Comptabilisation comptable et transformation par CSP: centre de services partagés dans la fonction Comptabilité Fournisseurs

Il n’est pas forcément aisé d’avoir le soutien des équipes et du management : cela peut être interprété (souvent à tort d’ailleurs) comme une réduction du périmètre d’activité et de responsabilité et surtout cela signifie un changement des habitudes de travail et un possible impact social. Il faudra donc rassurer sur la faisabilité et viabilité d’un tel projet, clarifier les règles de gouvernance entre les équipes comptables locales et le CSP (le transfert de la comptabilité fournisseurs ne doit pas impliquer une déresponsabilisation des équipes locales), expliquer les intérêts. Apprendre à travailler avec un CSP nécessite un temps d’adaptation : il est donc fortement conseillé de procéder par étapes : commencer par un site, commencer par un type de factures. Cet inventaire des différents types de factures et de leurs processus d’approbation est primordial, car le CSP va faire perdre la proximité dans la résolution des problèmes.

Définir les règles comptables par groupe de factures et les enjeux de localisation

Pour chacun des groupes de factures, il faut définir les règles comptables appropriées (comptes, centres de couts, codes projet …). Cette question est cruciale lorsque le CSP est délocalisé dans un autre pays (et notamment dans un pays en dehors de la communauté européenne). Les mécanismes de TVA française ou de TVA intracommunautaire ne sont pas simples à comprendre pour les personnes étrangères. La mise en place d’un CSP en comptabilité fournisseurs, même s’il s’agit d’un projet complexe est un formidable outil de transformation permettant d’accroître l’efficacité ou la professionnalisation des équipes comptables. FlexiDAF peut vous aider dans l’implémentation de votre CSP comptabilité fournisseurs.

Ces dernières années, la tendance était à la délocalisation des CSP comptables, notamment pour la comptabilité fournisseurs. Depuis 15 ans, les grandes entreprises ont mutualisé la comptabilité de leurs diverses entités au sein de Centres de Services Partagés (CSP). « Il y a deux cas de figure. Les groupes français ont, en grande majorité, constitué des CSP internes sur le territoire national », analyse Alban Delsol, associé de Runview. Les firmes anglo-saxonnes ont souvent franchi une étape supplémentaire en externalisant la fonction comptable dans des pays à faible coût de main d’œuvre. Dans un contexte d’hyper-concurrence, les groupes français vont-ils suivre la même voie ? Premier indice : la qualité du service comptable tend à se dégrader dans les centres de services partagés délocalisés. « D’une part, un CSP délocalisé est déconnecté des besoins des fournisseurs », poursuit-il. Face à un centre à l’étranger et des interlocuteurs ne maitrisant pas toujours la langue, le prestataire peut se décourager quand il s’agit de signaler une erreur de l’entreprise en sa faveur, comme un trop-payé, ou un avoir non comptabilisé.

Champs d’application et coûts potentiels

« D’autre part, le taux d’erreur relatif à la comptabilisation de la TVA est cinq fois plus élevé dans les CSP externalisés à l’étranger, et les pertes peuvent atteindre 1% de la TVA déductible », complète Alban Delsol. Lors d’une intervention récente, une filiale française d’un client a ainsi recouvré un million d’euros de TVA non déduite. Deuxième indice : la robotisation croissante des fonctions et processus comptables. Les solutions technologiques en cours de développement vont, à moyen terme, permettre de robotiser de nouvelles tâches répétitives et chronophages. « Les tâches à faible valeur ajoutée, comme la saisie et le rapprochement des factures, sont donc vouées à disparaître », explique Alban Delsol. Une économie qui va permettre aux CSP comptables français de se concentrer sur des prestations à forte valeur ajoutée, comme l’analyse, le contrôle, ou les relations avec les fournisseurs. « Ces services nécessiteront un personnel expert et connaisseur de l'écosystème national », analyse Delsol. Or, les entreprises trouveront plus facilement ces compétences sur le sol français. Cette qualité se traduit par une meilleure fiabilité de l’information comptable et financière, une meilleure maîtrise de la production et des délais de mise à disposition des informations comptables et financières optimisés.

Ces résultats peuvent être atteints par l’optimisation des processus et de l’organisation. En effet, la mise en place d'un CSP impose de revisiter complètement les processus organisationnels et forcément dans une logique de progrès et d'amélioration de l'efficience. Généralement, ce retour n’est pas immédiat car il faut traverser une période de mise en place et de rodage mais est atteint dès que le CSP a acquis une certaine maturité. La mise en place d’un CSP modifie profondément la gestion des ressources humaines. Il permet d’accroître la professionnalisation de la fonction comptable en spécialisant les comptables. Il permet également d’organiser des filières métier et de proposer des parcours au sein de la filière comptable. Il répond à l'enjeu de professionnalisation et ouvre des perspectives de progression pour un comptable plus aisées dans la mesure où la taille du CSP est par définition plus importante que celle des services comptables d'une entreprise.

Avantages, défis et dimension humaine

Enfin, une réduction des coûts est atteinte même si elle peut être souvent en deçà des espérances ou tout du moins atteinte sur un délai plus long. Quels seraient les principaux points négatifs ? Deux points importants sont fréquemment mentionnés. Tout d'abord, un manque de variété des activités des collaborateurs lié à un renforcement de la spécialisation et à une certaine « taylorisation » des tâches. Cela peut conduire à une certaine lassitude et à une perte possible de motivation des équipes. Ensuite, un éloignement par rapport aux activités opérationnelles et le ressenti d’un certain cloisonnement. Deux aspects presque inhérents à la création d'un CSP qui peuvent être sans doute atténués par la mise en œuvre d'une véritable posture "client".

La logique change, les comptables doivent adopter une logique de prestataires et envisager différemment leurs relations avec les entités opérationnelles. L'équation humaine est au cœur de la réussite. La dimension humaine est la principale difficulté au moment d’un projet de création de CSP mais également au-delà durant son fonctionnement. Au moment de la création, comme tout projet de transformation, les clés du succès sont : anticipation des implications sociales, communication et dialogue pendant tout le projet, accompagnement du changement. Ensuite, sur la durée, l’enjeu demeure de professionnaliser et spécialiser tout en évitant le cloisonnement et en ouvrant des perspectives d’évolution aux collaborateurs. Il s'agit de favoriser la mobilité pour créer de véritables parcours de carrière au sein d’un CSP. C'est sans doute, un des points les plus positifs pour un collaborateur d'ouvrir ainsi des aires de mobilité plus aisément au sein de la fonction même si la réalisation se heurte parfois à des difficultés, notamment de mobilité géographique.

Rôles, normes et procédures comptables spécifiques

Ainsi, la comptabilisation des prestations et services exige une différenciation des comptes selon la nature de la prestation. Pour les services, on utilise le compte 604 - Achats d’études et prestations de services; pour les travaux, le compte 605 - Achats de matériels, équipements et travaux; pour les sous-traitances non liées au secteur, le compte 611 - Sous-traitance générale; pour la sous-traitance administrative, le compte 628 - Divers. Attention : si vous avez recours à un sous-traitant, prenez garde à ne pas faire du travail dissimulé et respectez les documents justificatifs imposés par le cadre légal (exemples DAS2 et déclarations associées).

La démarche CSP peut aussi être accompagnée par des outils et formations: formation continue pour les collaborateurs, standardisation des processus, et sécurisation des données. Pour les questions liées à la TVA et aux mécanismes intracommunautaires, une attention particulière est requise lorsque le CSP est délocalisé et l’adoption de procédures robustes est indispensable pour garantir la conformité et éviter les pertes de TVA.

Bonnes pratiques et accompagnement du changement

Bonnes pratiques en matière de CSP: automatisation des processus, standardisation, formation continue et sécurisation des données. On réalise des analyses de performances à chaque étape pour mieux affiner les démarches et optimiser les résultats de l’entreprise. L'accompagnement au changement est clé: former les équipes comptables et financières et préparer les sites opérationnels à interagir avec le CSP. La centralisation des équipes comptables n’est pas une fin en soi mais un moyen d’améliorer le service interne et la qualité perçue.

À quoi correspond le CSP ?

Exemple pragmatique et conseils comptables

Pour les prestations de services facturées par des intervenants extérieurs (musiciens, maquilleurs, consultants), le choix du compte comptable dépend de la nature de l’activité et du régime DAS2. Certains cas pratiques indiquent l’utilisation du compte 6228 « Rémunérations d’intermédiaires et honoraires » pour les prestations d’intervenants extérieurs non liées à la production, tandis que le compte 604 demeure réservé aux prestations directement liées à l’activité principale et les sous-traitances intégrées. Le compte 628 est à réserver pour des charges non récurrentes ou autres usages spécifiques et ne doit pas remplacer le 6228 pour les honoraires d’intervenants extérieurs. En cas de DAS2, il peut être utile de créer un compte de tiers dédié (par exemple 401HONORAIRES) pour regrouper tous les intervenants et faciliter les déclarations. La facturation des prestations se fait à leur date de création; une facture d’acompte TVA est enregistrée et la TVA est régularisée lorsque l’encaissement intervient.

La réussite d’un CSP Comptable ou CSP Finances repose sur l’implantation d’un système d’information transactionnel homogène sur les sites opérationnels et administratifs, la fluidité des flux d’informations, l’harmonisation des processus, et l’accompagnement au changement. La centralisation peut être associée à une démarche d’audit interne et de contrôle, afin de sécuriser les états financiers et d’optimiser les performances.

En conclusion, le CSP est une réponse organisationnelle aux enjeux actuels de professionnalisation et de compétitivité. Mais la partie ne sera gagnée que si les enjeux humains ne sont pas oubliés.

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