Comment Valider un Numéro de TVA Intracommunautaire avec VIES

Toute entreprise soumise à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) dans l’Union Européenne (UE) reçoit un numéro de TVA intracommunautaire lors de son immatriculation. Cet identifiant fiscal est particulièrement important dans le cadre des échanges commerciaux transfrontaliers. Le numéro de Taxe sur la Valeur Ajoutée intracommunautaire revêt une importance cruciale au sein de l’Union européenne puisqu’il constitue un élément nécessaire à l’autoliquidation de la TVA pour les prestations de services et ventes de biens intracommunautaire lorsque ce dispositif est applicable. Il est délivré par le service des impôts du pays dans lequel elle est domiciliée.

Mais comment vérifier le numéro de TVA intracommunautaire d’un partenaire européen ? Quels sont les outils disponibles pour le vérifier ? Que signifie l’acronyme VIES ? Cet article fournit la réponse à ces questions : nous y présentons le système VIES et son fonctionnement.

Qu’est-ce que le VIES et à quoi sert-il ?

Le VIES, ou « VAT Information Exchange System » en anglais, est un système d’échange d’informations automatisé sur la TVA. C’est un moteur de recherche (et non une base de données) gratuit et accessible en ligne mis en place par la Commission européenne permettant aux entreprises d’obtenir la confirmation du numéro de TVA intracommunautaire d’un partenaire commercial à l’intérieur de l’Union européenne.

Cet outil électronique a été créé par la Commission européenne pour permettre à chacun de vérifier la validité des numéros de TVA intracommunautaires de l’UE. La vérification des numéros est indispensable dans le cadre des échanges intracommunautaires : elle permet aux entreprises de confirmer la validité de l’identifiant fiscal fourni par un partenaire commercial et d’éviter les erreurs de facturation.

L’administration fiscale de chaque État membre de l’UE doit tenir à jour une base de données de tous les assujettis à la TVA, accessible via le système VIES. Vous pouvez accéder au système VIES sur le site Web de l’UE en suivant ce lien. Veuillez remplir les champs requis (le code pays et le numéro de TVA) pour vérifier le numéro de TVA intracommunautaire de votre partenaire européen.

Il est recommandé de vérifier le numéro de TVA intracommunautaire qui figure obligatoirement sur les factures avant chaque transaction.

Les règles d’application de la TVA au sein de l’Union Européenne sont fonction de la qualité des différentes parties (assujetties à TVA ou non) et de leur pays d’établissement fiscal. Le numéro de TVA intracommunautaire est le seul moyen de garantir la qualité d’assujetti et le lieu d’établissement de l’entité concernée.

Les numéros de TVA intracommunautaires sont délivrés par les États membres de l’Union Européenne. En quelques mots, c’est un identifiant unique attribué par l’administration fiscale de chaque pays de l’UE aux entreprises assujetties à la TVA et réalisant des opérations commerciales au sein de l’Union.

Le numéro de TVA d’une entreprise établie en France ou au sein de la Zone euro ne peut pas être obtenu directement auprès du greffe du tribunal de commerce, dont le rôle se limite à l’immatriculation des entreprises et ne délivre que le SIRET et le SIREN. Ces numéros figurent dans les 9 derniers chiffres du numéro de TVA intracommunautaire concerné.

Structure du numéro de TVA intracommunautaire

La structure du numéro est propre à chaque pays. En France, le numéro est constitué du code FR, d'une clé informatique (2 chiffres) et du numéro Siren de l'entreprise (9 chiffres).

Fonctionnement du VIES

VIES est un moteur de recherche (et non une base de données) gratuit et accessible en ligne mis en place par la Commission européenne permettant aux entreprises d’obtenir la confirmation du numéro de TVA intracommunautaire d’un partenaire commercial à l’intérieur de l’Union européenne. Si le système renvoie le statut « non valide », cela signifie que le numéro de TVA recherché n’est pas enregistré dans la base de données nationale correspondante.

Dans ce cas précis, il faut contacter la fonction de la juridiction fiscale à laquelle le client ou le fournisseur est rattaché. Toutefois, en raison des réglementations strictes sur la protection des données, les autorités nationales ne divulguent généralement pas le nom et l’adresse associés à un numéro de TVA.

Que faire si vous n’arrivez pas à confirmer un numéro de TVA avec l’outil VIES ?

Si l’outil VIES indique qu’un numéro de TVA intracommunautaire n’est pas valide, vous devez vous tourner vers votre partenaire européen. L’entreprise étrangère devra alors confirmer la validité de son numéro de TVA en fournissant une attestation d'assujettissement délivrée par l’administration fiscale de son pays. À défaut, l’entreprise devra se soumettre au régime fiscal français de TVA et payer les taxes dues. Vous pouvez également contacter les autorités nationales pour procéder vous-même à la vérification du numéro.

Si le numéro de TVA intracommunautaire du partenaire européen est « non valide », il devra fournir une attestation d'assujettissement délivrée par son administration fiscale. S'il ne le fait pas, il devra être facturé sous le régime français de TVA.

En cas d'erreur sur le numéro de TVA intracommunautaire du partenaire, celui-ci doit contacter son administration fiscale pour que son numéro soit régularisé. Lorsque l'entreprise partenaire est française, c'est le service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend qui est compétent.

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Attention Il n'existe pas de base de données européenne permettant de trouver le numéro de TVA intracommunautaire d'une entreprise à partir de son nom ou de sa dénomination sociale.

Conséquences d'un numéro de TVA invalide

L’application du dispositif d’autoliquidation de la TVA pour la vente d’un bien ou d’un service, lorsqu’il est applicable, entre deux assujettis situés dans des états membres différents de l’union Européenne, est conditionnée par la communication d’un numéro de TVA valide. Cette condition a été renforcée dans le cadre des « quick fixes ». Dans ce cadre, en l’absence de numéro de TVA valide communiqué dans un autre Etat membre, la société cédant les biens ou services ne peut pas appliquer le dispositif d’autoliquidation de la TVA.

Lorsque le client se portant acquéreur d’un produit ou d’un service dispose d’un numéro de TVA valide, il existe une présomption de qualité d’assujetti à la TVA de ce même acquéreur. A titre d’illustration, pour une prestation de service réalisée depuis la France pour un preneur situé en Italie, si le preneur est assujetti à la TVA (et dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire valide) la TVA sera due en Italie et sera autoliquidée. Si le preneur n’est pas assujetti à TVA, la TVA doit être collectée en France.

Un numéro non reconnu par VIES place l’entreprise française dans l’impossibilité d’autoliquider la TVA, qui devient alors exigible en France. L’administration peut infliger une amende équivalente à 5 % du montant hors taxes et bloquer les déclarations CA3, ce qui génère des pénalités supplémentaires. La confiance de vos partenaires peut s’éroder, nuisant à votre image de marque.

En cas d‘invalidité du numéro de TVA du partenaire commercial, l’exonération de la TVA devient caduque pour les entreprises. Le partenaire en question doit solliciter une attestation d’assujettissement auprès de son administration fiscale et la fournir à l’entreprise concernée.

Dans quels cas un numéro de TVA peut-il être invalidé ?

Une entreprise peut voir son numéro de TVA intracommunautaire invalidé si elle se trouve dans certaines situations. L'invalidation est notifiée par l'administration fiscale avec la raison pour laquelle le numéro a été invalidé.

Voici quelques situations courantes :

Transmission de fausses informations: L'entreprise qui a transmis de fausses informations à l'administration fiscale pour obtenir un numéro de TVA intracommunautaire peut voir son numéro invalidé.
Absence de transmission de modification: L'entreprise qui ne transmet pas ses modifications de données peut voir son numéro de TVA intracommunautaire invalidé.
Entreprise impliquée dans une fraude à la TVA: Le numéro de TVA intracommunautaire peut être invalidé lorsque l'entreprise ne peut pas ignorer ou sait être impliquée dans une fraude à la TVA en France ou en Union européenne et se trouve dans l'une des situations suivantes :
- Elle n'apporte pas de réponse, dans un délai de 30 jours, à la demande de régularisation de l'administration fiscale (défaillance déclarative, défaut de dépôt de l'état récapitulatif de TVA, etc.)
- Elle n'apporte pas de réponse, dans un délai de 15 jours à compter de la notification des manquements, lorsqu'il a été constaté qu'elle a transmis de manière répétée des informations inexactes
- Elle fait obstacle au bon déroulement du contrôle fiscal ou du droit d'enquête (permet aux agents des douanes et des impôts de rechercher les manquements à l'obligation de facturation de la TVA, par exemple une fausse facturation ou une facturation erronée).
Exemple : Le fait de créer une société fictive dans le but de percevoir la TVA puis de la dissoudre pour éviter de la reverser à l'État est une fraude à la TVA.
Non-respect de la représentation: Une entreprise située en dehors de l'Union européenne qui réalise des opérations imposables à la TVA doit désigner un représentant fiscal. Ce représentant est chargé d'accomplir les obligations déclaratives fiscales. Le numéro de TVA peut être invalidé si cette entreprise ne respecte pas son obligation d'être représentée.

Comment obtenir le rétablissement d'un numéro invalidé ?

Le numéro de TVA intracommunautaire invalidé est rétabli sans délai lorsque l'entreprise remplit une des conditions suivantes :

Elle a régularisé les informations transmises (en cas de manquement déclaratif ou de transmission de fausses informations).
Elle a régularisé sa situation au regard de la transmission répétée d'informations inexactes.
Elle ne fait plus obstacle au déroulement du contrôle fiscal et du droit d'enquête.
Elle a transmis des observations justifiant le rétablissement de son numéro de TVA intracommunautaire.

Alternatives à l'outil VIES

Lorsque les volumes augmentent, l’API VIES permet de vérifier jusqu’à cent mille lignes par jour grâce à une connexion REST sécurisée. Les ERP et CRM majeurs, tels que Sage, EBP ou Odoo, proposent déjà des modules de validation qui se synchronisent directement avec vos fiches tiers. Enfin, une robotisation RPA orchestrée avec UiPath peut déclencher une vérification automatique lors de la création d’un client ou de l’édition d’une facture, supprimant tout risque d’oubli humain.

Vous pouvez également recourir à une fonction comme Stripe Tax qui valide les numéros de TVA intracommunautaires et automatise le calcul des taxes à collecter.

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Obligations de facturation côté français

Une facture exonérée doit mentionner l’article 283‑2 du CGI relatif à l’autoliquidation et afficher à la fois vos propres numéros SIREN et TVA, ainsi que celui du client. L’opération HT se reporte ensuite à la ligne A 1 de la déclaration CA3, accompagnée de l’état récapitulatif des livraisons intracommunautaires (DES). Les pièces justificatives, dont la preuve VIES et le bon de transport hors France, doivent être archivées pendant dix ans, au format papier ou numérique.

Des Déclarations d’Echange de Biens (DEB) et des Déclarations d’Echange de Services (DES) sont requises pour un certain nombre de transactions intracommunautaires.

Depuis le 1er janvier 2020, les marketplaces sont solidairement responsables de la TVA due par les assujettis réalisant leurs activités par l’intermédiaire de leur plateforme. Lorsqu’un utilisateur est signalé par l’administration fiscale, la plateforme doit agir afin d’obliger l’utilisateur à se mettre en conformité.

L'importance de la TVA intracommunautaire

La TVA intracommunautaire, prévue par la directive 2006/112/CE, autorise la facturation hors taxes entre entreprises européennes lorsque les deux parties possèdent des numéros valides. Sans validation, l’exonération disparaît et l’administration française peut exiger la TVA à 20 %, majorée d’intérêts de retard. Une simple vérification en amont évite ces risques et protège votre trésorerie. Elle renforce également la crédibilité de votre société auprès de partenaires étrangers.

S’immatriculer à la TVA dans un autre pays de l’UE ? Cela peut vite ressembler à un parcours du combattant, surtout si vous n’êtes pas familier avec les subtilités administratives et la langue de chaque pays. Eurofiscalis est mandataire et représentant fiscal en France, en UE ainsi qu’au Royaume-Uni, en Norvège et en Suisse.

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