Comment signer électroniquement sur le guichet unique de l'INPI : Tutoriel détaillé
Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. L’entrepreneur est tenu de réaliser ses formalités administratives sur le portail. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.
Mis en place par le gouvernement, le guichet unique remplace officiellement les centres de formalités des entreprises depuis le début de l’année 2023. Suite à une restructuration, vos formalités d’entreprises devront dorénavant passer via l’INPI. Ce dernier propose le Guichet Unique pour faciliter les formalités dématérialisées. Les formalités étant 100 % dématérialisées, les informations requises seront alors saisies en ligne. Demain, grâce à ce portail e-procédures unique faisant l’interface avec les administrations compétentes, les formalités d’entreprises seront plus simples à réaliser pour les déclarants.
Le Guichet Unique de l’INPI remplace un système complexe et obsolète, composé de 6 portails opérés par différents organismes (Chambres de Commerce et d’Industrie, Greffes, URSSAF…). Il met fin également à l’utilisation de plus de 50 formulaires Cerfa différents, utilisés pour les formalités papier.
Qu'est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés. Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.
La signature électronique permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité.
Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique
Les différents niveaux de signature électronique
Selon le règlement eIDAS, il existe trois niveaux de signature électronique :
- Simple
- Avancée
- Qualifiée
La signature avancée avec certificat qualifié est à mi-chemin entre la SEA (signature électronique avancée) et la SEQ (signature électronique qualifiée). Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et celui-ci satisfait les exigences fixées à l’annexe I du règlement eIDAS.
Législations et régulations encadrant la signature électronique
En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne. Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique.
Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.
Évolutions du règlement eIDAS 2025
Le règlement eIDAS évolue et apporte des nouveautés :
Lire aussi: SARL : Comment distribuer des dividendes ?
- Portefeuille d'identité numérique : La principale innovation du règlement eIDAS 2.0, est l'introduction du "European Digital Identity Wallet". Ce portefeuille numérique permettra aux citoyens de l'UE de stocker divers documents (carte d'identité, permis de conduire) et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'Union.
- Archivage électronique qualifié : eIDAS 2.0 inclut désormais l'archivage électronique qualifié comme un service de confiance. Les documents conservés dans ce cadre bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
- Interopérabilité et standardisation : Le règlement renforce les standards de sécurité et d'interopérabilité pour garantir une utilisation harmonisée des services de confiance à travers l'UE, incluant des initiatives telles que eDelivery, eID, et eSignature.
Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude ! Le portefeuille d'identité numérique, par exemple, facilitera l'ouverture de comptes et l'inscription à des services en ligne. Les prestataires de services de confiance devront se conformer aux nouvelles normes pour offrir des solutions sécurisées et interopérables dans toute l'UE.
Comment obtenir et utiliser une signature électronique avec l'INPI ?
Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.
La signature électronique pourra ainsi vous apporter :
- Une plus grande simplification des démarches : La signature électronique permet de dématérialiser et de simplifier les démarches administratives. Vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour signer des documents.
- Une sécurité accrue : Grâce à la signature électronique, l'authenticité et l'intégrité des documents sont garanties. A chaque signature, un dossier de preuve est créé.
- La traçabilité de vos documents : Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.
Sur le guichet unique, le déclarant peut bénéficier d’une assistance gratuite que ce soit sur les aspects réglementaires ou techniques. Mais bien entendu, il a aussi le choix de faire appel au service d’un prestataire spécialisé s’il le souhaite.
Comment signer un document PDF ?
Il existe différents outils de signature électronique. D’abord, des solutions web de signature électronique sécurisée, facilement intégrables dans des solutions métiers. Ensuite, des logiciels sur poste clients permettant la signature des documents en lot ou de façon individuelle. Enfin, des solutions permettant la création d’un circuit de validation documentaire ainsi que la cosignature.
Lire aussi: Fiche INSEE : le guide
Vous pouvez toutefois utiliser ponctuellement le logiciel gratuit d’Adobe Acrobat Reader DC.
Comment signer une formalité sur le guichet unique de l’INPI ?
Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique.
A la fin de votre procédure, vous pourrez télécharger la synthèse PDF récapitulant votre formalité d’entreprise.
Comment les comptes annuels sont-ils signés sur le guichet électronique ?
Contrairement à la déclaration d’activité qui n’exige qu’une signature électronique simple, les dépôts de comptes annuels requièrent également un certificat fourni par un organisme de certification qualifié.
Est-il possible d’imposer une signature électronique ?
La réponse est non. En concluant un accord, les deux parties doivent s’entendre non seulement sur le contenu, mais aussi sur la forme du contrat. C’est la raison pour laquelle il n’est pas possible d’imposer à une personne de signer électroniquement un document si elle tient à apposer une signature manuscrite.
FranceConnect et l'INPI : Simplification des démarches et sécurité renforcée avec la signature électronique
FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste. FranceConnect facilite les démarches administratives en ligne, y compris celles liées à l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle).
Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle. La plateforme assure une authentification sécurisée, réduisant ainsi les risques de fraude et d'usurpation d'identité.
La signature électronique joue un rôle crucial dans ces démarches en ligne. FranceConnect permet d'utiliser des signatures électroniques simples pour les transactions courantes, assurant ainsi l'intégrité et l'authenticité des documents soumis à l'INPI.
Pour les démarches nécessitant un niveau de sécurité plus élevé, FranceConnect+ entre en jeu.
FranceConnect+ : la sécurité renforcée
FranceConnect+ est une extension de FranceConnect, destinée aux transactions nécessitant une authentification renforcée. Il offre une sécurité supérieure grâce à des méthodes d'authentification plus strictes, telles que l'utilisation de certificats numériques ou d'autres dispositifs de sécurité avancés.
Différences entre FranceConnect et FranceConnect+
| FranceConnect | FranceConnect+ | |
|---|---|---|
| Authentification | Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes. | Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue. |
| Identifiants | Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts. | Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique. |
| Sécurité | Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée. | Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité. |
Avantages pour les utilisateurs
En utilisant FranceConnect et FranceConnect+, les utilisateurs bénéficient d'un accès simplifié et sécurisé aux services de l'INPI. Ils peuvent effectuer des démarches importantes, comme le dépôt de brevets ou de marques, avec une assurance de sécurité et d'authenticité des transactions.
La signature électronique, qu'elle soit simple ou qualifiée, garantit que les documents sont juridiquement valides et protégés contre toute altération.
FranceConnect et FranceConnect+ représentent des outils essentiels pour moderniser et sécuriser les interactions avec l'INPI, facilitant ainsi les démarches administratives des citoyens et des entreprises en France.
Yousign, la solution de signature électronique pour vos formalités avec l’INPI
Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).
Les étapes à suivre
- Authentification : Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
- Signature :
- Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité.
- Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign.
- Effectuez votre signature via Yousign.
- Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique.
Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche :
- « Signer la demande de modifications »
- « Signer la demande de cessation »
- « Signer les comptes annuels »
Lors de sa première connexion au Guichet Unique (portail e-procédures), le déclarant doit commencer par créer un compte utilisateur. Une fois connecté, il peut procéder aux différentes formalités et procédures INPI, en suivant les étapes pas-à-pas. En fin de parcours, le déclarant doit télécharger un récapitulatif au format PDF, le signer électroniquement avec le logiciel de son choix, puis l’importer en retour sur le portail du Guichet Unique.
Pour les formalités de création d’entreprise, le Guichet Unique de l’INPI n’exige qu’une signature « simple ». Pour toute formalité de modification ou de cessation d’activité, le portail e-procédures exige un niveau de signature plus élevé.
Il convient d’abord de savoir que la signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité. Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique.
Avant de réaliser les formalités de modification d’entreprise, il faut disposer des éléments et justificatifs demandés. Pour pouvoir modifier votre entreprise sur le Guichet unique, vous devez être majeur (sauf cas particulier) et disposer des différents éléments et justificatifs requis, notamment :
- Une pièce d’identité à jour ;
- Un justificatif de domicile ;
- Un numéro de sécurité sociale.
Pour signer votre formalité de modification, vous devez vous munir d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur. Vous pouvez signer votre formalité avec :
- FranceConnect+ ;
- Ou une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.
L’exercice de certaines professions ou activités, dites « réglementées », requiert des conditions particulières (diplômes, qualifications, etc.). Pour des raisons liées à leur activité ou à une condamnation antérieure, certaines personnes peuvent aussi faire l’objet d’une interdiction de gérer une entreprise.
Notons qu’ayant le rôle d’intermédiaire, l’INPI se chargera seulement de transmettre la demande aux organismes compétents. De la même manière que les autres formalités administratives réalisées sur le guichet électronique, il est possible de suivre l’état d’avancement de cette dernière grâce à un tableau de bord prévu à cet effet.
Sur le guichet unique, le déclarant peut bénéficier d’une assistance gratuite que ce soit sur les aspects réglementaires ou techniques. Mais bien entendu, il a aussi le choix de faire appel au service d’un prestataire spécialisé s’il le souhaite.
Concernant la signature électronique sur l’INPI, un certificat spécifique fourni par un organisme de certification est exigé. Le titulaire du certificat en question peut être une personne morale ou physique.
Plusieurs organismes de certification qualifiés existent sur le marché. L’agence aide les entrepreneurs à choisir un certificat qualifié en établissant la liste nationale des organismes fiables à laquelle ils peuvent se référer. De telles listes permettent aux acteurs du marché électronique de se faire confiance.
CertEurope vous propose également un outil de signature électronique en masse, spécialement conçu pour les journaux d’annonces légales utilisateurs du Guichet Unique. Grâce à cette solution, vous pouvez signer plusieurs dizaines de documents en une seule opération, ce qui simplifie et accélère considérablement vos formalités administratives.
balises: #Inpi