Comment renouveler son extrait Kbis en ligne : Guide complet

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales.

Le renouvellement du Kbis est une procédure administrative indispensable. Elle permet de mettre à jour le document d’immatriculation d’une société au registre national des entreprises (RNE). Pour ce faire, il faut donc fournir les informations requises ainsi que régulariser la situation de l’entreprise.

Alors, comment peut-on obtenir un extrait Kbis ? Est-il possible de faire une demande d'extrait Kbis sur internet ? Comment obtenir un extrait Kbis à jour ? Découvrons ensemble les réponses à ces questions.

Qu'est-ce qu'un Kbis ?

Le Kbis, en France, est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques.

Le Kbis peut être considéré comme la pièce d’identité d’une société. Le Kbis rassemblera tous ces renseignements.

Le Kbis certifie qu’une société exerçant une activité commerçante est effectivement enregistrée au Régime du Commerce et des Sociétés.

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI.

Rôle et Contenu du Kbis

L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels. Il peut notamment vous être demandé par votre établissement bancaire au moment de la création d’un compte professionnel, mais aussi par certains fournisseurs.

Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée.

Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document.

Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

Informations contenues dans un extrait Kbis

Le KBIS est un document public qui est facilement consultable par tout citoyen souhaitant avoir des renseignements sur une entreprise donnée.

Tout citoyen a le droit de consulter ce document sur simple demande en ligne ou au greffe du tribunal de commerce notamment.

Afin de prouver l’existence de leur entreprise, les entrepreneurs ont la possibilité de présenter une attestation de paiement des charges sociales. Celle-ci est délivrée par le RSI (Régime social des indépendants).

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Un extrait KBIS, c'est quoi ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Qui doit avoir un Kbis ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC).

Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Le KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire).

Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET).

Mais dans les faits, la demande se fait le plus souvent auprès du chef d'entreprise, car il s'agit d'une demande payante :

2,69 euros pour un retrait sur place.
4,03 euros pour un envoi par courrier.
3,37 euros pour une demande effectuée en ligne.

Pour éviter de payer à chaque demande, il est possible de souscrire un abonnement au site infogreffe.

Alternatives au Kbis pour certaines structures

Contrairement aux sociétés commerciales immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), certaines entités, comme les associations, les professions libérales ou les artisans, ne peuvent pas obtenir d’extrait Kbis. Cependant, ces structures disposent d’alternatives officielles pour justifier leur existence légale et leurs informations administratives.

Avis de situation SIRENE : Ce document, délivré gratuitement par l’INSEE, atteste de l’existence légale d’une entreprise ou d’une activité libérale. Il regroupe des informations similaires à celles d’un Kbis, telles que le numéro SIREN, la dénomination de l’entité, et son adresse.

Extrait RNE (Registre National des Entreprises) : Pour les associations, l’extrait RNE est l’équivalent de l’extrait Kbis.

Extrait D1 : Les artisans, immatriculés au Répertoire des Métiers, peuvent obtenir un extrait D1 délivré par la Chambre de Métiers et de l'Artisanat. Cet extrait prouve l’inscription de l’artisan et sa situation juridique, tout en présentant les principales informations sur l’entreprise artisanale. C’est l’équivalent du Kbis pour les artisans.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Comment obtenir un extrait Kbis en ligne ?

Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français.

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mise en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum.

Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée. De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.

Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche.

Les étapes pour obtenir un Kbis numérique via MonIdenum :

Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant. Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.

Comment commander un extrait Kbis en ligne sur Infogreffe :

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante :

Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.
Vous devez alors effectuer une demande d’extrait Kbis par courrier postal, puis choisir la périodicité et la durée d’envoi du document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois.
Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l’adresse de votre choix.

Alternatives pour obtenir rapidement votre Kbis :

Pro-Entreprises.com : Si vous n’avez pas encore de compte sur la plateforme, rendez-vous sur Pro-Entreprises.com pour créer un profil. Une fois connecté, accédez à la section qui permet de commander un extrait Kbis. Pro Entreprises propose une solution pratique pour obtenir rapidement votre Kbis.
Le greffe du tribunal de commerce : Si vous préférez effectuer les démarches en personne, il est tout à fait possible de renouveler votre extrait Kbis directement auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise. Identifiez le tribunal de commerce compétent pour votre entreprise en fonction de son adresse. Vous devrez indiquer le numéro SIREN ou la dénomination sociale de votre société. Une fois le paiement effectué, vous recevrez immédiatement votre extrait Kbis sous format papier.

Comment demander un extrait Kbis à jour et souscrire un envoi périodique ?

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente.

En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Il est important de noter que, comme pour la demande ponctuelle d’un extrait Kbis, la commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit pour ainsi dire d’un abonnement qui vous permet de bénéficier régulièrement d’un Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Pour offrir des informations pertinentes et surtout mises à jour, le dirigeant de l’entreprise doit procéder régulièrement au renouvellement du KBIS de sa société, même si dans la théorie, ce document n’a pas de date limite de validité.

Pour garantir l’authenticité de ses documents, il est recommandé de souscrire à un abonnement permettant de renouveler régulièrement les extraits Kbis.

Renouveler via la plateforme Infogreffe :

Allez sur le site Infogreffe.fr.
Si vous avez déjà un compte, connectez-vous.
Une fois votre entreprise localisée, sélectionnez l’option « Commander un extrait Kbis ».
Après le paiement, si vous avez choisi la version numérique, vous pourrez télécharger votre extrait Kbis en quelques minutes après le paiement.

Renouveler via la plateforme Monidenum :

Monidenum est une plateforme en ligne qui permet aux dirigeants d’entreprise de gérer leur identité numérique tout en facilitant certaines démarches administratives, dont le renouvellement de l’extrait Kbis.

Si vous n’avez pas encore de compte, vous devrez créer votre identité numérique en vous rendant sur le site Monidenum.fr.
Dans votre tableau de bord, vous trouverez une section dédiée aux démarches administratives.
Monidenum vous proposera de valider les informations relatives à votre société.

Pourquoi faut-il faire régulièrement un renouvellement du Kbis ?

Il n’existe pas de législation concernant la validité d’un extrait Kbis. Dans la théorie, un document datant de plusieurs années est toujours considéré comme recevable à partir du moment où il n’y a eu aucune modification au niveau de l’entreprise comme un changement de siège social ou une modification dans le statut juridique.

Mais dans les faits, les partenaires commerciaux d’une entreprise demandent des Kbis datant de moins de 3 mois. En effet, la vie des sociétés est soumise aux aléas économiques. En 90 jours, de nombreux évènements peuvent perturber la santé d’une entreprise et mettre son existence en péril : dépôt de bilan, mise en redressement judiciaire…

D’ailleurs sur le document, il est clairement indiqué que l’extrait a été délivré à une date précise avec l’indication du greffe qui a fourni le formulaire.

Attention : Toute reproduction même certifiée conforme d’un Kbis est sans valeur, aussi pour avoir toujours à votre disposition des documents authentiques, il est judicieux de souscrire à un abonnement de manière à renouveler régulièrement vos extraits Kbis.

En effet, les différents aléas économiques impactent les sociétés, qui doivent évidemment s’adapter. Effectivement, en trois mois, de nombreux évènements peuvent survenir et perturber la santé d’une entreprise.

Il sera impossible pour une entreprise de prouver son inscription. En effet, le Kbis représente une preuve officielle d’immatriculation d’une entreprise.

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