Comptabilisation des congés payés pendant le congé maternité : règles légales et pratiques comptables

Tous les salariés ont droit aux congés payés annuels. Les entreprises comptabilisent donc, lorsqu'elles ne sont pas obligées d'adhérer à une caisse de congés payés (BTP, spectacle), l'indemnité qui correspond aux droits à congés acquis par les salariés, mais non encore utilisés.

La provision pour congés payés est une écriture comptable d'inventaire. Elle permet d'affecter les sommes dues aux salariés au titre des congés payés à prendre au bon exercice comptable. Cette provision ou plutôt ces charges à payer se comptabilisent en fin d'exercice. Les charges sociales et fiscales qui correspondent à ces droits sont également comptabilisées.

Congé maternité et acquisition des congés payés : principes juridiques

Les jours de congé maternité ne peuvent être déduits des congés payés. Autrement dit le congé maternité ne s’impute pas sur les congés payés : les congés payés ne seront pas décomptés pendant le congé maternité.

Les jours de congé maternité sont assimilés à du travail effectif. Tout jour de travail effectif est susceptible d’engendrer des congés payés. Contrairement aux journées de maladie, de grève, de chômage, les jours de congé maternité sont considérés comme du travail effectif. La loi permet ainsi l'acquisition de congés payés pendant le congé maternité.

D’après le droit du travail, une femme en congé maternité cumule le même nombre de jours de congés payés que n’importe quel salarié du secteur privé : 2,5 jours ouvrables par mois. Quelle que soit la durée de son congé maternité, la salariée n’est donc pas désavantagée par rapport à ses collègues restés dans l’entreprise.

Il y a bien acquisition de congés payés pendant le congé maternité. À noter : c’est également le cas du congé parental d'éducation, qui peut suivre le congé maternité si la salariée en fait le choix. Le congé parental d'éducation est considéré comme une période de travail effectif depuis l'année 2023.

Report et prise des congés payés après congé maternité

Le congé maternité n’entraîne en aucun cas la perte des congés payés acquis auparavant. La loi française inclut des dispositions de report. Important : ce report fonctionne même si l’arrêt lié à la naissance de votre enfant vous fait dépasser la date finale de la période de référence.

Il est donc inutile de solder vos congés payés avant votre congé maternité pour éviter de les perdre. Vous pourrez toujours poser vos congés payés après votre congé maternité. Vous pourrez aussi reprendre le travail après la naissance de votre enfant et prendre vos congés payés à une période ultérieure.

Calculer la provision pour congés payés : méthode générale

Il convient dans un premier temps de recenser le nombre de jours de congés payés acquis et non pris par le salarié et dans un second temps de calculer l'indemnité de congés payés correspondante. Pour la provision des congés payés, sa comptabilisation consiste à enregistrer le montant de l'indemnité de congés payés estimé et des charges afférentes, à chaque clôture de l'exercice.

L'indemnité de congés payés : est égale au dixième des salaires perçus par le salarié ; et ne peut être inférieure au salaire qu'aurait perçu le salarié s'il avait travaillé. Le mode de calcul est le même qu'en cas de solde de tout compte. On fait comme si les salariés quittaient l'entreprise à la clôture de l'exercice.

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On compare donc la méthode du 10ᵉ avec la règle du maintien de salaire, tout en tenant compte des différentes périodes de référence. L'employeur doit retenir le montant le plus favorable au salarié, conformément à l'article L3141-24 du Code du travail.

Méthode du dixième

La méthode du dixième consiste à appliquer 10% aux salaires bruts perçus pendant la période de référence.

Méthode du maintien de salaire

La méthode du maintien de salaire valorise les jours acquis au tarif journalier du salarié à la clôture. L'employeur doit systématiquement retenir celle qui conduit au montant le plus favorable pour le salarié.

Période de référence et jours ouvrables

La période de référence pour les congés payés, dans la plupart des entreprises, est la période qui commence le 1er juin d'une année et se termine le 31 mai de l'année suivante. Sur cette période, le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables au total pour une année complète.

Pour calculer ses congés payés, on s’appuie sur les jours ouvrables et non sur les jours ouvrés. Le nombre de jours de congés est calculé en jours ouvrables et non en jours ouvrés.

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Cas des arrêts maladie et incidence sur la provision (règles récentes)

Les nouvelles règles relatives à l'acquisition des congés payés en cas de maladie entraînent de nouvelles règles de calcul de la provision. Depuis la loi du 22 avril 2024, les périodes d'arrêt maladie non professionnelle ouvrent également droit à l'acquisition de congés payés (2 jours ouvrables par mois d'arrêt, dans la limite de 24 jours par an). Ces nouvelles règles sont rétroactives au 1er décembre 2009 pour les arrêts maladie non professionnels.

Afin de calculer la provision des congés payés en cas de maladie avec la méthode du 1/10°, le salaire correspondant aux jours où le salarié est en arrêt maladie, est pris en compte à hauteur de 80%.

Exemple : Un salarié perçoit une rémunération de 2 500€ brut par mois. Sur la période de référence de 12 mois, il a travaillé 8 mois et a eu un arrêt maladie de 4 mois. Nombre de jours de congés payés acquis : (2,5 x 8) + (2 x 4) = 28 jours ouvrables. Calcul de l'indemnité de congés payés : salaires réels perçus : 2 500 x 8 = 20 000€ ; salaire maladie : (2 500 x 4) x 80% = 8 000€ ; Total : 28 000€ x 1/10e = 2 800€. Montant de la provision de congés payés si les 28 jours ne sont pas pris à la fin de l'année : 2 800€. Si le salarié a déjà pris 6 jours de congés payés = (2 800/28) X 22 = 2 200€ devront être provisionnés.

Comptabilisation pratique : comptes et écritures

La comptabilisation de la provision pour congés payés s'effectue au débit du compte 6412 Congés payés par le crédit du compte 4282 Dettes provisionnées pour congés à payer. En tant que chef d'entreprise, vous devez honorer plusieurs engagements financiers : ceux envers les fournisseurs, liés à l’exploitation, aux immobilisations, ainsi que vos obligations fiscales et sociales. Dans cette thématique, nous allons aborder le compte 4282 qui matérialise les dettes provisionnées pour congés à payer.

Le compte 4282 est une subdivision du compte 428 « Personnel - Charges à payer et produits à recevoir », que l'on voit dans la classe 4 - Comptes de tiers du Plan Comptable Général. Ce compte de passif est utilisé pour constater les dettes envers les salariés, en particulier celles qui sont en rapport avec les congés payés non pris à la clôture de l'exercice.

Conformément aux obligations de l’entreprise et aux règles relatives aux congés prévues par le Code du travail, les droits à congés acquis, mais non encore pris au premier jour de l’exercice suivant, doivent faire l’objet d’une provision comptable. Ce montant représente une dette pour congés à verser au personnel, y compris les charges sociales sur congés (cotisations patronales).

Écritures types

Après avoir annulé (contre-passé) l'écriture de l'exercice précédent afin de solder les comptes de la classe 4 qui seront utilisés (si ce n'est pas déjà fait), on comptabilise les charges à payer au titre des congés des salariés acquis au cours de l'exercice et non pris à la clôture. Le mode de comptabilisation montre bien qu'il s'agit d'une charge à payer et non d'une provision (comptes 15) même si ce terme est très souvent utilisé parce qu'il prévaut en droit fiscal.

Numéro de compte : Provision pour congés à payer au salarié - Montant : Débit 6412 Congés payés 2665€ / Crédit 4282 Personnel - Charges à payer (congés payés) 2665€.

Numéro de compte : Charges fiscales et sociales sur provision congés payés - Montant : Débit 645 Charges sociales sur congés à payer 1119,30€ / Débit 631/633 Charges fiscales sur congés à payer 53€ ; Crédit 4382 Organismes sociaux - Charges à payer (congés payés) 1066€ / Crédit 44811 Charges fiscales sur congés à payer 53€.

Depuis le 1er janvier 2025, le compte 44811 remplace le compte 4482 Charges fiscales sur provision pour congés payés (règlement n°2022-06 de l'ANC).

Calcul des charges sociales et fiscales sur congés payés

Une fois que l'on a déterminé le salaire brut qui sera comptabilisé à la clôture au titre de la provision pour congés payés, et que l'on a exclu les dirigeants, il reste encore à déterminer le montant des charges sociales et fiscales correspondantes. Le taux de charges sociales de l'exercice peut s'obtenir par le calcul suivant : charges sociales patronales de l'exercice / salaires bruts de l'exercice.

Exemple : Une entreprise n'a qu'un seul salarié. Le salaire brut à lui verser au titre de ses congés payés a été déterminé à 2 665€. L'entreprise paie 42% de charges sociales patronales et les charges fiscales s'élèvent à 2% (cas d'école). On obtient ainsi : 2 665 x 42% = 1 119,3€ ; 2 665 x 2% = 53€.

Extourne et reprise de la provision

Lorsque les congés sont effectivement pris par le salarié, l’entreprise procède simplement au paiement normal de la rémunération correspondante. L'extourne de la provision enregistrée à la clôture de l'exercice N est réalisée en début d'exercice N+1. L'idéal étant de les placer dès le départ dans le journal d'opérations diverses ou de chevauchement (selon les logiciels) qui dispose d'une fonction d'extourne automatique des opérations de clôture.

Ensuite, en fin d’exercice N+1, l’entreprise procède à nouveau à la comptabilisation de la provision pour les droits acquis au titre de l'exercice N+1, en suivant le même mécanisme. Lors de la clôture suivante, l’entreprise procède à l’extourne de la provision inscrite au compte 4282, et ce de manière systématique, que le montant initialement provisionné se révèle exact, insuffisant ou trop élevé.

Le compte 4282 est un compte de passif, car il matérialise une obligation de l’entreprise envers ses salariés, en l'occurrence le paiement différé des indemnités de congés. Ce compte doit être créditeur à la clôture. Un solde débiteur est anormal sauf en cas d'existence d'une caisse externe de congés payés dans certaines conventions collectives.

Primes et éléments à inclure dans le calcul des congés payés

Les primes qui entrent dans le calcul des congés payés sont toutes les primes qui sont liées au temps de travail. C'est par exemple le cas des primes d'ancienneté ou des primes d'astreinte à domicile. Le montant des charges estimé devra quant à lui figurer au débit des comptes 645 et 631/633 et au crédit sur les comptes 4382 et 4482/44811 selon la nouvelle numérotation.

Situations particulières et conseils pratiques

Certaines situations spécifiques peuvent modifier les règles standard du congé maternité. En cas de grossesse pathologique, un congé supplémentaire peut être prescrit : jusqu’à 14 jours avant le début du congé prénatal et 28 jours après l’accouchement. Si l'enfant reste hospitalisé après la naissance, la mère peut reporter tout ou partie de son congé postnatal à la date de fin d'hospitalisation. Cette disposition permet à la mère de bénéficier pleinement de son congé maternité une fois l'enfant rentré à la maison.

La gestion comptable du congé maternité peut s’avérer complexe pour les entreprises. Elle nécessite une attention particulière et une bonne compréhension des règles comptables et sociales en vigueur. L’expert-comptable peut prendre en charge les déclarations nécessaires auprès des organismes sociaux, simplifiant ainsi les démarches administratives pour l’entreprise.

Tuto Comment calculer l'indemnité congés payés ?

Qui peut aider ?

Si vous n'êtes pas comptable, ou si vous voulez vous assurer de l'exactitude de vos comptes, il est plus judicieux de faire appel à un expert-comptable. L'expert-comptable peut informer l’entreprise et la salariée sur leurs droits et obligations respectifs, assurant une application correcte de la législation. Un expert-comptable en ligne peut jouer un rôle crucial dans la gestion du congé maternité : il assure la comptabilisation des indemnités journalières, l'ajustement des provisions pour congés payés et la comptabilisation adéquate des charges liées au remplacement.

FAQ rapide

Faut-il comptabiliser les congés payés dans toutes les entreprises ? Oui, toutes les entreprises, même les petites, doivent comptabiliser les congés payés à la clôture de l'exercice.
Le congé maternité met-il fin à l'acquisition des congés payés ? Non, le congé maternité est assimilé à du temps de travail effectif et permet l'acquisition de congés.
Quelle méthode de calcul retenir ? L'employeur doit comparer la méthode du dixième et le maintien de salaire et retenir celle la plus favorable au salarié.
Comment comptabiliser les charges sociales ? On calcule les charges sur la base de l'indemnité estimée et on enregistre les débits et crédits sur les comptes 645/631-633 et 4382/44811.

La comptabilisation de la provision des congés payés est une obligation légale : elle doit figurer dans vos comptes en tant que passif afin de respecter les règles en matière de droit du travail et de comptabilité d'entreprise.

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