Comptabilisation des achats de cartouches d’encre et fournitures administratives en entreprise

Toutes les fournitures de bureau et les fournitures administratives sont consommées intégralement lors de leur premier usage et disparaissent instantanément après avoir été utilisées. Attention, des règles différentes s’appliquent en ce qui concerne le mobilier de bureau et le matériel informatique (ordinateur, imprimante, tablette, smartphone). Dans la plupart des cas, ils doivent être immobilisés, c’est-à-dire enregistrés dans un compte de la classe 2 « Immobilisations » et précisément dans le compte 2184 « Mobilier » ou le compte 2183 « Matériel de bureau et matériel informatique ».

Exemple: une entreprise achète des ramettes de papier pour un montant de 300 euros hors taxes le 15/01/N. À ce montant s’ajoute la TVA pour 60 euros que l’entreprise est en mesure de récupérer sur le Trésor Public. La facture est payée le 31/01/N par chèque. À la clôture de chacun de ses exercices comptables, toute entreprise doit effectuer des travaux d’inventaire, afin de recenser les biens présents dans l’entreprise en quantité et en valeur. Les fournitures de bureau et administratives n’échappent à cette règle mais il existe une nuance étant donné le caractère « non stockable » de ces charges.

Fournitures non stockables et charges constatées d’avance

En effet, au lieu de comptabiliser des stocks pour la fraction correspondant aux fournitures qui ne sont pas consommées à la clôture de l’exercice, il sera nécessaire d’enregistrer une charge constatée d’avance. Exemple: une entreprise achète 20 toners d’imprimante à 100 euros hors taxes l’unité. Elle les reçoit le 25/06/N. Elle clôture son exercice le 30/06/N, réalise son inventaire et s’aperçoit qu’elle n’en a utilisé aucun. La facture d’achat a correctement été comptabilisée au 25/06/N.

Conclusion: les achats de fournitures de bureau et administratives sont comptabilisés dans le compte 6064 « Fournitures administratives ». Depuis la loi Lemoine de 2022, vous bénéficiez d'une liberté totale pour choisir et changer d'assurance emprunteur à tout moment, sans frais ni pénalités. L’assurance vie reste l’un des placements préférés des Français. Aujourd'hui, elle compte près de 18 millions de souscripteurs à travers l'Hexagone.

Choix du compte selon le type de fourniture

Le papier, les cartes de visite ainsi que l'impression et la photocopie sont des dépenses courantes de beaucoup d’entreprises. Pour savoir comment effectuer le traitement comptable et la comptabilisation impression et photocopie, il faut s’interroger sur la finalité de ces achats. Il est clair que la comptabilisation carte de visite a une visée publicitaire. Mais le papier peut tout aussi bien être acquis à des fins publicitaires qu'en tant que fourniture administrative. Selon les cas, ces achats seront comptabilisés dans le compte 6236 Publicité - Catalogues et imprimés ou dans le compte 6064 Fournitures administratives.

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Comptabiliser les cartes de visite: le compte 6236. Les cartes de visite étant toujours acquises pour une visée publicitaire, le compte à utiliser sera le compte 6236. Les dépenses y sont enregistrées comme charges. Exemple: Le directeur général d'une entreprise commande 1000 cartes de visite pour un montant de 15€. La TVA ne sera volontairement pas prise en compte. Numéro de compte JJ/MM/N Montant Débit Crédit Débit Crédit 6236 FRS de cartes de visite facture FA1234 15€ 401 FRS de cartes de visite facture FA1234€ 401. On débite les comptes de charges et on crédite le compte fournisseur.

Comptabiliser le papier acquis à des fins publicitaires: le compte 6236. Si le papier est commandé non pas pour les tâches administratives courantes, mais afin d'être le support d'une publicité, c'est encore le compte 6236 qu'il faudra utiliser. Exemple: Le directeur d'une salle de sport achète une ramette de papier type « flyer » pour 40€. TVA non déduite. Numéro de compte JJ/MM/N Montant Débit Crédit Débit Crédit 6236 FRS de papier facture FA1235 40€ 401 FRS de papier facture FA1235€

Comptabiliser le papier acquis en tant que fourniture administrative: le compte 6064. Lorsque le papier est acheté afin de remplir les tâches administratives courantes (impression, courrier...), le compte à utiliser sera le compte 6064. Exemple: Un cabinet d'avocats achète 3 ramettes de papier A4 pour 50€. Il servira aux tâches courantes du cabinet (photocopie, courrier...). TVA non déduite. Numéro de compte JJ/MM/N Montant Débit Crédit Débit Crédit 6064 FRS de papier facture FA1236 50€ 401 FRS de papier facture FA1236€

Différences entre 6064 et 6022 et quelques extensions

Le papier destiné aux impressions courantes et au courrier doit être enregistré dans le compte 6064 « Fournitures administratives ». Le matériel de bureau est souvent non stocké et relève de la classe 60 au titre des achats non stockés. Le compte 6022 « Fournitures consommables » peut entrer en jeu lorsque l’entreprise suit ses consommables dans une logique de production ou de stock; toutefois, pour les petites quantités et les consommables non stockés, le compte 6064 est généralement privilégié.

Pour les cartouches d’imprimante et autres consommables, le choix entre 6022 et 6064 dépend de l’usage et du suivi des stocks. En pratique, le compte 606400 « Fournitures administratives » est privilégié pour les consommables non stockés, tandis que le compte 6022 « Fournitures consommables » peut être utilisé si l’entreprise suit des stocks importants ou des fournitures destinées à la production.

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Exemples illustratifs et journalisation

Un exemple pour la comptabilisation d’un achat de fournitures administratives: achat de cartouches d’encre et de papiers avec TVA récupérable. Débit 6064 pour le montant HT, Débit 44561 TVA déductible, Crédit 401 Fournisseur pour le montant TTC. À l’égard du règlement, Débit du compte Fournisseur et Crédit Banque (512). Si règlement immédiat, il n’y a pas de compte 401 utilisé.

Pour les charges constatées d’avance liées à des fournitures non consommées à la clôture: Débit 486 Charges constatées d’avance et Crédit 6064 Fournitures administratives. À l’ouverture de l’exercice suivant, on extourne en sens inverse (Débit 6064 et Crédit 486).

Le 6064 et ses sous-comptes permettent de suivre précisément les achats non stockés et leurs effets sur le résultat. Les achats de fournitures administratives sont généralement des charges déductibles lorsqu’ils sont strictement nécessaires à l’activité et raisonnablement engagés.

Tableaux récapitulatifs des comptes et usages

Rappel pratique et conseils

Les fournitures de bureau ne sont pas une dépense comme les autres: elles nécessitent une gestion rigoureuse et une imputation correcte pour éviter d’altérer l’image financière de l’entreprise. En fin d’exercice, les charges non consommées peuvent faire l’objet de régularisations par charges constatées d’avance, afin d’attribuer les coûts au bon exercice.

Pour les petites entreprises et les SCI, l’achat de cartouches d’imprimante et de fournitures administratives peut être enregistré de manière simplifiée dans le compte 606400 « Fournitures administratives ». La TVA est déductible lorsque l’entreprise est assujettie à la TVA et respecte les règles fiscales en vigueur.

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En résumé, les achats de cartouches d’imprimante et de fournitures administratives relèvent principalement du compte 6064 « Fournitures administratives » lorsqu’ils ne constituent pas un stock. Les coûts publicitaires liés à des supports imprimés peuvent passer par le compte 6236. Les biens durables et le matériel informatique restent des immobilisations dans la plupart des cas, enregistrées respectivement dans les comptes 2183 ou 2184.

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