Comptabilisation de l'annulation d'une facture suite à un chèque perdu ou impayé

Le traitement comptable d’un chèque impayé ou perdu nécessite une bonne compréhension des règles spécifiques qui régissent la comptabilité des chèques émis ou reçus, ainsi que des impacts de leur annulation sur les comptes d'une entreprise.

Définition du chèque sans provision et ses conséquences comptables

Un chèque sans provision est un chèque qui n'est pas payé au moment de sa présentation à la banque du tireur, faute de provision suffisante sur ce compte. Il peut également rester impayé en raison de l'absence d'une mention obligatoire, comme une signature manquante.

La comptabilisation de ces chèques impayés n’est pas identique selon que l’entreprise les a émis ou reçus. Un chèque sans provision n’autorise pas automatiquement la comptabilisation de la créance en créance irrécouvrable. L’émetteur peut, en effet, régler la somme par un autre moyen ou approvisionner son compte pour permettre le paiement.

Les frais bancaires liés aux chèques impayés doivent être enregistrés au débit du compte 627 « Services bancaires et assimilés ».

Traitement comptable des chèques impayés émis par l’entreprise

Certaines sociétés émettent des chèques à leurs fournisseurs, avec l’accord que ces derniers les déposent plus tard à l’encaissement. Si le compte bancaire n’est pas approvisionné au moment du dépôt, le chèque sera rejeté pour insuffisance de provision.

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Les banques présentent cependant des pratiques diverses : le rejet peut ne pas apparaître sur le relevé bancaire, apparaître en double écriture (débit/crédit), ou faire l'objet d'un blocage de provision sur un compte spécifique.

Exemple de traitement comptable selon les cas

1. Chèque sans provision n’apparaissant pas sur le relevé bancaire : aucune écriture supplémentaire n’est à faire ; le chèque reste non rapproché et n’affecte pas le rapprochement bancaire.
2. Chèque débité puis crédité sur le relevé bancaire : lorsqu’apparait sur le même relevé, il n’est pas nécessaire de passer une écriture, le solde est impacté automatiquement. Si la présentation et le rejet apparaissent sur des relevés différents, une écriture complémentaire (extourne) est nécessaire afin de matérialiser le rejet.
3. Provision bloquée sur un compte bis : l’entreprise peut demander ce blocage pour éviter une interdiction bancaire. En attendant la seconde présentation du chèque, la provision est conservée. Lorsque le chèque est payé plus tard, il faut débloquer la provision et comptabiliser le paiement.

Comptabilisation des chèques reçus des clients et impayés

Lorsqu’une entreprise reçoit des chèques clients remis à l’encaissement, ces derniers sont généralement antérieurement comptabilisés - souvent via un compte 511 « Remise de chèques à encaisser ». Si un de ces chèques est rejeté, la banque débitera uniquement ce montant sur le relevé, tandis que le total de la remise est crédité.

Il faut alors extourner l’écriture initiale d’encaissement de ce chèque. En cas de rejet définitif après une ou deux présentations, on peut envisager soit une annulation comptable, soit un transfert de la créance vers un compte client douteux.

Procédure d’annulation d’un chèque non encaissé ou perdu

Un chèque émis mais non encaissé, par exemple parce qu’il a été perdu, peut rester en instance comptable dans un compte comme le 5159 (« chèques en instance »). Pour annuler ce chèque, il est conseillé de :

• Récupérer le chèque si possible et le marquer « annulé ».
• En cas de perte, faire une déclaration de perte et une opposition auprès de la Trésorerie Générale (TG).
• Passer une écriture de contre-passation (« extourne ») pour annuler la charge ou le paiement enregistré précédemment.
• Émettre, si nécessaire, un nouveau chèque ou utiliser un autre mode de paiement.

L’écriture comptable typique d’annulation de chèque sera une écriture en sens inverse de celle initiale, par exemple :

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Il est important de conserver tous les documents relatifs à l’annulation, y compris copie des courriers à la TG et lettres de désistement du fournisseur.

Cas des chèques non encaissés depuis plusieurs années

La validité d’un chèque en France est d’un an et huit jours à partir de sa date d’émission. Au-delà, un chèque non encaissé ne peut plus être présenté en banque.

Pour ces chèques périmés, la pratique comptable consiste souvent à les extourner en comptabilité, en enregistrant la somme dans un compte de produits exceptionnels (compte 7718 par exemple), afin de régulariser les soldes sans recréditer le compte client.

Si une relation commerciale persiste, il est possible de proposer au client d’émettre un nouveau chèque ou d’utiliser d’autres moyens de paiement.

Gestion des opérations à cheval sur deux exercices comptables

Lorsque des chèques sont comptabilisés tardivement, notamment en situation de clôture fiscale, il est important de les retraiter correctement selon leur période d’émission et d’encaissement.

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1. Pour les chèques non encaissés de l’exercice N mais encaissés en N+1, une écriture d’extourne doit être saisie pour annuler le passage sur le mauvais exercice.
2. Pour les chèques émis en N mais encaissés uniquement en N+2, il faut les comptabiliser lors de la date correcte d’encaissement.

Par exemple, le logiciel Indy propose deux étapes dédiées : saisir les chèques encaissés tardivement pour corriger les exercices concernés et maintenir une tenue comptable rigoureuse.

Recommandations pratiques

• Il est essentiel de conserver la traçabilité comptable des annulations, privilégier les écritures « extournes » qui laissent une trace de l’opération.
• Solliciter la banque pour bloquer la provision bancaire peut être utile pour gérer certains rejets sans interrompre la trésorerie.
• Préférer les modes de paiement modernes (virement, prélèvement automatique) permet d’éviter les risques liés aux chèques perdus ou sans provision.
• En cas de doute, consulter un expert-comptable ou le logiciel de gestion comptable est recommandé pour appliquer les règles en vigueur.

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