Comment comptabiliser les frais kilométriques forfaitaires

Les notes de frais correspondent aux frais engagés par les salariés et les dirigeants d'entreprise, dans le cadre de l'activité professionnelle. L'entreprise est obligée de rembourser ces frais, lorsque les dépenses sont justifiées. La saisie des notes de frais est une étape obligatoire pour le remboursement. Chaque note de frais doit être accompagnée d'un justificatif pour attester de son exactitude et de sa conformité aux réglementations en vigueur.

Qu'est‑ce que les frais kilométriques et conditions de remboursement

Les frais kilométriques représentent les dépenses liées à l'utilisation d'un véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Trois conditions sont nécessaires pour se faire rembourser : le véhicule doit vous appartenir, le déplacement doit être professionnel et il doit être justifié. En effet, le trajet doit être supérieur à 50 km et seuls les déplacements professionnels au départ de l’entreprise font l’objet d’une compensation financière. Le trajet domicile‑lieu de travail n’est normalement pas couvert.

Le barème kilométrique détermine le montant de l’indemnité kilométrique perçue pour chaque kilomètre effectué. Le calcul des indemnités kilométriques est fondé sur un barème publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème couvre les frais de voiture c’est‑à‑dire, non seulement les dépenses de carburant ; mais également les dépenses d’entretien du véhicule, d’assurance. Il tient également compte de l’usure du véhicule (amortissement).

Le calcul de l'indemnité se fait sur une base forfaitaire, en fonction du nombre de kilomètres parcourus et des caractéristiques du véhicule. Il est bien entendu pas possible de cumuler le remboursement des frais kilométriques selon le barème avec le remboursement des dépenses réellement engagées.

Documents justificatifs nécessaires

En ce qui concerne les justificatifs, il faudra un relevé des trajets effectués (date, objet, lieu, et distance), une copie de la carte grise du véhicule pour indiquer la puissance fiscale, et le calcul des frais basé sur le barème kilométrique. Une note de frais détaillant l'ensemble des déplacements et montants est aussi nécessaire. Les justificatifs doivent être clairs et lisibles, indiquant le nom du fournisseur, la date, le détail des biens ou services, le montant HT et la TVA.

Barème et exemples de calcul

Le barème des indemnités kilométriques en France varie en fonction du type de véhicule et de la distance parcourue: la voiture (thermiques, hybrides, électriques), les deux‑roues (thermiques et électriques), et les cyclomoteurs (thermiques et électriques). Pour une voiture thermique de 6 chevaux fiscaux (CV) et 4 000 km parcourus : 4 000 km x 0,665 € = 2 660 €. Pour une voiture thermique de 5 CV et 6 000 km : (6 000 km x 0,357 €) + 1 395 € = 3 537 €.

Pour un deux‑roues thermique de 5 CV et 2 000 km : 2 000 km x 0,468 € = 936 €. Pour un cyclomoteur thermique de petite cylindrée et 2 000 km : 2 000 km x 0,315 € = 630 €. Pour les véhicules électriques une majoration de 20 % est appliquée aux barèmes kilométriques.

Régime fiscal et social des indemnités kilométriques

Les frais kilométriques remboursés par l’entreprise sont déductibles du résultat imposable dans la limite du barème fixé par l’administration fiscale. Comme tous les frais professionnels, les frais kilométriques sont déductibles de l’impôt sur le revenu des salariés et des dirigeants. Les indemnités kilométriques ne sont pas soumises aux cotisations sociales dans la limite du barème kilométrique. En revanche, si l’indemnité versée est supérieure au barème publié par l’administration fiscale, il s’agira d’avantages en nature et des cotisations sociales vont être à calculer sur ce surplus.

TVA : Il faut savoir qu’il n’y a pas de TVA sur l’indemnité kilométrique. Si vous souhaitez être indemnisé en fonction des frais réelles l’entreprise ne pourra là encore pas déduire de TVA. En effet, sur les véhicules de tourisme la TVA relative aux dépenses d’entretiens n’est pas récupérable.

TVS : La taxe sur les véhicules de sociétés pourra vous être demandé si vous vous faites rembourser par la méthode des frais réels. Attention : la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) est exigible dès lors que les frais kilométriques remboursés couvrent plus de 15 000 kilomètres parcourus à titre professionnel.

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Comptes comptables à utiliser

La majorité des frais professionnels sont à comptabiliser dans le compte 625. Le compte 6251 permet d'enregistrer les frais de voyages et déplacements. Les indemnités kilométriques sont comptabilisées au compte 6414 "indemnités et avantages divers". Le compte 6256 "missions" permet d'enregistrer l'ensemble des dépenses supportées lors de déplacements professionnels (hébergement, restauration, transport). Le compte 6257 "Réceptions" permet de comptabiliser tous les frais de restauration en cas d'invitation clients.

Il est crucial de noter que les frais de transport dans le cadre d'une mission sont comptabilisés sur le compte 6256 et non sur le compte 6251. Lorsqu’un collaborateur effectue des dépenses de télécommunication pour le compte de l'entreprise, il faut l'inscrire au compte 626 "frais postaux et de télécommunication". Les cadeaux vont toutefois figurer au compte 623.

Schéma d'enregistrement comptable

En comptabilité, toute opération doit être enregistrée dans deux comptes : une opération de débit et une opération de crédit. Lors de l'enregistrement d'une note de frais, il convient de débiter le compte de charges correspondant à la nature de la dépense et de créditer le compte du salarié (compte 421 "Personnel, rémunérations dues" ou compte 468 "Divers comptes créditeurs et charges à payer"). Le choix entre le compte 468 ou 421 dépend généralement de la façon dont ont été réglées les dépenses.

Étape	Écriture type	Exemple
À la réception de la note de frais	Débit 6251 ou 6256 / Crédit 421	Débit 6251 100€ / Crédit 421 100€
Lors du règlement au salarié	Débit 421 / Crédit 512	Débit 421 100€ / Crédit 512 100€

Particularités et exemples

Compte 6251 : comptabiliser les frais de transports seuls : train, avion... Par exemple, pour des billets de train réglés directement par l'entreprise : Débit 6251 150€ / Crédit 512 150€.

Compte 6256 : comptabiliser les frais liés à une mission comprenant transport, hébergement et restauration. Exemple : Débit 6256 3 000€ / Crédit 512 3 000€.

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Particularités des frais de stationnement : les frais de stationnement occasionnels peuvent être assimilés à des frais de transport et comptabilisés en 6251. En revanche, un contrat de location de places de stationnement conclu par l'entreprise doit être comptabilisé en 6135 Locations mobilières.

Effets au bilan et traitement pour dirigeants

La comptabilisation de frais kilométriques va venir baisser le résultat de l’entreprise. Au niveau du bilan s’agissant de frais avancés par le salarié ou le chef d’entreprise, l’opération comptable enregistrée va venir constater une dette vis à vis du salarié ou du dirigeant. S’agissant d’une dette l’impact va être sur le passif : le poste des dettes va augmenter et le résultat va lui diminuer.

Spécificités pour le gérant ou l'associé : si vous êtes gérant ou associé, la comptabilisation peut présenter des spécificités. Par exemple, si vous êtes un dirigeant non‑salarié, la comptabilisation de la note de frais ne peut pas se faire de manière forfaitaire et vous devez justifier chaque dépense par des factures ou des reçus. Une avance sur frais professionnels peut être envisagée via le compte courant d'associé (compte 4551).

Risques et documentation en cas de contrôle

Une mauvaise gestion des notes de frais peut entraîner des conséquences juridiques graves, notamment un redressement par l'URSSAF. Les contrôleurs de l'URSSAF scrutent de près les notes de frais. Si les justificatifs ne sont pas conservés ou si les dépenses sont inexactes, cela peut mener à un redressement.

Les documents à conserver : justificatifs de dépense (factures, billets, tickets), note de frais, écritures comptables. La production de simples relevés bancaires ne suffit pas, les factures doivent être fournies.

Optimisation de la gestion et outils

La gestion des frais kilométriques peut devenir une tâche laborieuse et rébarbative lorsqu’elle est effectuée manuellement. Pour simplifier cette gestion, l'entreprise peut se doter d'outils capables de faciliter les procédures administratives. Pleo est une solution de dépenses professionnelles prête à l'emploi qui propose des cartes de paiement nouvelle génération et des notes de frais automatisées. Avec Pleo, simplifiez la gestion des frais kilométriques de votre entreprise.

Concur est un outil très utilisé dans les grandes entreprises pour la gestion des déplacements professionnels et des frais associés. D'autres logiciels comme Pennylane ou des solutions bancaires spécialisées aident à automatiser la saisie et le stockage des justificatifs et à réduire les erreurs de saisie.

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Bonnes pratiques

Établir une politique claire de notes de frais et la communiquer à tous les employés.
Exiger des justificatifs complets pour chaque dépense.
Utiliser des logiciels pour automatiser la saisie, le calcul du barème et le stockage des pièces justificatives.
Vérifier le respect du barème pour éviter des requalifications en rémunération soumise à cotisations.
Ne pas cumuler indemnité kilométrique au barème et remboursement au réel pour les mêmes frais.

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