Comment enregistrer la TVA en comptabilité : Guide pratique
Faire une déclaration de TVA en comptabilité est particulièrement difficile à appréhender pour bon nombre de chefs d’entreprise. Ils doivent préalablement assimiler des notions propres à la comptabilisation de la taxe sur la valeur ajoutée pour ensuite réaliser les formalités exigées par l’administration fiscale. La procédure peut être lourde de conséquences puisqu’une simple erreur suffit pour que l’entreprise soit visée par un contrôle fiscal.
Alors, comment faire l’enregistrement des opérations comptables ? Suivez ce guide pour maîtriser l'enregistrement de la TVA en comptabilité.
Effectuer votre déclaration de TVA
Les bases de l'enregistrement comptable
Définition de l'enregistrement comptable
Que ce soit déjà une habitude ou votre première fois, si vous êtes ici, c’est que la saisie comptable fait partie de vos missions, et que vous êtes à la recherche de conseils en comptabilité. Il n’existe pas d’obligation légale quant à la personne chargée d’effectuer les enregistrements comptables.
Comment faire l’enregistrement des opérations comptables ?
Voici les étapes clés pour un enregistrement comptable précis et conforme :
- Récolter les pièces justificatives
- Choisir le journal
- Le journal de caisse, pour enregistrer les opérations commerciales liées à la caisse enregistreuse.
- Le journal de banque, pour les mouvements sur votre compte bancaire.
- Inscrire les éléments de l’écriture comptable
- Suivre les principes comptables
- Comptabiliser un avoir fournisseur
Tout achat ou vente doit donner lieu à l’émission d’une facture, c’est la loi. 👉 Il existe tout de même quelques exceptions, ce qui n’exempte pas de présenter tout document permettant de justifier un achat ou une vente en cas de contrôle fiscal : fiche de poids, fiche de sortie, bordereau, relevés bancaires, brouillard de caisse, etc.
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La collecte rigoureuse des pièces justificatives est essentielle pour assurer la transparence et la vérifiabilité de chaque enregistrement comptable. Cela comprend non seulement les factures d'achats et de ventes, mais aussi d'autres documents tels que les bordereaux et relevés bancaires, essentiels en cas de contrôle fiscal.
Si vous optez pour le journal unique, également appelé journal centralisateur, vous pourrez enregistrer toutes vos opérations, quelle que soit leur nature, dans le même journal.
Le choix du journal comptable influence l'organisation et l'efficacité du suivi des transactions. Utiliser des journaux spécifiques pour différentes catégories d'opérations, comme les ventes ou les achats, permet une meilleure segmentation et une analyse plus précise des activités financières.
Mais au fait, de quoi est composée une écriture comptable ? Oublier un de ces éléments peut considérablement impacter votre enregistrement comptable.
Chaque écriture doit clairement indiquer la date, les montants au débit et au crédit, l'intitulé de l'opération et le numéro de la pièce justificative. L'exactitude ici est essentielle pour maintenir l'intégrité de la comptabilité et faciliter les audits.
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Enregistrer une écriture comptable est une opération relativement simple.
Respecter les principes de la comptabilité en partie double et l'enregistrement chronologique des transactions sont fondamentaux pour une comptabilité exacte et fiable. Cela garantit que tous les comptes sont équilibrés et que les enregistrements reflètent fidèlement la réalité économique de l'entreprise.
Faire un avoir pour corriger la différence est donc une pratique courante. Créditer l’avoir au compte charges débité lors de l’achat.
La TVA : TVA collectée et TVA déductible
Les entrepreneurs ont souvent du mal à comprendre la différence entre TVA collectée et TVA déductible. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous émettez des factures comprenant de la TVA.
Lorsque vous effectuez un achat, votre fournisseur vous facture normalement de la TVA (sauf en cas d'achat intracommunautaire).
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La possibilité de comptabiliser ou non la TVA dépend de la nature de votre activité, des dépenses elle-même ainsi que de votre régime fiscal. Vous n'utiliserez donc pas les comptes de TVA collectée et de TVA déductible. Si vous exercez l'une de ces activités, vos factures ne doivent pas comporter de TVA. Vous n'avez pas non plus le droit de déduire la TVA qui vous est facturée.
Vous pouvez récupérer la TVA déductible sur toutes vos dépenses de biens et de services comportant une TVA sur les débits, c’est-à-dire que votre fournisseur ne pratique pas la TVA sur les encaissements.
Vous pouvez récupérer la TVA déductible uniquement vos dépenses de biens et services comportant une TVA sur les encaissements qui ont été payées.
Enfin, il convient de ne pas oublier de récupérer la TVA déductible afférente à vos investissements.
Si votre activité n'est que partiellement assujettie à la TVA et que vous être soumis à la règle du prorata pour la TVA déductible, seule la partie récupérable doit être comptabilisée au débit 44566. TVA déductible. Le reste doit être inscrit dans le compte 678.
Si vous avez payé pour une prestation de services, la TVA n'est déductible qu'au moment où vous réglez la facture. Il n'en va autrement que si votre fournisseur a opté pour le régime des débits. La plupart des logiciels comptables gèrent eux-mêmes cette spécificité et transfèrent la TVA dans un compte d'attente en attendant le règlement de la facture.
A noter : Dans certains cas, la TVA sur le carburant est récupérable. Tout dépend du régime d’imposition de l’entreprise.
- les achats de carburant.
- S'il s'agit d'un véhicule utilitaire la TVA est déductible à 100 %.
- S'il s'agit d'un véhicule de tourisme le TVA est déductible à 80%.
Les régimes d'imposition et la TVA
La fréquence à laquelle une entreprise doit déclarer sa TVA dépend en grande partie de son régime d’imposition. Ce régime dépend, quant à lui, du chiffre d’affaires annuel dégagé par l’établissement.
Les étapes à suivre pour effectuer une déclaration de TVA en comptabilité dépendent principalement du chiffre d’affaires de l’entreprise concernée, quel que soit le type.
La franchise en base s'applique aux entreprises ayant un faible volume d'activités.
Les exploitations agricoles qui bénéficient du régime du remboursement forfaitaire agricole ne comptabilisent ni de TVA déductible ni de TVA collectée.
Les entreprises soumises au régime simplifié d'imposition doivent acquitter des acomptes de TVA, déterminés d'après la TVA déclarée l'exercice précédent. Les acomptes doivent être payés en juillet et décembre, à l'aide des avis d'acomptes qui vous sont directement adressés chaque semestre. L'acompte de juillet s'élève à 55 % de cette base, et celui de décembre à 40 %. Les acomptes peuvent être directement comptabilisés lors de leur paiement à l'administration fiscale.
- débit du compte 44581.
- crédit du compte 512.
L’établissement de la déclaration de TVA est un peu plus complexe pour ces entreprises par rapport à celles qui déclarent sur les débits.
Vous prenez vos créances clients non soldées (solde du compte 411 « clients » ou des comptes 411 « clients ». Vous calculez le montant de la TVA lié à ces créances non soldées.
| Chiffre d'affaires annuel | Obligation de déclaration |
|---|---|
| Moins de 34 400 euros | Exemption générale |
| Entre 34 400 euros et 818 000 euros | Deux déclarations semestrielles ou une déclaration annuelle |
| Plus de 818 000 euros | Déclaration mensuelle |
Il est impératif que les structures qui enregistrent entre 34 400 euros et 818 000 euros de recette annuelle procèdent à deux déclarations semestrielles ou à une déclaration annuelle, selon le montant de la TVA. Si le chiffre d’affaires excède 818 000 euros, il faudra émettre une déclaration de TVA en comptabilité tous les mois. Précisons que ces chiffres ne sont fournis qu’à titre indicatif. Les plafonds de chiffre d’affaires en vigueur dépendent de la nature des activités de l’entreprise.
Comment calculer la TVA due à l’administration fiscale ?
Tout d’abord, il faudra faire la somme de la TVA payée par l’entreprise à travers ses achats. Cette somme correspond à la TVA déductible.
Il est ensuite nécessaire de calculer le montant de la TVA due par l’entreprise à travers ses ventes.
Puis, il restera à soustraire la TVA déductible à la TVA due.
Si le résultat est positif, le résultat correspond à la somme que l’établissement doit verser aux autorités compétentes.
Si le chiffre obtenu après soustraction est négatif, ce montant correspond à la TVA que l’administration fiscale devrait en principe rembourser. Dans ce second cas, il est possible de choisir de reporter son crédit de TVA aux futurs exercices.
Les formulaires de déclaration de TVA
Avant tout, il convient de savoir que le dirigeant doit se renseigner sur le régime fiscal de son entreprise.
Pour les enseignes assujetties au régime réel simplifié, c’est le formulaire CA3 qu’il est nécessaire de remplir.
Pour une société relevant du régime normal, il faudra plutôt se procurer le formulaire CA12.
Les structures relevant du régime réel simplifié doivent remplir le formulaire n°3310-CA3-SD (Cerfa 10963) dans les délais prévus par la loi. Celles qui bénéficient du régime normal doivent, quant à elles, remplir le formulaire n°3517-S-SD (Cerfa n° 11417).
Comment faire une déclaration de TVA en ligne ?
Pour faire une déclaration de TVA en ligne, le dirigeant ou bien le cabinet comptable qu’il a choisi doit se rendre sur le site de l’administration fiscale. Les responsables doivent s’authentifier pour accéder au compte de l’entreprise.
Bon à savoir : dans les deux cas, si l’entreprise s’est constitué une créance de TVA, elle peut demander le report de cette créance sur ses prochaines déclarations ou plutôt demander son remboursement.
Comptabilisation de la TVA : un exemple
Reprenons l'exemple ci-dessus. Les comptes de l'entreprise font apparaître une TVA collectée de 40 000 € et une TVA déductible de 22 000€ (dont 3 500 € concernant des immobilisations), soit une TVA à décaisser de 18 000 €.
Sur la déclaration de TVA, tous les montants doivent être arrondis. Vos écritures comptables risquent donc de ne pas tomber juste.
Au vu de ses informations, faire une déclaration de TVA en comptabilité semble être à la portée de tout le monde. Pourtant, il n’en est rien. Les responsables doivent préalablement se pencher sur les comptes de l’entreprise pour obtenir toutes les informations utiles permettant de remplir le formulaire.
Au sujet de la TVA déductible, le comptable est amené à créditer le compte 401 (Fournisseurs) du montant des achats. En conséquence, il débitera le montant HT de ces achats à un compte de charge de catégorie 6. Le crédit de TVA sera comptabilisé en débitant le compte 4456 (TVA déductible).
À noter : les achats intracommunautaires doivent être comptabilisés en créditant le montant de la TVA au compte 4452 (TVA due intracommunautaire).
Pour la comptabilisation de la TVA due par l’entreprise, c’est-à-dire sur les ventes, le montant TTC de la facture sera inscrit au débit du compte 411 (clients). Par la suite, le responsable doit créditer le compte produit de classe 7 adéquat du montant HT de la vente.
Toujours est-il que le mode de calcul de la TVA dépendra également de la nature de celle-ci.
Il est bon de noter que la TVA brute à payer correspond à la somme que la société doit au Trésor public. Quant à la TVA déductible, elle correspond à la TVA payée par l’entreprise à travers ses achats et ses immobilisations. La TVA nette s’obtient après avoir soustrait la TVA déductible à la TVA brute à payer. Lorsque la première est inférieure à la seconde, l’entreprise est tenue de verser la différence aux autorités compétentes.
Lors de la déclaration annuelle CA12, vous allez devoir solder les comptes de TVA déductible et de TVA collectée pour faire apparaître ce que vous devez au Trésor public dans le compte TVA à décaisser.
- 44571.
- 4452.
- 44567.
- 44581.
- 445662.
- 44562.
- 44566.
- 44551.
Logiciels pour automatiser l'enregistrement comptable
Tous ces mécanismes d’écritures comptables vous semblent un peu complexes ? Alors, pourquoi ne pas utiliser un logiciel pour faciliter cette tâche fastidieuse ?
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