Comment modifier un extrait Kbis : Guide complet

L'extrait Kbis est un document essentiel qui atteste de l'existence légale d'une entreprise commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il rassemble toutes les informations officielles relatives à l'entreprise inscrites au RCS. Au cours de l’existence de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de modifier votre Kbis.

Il peut être utile de rappeler les informations légales entourant votre entreprise, notifiées dans le Kbis. Le Kbis est un document qui atteste de la situation d'une entreprise en temps réel. Lorsqu'une des mentions précédentes indiquées sur le Kbis change, vous devez impérativement prévenir le greffe du tribunal de commerce de cette modification. Les cas sont nombreux.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

Véritable carte d’identité de chaque entreprise, le RCS recense les données légales des sociétés et des commerçants. Ces données, vérifiées et validées par le greffe du tribunal de commerce, contribuent à la transparence économique indispensable à la croissance.

L’extrait Kbis, quant à lui est la véritable carte d’identité actualisée de l’entreprise. Il atteste de l’existence juridique et de la légalité de toute entreprise inscrite au RCS, et apporte une information vérifiée, à sa date de délivrance.

On y retrouve les informations essentielles d’une entreprise : dénomination sociale, capital, dirigeants, activité, etc. Toutes les décisions en matière de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire sont mentionnées sur l’extrait Kbis.

Pourquoi et quand modifier l'extrait Kbis ?

Un certain nombre de ces événements est susceptible d'entraîner la modification du Kbis de la société, et doivent, en premier lieu, être formalisés par une prise de décision. Toutes les personnes morales ayant une activité commerciale sont dotées d'un Kbis, un document qui consacre leur existence juridique et qui fait partie des premiers éléments transmis au dirigeant lorsqu'il réalise les formalités de constitution d'une entreprise.

Il arrive néanmoins que les informations qui y figurent ne soient plus à jour après quelques années d'existence, ou qu'une erreur se soit glissée sur le Kbis. Pour que l'extrait Kbis fourni par l'intermédiaire du service MonIdenum du Conseil national des greffiers de Tribunaux de commerce (CNGTC) ou par Infogreffe soit le reflet exact de l'identité et de la situation de l'entreprise, il doit alors être mis à jour.

La plupart des modifications qui affectent les statuts d’une société génèrent, en général, la demande de délivrance d’un nouvel extrait Kbis. Enfin, une société doit demander la modification de son extrait Kbis en cas de changement de dirigeant, même si ce dernier n’emporte aucune modification des statuts.

Informations modifiables sur le Kbis

Le Kbis équivaut à la carte d'identité des particuliers. Y figurent un certain nombre d'informations sur la personne morale, à savoir :

La dénomination sociale et l'enseigne ;
Le numéro d'immatriculation Siren ;
Le code APE ou NAF ;
La forme juridique de l'entreprise (SARL, SAS, SA, SNC…) ;
Le montant du capital social ;
L'adresse du siège social et des établissements secondaires, le cas échéant ;
La durée d'existence de l'entreprise ;
La date de création ;
L'activité exercée ;
Le nom de domaine et des éventuels sites internet ;
Les informations d'identification relatives au dirigeant principal, aux administrateurs et aux commissaires aux comptes, le cas échéant.

Toute décision ou tout changement qui a un impact sur ces éléments nécessite de modifier le Kbis de son entreprise pour que ce document reste le reflet exact de sa situation. Il peut s'agir par exemple :

Du déménagement de l'entreprise entraînant un changement d'adresse ;
D'une modification de l'activité ;
D'une transformation de la société en une autre forme sociale ;
D'une augmentation ou d'une réduction de capital ;
D'un changement de raison sociale ou de dénomination commerciale, qui peut également avoir un impact sur l'intitulé du compte bancaire.

Le dirigeant de la société dispose alors d'un délai d'un mois pour procéder au changement auprès du greffe du Tribunal de commerce en vertu de l'article R.123-45 du Code de commerce.

Informations ne nécessitant pas de modification du Kbis

Certaines informations fournies lors de la création, lorsqu’elles sont modifiées, n’ont pas à faire l’objet d’une formalité de modification, elles doivent être communiquées directement auprès des administrations en charge de ces sujets comme :

La modification des options fiscales, à communiquer à la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) ;
La modification des options sociales, à communiquer à l’Urssaf ou la Mutualité sociale agricole (MSA) ;
La modification de l’effectif salarié, à communiquer à l’Urssaf ou la MSA.

De plus, la transformation d’une entreprise individuelle en société est impossible.

Comment modifier l'extrait Kbis ?

Pour modifier l’extrait Kbis d’une société, il faut généralement suivre les mêmes étapes, quelle que soit le statut de l’entreprise (EURL/SARL, SASU/SAS, SA, SNC…). Les formalités juridiques et légales à accomplir sont, en effet, généralement identiques pour toutes les formes juridiques : modification des statuts, publication d’une annonce légale, remplissage d’un formulaire et dépôt d’un dossier au greffe. Seules les conditions de la prise de décision diffèrent.

Toutes les décisions qui entraînent une modification de l’extrait Kbis doivent respecter un certain formalisme. Tout d’abord, il est nécessaire de matérialiser la décision dans un écrit. Il conviendra, le cas échéant, de procéder à la modification des statuts. Pour procéder ainsi, il faut respecter scrupuleusement le procès-verbal et remplacer l’ancienne mention par la nouvelle.

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Ensuite, une annonce légale doit être rédigée et diffusée dans un journal habilité. En effet, les modifications doivent généralement être portée à la connaissance des tiers, et notamment de toute personne qui pourrait être intéressée par l’information.

La procédure s’achève avec le dépôt d’une demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Comment changer une adresse sur un Kbis ?

Étapes à suivre pour la modification du Kbis

Prendre la décision de modifier le Kbis : Déménagement du siège social, réduction ou augmentation de capital, changement d'objet social… au cours de la vie d'une société, de nombreux changements peuvent intervenir. Pour certains changements, vous devez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire des Associés (AGE) et voter la validation ou non de la modification envisagée.
Publier le changement dans un Journal d'annonces légales (JAL) : Pour être possible, le changement dans une information figurant sur un Kbis doit être rendu public. À cet effet, le dirigeant de l'entreprise doit faire publier la modification envisagée dans un Journal d'annonces légales, ou JAL. La parution est à réaliser auprès d'un JAL compétent, en fonction du département où se situe le siège social de l'entreprise. Une fois l'annonce légale publiée dans le journal, vous recevez une attestation de publication à joindre à votre demande de modification de Kbis.
Déposer votre demande de modification de Kbis : Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises.

Documents à fournir pour la modification du Kbis

Mettre à jour les informations sur un Kbis impose de fournir un certain nombre de documents au greffe du Tribunal de commerce.

Un exemplaire du PV d'assemblée générale extraordinaire ou de décision unilatérale de l'associé unique certifié conforme à l'origine par le représentant légal de l'entreprise.
Un exemplaire des statuts mis à jour et également certifié conforme, lorsque la modification concerne une disposition statutaire.
Un pouvoir du représentant légal lorsque celui-ci confie l'accomplissement du changement de Kbis à un tiers mandataire.
Une copie de l'attestation de parution de l'avis de modification dans un Journal d'annonces légales compétent.
Le diplôme, l'agrément ou l'autorisation d'exercice en cas d'activité réglementée.
La copie d'une pièce d'identité du nouveau dirigeant dans l'hypothèse d'un changement de direction.

Le Guichet Unique : Simplification des démarches

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises :

Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France.

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.

Fonctionnement du Guichet Unique

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard.

Les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues.

L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel.

Coûts associés à la modification du Kbis

En principe, la mise à jour du Kbis en ligne de sa société est gratuite. En revanche, la modification de certains registres ou le dépôt de certains actes peuvent être payants. Par exemple, la signature du représentant légal de l'entreprise de la société effectuée par un code transmis par SMS (signature RGS1*) est facturée 2,80 €. La publication au Bodacc, quant à elle, est facturée 116 €.

En 2025, modifier l'activité sur un Kbis entraîne des frais de greffe de 188,81 € TTC pour une société (SARL, SAS, etc.) et de 91,57 € TTC pour une entreprise individuelle. La publication obligatoire d'une annonce légale coûte 135 € HT. Si vous sollicitez un professionnel ou une plateforme en ligne, des honoraires supplémentaires, généralement autour de 150 € HT, sont à prévoir.

Type de Frais	Montant (TTC)	Remarques
Frais de greffe (Société)	188,81 €	Pour modifier l'activité
Frais de greffe (Entreprise Individuelle)	91,57 €	Pour modifier l'activité
Annonce légale	135 € HT	Publication obligatoire
Honoraires professionnels	~150 € HT	Si vous sollicitez un professionnel

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