Comptabilisation de la Formation : Obligations et Optimisation pour les Dirigeants de SARL

La formation des équipes est un levier stratégique pour faire évoluer l’entreprise. La formation des salariés ne se limite pas à un simple acte de développement personnel ou professionnel. Elle a aussi une dimension comptable et stratégique.

Obligations Comptables en SARL

Comme pour toute société (EURL, SASU, SAS...), la gestion d'une SARL passe par certaines obligations comptables auxquelles vous devez vous soustraire. Alors comment assurer la tenue d'une comptabilité en tant que dirigeant de SARL ? Voyons comment gérer la comptabilité d'une SARL en 2024.

Les Obligations de Base

La SARL (société à responsabilité limitée) est une société comprenant au moins 2 associés, qui peuvent être des personnes physiques ou morales (d’autres sociétés). Elle a l’obligation de tenir une comptabilité, ainsi que d’autres obligations déclaratives. La comptabilité doit être régulière et sincère.

Elle doit être régulière : Les mouvements de capitaux impactant le patrimoine doivent être enregistrés chronologiquement.
Les éléments actifs et passifs doivent être contrôlés, au moyen d’un inventaire au moins une fois tous les douze mois.
Il faudra établir et éditer les comptes annuels (bilan, compte de résultat et liasse fiscale) à chaque clôture d’exercice.
Conserver tous les justificatifs/documents pendant 10 ans.

NB : au niveau juridique, une assemblée générale annuelle des associés devra être tenue après la clôture des comptes annuels. Les comptes annuels devront être déposés chaque année auprès du greffe du tribunal de commerce.

Documents Comptables Obligatoires

En matière de comptabilité (compta de trésorerie ou engagement) en SARL, plusieurs documents sont à établir :

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Tenir un livre journal : il s’agit des écritures comptables comptabilisées chronologiquement pour chaque livre (achats, ventes, banque, opérations diverses…etc). Il faudra ressortir du livre journal le fichier FEC (fichier des écritures comptables) impératif en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Le grand livre : il s’agit des écritures comptables regroupées en chacun des comptes selon le plan comptable de l’entreprise.

Il est obligatoire de tenir la comptabilité de votre SARL, qu'elle soit réalisée par un cabinet expert-comptable ou un associé. C'est non seulement nécessaire pour le bon fonctionnement de l'entreprise en termes de gestion, mais aussi une obligation légale. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des sanctions de la part de l’administration fiscale.

Sanctions en Cas de Manquement Comptable

Si la comptabilité est absente de la SARL, plusieurs sanctions peuvent être encourus :

L’absence de comptabilité entraîne la même sanction que si l’administration fiscale rejetait les écritures : l’entreprise s’expose à une taxation d’office.
La condamnation pour dissimulation volontaire de sommes assujettis à l’impôt (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés selon la situation) ou autres manœuvres de recouvrement aux impôts, ou l’omission de déclaration dans les délais prescrits est punie de 500 000 € d’amende et cinq ans d’emprisonnement (article 1741 du CGI).
La tenue d’une comptabilité fictive peut également entraîner une peine de prison de 5 ans une amende de 375 000 €.

Audit Comptable

Réalisé très souvent par un auditeur externe à la société, l’audit comptable de la SARL permet de vérifier et inspecter les comptes pour détecter d’éventuelles anomalies ou failles. L’auditeur mettra également en avant les risques pris par l’entreprise en termes financiers.

L’audit comptable n’est pas obligatoire en dessous de certains seuils, s’il a lieu il sera réalisé par le CAC (commissaire aux comptes).

Désignation d'un Commissaire aux Comptes (CAC)

La désignation d’un commissaire aux comptes est exigée dès que l’entreprise dépasse au moins deux des trois critères suivants :

un total de bilan supérieur à 5 000 000 €
un chiffre d’affaires hors taxes au-delà de 10 000 000 €
ou un effectif d’au moins 50 salariés.

Si les seuils imposant la nomination d’un CAC sont franchis, la désignation n’a pas à intervenir pour l’exercice en cours : elle devient obligatoire uniquement à partir de l’exercice suivant. À l’inverse, lorsqu’une société repasse sous les seuils, elle peut se dispenser de renouveler le mandat du commissaire aux comptes, à condition de ne plus remplir ces critères pendant deux exercices consécutifs précédant la fin du mandat.

Ne pas procéder à une nomination de CAC lorsque celle-ci est légalement obligatoire expose les dirigeants à des sanctions pénales, pouvant aller jusqu’à deux ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende.

Documents de Synthèse Comptable

Les documents de synthèse comprennent :

Le bilan
Le compte de résultat
L’annexe comptable

Ces documents sont établis à partir de la comptabilité de la SARL (livre journal, grand livre, inventaire). Ils doivent être mis à disposition de l'administration en cas de contrôle fiscal.

Le document des comptes annuels représente les actifs que possède la société, ce qu’elle détient et aussi son passif, ce qu’elle doit (dettes fournisseurs, clients, sociales...).

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La date de clôture de 31/12 n’est généralement pas une obligation pour les SARL ou EURL. Elle est même souvent peu recommandée.

Les amortissements représentent la partie qui passe en charge, à chaque exercice, des immobilisations de la société. Cela concerne par exemple un véhicule, du matériel informatique, ou du mobilier. Le calcul de ces dépenses, étalées sur plusieurs exercices, est différent selon la méthode d'amortissement et la catégorie du produit ou service amorti.

Déclaration de TVA

Une SARL ayant une activité par défaut soumise à TVA devra établir des déclarations de TVA à établir chaque mois, chaque trimestre ou chaque année en fonction de l’option qu’elle aura choisie, ou par rapport à son niveau de chiffre d’affaires.

Il est aussi possible d’opter pour le régime de la franchise en base de TVA qui exemptera la SARL de facturer la TVA à ses clients jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires (mais pas de possibilité de récupérer la TVA non plus sur ces factures fournisseurs). Ainsi, avec cette option, il n’y aura pas de déclaration de TVA à faire.

Comptabilisation des Frais de Formation

Avant de plonger dans les aspects techniques, il est important d’identifier les différents types de frais associés aux formations des salariés.

La comptabilisation des formations salarié dépend de plusieurs facteurs, notamment le mode de financement et la nature des dépenses.

Types de Frais de Formation

Il est important d’identifier les différents types de frais associés aux formations des salariés.

Les contributions obligatoires, comme celles versées aux OPCO, sont enregistrées en tant qu’impôts et taxes.
Lorsque l’entreprise décide de financer une formation spécifique pour ses salariés, les frais peuvent être enregistrés dans les comptes dédiés aux dépenses diverses.

Choix d'un Expert-Comptable

Il n’est pas obligatoire de passer par un expert-comptable pour établir la comptabilité de votre SARL. Mais cela peut être nécessaire car le professionnel de la comptabilité pourra conseiller le dirigeant dans sa stratégie et il aura les compétences nécessaires pour établir les documents comptables obligatoires (GL, balance, bilan, compte de résultat, liasse fiscale). De plus, si vous gérez vous-même votre comptabilité en SARL, le risque d'erreurs est grand et les conséquences peuvent être graves pour votre entreprise en cas de contrôle fiscal.

Attention, il est interdit de confier la comptabilité d'une entreprise à un indépendant non expert-comptable, dans cette situation l’exercice est illégal et vous n’aurez pas de couverture en cas de sinistre. Vous avez le choix entre soit faire appel à un expert-comptable, soit un comptable en interne.

Tout dépend de ce que le dirigeant souhaite dans sa lettre de mission : avec ou sans les déclarations fiscales (TVA, IS, CFE, etc.). Cela dépend du niveau d’accompagnement souhaité et du niveau de chiffre d’affaires de la société. En effet, une petite structure avec 100 000 € de chiffre d’affaires avec peu d'opérations sera moins gourmandes en honoraires comptables qu’une société à 1 000 000 € de chiffre d’affaires car elle doit répondre à beaucoup plus obligations comptables.

Faire appel à un expert-comptable en ligne vous offre de nombreux avantages : flexibilité des horaires, transmission de vos documents sans vous déplacer, coûts moins chers qu'un cabinet traditionnel.

Coûts Comptables en SARL

En SARL, choisir un cabinet expert-comptable classique peut coûter plusieurs milliers d'euros par an. Les tarifs d'expert-comptable diffèrent selon votre localisation, la demande.

Gérer FACILEMENT sa comptabilité en SAS

La Formation des Dirigeants

Les dirigeants d’entreprise, salariés comme non-salariés, ont la possibilité d’effectuer des formations professionnelles afin d’améliorer leurs compétences. Pour assurer le développement, la compétitivité et la pérennité de son entreprise, il est indispensable pour le dirigeant d’entreprise de continuer à se former.

Chaque année, les dirigeants règlent des cotisations obligatoires auprès d’organismes de formation (OPCO par exemple). Cette contribution leur donne droit, en cas de formation, à une prise en charge totale ou partielle de son coût.

Les dirigeants non-salariés règlent leurs cotisations via la Sécurité Sociale des Indépendants. Il s’agit d’un règlement forfaitaire unique et obligatoire. Le montant varie sensiblement en fonction du statut du dirigeant.

Les cotisations Urssaf sont normalement inscrites en compte 641000 (gérant) ou 646000 (entrepreneur individuel).

Les dirigeants salariés règlent leurs cotisations de la même manière que les salariés.

Les frais pédagogiques seront à enregistrer dans un compte 622800 « Rémunérations d’intermédiaires et autres honoraires ».

Lorsque le dirigeant souhaite participer à une formation, il peut demander une prise en charge totale ou partielle de son coût.

Exemple de Comptabilisation des Frais de Formation d'un Dirigeant

Un chef d’entreprise effectue une formation de 2 jours afin de se perfectionner dans la connaissance des énergies renouvelables. L’organisme de formation facture sa prestation 3000€ HT, auquel le chef d’entreprise doit débourser 500€ de frais de transport, 200€ d’hôtel et 300€ de frais de repas.

Crédit d'Impôt Formation pour Dirigeant (CIFD)

La formation du chef d’entreprise peut se révéler très importante pour une société. Ainsi, de cette manière, il peut acquérir des compétences supplémentaires lui permettant de gérer plus efficacement l’entité dont il a la charge. Pour faciliter cette formation, un crédit d’impôt a été instauré.

Le crédit d’impôt pour la formation des dirigeants d'entreprise à prit fin au 31 décembre 2024 en l’absence de prolongation habituellement précisée dans la loi de finance. Instauré en 2006, il permet aux entreprises de bénéficier d'un avantage fiscal lorsqu'elles engagent des dépenses pour la formation de leurs dirigeants. Bien que prolongé à plusieurs reprises, à ce jour, aucune nouvelle prolongation du dispositif n'a été annoncée. Par conséquent, sauf décision contraire, ce dispositif prendra fin le 31 décembre 2024.

Le crédit d’impôt formation pour dirigeant ou CIF est une possibilité de bénéficier d’un crédit d’impôt pour un dirigeant d’entreprise afin de suivre une formation et d’acquérir de nouvelles compétences. Ce crédit d’impôt est possible que dans certains cas et son évolution maximale suit celle du SMIC chaque année.

Ce crédit d’impôt formation pour dirigeant est institué quand les entreprises sont imposées à l’impôt sur le revenu ou IR, ou à l’impôt sur les sociétés ou IS d’après un bénéfice réel ou exonéré.

Conditions d'Attribution du CIFD

Pour l’attribution de ce crédit d’impôt formation dirigeant, deux types d’entreprises peuvent y prétendre :

Celles qui sont imposées sur le bénéfice réel
Celles qui sont exonérées d’impôts sur les bénéfices quand ce sont des entreprises nouvelles, de jeunes entreprises innovantes, des entreprises implantées dans une ZFU ou zone franche urbaine, des entreprises créées dans les ZRD ou zone de restructuration de la défense, les entreprises implantées en Corse, les entreprises implantées en ZRR ou zone de revitalisation rurale et les entreprises implantées dans les DOM.

Toutes les formes juridiques sont admises pour que le dirigeant d’une société puisse avoir droit au crédit d’impôt formation, et ce, quel que soit le mode d’exploitation.

Ce même crédit d’impôt formation dirigeant s’applique pour le :

Gérant de société
Entrepreneur individuel
Directeur général
Président
Administrateur
Membre de société par actions

Les microentrepreneurs sont exclus du dispositif dans le droit français mais la loi européenne des finances de 2021 pour 2022 les inclut tout en doublant le montant du crédit d'impôt pour 2022. Dans le même temps, les microentrepreneurs ne pouvant pas être éligibles au crédit d’impôt formation au sens du droit français, ont toujours la possibilité de se former via leur compte personnel de formation s'ils ont cumulé assez de nombre d'heures pour les droits à la formation.

Entreprises Visées par le CIFD

Toutes les entreprises imposées selon leur bénéfice réel peuvent se prévaloir de cet avantage. Ainsi la nature de l'activité et le mode d'exploitation (société, entreprise individuelle) sont sans incidence.

En outre les sociétés exonérées du fait de certains dispositifs (jeunes entreprises innovantes, entreprises nouvelles) sont dans le champ d'application du dispositif.

Chefs d'Entreprise Concernés par le CIFD

Les chefs d'entreprises concernés par l'avantage fiscal sont les gérants des SCA et des SARL, le président et les directeurs Généraux des SAS, les directeurs généraux et le président du conseil d'administration de SA, les entrepreneurs individuels, les gérants de SNC.

Pour l'administration, la notion de chef d'entreprise est large et ne doit pas s'arrêter aux dénominations usitées.

Dépenses Prises en Compte pour le CIFD

Les dépenses pouvant être prises en considération sont celles qui entrent dans le champ d'application des dispositions relatives à la formation professionnelle.

C'est ainsi le cas des dépenses relatives aux actions de formation suivantes :

Les actions de promotion : permettent d'acquérir une qualification plus élevé
Les actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle
Les actions de prévention
Les actions d'adaptation et de développement des connaissances
Les actions de conversion, permettant d'acquérir une qualification différente
Les actions d'acquisition, d'entretien ou de perfectionnement des connaissances
Les actions de formation relatives à l'économie et à la gestion de l'entreprise
Les actions d'accompagnement d'information et de conseil pour les repreneurs d'entreprise
Les actions permettant de réaliser un bilan de compétences
Les actions permettant de valider les acquis d'expérience
Les actions de lutte contre l'illettrisme

Calcul du CIFD

Le montant du crédit d'impôt est égal au produit entre le nombre d'heures passées en formation par le chef d'entreprise et le taux horaire du SMIC ou salaire minimum de croissance en vigueur au 31 décembre de l'année. On prend en compte les heures de formation effectuées durant l'année civile même si l'exercice est décalé et le crédit d'impôt est plafonné à 40h de formation par entreprise (art. 244 quater M ; ann. III 49 septies ZF du CGI).

Grâce à la loi de finances de 2021 pour 2022 définitivement adoptée le 15 décembre 2021 sur le sujet, le crédit d’impôt pour la formation du dirigeant devient renforcé pour les microentreprises. Pour ces microentreprises, ayant moins de 10 salariés et un chiffre d’affaires annuel ou un total de bilan ne dépassant pas 2 M€, le plafond de 419 € fait l'objet d'un doublement de crédit et passe à 838 €.

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