Comptabilisation des frais et tenue des registres juridiques d'une société: guide pratique et obligations

Selon leur activité, leur forme juridique et la présence ou non de salariés, les entreprises doivent tenir et conserver différents registres obligatoires. Ces documents permettent d'assurer le respect des obligations légales en matière sociale, comptable, sociétaire, de santé et sécurité au travail ou encore de protection des données personnelles. Toute entreprise est tenue de conserver un certain nombre de registres obligatoires selon sa forme juridique, son activité et la présence de salariés. Les obligations documentaires varient selon la nature de l'activité : comptabilité, droit du travail, droit des sociétés, protection des données personnelles, santé et sécurité au travail. Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel et un Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP).

Les livres comptables et leurs règles de conservation

Les livres comptables doivent être tenus sans altération, ni rature, ni blanc. En cas d'erreur, il est interdit de gommer ou de barrer : il faut contrepasser l'écriture ou opérer une comptabilisation en négatif. Le livre-journal enregistre, de manière chronologique tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour et sans blanc ni altération d'aucune sorte. Toute enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificative correspondante. Il peut être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce. Il est possible de tenir ce livre sous forme électronique, à condition qu'il soit identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Le grand livre reprend et ventile selon le plan comptable les écritures du livre-journal, classant par nature de compte les informations saisies dans l'ordre chronologique. Il n'est soumis à aucune forme particulière et est obligatoire pour les commerçants et les sociétés soumises à une comptabilité commerciale. Le livre Inventaire regroupe les éléments d'actif et de passif de l'entreprise, précise leur quantité et leur valeur à la date d'inventaire; les comptes annuels y sont transcrits chaque année, sauf s'ils sont obligatoirement publiés au greffe. Le livre d'inventaire peut être coté et paraphé par le greffe et peut être tenu sous forme électronique à condition d'être identifié, numéroté et daté dès son établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Le livre d'inventaire n'est plus un livre comptable obligatoire depuis le 1er janvier 2016.

Registres du droit du travail et particularités

Les registres du droit du travail doivent être tenus par ordre de dates, "sans blancs, lacunes, ratures, surcharges, ni apostilles". Ils peuvent être tenus sur support papier ou informatique, avec garanties de contrôle (accès, disponibilité des informations, etc.). Des registres supplémentaires peuvent être mis en place selon l'activité et le nombre de salariés: registre de comptabilité relatif au travail à domicile, registre des accidents du travail bénins, registre des questions du CSE, registre des repos hebdomadaires particuliers, registre des exercices Incendie, etc. Le livre de paie n'est plus obligatoire; toutefois l'employeur doit conserver les bulletins de salaires sous format papier ou électronique pendant au moins 5 ans.

Le registre unique du personnel est obligatoire pour tous les employeurs: il doit être tenu dans chaque établissement et non au siège, et contenir les noms et prénoms des salariés inscrits dans l'ordre des embauches, dès l'embauche et de manière indélébile. Des informations complémentaires (nationalité, date de naissance, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat) y figurent. Les stagiaires doivent figurer dans une partie spécifique du registre. L'amende encourue est une contravention de 4e classe appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés par l'infraction. Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques.

Registres des assemblées générales et des organes de direction

Les feuilles de présence aux assemblées générales doivent être établies lors de chaque assemblée et émargées par les actionnaires présents et les mandataires. Elles doivent mentionner les noms, prénoms et domiciles des actionnaires présents, représentés et votants, le nombre de droits sociaux et de voix, ainsi que les noms et domiciles des mandataires et leurs voix. Obliatoire pour les SA et conseillée pour les autres structures. La non-tenue n'est pas sanctionnée mais les faux et l'usage de faux sont pénalement réprimés.

Le registre spécial des procès-verbaux d'assemblées générales consigne après chaque assemblée générale les textes des résolutions et le résultat des votes, avec la signature requise par les organes compétents. Pour les SARL ou SAS, il est obligatoire de tenir et conserver des procès-verbaux des assemblées générales soit sur des feuillets mobiles nommément numérotés et cotés et paraphés soit sur un registre d’assemblée répondant aux mêmes exigences. Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil et le registre de présence des administrateurs ou des membres du conseil de surveillance doivent être tenus distincts et signés par les personnes compétentes. L’absence de ces registres peut entraîner des nullités ou sanctions selon le type de société.

Pour les SA, le registre des délibérations du conseil d'administration et le registre des mouvements de titres doivent être tenus et signés; le défaut d'établissement peut engager des sanctions. Les procès-verbaux de délégations et délibérations présentent les éléments essentiels: date et lieu, objet, résumés et textes des résolutions. Les registres peuvent être cotés et paraphés par le greffe ou des autorités compétentes. Certains registres, comme le registre des procès-verbaux d'assemblées générales, existent aussi pour les structures spécifiques et impliquent des mentions obligatoires et des sanctions en cas d'oubli.

Frais de constitution et traitement comptable

Les frais de constitution sont des frais engagés lors de la création d’une société et peuvent être inscrits en immobilisations ou passés en charges. Leur comptabilisation dépend des choix réalisés par le dirigeant et du Plan Comptable Général (PCG). La méthode de référence du PCG est l’inscription des frais d’établissement en comptes de charges; toutefois l’immobilisation peut être pertinente si l’exercice est déficitaire afin d’étaler la charge sur plusieurs années via amortissements. Si les frais d’établissement sont immobilisés, ils doivent être amortis sur une période maximale de cinq ans et ne permettent pas de distributions de dividendes tant que l’amortissement n’est pas suffisant, conformément aux règles. Le choix entre inscription en charges ou immobilisations est important car il influence le résultat et les flux financiers de l’entreprise.

Les frais de constitution comprennent notamment les droits d'enregistrement, les honoraires et les débours, et peuvent être comptabilisés dans des comptes de services externes (charges externes) ou en immobilisations incorporelles. Le registre spécial des frais d’établissement (comptes 2011 et 2012) et les frais d’augmentation de capital ou d’opérations diverses peuvent être imputés à l’actif du bilan ou à des primes d’émission et de fusion selon les cas. Le PCG prévoit que les droits d’enregistrement et les timbres, s’ils ne sont pas intégrés à une immobilisation, se gèrent dans le compte 6354 et dans le cadre des frais d’établissement, avec des incidences fiscales: déductibilité, extraction de TVA non récupérable et suivi des justificatifs pour contrôle.

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Résumé des cas pratiques et comptes concernés

Comptabilisation en charges des frais d’établissement: 6226, 6227, 623, 6354 et 44562, avec impact sur la TVA et les comptes de banque (512).
Comptabilisation en immobilisations: 201, 2801 (ou 2901 pour dépréciation), 44562 et 512, avec amortissements sur 5 ans et interdiction de distributions tant que l’amortissement court.
Cas de l’imputation par associé: créer des sous-comptes 45501, 45502, etc., pour les apports ou frais partagés entre plusieurs associés.
Frais de greffe et actes d’immatriculation: traitement comptable spécifique dans les comptes externes et possibilité d’inscrire certains droits au coût d’acquisition d’immobilisations selon les règles ANC.

Spécificités par type de société

Les registres et les mentions varient selon le statut: EURL, SARL, SAS, SASU, SA, etc. Le registre des décisions de l’associé unique existe pour les EURL et les SASU; le registre des procès-verbaux et la présence des administrateurs ou des membres du conseil de surveillance concernent les SARL, SA, et SAS dans des cas précis. Certaines obligations, comme le registre des procès-verbaux d’assemblées ou des délibérations du conseil, portent des mentions spécifiques et des sanctions en cas d’oubli ou de falsification. Le registre des mouvements de titres et le registre de présence des administrateurs existent pour les SA et d’autres formes selon les textes du Code de commerce.

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