Comment faire la déclaration de TVA sur Sage : Tutoriel Complet

La TVA, taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt perçu par les entreprises et reversé au Trésor public. À moins d’être en franchise de TVA, votre activité est concernée et un numéro intracommunautaire vous est attribué à cet effet. Que vous soyez sous régime simplifié ou au régime réel, crédit de TVA et TVA à déclarer doivent être calculés correctement, en suivant les obligations comptables à respecter.

Ce guide vous explique comment faire votre déclaration de TVA en ligne et comment éviter les écueils classiques au moment de remplir votre déclaration TVA. 💡 Note : vous êtes perdu·e ? Une notice est disponible avec le formulaire au moment de déclarer votre TVA en ligne.

Comment déclarer et payer sa TVA ?

Où faire sa déclaration de TVA ?

Il existe deux options principales pour déclarer votre TVA :

Option n° 1 : déclarer en ligne (déclaration EFI)

La déclaration se fait via la rubrique « Déclarer TVA » de votre espace Professionnel (mode EFI, Échange de Formulaires Informatisés), sur votre compte en ligne sur le site de l’administration fiscale. La télédéclaration simplifie le processus dématérialisé de déclaration. 💡 « Pour votre premier règlement, vous devrez avoir transmis préalablement un mandat à votre banque. » (source : impots.gouv.fr)

Option n° 2 : passer par un partenaire (déclaration EDI)

L’EDI, pour Échange de Données Informatisées, est un format d’échange de données pour la dématérialisation des données fiscales. Votre partenaire EDI peut être :

votre expert-comptable,
un organisme agréé,
un prestataire spécialisé.

Qui que ce soit, il devra avoir recours à un logiciel de comptabilité conforme aux normes EDI.

Quand déclarer sa TVA ?

La TVA doit être déclarée chaque année, même si le montant à déclarer est nul. Dans ce cas, préciser « néant ». Seule la fréquence de déclaration TVA peut varier selon votre régime fiscal.

Pour les entreprises au régime réel normal

La déclaration de TVA est mensuelle. Elle concerne la TVA devenue exigible au cours du mois précédent. Si le montant annuel de la TVA est inférieur à 4 000 €, il est possible de réaliser une déclaration et un versement par trimestre, au lieu d’une déclaration mensuelle.

Pour les entreprises au régime réel simplifié

Si l’exercice correspond à l’année civile : déclarez au plus tard dans les deux jours ouvrés suivant le 1er mai.

Si l’exercice ne correspond pas à l’année civile : déclarez dans les trois mois qui suivent la clôture de votre exercice.

La TVA est réglée en deux acomptes :

55 % en juillet,
45 % en décembre.

Le montant des acomptes est calculé à partir du montant de la TVA réglée au cours de l’exercice précédent. Si ce montant est inférieur à 1 000 €, alors il est possible de s’acquitter de la taxe en un seul règlement.

ℹ️ Toutes les dates d’exigibilité de TVA sont disponibles sur le site officiel de l’administration française.

Comment préparer sa déclaration de TVA ?

La déclaration de TVA, à l’instar d’autres formalités administratives, peut effrayer, ou du moins prendre du temps aux gérant·es ou aux petites entreprises. Vous avez procrastiné et devez maintenant mettre la main sur tous les montants à déclarer ? Voici nos conseils pour simplifier votre déclaration TVA le mois prochain.

Faire un tableau préparatoire de déclaration de TVA Excel

Construisez un simple tableau Excel pour suivre votre TVA collectée. Vous y recensez, pour chaque taux de TVA applicable, le cas échéant :

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

la TVA encaissée,
la TVA payée,
votre chiffre d’affaires.

En paramétrant des formules automatiques dans votre tableur Excel, vous obtenez les montants à déclarer chaque mois ou chaque semestre rapidement.

Automatiser le calcul de la TVA à déclarer avec un logiciel comptable

Pourquoi utiliser un logiciel comptable plutôt qu’Excel pour préparer votre déclaration de TVA ? Quel logiciel choisir ?

Plusieurs logiciels de comptabilité peuvent vous aider à automatiser le calcul de la TVA, notamment Indy, Regate, Dext, iPaidThat, Macompta.fr, Pennylane, QuickBooks, Sage Business Cloud Compta et Spendesk.

Comment fonctionne la déclaration de TVA ? Rappels des obligations

En France, ce sont les entreprises qui collectent la TVA pour le compte de l’État. Cependant, il existe plusieurs régimes, nous l’avons vu, et selon le régime fiscal de votre entreprise, vos obligations diffèrent. 💡 La TVA sur les débits correspond aux ventes de biens. La TVA sur les encaissements correspond aux prestations de services.

5 erreurs à éviter au moment de déclarer la TVA

Se tromper de taux : taux de base de 20 % ou taux réduit à 5,5 % ? Une erreur dans le taux entraîne des erreurs dans le montant de TVA déclaré.
Mal anticiper la période de congés : votre entreprise ferme pour ses congés annuels ?
Faire une déclaration de TVA incomplète : en cas de montant à déclarer égal à zéro, il faut remplir le formulaire et cocher la case « néant ».

Quant aux arrondis, les décimales peuvent être négligées en deçà de cinquante centimes d’euros.

Demande de remboursement de crédit de TVA

Deux moyens vous sont proposés pour effectuer une demande de remboursement de crédit de TVA.

Si vous avez recours pour vos télédéclarations et télépaiements au mode EDI (échange de données informatisé), votre expert-comptable, à votre demande, transmettra les fichiers de demande de remboursement de crédit de TVA.
Si vous avez recours pour vos télédéclarations et télépaiements au mode EFI (échange de formulaires informatisé), la demande de remboursement d’un crédit de TVA s’effectue dans votre espace professionnel, en cliquant sur :
- « Déclarer » dans la rubrique « Mes services » ;
- « TVA ».

Vous devez ensuite sélectionner l’activité concernée dans le tableau qui s’affiche à l’écran puis, dans le cadre « Effectuez une demande de remboursement de crédit de TVA », vous devez saisir la période de référence et sélectionner le formulaire correspondant à votre situation :

le formulaire n° 3519 pour un remboursement en cours d’année et pour les usagers relevant du régime réel normal à la TVA ;
le formulaire n° 3517 pour les usagers qui relèvent du régime réel simplifié à la TVA et demandent le remboursement sur leur déclaration annuelle de TVA (CA12).

Précisions

Par dérogation et sous certaines conditions, les entreprises placées sous le régime réel simplifié à la TVA (RSI) peuvent demander le remboursement provisionnel du crédit constitué par la taxe déductible ayant grevé l'acquisition de biens constituant des immobilisations lorsque son montant est au moins égal à 760 €. Dans ce cas, l’entreprise devra déposer le formulaire n° 3519 pour effectuer sa demande de remboursement.

Sage FRP 1000 V11 : Une solution pour optimiser la gestion de la TVA

L’éditeur de logiciel Sage vient de sortir une nouvelle version de Sage FRP 1000 : la V11 ! Ce logiciel de gestion financière et comptable est conçu pour les entreprises de toutes tailles, en particulier pour les PME. Cette plateforme propose de nombreuses améliorations que nous allons approfondir au sein de cette article.

Il faut savoir que la version 11 du logiciel Sage FRP 1000 apporte de nouvelles améliorations, des fonctionnalités supplémentaires et des modifications par rapport aux versions précédentes. Ce module sera l’occasion pour les entreprises d’adopter de nouvelles habitudes pour se préparer sereinement à l’application de la facture électronique.

Une autre fonctionnalité de cette nouvelle version est l’archivage légal et automatique de vos documents comptables et financiers. De plus, il faut savoir que l’ensemble des documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés durant une certaine durée. Les documents comptables que l’entreprise est tenue de classer et d’archiver sont : grand livre, livres journaux, livre d’inventaire, bilan comptable, factures et bons de commande, documents fiscaux, relevés bancaires.

L’archivage légal est une obligation importante pour les entreprises, car il permet de conserver une trace de toutes les transactions financières et comptables, de se conformer aux réglementations fiscales et légales en vigueur, et de faciliter les vérifications et les audits. En général, la période minimale de conservation est d’au moins 10 ans pour les documents comptables et financiers d’une entreprise. Il est primordial d’archiver et de s’assurer de la bonne sauvegarde de tous les documents, y compris les justificatifs.

La dématérialisation prévient alors les phénomènes d’effacement des encres. L’utilisation d’un logiciel tel que Sage 1000 V11 gère l’archivage de façon sécurisée (coffre-fort électronique, signature électronique, gestion des certificats) et permet une numérisation complète de la comptabilité. Cette gestion numérique contribue également à optimiser le Fast Closing, en automatisant le traitement des documents et en accélérant la clôture des comptes.

Attention : L’archivage et la conservation des documents en lien avec la comptabilité et la finance sont extrêmement réglementés.

Sage V11 va permettre de garantir la qualité des données pour générer automatiquement le bon type de flux, le canal de communication associé, l’intégration dans votre solution de gestion, la génération des flux et le cycle de vie. Pour éviter que votre entreprise ne fasse du surplace, il est aujourd’hui vivement recommandé de disposer d’un système d’informations efficace vous permettant d’avoir confiance en vos données. C’est le cas du logiciel Sage V11, qui vous aidera dans la gestion et la mise à jour de vos données quotidiennement. Le pilotage de l’entreprise s’en trouvera ainsi grandement amélioré.

Une bonne gestion de vos données va vous permettre de limiter les erreurs dans les états financiers, qui pourraient entraîner des décisions financières incorrectes et nuire à l’entreprise. Grâce à la comptabilité cloud, Sage V11 offre une gestion optimisée et sécurisée des flux financiers, tout en permettant un accès en temps réel aux informations stratégiques.

Selon la loi, les entreprises sont tenues de se conformer à diverses réglementations comptables et fiscales. Des données de mauvaise qualité peuvent entraîner des erreurs de déclaration fiscale, ce qui peut générer des sanctions financières et des problèmes juridiques. Avec Sage V11 et sa solution de comptabilité cloud, une analyse financière précise est effectuée quotidiennement pour vous aider à prendre les bonnes décisions pour votre entreprise.

Sage Network est une plateforme partagée qui automatise de manière transparente les flux de travail entre les entreprises et leur écosystème. Optimisez la collaboration et l’efficacité des opérations commerciales. Une plateforme unifiée pour centraliser vos données. Sage tente d’améliorer cette nouvelle version au maximum pour permettre aux entreprises de faire un pas vers la réforme de la facture électronique.

Certaines fonctionnalités de Sage FRP 1000 V11 seront disponibles dans quelques temps, le développement de ces dernières étant en cours de réalisation. Sage prévoit une autre fonctionnalité pour cette nouvelle version V11 : l’extension du logiciel vers d’autres plateformes de dématérialisation partenaires. Peu importe la plateforme que vous aurez choisie, Sage V11 s’adapte à toutes les PDP existantes sur le marché.

Aujourd’hui, les entreprises attendent la liste des futures PDP. Pour l’instant, la Direction Générale des Finances Publiques a publié en début d’année une première liste de candidats pour devenir PDP. Pour rappel, les entreprises auront le choix entre le PPF (Portail Public de Facturation) et les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires).

Dans le cadre des enjeux DAF (Directeur Administratif et Financier), ces évolutions jouent un rôle stratégique en garantissant la conformité aux nouvelles obligations fiscales et en optimisant la gestion des flux financiers. L’avantage des PDP est d’être un gage de sécurité pour les utilisateurs dans le traitement et la transmission des données.

La nouvelle version Sage V11 va permettre de dupliquer vos pièces comptables et financière directement sur le logiciel, en option secondaire (prochainement disponible). Le bouton “Dupliquer dernière pièce” est remplacé par le bouton “Dupliquer pièce” Ce dernier permet de reprendre la pièce sélectionnée avec les écritures de comptabilité générale ainsi que les ventilations de la pièce d’origine. Les montants des écritures (comptables et analytiques) sont remis à zéro.

Avantages de la duplication des pièces comptables :

Gain de temps : en évitant de saisir à nouveau des informations similaires ou identiques pour des transactions récurrentes.
Facilité de gestion des modèles : Vous pouvez créer des modèles de pièces comptables que vous dupliquerez ensuite pour des transactions similaires.

La duplication des pièces comptables et financières est une pratique courante dans la gestion financière, car elle améliore l’efficacité, réduit les erreurs, conserve un historique complet et facilite la gestion des opérations récurrentes. Cependant, il est important de l’utiliser avec prudence pour garantir la précision et l’intégrité des données comptables. De plus, cette solution facilite également la clôture d’exercice comptable, en simplifiant les processus et en assurant une conformité totale.

Enregistrement comptable : Comment faire ?

Que ce soit déjà une habitude ou votre première fois, si vous êtes ici, c’est que la saisie comptable fait partie de vos missions, et que vous êtes à la recherche de conseils en comptabilité. Alors, comment faire l’enregistrement des opérations comptables ?

Il n’existe pas d’obligation légale quant à la personne chargée d’effectuer les enregistrements comptables.

Étape 1 : récolter les pièces justificatives

Tout achat ou vente doit donner lieu à l’émission d’une facture, c’est la loi. 👉 Il existe tout de même quelques exceptions, ce qui n’exempte pas de présenter tout document permettant de justifier un achat ou une vente en cas de contrôle fiscal : fiche de poids, fiche de sortie, bordereau, relevés bancaires, brouillard de caisse, etc.

Le mot de l'Expert : La collecte rigoureuse des pièces justificatives est essentielle pour assurer la transparence et la vérifiabilité de chaque enregistrement comptable. Cela comprend non seulement les factures d'achats et de ventes, mais aussi d'autres documents tels que les bordereaux et relevés bancaires, essentiels en cas de contrôle fiscal.

Étape 2 : choisir le journal

Si vous optez pour le journal unique, également appelé journal centralisateur, vous pourrez enregistrer toutes vos opérations, quelle que soit leur nature, dans le même journal.

Il existe aussi :

Le journal de caisse, pour enregistrer les opérations commerciales liées à la caisse enregistreuse.
Le journal de banque, pour les mouvements sur votre compte bancaire.

Le mot de l'Expert : Le choix du journal comptable influence l'organisation et l'efficacité du suivi des transactions. Utiliser des journaux spécifiques pour différentes catégories d'opérations, comme les ventes ou les achats, permet une meilleure segmentation et une analyse plus précise des activités financières.

Étape 3 : inscrire les éléments de l’écriture comptable

Mais au fait, de quoi est composée une écriture comptable ? Oublier un de ces éléments peut considérablement impacter votre enregistrement comptable.

Le mot de l'Expert : Chaque écriture doit clairement indiquer la date, les montants au débit et au crédit, l'intitulé de l'opération et le numéro de la pièce justificative. L'exactitude ici est essentielle pour maintenir l'intégrité de la comptabilité et faciliter les audits.

Étape 4 : suivre les principes comptables

Enregistrer une écriture comptable est une opération relativement simple.

Le mot de l'Expert : Respecter les principes de la comptabilité en partie double et l'enregistrement chronologique des transactions sont fondamentaux pour une comptabilité exacte et fiable. Cela garantit que tous les comptes sont équilibrés et que les enregistrements reflètent fidèlement la réalité économique de l'entreprise.

Étape 8 : comptabiliser un avoir fournisseur

Faire un avoir pour corriger la différence est donc une pratique courante. Créditer l’avoir au compte charges débité lors de l’achat.

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