Comment signer le dépôt des comptes annuels INPI : procédure complète

Le dépôt des comptes annuels est à réaliser à la fin de chaque clôture d'exercice afin de garantir la transparence de votre comptabilité : il s'agit ici d'une formalité obligatoire pour les sociétés. Sur Indy, la dernière activité de clôture comptable et fiscale de votre exercice, nommée "Approbation et Dépôt des comptes" permet justement d'établir votre PV d'Assemblée Générale. Ce procès verbal ainsi que votre bilan et compte de résultat devront être déposés auprès du site de l'INPI.

1. Préparez votre dépôt et récupérez vos documents

Dans un premier temps, assurez vous bien que vous avez complété votre activité d'Approbation et dépôt des comptes dans votre onglet À faire. Après avoir visualisé et validé vos documents, vous pouvez les télécharger dans l'étape 5 de l'activité Approbation et dépôt des comptes sur Indy. Si vous avez déjà validé votre activité Approbation et dépôt des comptes, rendez-vous dans votre onglet Documents puis sélectionnez en haut à droite de votre écran l’année pour laquelle vous avez à déposer vos comptes. Depuis la section PV d’AG vous pourrez alors télécharger l’ensemble des documents dont vous allez avoir besoin pour votre dépôt : ✍️

Avant de déposer vos comptes, vous devez ajouter sur chacun de ces documents la signature du représentant légal et la mention "Certifié conforme". Aussi, la signature électronique est obligatoire pour déposer ses comptes.

2. Connexion et démarrage du dépôt sur le site INPI / Guichet Unique

Maintenant que vous avez téléchargé vos documents édités à l'aide de Indy, vous pouvez vous rendre sur formalites.entreprises.gouv.fr > Déclarer. Connectez-vous ensuite avec vos identifiants. Vous pouvez passer à l’étape suivante 🚀

Le Guichet unique vous permet de déposer vos comptes annuels en ligne. Pour réaliser le dépôt des comptes sur le Guichet Unique, la première étape consiste à se connecter avec vos identifiants, puis de choisir d’effectuer le dépôt des comptes dans l'onglet « Entreprise ». Ensuite, un nouvel onglet s'ouvre et vous devez ensuite insérer le SIREN de la société pour laquelle vous souhaitez réaliser le dépôt des comptes.

Cliquez sur Déposer les comptes annuels (colonne Entreprises). Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, rendez-vous dans la section Dépôt de comptes annuels et ajoutez votre SIREN. Une fois votre SIREN ajouté, le nom de votre société apparait en-dessous : cliquez dessus afin de passer à l'étape suivante.

3. Vérification de l'identité de l'entreprise et création du brouillon

Identité de l'entreprise : cette page récapitule les données de l'entreprise, de la personne morale ainsi que l'adresse de l'entreprise. Ces données ne sont pas modifiables, ce sont les données récupérées par l'INPI sur votre société. Si vous remarquez une erreur, contactez l'INPI directement.

Pour démarrer le dépôt, cliquez sur Déposer des comptes annuels en haut à droite de la page. Donnez un nom à votre brouillon dans le champ "Nom du brouillon" puis cliquez sur Étape suivante en bas à droite de l'écran.

4. Remplir le détail des comptes annuels (questions obligatoires)

L'INPI vous demande dans un premier temps de préciser les caractéristique de votre dépôt des comptes. Voici les réponses à fournir 👇

Type de dépôt : les comptes consolidés concernent uniquement les sociétés qui ont des filiales. Choisissez Comptes sociaux ici.
Dépôt rectificatif de comptes déjà déposés : s'il s'agit d'un dépôt de compte rectificatif, c'est-à-dire qui vient corriger un premier dépôt, cochez Oui.
Date de début de l’exercice comptable : la date de début de votre exercice est visible sur votre mémento fiscal.
Date de clôture de l'exercice comptable : il s'agit de la date à laquelle se termine votre exercice comptable. Elle est visible sur chacune de vos liasses fiscales éditées.
L'entreprise est-elle dispensée de déposer les annexes ? Selon l'article L232-1 IV, les entreprises qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants ne sont pas tenus de déposer d'annexe comptable. Vous pouvez cocher ainsi Oui à cette question si vous ne dépassez pas deux des trois seuils suivants. Si vous êtes une holding, vous êtes tenus de déposer une annexe comptable.
Confidentialité des comptes (pour les micro-entreprises) : vous devriez pouvoir cocher Oui à cette question si vous remplissez les critères.
Présentation simplifiée du bilan et de l'annexe (pour les moyennes entreprises) : le dépôt des comptes dits simplifiés ne vous concerne pas en tant que "micro entreprises". Vous devez cocher Non à cette question.
Confidentialité du compte de résultat (pour les petites entreprises) : la confidentialité du compte de résultat ne vous concerne pas en tant que "micro entreprises". Vous devez cocher Non à cette question.

Une fois chacun des champs remplis, cliquez sur Étape suivante en bas à droite de l'écran.

5. Pièces jointes : préparations et types de documents

C'est désormais le moment de préparer les différents documents édités à l'aide de Indy. Dans la section "Représentant ou mandataire", sélectionnez un type de document d'identité dans la liste déroulante et ajoutez ensuite le justificatif d'identité. Si vous êtes mandatée pour effectuer ce dépôt de compte, déposez en-dessous la procuration signée de la personne pour le compte de laquelle vous effectuez le dépôt.

Documents liés aux comptes : cliquez sur Ajouter des pièces jointes puis sélectionnez dans le menu déroulant une à une les pièces suivantes : compte de résultat, bilan, procès-verbal d'AG, annexes (si requises). Documents liés à la confidentialité : cliquez sur Ajouter des pièces jointes puis sélectionnez "Déclaration de confidentialité". Téléchargez ce document depuis votre compte Indy, onglet Documents.

6. Synthèse, signature électronique et paiement

Cette étape permet de vérifier les informations préalablement remplis. Vous avez la possibilité de cliquez sur "Voir le détails" si besoin. Cliquez ensuite sur Valider les comptes annuels. Sur l'écran suivant, une synthèse PDF vous sera édité. Vous n’avez alors plus qu’à procéder au paiement de 44,14€ 💰 et le tour est joué 🎉

Pour signer le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de certification afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur. Le titulaire du certificat de signature électronique peut être une personne physique ou morale. En revanche le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant sur le Guichet unique via FranceConnect+. Ce dispositif, entièrement gratuit, permet de vous authentifier de manière renforcée et se substitue à l’obligation de signature avancée.

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Pour signer la synthèse de saisie réalisée sur le Guichet Unique, suivez le déroulé suivant : Télécharger la synthèse ; Ouvrir la synthèse qui est sous le format de fichier PDF dans Acrobat Reader ; Dans l'onglet Outils, choisir Certificats ; Cliquer sur "Signature électronique" et placer en fin de document l'encart (que vous devez créer à l’aide de votre souris) qui affichera la signature ; Saisir le code demandé par le logiciel de la clef utilisée. Si vous utilisez une identité numérique préalablement créée sur le site de la Poste (Docaposte), vous n’avez plus à signer la synthèse de dépôt. Vous devrez synchroniser votre identité numérique créée sur Docaposte avec France Connect Plus lors de votre connexion au site du GU. Vous n’aurez plus qu’à valider le dossier (sans signer la synthèse), il ne vous sera demandé qu’un code envoyé sur votre téléphone portable. Attention : La solution Docaposte est normalement réservée aux entrepreneurs et non aux mandataires.

Créer votre signature manuscrite et l'apposer sur un document PDF

7. Suivi du dépôt et cas de refus

Depuis l'onglet Tableau de bord > Activité des comptes annuels, vous avez la possibilité de visualiser votre demande de dépôt en cours. Le Guichet unique vous permet de déposer vos comptes annuels en ligne. Depuis son tableau de bord accessible depuis la rubrique « Suivre » sur la page d’accueil du Guichet unique, le déclarant peut accéder à l’ensemble des formalités et actions effectuées.

Nous avons remarqué que la plupart des refus concernent la déclaration de confidentialité du compte de résultat. En effet, en tant que micro-entreprises, vous n'êtes pas tenu de déposer cette déclaration, bien que celle-ci soit demandée par l'INPI. Sachez qu'en cas de refus, le greffe recommande désormais d'effectuer à nouveau le dépôt de vos comptes annuels via le guichet unique électronique sur procedures.inpi.fr. En dernier recours, et uniquement si un blocage technique persistant vous empêche d’effectuer ce nouveau dépôt en ligne, vous pouvez renouveler votre dépôt par voie postale. Le règlement du premier dépôt vous sera remboursé par l'INPI : il est nécessaire de vous rapprocher d'eux pour le demander.

8. Points bloquants fréquents et recommandations pratiques

Le manque de visibilité : la plateforme actuelle ne permet pas de savoir quand les dossiers sont reçus par les greffes, ce qui génère des problèmes de transmission et de nombreux bugs. Un fonctionnement partiel de la plateforme : le taux de rejet des dossiers sur la plateforme actuelle est de 93 %, alors qu’il était auparavant de 30-40 %. Les directions juridiques et les mandataires sont submergées par l’afflux de dossiers, et ni les systèmes d’information ni les services de ressources humaines n’ont été suffisamment préparés pour faire face à une telle demande. La plateforme ne fonctionne donc pas à son plein potentiel, ce qui entraîne des retards importants dans la réalisation des différentes formalités juridiques.

Rejet des dossiers en raison de problèmes techniques : il arrive que les greffes signalent que les dépôts effectués via le site de l'INPI soient inexploitables en raison d’un incident informatique.

Quelles sont les différentes procédures de remboursement possibles ? Il existe deux procédures de remboursement en cas d’annulation du dossier et de dépôt non finalisé. Procédure de remboursement en cas d’annulation du dossier : il est primordial de conserver le ticket de paiement une fois la formalité effectuée sur le Guichet Unique afin d’avoir une preuve de paiement en cas de besoin. Il est également recommandé d’envoyer un courriel pour suivre l’état des comptes et d’être informé de toute mise à jour concernant le dossier. Procédure de remboursement en cas de dépôt non finalisé : il est possible de demander un remboursement à l’INPI (si la procédure a été réalisée via la plateforme) ou au greffe (par voie postale) si vous avez déjà payé mais que vous n’avez pas réussi à finaliser votre dépôt.

9. Alternatives et conseils

En attendant que l’efficacité du mode expert soit confirmée, nous vous recommandons de déposer vos comptes annuels par voie papier. Le dépôt papier des comptes annuels est toujours possible auprès du greffe. Il est toujours possible de déposer les comptes annuels d’une entreprise sous forme papier auprès du greffe du tribunal de Commerce, bien que les exigences puissent varier selon les greffes. Certains greffes peuvent demander des documents originaux signés, tandis que d’autres acceptent la transmission par mandataire : les possibilités sont assez larges. Si les procès-verbaux sont signés électroniquement, il est également essentiel de demander au greffier de ne pas annexer le certificat de signature.

Depuis le 27/04/2023, le Guichet Unique propose un nouveau mode de dépôt des comptes annuels appelé « expert ». Ce nouveau mode offre la possibilité aux professionnels de déposer des actes signés électroniquement sans avoir à répondre aux nombreuses questions fastidieuses qui étaient auparavant nécessaires. Cette nouveauté révolutionne le dépôt des comptes annuels sur le Guichet Unique puisque jusqu’à présent, seuls 7 % des dépôts transmis via la plateforme de l’INPI étaient validés par les greffes.

Étape	Action
Préparation	Télécharger PV d'AG, bilan, compte de résultat depuis Indy ; ajouter signatures et mention "Certifié conforme"
Saisie	Connexion au Guichet Unique, saisie SIREN, remplir caractéristiques du dépôt
Pièces jointes	Ajouter justificatif identité, procuration (si mandataire), déclarations de confidentialité si besoin
Signature	Signer la synthèse PDF avec certificat qualifié ou via FranceConnect+/Docaposte
Paiement	Payer les frais de greffe (module CB, compte INPI ou délégation)
Suivi	Consulter le tableau de bord du Guichet Unique et gérer les notifications

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