raison des Accords d’Évian. Il est impératif d’être vigilant dans l’accomplissement des formalités lors de la procédure d’embauche d’un salarié étranger. Pour résider en France le salarié doit être en possession d’un visa ou d’un titre de séjour.

La taxe due par les employeurs de main-d’œuvre étrangère est déclarée et payée annuellement et à terme échu. Les modalités déclaratives et de paiement de cette taxe suivent le régime d’imposition à la TVA de l’employeur. De plus, des peines complémentaires peuvent être prononcées en parallèle de la peine principale.

Situation	Obligations de l’employeur	Points de vigilance
Ressortissant UE/EEE/Suisse, Monaco, Andorre, Saint-Marin	Procédures habituelles d’embauche	Pas d’autorisation de travail requise
Titulaire d’un titre de séjour autorisant le travail	Vérification auprès de la préfecture 48 h avant	Validité et authenticité du titre
Hors UE sans résidence en France	Test de marché, demande DREETS, taxe OFII	Délais de 1 mois minimum avant prise de poste

11. Risques et sanctions à anticiper

Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose à différentes sanctions. Absence non intentionnelle de DPAE est une contravention de 5e classe punie par une amende de 1 500 €. Absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.

10 ans d’emprisonnement et de 100 000 € d’amende, s’il embauche un salarié dépourvu de titre de séjour en bande organisée. En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Il leur incombe également certaines obligations déclaratives.

12. Organisation interne et alternatives pour TPE

La gestion de la paie et l’établissement des bulletins de salaire sont des tâches pour toute entreprise employant du personnel. En plus de ses formalités administratives, la gestion en paie nécessite une organisation rigoureuse. Afin de produire la 1ère paie du salarié, le gestionnaire de paie doit saisir les informations nécessaires dans le logiciel de paie.

Suite aux challenges financiers et administratifs causer par l’embauche directe, de nombreuses EURL en phase de démarrage optent pour des alternatives plus flexibles. Une autre alternative consiste à faire appel à des prestataires de services indépendants. La collaboration avec des travailleurs indépendants, tels que des freelancesou des auto-entrepreneurs, est une option de plus en plus prisée par les EURL en phase de démarrage.

Il faut encadrer cette collaboration pour éviter tout risque de requalification en contrat de travail. Croissance progressive : Commencer par des collaborations ponctuelles ou à temps partiel avant de passer à des embauches à temps plein. Prêt·e à recruter la perle rare ?

Effectuer une DPAE

Contacter un comptable. Comment faire ? Vous devez choisir comment vous allez gérer la paie de vos salariés. Pour cela, il sera nécessaire de trouver un prestataire qui s’en chargera, ou vous abonner à une application ou à un logiciel qui permet de réaliser toutes ces formalités.

Vous avez trouvé votre futur salarié et vous souhaitez le recruter ? Dans ce dossier, nous vous donnons plusieurs conseils pour faire votre choix : choisir son logiciel de paie. Pour les CDI à temps plein, même si la loi ne l’exige pas, il reste préférable de rédiger le contrat par écrit.

13. Récapitulatif des étapes clés

Valider les prérequis ;
choisir le contrat de travail adapté ;
rédiger une offre d’emploi ;
déclarer l’embauche de l’employé·e ;
informer l’employé·e de la relation de travail ;
inscrire l’employé·e sur le registre unique du personnel ;
procéder aux affiliations obligatoires ;
prévoir les examens médicaux d’embauche.

Les procédures sont nombreuses et nécessitent un suivi rigoureux de la part des gestionnaires RH ! L’employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger doit vérifier que l'étranger détient un titre lui permettant d'exercer une activité salariée.

À quoi sert la DPAE ? La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes : Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale ; Immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ; Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ; Demande de visite d'information et de prévention ; Demande d’affiliation auprès des institutions de retraites.

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