Comptabilisation des frais impayés et des frais de dossier en crédit‑bail : écritures comptables et bons comptes à utiliser

Le crédit‑bail est un contrat de location‑financement permettant à une entreprise d'utiliser un bien sans en devenir propriétaire pendant la durée du contrat, avec la possibilité de lever une option d'achat en fin de contrat. En pratique comptable, il soulève des questions récurrentes sur l'imputation des loyers, de la TVA, des dépôts de garantie, de la levée d'option et surtout du traitement des frais ponctuels liés à la mise en place du contrat (frais de dossier, frais d'actes, etc.).

Principes généraux du traitement comptable du crédit‑bail

Le contrat de crédit‑bail est un contrat particulier qui permet à l'entreprise concernée de disposer d'un bien, machine, véhicule, sans jamais en devenir propriétaire. C'est un contrat de location‑financement avec option d'achat.

Le preneur d'un tel contrat a le statut de locataire du bien et l'établissement qui finance l'acquisition du bien est un bailleur ou crédit‑bailleur. L'entreprise qui choisit un bien financé par un contrat de location financement utilise le bien sans en être propriétaire et verse un loyer. Ce sont des charges déductibles du résultat sauf exception notamment pour les véhicules de tourisme.

Le plan comptable général pose le principe applicable au preneur : « Le titulaire d'un contrat de crédit‑bail comptabilise en charges les sommes dues au titre de la période de location. » À la place du compte 613, on utilisera toujours un compte 612 au débit pour les redevances et plus précisément les comptes : 6122 Crédit‑bail mobilier ; 6125 Crédit‑bail immobilier.

Comptabilisation des loyers de crédit‑bail

En comptabilité, le crédit‑bail mobilier implique la comptabilisation d’une redevance, en fonction de la périodicité prévue dans le contrat, qu’elle soit mensuelle, bimestrielle, trimestrielle… Les loyers versés dans le cadre d'un crédit‑bail mobilier sont généralement déductibles du résultat imposable de l'entreprise. Les loyers et la TVA sont en principe déductibles, de même que la TVA correspondante, sauf cas particulier des véhicules de tourisme.

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Exemple d'écriture mensuelle :

En fin d'exercice, les redevances qui devront être versées l'année suivante doivent être inscrites au compte 486 (charges à répartir ou à payer selon la nature). Le montant de l'engagement ou montant total des redevances figurera dans l'annexe des comptes annuels (engagement hors bilan).

Frais de dossier liés au crédit‑bail : quel compte utiliser ?

Les frais de dossier relatifs à un crédit‑bail représentent des frais ponctuels liés à la mise en place du contrat. Ils ne doivent pas être confondus avec les loyers eux‑mêmes (compte 6122 ou 6125) et doivent être isolés dans un compte distinct pour une meilleure lisibilité des charges.

Plusieurs comptes peuvent être utilisés en pratique selon l'interprétation :

• Compte 6227 « frais d'actes et de contentieux » : ce compte regroupe les frais liés à la rédaction et à la mise en place des contrats. La logique comptable conduit plutôt à privilégier le 6227 pour les frais de dossier relatifs à la rédaction et à la mise en place du contrat de crédit‑bail.
• Compte 6064 « fournitures administratives » : certains professionnels préfèrent utiliser le compte 6064 lorsque les frais sont considérés comme accessoires ou assimilables à des frais généraux.
• Compte 6122 : non, les frais de dossier ne doivent pas être inclus dans le compte 6122 qui est réservé aux loyers de crédit‑bail.

Pourquoi des divergences entre experts‑comptables ? Le reclassement dépend de l'interprétation retenue par le cabinet et de la nature précise des frais facturés (actes, formalités, fournitures). Toutefois, la logique comptable conduit plutôt à privilégier le 6227 pour les frais liés à la mise en place du contrat.

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Écritures types pour frais de dossier

Si les frais de dossier sont considérés comme frais contractuels (frais d'actes) :

1. Débit 6227 « frais d'actes et de contentieux »
2. Débit éventuel 44566 pour la TVA déductible (si facture TTC et TVA récupérable)
3. Crédit 401 Fournisseur / 512 Banque selon paiement

Si le cabinet considère ces frais comme fournitures administratives (rare) : débiter 6064 et créditer 401/512. Il est conseillé de s'entendre préalablement avec son expert‑comptable pour la tenue cohérente des comptes.

Dépôt de garantie, levée d'option et fin de contrat : traitements associés

En présence d'un dépôt de garantie, c'est le compte 275 qui sera utilisé. À la fin du contrat, la levée d'option permet à l'entreprise de devenir propriétaire du bien loué en crédit‑bail. Le bien est alors comptabilisé en immobilisation et amorti sur la durée d'utilisation prévue.

Lorsqu'une entreprise lève l'option d'achat, le traitement comptable : le montant de la levée d'option sera comptabilisé en immobilisation et le bien sera amorti sur la durée d'utilisation restant à courir. Exemple : une option d'achat de 10 000 € comptabilisée en immobilisation puis amortie sur trois ans.

Cas pratique résumé

Aspects fiscaux et mentions annexes

Fiscalement, les redevances de crédit‑bail constituent des charges déductibles du résultat de l’entreprise pour leur montant hors taxes, à l’exception de celles versées en contrepartie de l’utilisation d’un véhicule de tourisme. La TVA déductible sur les redevances de crédit‑bail n’est récupérable qu’à compter du moment où la facture est payée.

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Enfin, les entreprises doivent fournir des informations sur les crédits‑bails dans leur annexe comptable : une évaluation du montant total des redevances de crédit‑bail restant à supporter au titre des contrats en cours y figure normalement.

Normes internationales et différences

Pour les entités soumises aux normes internationales, des règles spécifiques existent (ASC 842, IFRS 16, GASB 87) qui imposent la comptabilisation d'un passif de location et d'un actif lié au droit d'utilisation pour la majorité des contrats de location. Ces normes traitent principalement de la comptabilisation en bilan et de l'amortissement des actifs et passifs locatifs. Toutefois, pour les PME françaises appliquant le plan comptable général, le traitement décrit ci‑dessus (loyers en 612, frais de dossier en 6227) reste le schéma usuel.

Conseils pratiques

• Ne pas passer les frais de dossier dans le compte 6122 qui est réservé aux loyers : isoler ces frais dans un compte distinct.
• Privilégier le compte 6227 pour les frais d'actes et de mise en place de contrat ; utiliser 6064 seulement si les frais sont clairement assimilables à des fournitures administratives.
• Documenter la nature des frais et conserver la justification (facture détaillée) pour l'expert‑comptable et l'administration fiscale.
• Consulter votre expert‑comptable en cas de doute : le reclassement dépend souvent de l'interprétation et de la politique comptable du cabinet.

La comptabilisation rigoureuse des loyers, des frais de dossier, des dépôts et de la levée d'option permet d'assurer la lisibilité des comptes et la conformité fiscale. En cas de besoin, les experts‑comptables sont en mesure de vous accompagner pour définir l'imputation cohérente et assurer les reclassements éventuels lors des contrôles ou réconciliations de comptes.

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