Comment modifier les informations sur un extrait Kbis

Le Kbis est la carte d’identité de l’entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Toute modification affectant une information figurant sur le Kbis doit faire l’objet d’une déclaration officielle.

Pourquoi modifier le Kbis ?

La modification du Kbis s’impose dès qu’une mention figurant sur le document ne correspond plus à la situation de l’entreprise. Le Kbis atteste de l’immatriculation de la société au Registre du commerce et des sociétés. L’extrait Kbis reprend l'ensemble des informations de la société inscrites au RCS : dénomination, forme juridique, numéro SIREN, date de création, montant de capital, adresse du siège, identité du dirigeant et activité exercée.

Toute décision ou tout changement qui a un impact sur ces éléments nécessite de modifier le Kbis de son entreprise pour que ce document reste le reflet exact de sa situation.

Quels changements impliquent la modification du Kbis ?

déménagement de l'entreprise entraînant un changement d'adresse ;
modification de l'activité (changement d'objet social) ;
transformation de la société en une autre forme sociale ;
augmentation ou réduction de capital ;
changement de raison sociale ou de dénomination commerciale ;
changement de dirigeant ;
erreurs constatées sur le Kbis.

Qui décide du changement et quelles formalités internes ?

La décision de modifier le Kbis part toujours d’un acte interne à la société. La décision de changement est donc la première étape pour effectuer la modification de l'extrait Kbis. Selon la forme de l’entreprise, elle relève soit du seul dirigeant, soit d’un vote des associés réunis en assemblée générale extraordinaire.

Pour qu’une décision soit adoptée, il faut qu’elle soit acceptée par l’organe compétent. Il s’agit, en général, de la collectivité des associés. Les conditions de majorité et de vote dépendent de la forme juridique de la société et des statuts. Pour certains changements, vous devez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée.

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Une fois la décision prise, un procès-verbal (PV) d'assemblée générale ou de décision de l'associé unique doit être rédigé pour changer les informations du Kbis de l'entreprise.

La publicité : l’annonce légale

La publication d'une annonce légale de modification est une étape cruciale sans quoi votre demande de modification peut être rejetée par le greffe. La publication d’une annonce légale est obligatoire lorsque la modification du Kbis touche les statuts. Cette annonce légale de modification est impérative pour que la demande de modification du Kbis de l'entreprise soit acceptée par le greffe.

La parution est à réaliser auprès d'un Journal d'annonces légales (JAL) compétent, en fonction du département où se situe le siège social de l'entreprise. Si la modification du Kbis concerne le transfert du siège social dans un autre département, la publication devra être effectuée à la fois dans le département d'origine et dans le département d'arrivée.

Une fois la parution réalisée, le Journal d'annonces légales fournit à l'entreprise une attestation de parution de l'annonce légale de modification du Kbis, qui est à joindre au dossier transmis au greffe du Tribunal de commerce.

Documents à fournir pour changer les informations sur un Kbis

Mettre à jour les informations sur un Kbis impose de fournir un certain nombre de documents au greffe du Tribunal de commerce :

Un exemplaire du PV d'assemblée générale extraordinaire ou de décision unilatérale de l'associé unique certifié conforme à l'origine par le représentant légal de l'entreprise ;
Un exemplaire des statuts mis à jour et également certifié conforme, lorsque la modification concerne une disposition statutaire ;
Un pouvoir du représentant légal lorsque celui-ci confie l'accomplissement du changement de Kbis à un tiers mandataire ;
Une copie de l'attestation de parution de l'avis de modification dans un Journal d'annonces légales compétent ;
Le diplôme, l'agrément ou l'autorisation d'exercice en cas d'activité réglementée ;
La copie d'une pièce d'identité du nouveau dirigeant dans l'hypothèse d'un changement de direction.

La procédure depuis 2023 : le Guichet unique de l’INPI

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Le Guichet unique de l’INPI centralise la déclaration, la transmission au greffe et l’envoi au RCS.

Dans la plupart des cas, la modification du Kbis passe par une inscription modificative déclarée au Guichet unique. La procédure s'achève avec le dépôt d'une demande d'inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS). Une fois la déclaration de modification du Kbis validée et le dossier transmis, les informations sont transmises automatiquement au greffe du tribunal de commerce, qui procède à l’examen et à l’enregistrement de la modification, puis à la mise à jour du RCS et à l’édition du nouveau Kbis.

Étapes principales sur le Guichet unique

Se connecter : lors de sa première connexion, le déclarant doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.
Débuter la démarche : cliquez sur « Créer, modifier ou cesser une entreprise » depuis la rubrique « Entreprises », renseignez le numéro Siren et cliquez sur le nom de l'entreprise, puis sur « Modifier l’entreprise ».
Préparez votre démarche : nommez votre brouillon, vérifiez les informations qui apparaissent sur le formulaire et renseignez les informations manquantes marquées d’un *.
Modifier les informations : ajoutez, modifiez ou supprimez les informations souhaitées via les rubriques (« Identité de l’entreprise », « Gestion et direction », « Établissement »).
Téléverser les pièces jointes : ajoutez les documents justificatifs en format PDF (10 Mo maximum par pièce jointe).
Vérifier le dossier : contrôlez les pièces jointes et complétez éventuellement la zone « Observations ». « Valider le dossier » ne signifie pas que votre demande est terminée.
Payer la formalité : règlement par carte bancaire, compte de paiement INPI ou délégation de paiement. Une fois la formalité payée, vous pourrez obtenir un reçu de paiement.
Suivi : l'état d'avancement des formalités est consultable sur le guichet depuis le tableau de bord de l'espace personnel.

Délais, coûts et particularités

Vous disposez d’un mois à compter de la décision pour déclarer la modification du Kbis en vertu de l'article R.123-45 du Code de commerce. Une fois le dossier déposé en ligne, le greffe traite la demande en deux à cinq jours ouvrés en moyenne, parfois davantage selon le tribunal et la complexité du dossier.

En principe, la mise à jour du Kbis en ligne de sa société est gratuite. En revanche, la modification de certains registres ou le dépôt de certains actes peuvent être payants. Le coût d’une modification de Kbis dépend de la nature du changement et de la forme de l’entreprise. Le coût combine les frais de greffe, qui vont de 42,90 € à 230,79 € selon la modification, et l’annonce légale. Aux frais de greffe s’ajoute le coût de l’annonce légale lorsque la modification touche les statuts.

Par exemple : la modification d'activité correspond à un changement d'objet social. Pour une société, elle entraîne 42,90 € de frais de greffe, auxquels s'ajoute une annonce légale d'environ 136 € (tarif à destination des professionnels). La publication au Bodacc, quant à elle, est facturée 116 €.

Erreurs sur le Kbis et rectifications

La correction d’une erreur sur le Kbis dépend de l’origine de cette erreur. L’erreur sur le Kbis déclarée par l’entreprise se corrige par une demande de rectification sur le Guichet unique de l’INPI. L’erreur imputable au greffe se corrige gratuitement. Si l’erreur vient du greffe, il faut contacter Infogreffe ou le greffe compétent avec les pièces justificatives (par exemple une copie des statuts) pour obtenir la rectification.

Aspects pratiques et conseils

Le Kbis est un document indispensable pour toute société : il faut présenter l’extrait Kbis pour l’ouverture d’un compte bancaire, pour l’achat de matériel professionnel ou pour répondre à des appels d’offres. En principe, il est impératif de fournir un extrait de Kbis de moins de 3 mois.

Oui, la modification d'un Kbis peut se faire sans intermédiaire. La déclaration s'effectue directement sur le Guichet unique de l'INPI : le dirigeant renseigne la modification, joint les justificatifs et paie les frais de greffe. Beaucoup de dirigeants confient toutefois la formalité à un professionnel pour éviter un rejet du dossier par le greffe.

Pour sécuriser la démarche, il est indispensable d’identifier précisément les changements à déclarer, de respecter les délais légaux et de fournir des justificatifs conformes. La parution d'une annonce légale est une étape cruciale sans quoi votre demande de modification peut être rejetée par le greffe.

Tuto Guichet Unique - Demande d'occultation des adresses personnelles des dirigeants du Kbis

Qui est compétent pour délivrer le Kbis ?

Conformément aux articles R.123-150 et R.123-152 du Code de commerce, seuls les greffiers des tribunaux de commerce sont habilités à délivrer des extraits Kbis. Les greffes des tribunaux de commerce et autres organismes officiels sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises.

Accès à l'historique et transparence

Obtenir l'historique des modifications au RCS, c'est commander un document récapitulant toutes les informations qui ont un jour été mentionnées sur l'extrait Kbis d'une entreprise. Avec Infogreffe, les chefs d’entreprises peuvent y accéder à toute l’information légale issue du registre du commerce et des sociétés.

Points de vigilance

Respecter les délais (un mois pour déclarer la modification) ;
Vérifier les règles de majorité et de quorum dans les statuts avant toute décision ;
Ne pas omettre la publication d’une annonce légale lorsque la modification concerne les statuts ;
Conserver les justificatifs de dépôt et de paiement ;
En cas de difficulté technique sur le Guichet unique, un récépissé peut être délivré attestant de la tentative de dépôt.

Modifier un Kbis n’est pas une formalité secondaire, mais une obligation légale essentielle pour garantir la conformité juridique de l’entreprise et assurer la validité des informations communiquées aux partenaires et aux administrations.

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