Comptabilisation d'une facture payée personnellement par l'exploitant

Le règlement d'une facture ne se fait pas nécessairement au moment de la livraison ou de l'accomplissement de la prestation. Les charges à payer permettent de rattacher à l'exercice les dépenses déjà engagées mais non encore facturées ou payées à la clôture. Parmi elles figurent les écritures de charges à payer. Leur comptabilisation contribue à respecter l'un des principes majeurs de la comptabilité : le principe d'indépendance des exercices.

Principes généraux : charges à payer, factures non parvenues et apport personnel

Les charges à payer sont des charges rattachées à l'exercice N, mais pas encore comptabilisées. Il s'agit essentiellement de factures non parvenues : la livraison ou la prestation de service a eu lieu sur l'exercice N, mais la facturation n'interviendra qu'en N+1. La facturation interviendra en N+1, mais leur constatation dans les comptes lors des travaux d'inventaire permet de les rattacher à l'exercice comptable N.

Lorsque l'exploitant règle, à titre personnel, une dépense au nom de l'entreprise (assurance, achat, prestation...), il convient d'enregistrer l'opération pour traduire correctement l'engagement de la dépense dans les comptes de l'entreprise et la dette envers l'exploitant. L'exploitant individuel a payé des dépenses avec son compte personnel, il faut donc passer l'achat dans les comptes de l'entreprise par le crédit du compte 108, ceci correspond à un apport en compte courant que l'exploitant pourra se rembourser ultérieurement.

Écritures types pour une facture non parvenue (charges à payer)

Il convient donc de constater les charges à payer au moment de l'établissement des comptes à la clôture, afin qu'elles impactent le compte de résultat de l'exercice N. Le traitement comptable est alors le suivant :

• le débit du compte 6 Charges ;
• le débit du compte 44586 TVA, factures non parvenues ;
• le crédit du compte 4081 Fournisseurs, factures non parvenues.

Exemple : une entreprise reçoit une prestation de conseil en décembre N pour 1 500€ HT. La facture, soumise à une TVA de 20%, n'est reçue qu'en janvier N+1. À la clôture du 31 décembre N, elle comptabilise une facture non parvenue.

Lire aussi: Tout savoir sur la comptabilisation CFE/CVAE

Traitement fiscal et TVA

Une charge à payer est en principe déductible du résultat fiscal de l'exercice si elle se rattache à cet exercice et si la dette est certaine dans son principe et dans son montant. Pour la TVA sur facture non parvenue, le compte 44586 permet de constater en comptabilité la TVA attendue. Le droit à déduction ne peut toutefois être exercé qu'en présence d'une facture régulière mentionnant la taxe (article 271, II-2 du CGI et BOI-TVA-DED-40-10-10).

Exemple : congés à payer et charges sociales

Vos salariés acquièrent leurs congés payés durant une période qui va du 1er juin de chaque année au 30 mai de l'année suivante, mais ils ne peuvent pas les utiliser tout de suite. Lorsque la société clôt ses comptes, elle doit constater les congés à payer.

De cette manière, la charge constatée dans les comptes est bien intégrée au résultat de l'exercice.

Contrepassation en N+1

À l'ouverture de l'exercice suivant, l'écriture de charge à payer est contrepassée afin d'éviter une double comptabilisation lors de la réception de la facture ou du paiement effectif. Par conséquent, cette charge n'impactera pas l'exercice N+1, mais bien uniquement l'exercice N.

Dans l'exemple de la facture non parvenue de 1 500€ HT, l'écriture du 1er janvier N+1 est la suivante :

Lire aussi: Guide TVA : Achat en Chine

L'écriture de contrepassation s'applique de la même manière aux charges sociales sur congés payés, aux dettes fiscales et aux autres charges à payer constatées à la clôture.

Cas particulier : paiement par l'exploitant personnellement

Lorsque l'exploitant individuel règle une dépense professionnelle avec son compte personnel, il s'agit d'un apport personnel. Il faut donc passer l'achat dans les comptes de l'entreprise par le crédit du compte 108 « Compte de l'exploitant » (ou, pour l'EIRL, la profession conseille d'utiliser le compte 4551 « Associés - compte courant »). Ceci correspond à un apport en compte courant que l'exploitant pourra se rembourser ultérieurement.

Exemple d'écritures proposées par des praticiens pour une facture d'assurance réglée par le syndic bénévole (exploitant) :

1. Journal d'achat / AC : Débit 616 (assurance) … / Crédit 401perso (compte perso de l'exploitant) …
2. Journal de banque, au moment du remboursement par la copropriété : Débit 401perso … / Crédit 512 (banque) …

Il est possible d'indiquer qu'une facture a été payée par compte courant d'associé (compte 455) ou bien un compte 467. La dette fournisseur est alors automatiquement lettrée. Pour cela, dans le module de saisie des factures, renseignez le compte de votre choix dans le champ « Choisir un autre mode de règlement ».

Points pratiques et recommandations

• Ne confondez pas charge à payer et avance ou acompte : ces derniers ont un impact différent (date de paiement) et ne doivent pas être classés comme charges à payer.
• La charge à payer est ensuite extournée en N+1 en créditant le compte de charges. À la réception de la facture, celle-ci sera comptabilisée dans le compte de charges au débit.
• Les charges à payer constituent des passifs certains, mais dont le montant définitif n'est pas toujours connu. Celui-ci doit alors faire l'objet d'une estimation.
• Parmi les comptes de tiers utilisés pour les écritures de rattachement, le chiffre 8 permet généralement d'identifier les charges à payer, les produits à recevoir ou les factures non parvenues (ex. 408, 428, 438, 448, 468).
• La rémunération de l'exploitant (rémunération du travail de l’exploitant) obéit à un traitement comptable particulier : compte 644 « Rémunération du travail de l’exploitant ». Ce traitement permet de faire figurer la rémunération de l'exploitant dans le résultat d'exploitation. Fiscalement, la rémunération du travail de l'exploitant n'est pas déductible.

Exemples supplémentaires et écritures spécifiques

Pour les impôts et taxes liés à votre exercice comptable qui doivent être payés plusieurs mois après sa clôture, on constate la charge à payer : au débit du compte 63 (charge) et au crédit du compte 448 (État, charges à payer et produits à recevoir). Exemple d'écriture alternative : débit du compte 695 / crédit du compte 444 (selon la nature de la charge).

Lire aussi: Congés payés : impact sur la TVA

Pour une prestation exécutée pendant l'exercice mais facturée l'année suivante : il est possible d'utiliser des comptes de produits à recevoir (compte 418) ou autres subdivisions indiquant « produits à recevoir » et de procéder aux contrepassations appropriées lors de l'exercice suivant.

Les subventions d'exploitation à percevoir se comptabilisent par le débit du compte 441 État - Subventions à recevoir et le crédit du compte 74 Subventions d'exploitation.

Aspects pratiques informatiques

Dans certains logiciels de comptabilité, une case « Remboursement copropriétaire » permet d'enregistrer que la somme avancée par un copropriétaire (syndic bénévole) viendra en diminution du prochain appel. Toutefois, il n'est pas toujours judicieux de mélanger des provisions avec des remboursements d'achats : adaptez la méthode selon la nature de l'opération et les règles internes de tenue de comptes.

Résumé des comptes courants utilisés

La rémunération d’un dirigeant social doit être comptabilisée dans le compte 641 si le dirigeant est salarié. La rémunération du gérant doit être comptabilisée au débit du compte 641 « Rémunérations du personnel ». Pour l'exploitant, utiliser le compte 644. Ces règles permettent de distinguer les traitements comptables selon le statut du bénéficiaire.

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