Comptabilisation des frais de déplacement de matériel pour travaux

Dans le cadre de la tenue des comptes d'une entreprise, il est souvent nécessaire de se référer à la classification du Plan Comptable Général pour enregistrer correctement les frais liés aux interventions, aux déplacements et aux réparations. Les entreprises engagent régulièrement des dépenses d'entretien et de réparation pour maintenir leurs immobilisations en bon état. Enregistrer en comptabilité une facture de frais d'entretien et de réparations revient à constater une dépense dans les comptes.

Quel compte utiliser pour la main-d'œuvre et les frais de déplacement sur une facture de réparation ?

Lorsque je reçois une facture de réparation où il y a le détail de la main-d'oeuvre et le détail des frais de déplacement, est ce que je dois comptabiliser la main d'oeuvre en 621 et les frais de déplacement en 6251 ou alors je globalise le tout (HT) en 615 ?

Il n'est pas nécessaire de comptabiliser séparément la main-d'œuvre et les frais de déplacement. Vous pouvez enregistrer le total de ces coûts sous le compte 615, qui couvre les réparations et l'entretien. Enregistrez le tout en 615. Il est logique d'utiliser le compte 615 pour enregistrer la totalité des coûts d'une facture de réparation, incluant la main-d'œuvre et les frais de déplacement. Ce compte est destiné aux réparations et à l'entretien, et regrouper ces coûts facilite le suivi des dépenses en maintenance et réparation.

Cependant, la doctrine comptable préconise, lorsque les frais de déplacement correspondent uniquement à des frais de transport, d’utiliser le compte 6251 « Voyages et déplacements ». L’ensemble des frais de mission du personnel sont concernés par ce traitement comptable et notamment les frais de transports, les dépenses de nourriture, les notes d’hébergement, etc.

Distinction entre comptes 615, 6251 et 6256

Compte 615 Entretien et réparations : destiné aux dépenses courantes ou récurrentes de réparations et d'entretien. Pour qu'une telle dépense soit comptabilisée en charges, et plus précisément en compte 615, celle-ci ne doit pas remplacer les composants identifiés d'une immobilisation ; ne doit pas faire l'objet d'un contrat de gros entretien pluriannuel, sauf option pour la provision ; doit maintenir les avantages économiques futurs attendus de l'immobilisation réparée, mais ne pas les augmenter.
Compte 6251 Voyages et déplacements : comptabiliser les frais de transports seuls auxquels ne s'inscrivent pas d'autres dépenses. Le compte 6251 a pour vocation de comptabiliser les frais de transports seuls : train, avion...
Compte 6256 Missions : lorsque les frais de déplacement forment un tout lié à une mission et comportent d'autres dépenses que les frais de transport (hébergement, restauration), c'est-à-dire des frais de repas, des frais de chambres d'hôtel, le compte à utiliser est le compte 6256 Missions.

La partie rédactionnelle d’un business plan doit contenir des informations précises sur le projet de création ou de reprise d'entreprise. Les frais professionnels engagés par un salarié sont souvent répertoriés sur une note de frais qu'il complète, accompagnée des factures et quittances justificatives des dépenses, et qu'il transmet au service comptable de son entreprise pour obtenir remboursement.

Exemples pratiques de comptabilisation

Exemple - Billets de train pour une demi-journée : un commercial doit se rendre à un salon auquel l'entreprise participe. Le salon ne dure qu'une demi-journée et seuls les billets de train pour un montant total de 150€ seront acquis. Comptabilisation :

Numéro de compte	Opération	Montant
6251	Règlement des billets de train pour l'accès au salon	150€
512	Banque	-150€

Exemple - Mission de plusieurs jours : le voyage dure trois jours et le total des frais de transport, repas et hôtels se monte à 3 000€. Comptabilisation :

Numéro de compte	Opération	Montant
6256	Frais de déplacement à l'étranger (transport, repas, hôtel)	3 000€
512	Banque	-3 000€

Traitement de la TVA sur factures de réparation

Concernant la TVA, si le prestataire n'a pas opté pour la TVA sur les débits, la TVA est déductible au paiement de la facture. Si votre prestataire n'a pas opté pour la TVA sur les débits, la TVA devient déductible uniquement au paiement de la facture. Cela signifie que vous devrez attendre d'avoir payé la facture pour pouvoir déduire la TVA correspondante.

La facture de réparation d'un véhicule doit mentionner différents éléments, dont le montant HT, la TVA ainsi que le montant TTC. Dès lors, il s'agira d'utiliser les comptes : 6155 - Entretien et réparations sur biens mobiliers pour le montant HT au débit ; 44566 - TVA sur autres biens et services pour la TVA au débit lorsque la TVA est déductible ; 401 - Fournisseurs au crédit.

Frais de stationnement et spécificités

Il sera nécessaire de distinguer suivant que la dépense de stationnement porte sur un parking ponctuel ou habituel. Les frais relatifs au stationnement peuvent être assimilés à des frais de transport et donc comptabilisés en compte 6251 lorsque la dépense est engagée seule et que le lieu de parking est occasionnel. Il existe néanmoins une spécificité quant à la comptabilisation des frais de stationnement qui seraient liés à un contrat de location souscrit par l'entreprise pour disposer de places de stationnement. Dans ce cas, les frais ne sont pas considérés comme étant occasionnels et doivent être comptabilisés en 6135 Locations mobilières.

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Exemple de comptabilisation des frais de stationnement : le dirigeant d'une petite entreprise loue une place de parking à proximité de son magasin. Le contrat de location est annuel et le paiement se fait tous les mois.

Quand capitaliser (immobiliser) plutôt que comptabiliser en charge ?

Les critères à respecter pour la comptabilisation des frais d'entretien en immobilisation sont les mêmes que ceux caractérisant les actifs, à savoir : permettre à l'entreprise de bénéficier d'avantages économiques ; pouvoir être valorisé de manière fiable ; générer une ressource contrôlée par l'entreprise. Les frais engagés doivent alors être passés en immobilisation s'ils permettent de bénéficier pendant plus de 12 mois d'une augmentation des avantages économiques futurs résultant de l'immobilisation réparée. Une dotation aux amortissements doit donc également être comptabilisée.

Il s'agit des dépenses de grosses réparations ou de gros travaux pour lesquels un programme pluriannuel est prévu. Deux traitements comptables sont possibles : un composant est isolé en immobilisations, il convient alors d'appliquer la méthode par composant ; une provision pour gros entretien est comptabilisée, il convient alors de constater une quote-part de la charge chaque année dans les comptes au moment de la clôture. Si c'est cette deuxième option qui est retenue, le schéma d'écriture à appliquer est : 6815 Dotations aux provisions d'exploitation au débit et 1525 Provisions pour gros entretien ou grandes révisions au crédit.

Durée de conservation des justificatifs

Une entreprise doit conserver ses factures pendant 10 ans, car elles constituent un justificatif comptable. Au-delà de cette durée, une facture d'entretien doit être conservée tant que vous avez la propriété d'un bien. Par exemple, pour un véhicule, vous conservez vos justificatifs tant que vous êtes propriétaire de ce véhicule.

Règles fiscales et contrôle

Les frais de déplacement engagés par le personnel d'une entreprise sont en principe déductibles. Ils doivent être justifiés (existence d'une pièce justificative) et engagés dans l'intérêt de l'entreprise. Par ailleurs, ils ne doivent pas faire l'objet d'une exclusion de déductibilité prévue par les textes fiscaux. Les juges de la Cour administrative d'appel de Toulouse ont récemment confirmé que seules les charges engagées dans l'intérêt direct de l'entreprise et dûment justifiées peuvent être déduites du bénéfice imposable. La production de simples relevés bancaires ne suffit pas, les factures doivent être fournies.

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Comptabilisation des notes de frais et remboursement au salarié

La comptabilisation d'une note de frais peut se faire au crédit du compte 468 Divers comptes créditeurs et charges à payer ou du compte 421 Personnel rémunérations dues. Le choix entre le compte 468 ou 421 dépend généralement de la façon dont ont été réglées les dépenses. Le compte 468 sera souvent utilisé pour comptabiliser les paiements avec une carte bancaire de l'entreprise mise à disposition du salarié et le compte 421 pour les frais avancés personnellement par les salariés.

Étape	Écriture type
À la réception de la note de frais	Débit 6251 ou 6256 - Crédit 421 Personnel, rémunérations dues
Au règlement au salarié	Débit 421 Personnel, rémunérations dues - Crédit 512 Banque

Conseils pratiques

Pour simplifier la tenue comptable, il est possible de regrouper main-d'œuvre et frais de déplacement sur une facture de réparation en 615 lorsque ces éléments concourent à la même intervention. Enregistrez le tout en 615 lorsque cela est cohérent avec la nature de la dépense.
Si les frais de déplacement sont uniquement des frais de transport, utilisez 6251. Si le déplacement comprend hébergement et restauration, utilisez 6256.
Conservez systématiquement les justificatifs : factures, notes de frais, billets, notes d'hôtel et de restaurant, car la déductibilité fiscale en dépend.
En cas de doute entre charge et immobilisation, analysez si la dépense apporte des avantages économiques futurs supérieurs à 12 mois ; sinon, enregistrez-la en charges.
Lorsqu'un contrat pluriannuel de gros entretien existe, étudiez la possibilité d'isoler un composant en immobilisation ou de constituer une provision pour gros entretien (compte 1525).

Les entreprises qui réalisent des travaux d'entretien déductibles sur un bien en même temps qu'elles procèdent au remplacement d'un de ses composants doivent distinguer, au moyen d'une facture détaillée ou de la comptabilité analytique, les deux types de dépenses. Nous vous conseillons d'être particulièrement pointilleux sur la rédaction des factures par les artisans. Les mentions « remplacement à l’identique » ou « entretien courant » sont utiles pour lever les ambiguïtés en cas de contrôle fiscal.

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