Comment réaliser un constat des besoins en ingénierie pédagogique pour une PME

Le besoin de formation traduit un écart entre les compétences attendues et le niveau actuel des collaborateurs. Dans le chapitre précédent, vous avez transformé une demande non qualifiée en un écart de compétences à combler. C’est une étape essentielle car elle vous permet de mener de vrais projets.

Cependant, en faisant attention aux mots, vous remarquerez que “écart de compétences” n’inclut pas le mot “formation”. Et c’est normal : il existe plusieurs manières de développer les compétences. La formation en est une. Dans le travail de définition du besoin, le chef de projet pédagogique (ou ingénieur pédagogique) va comparer et déterminer les moyens de développer les compétences.

1. Qualifier le besoin : transformer un écart de compétences en besoin de formation

À ce moment, le but n’est pas de définir précisément les formes qui seront utilisées pour développer les compétences, mais simplement de voir si plusieurs formes sont nécessaires. Certains considèrent d’ailleurs que si une seule forme de développement des compétences est valable, il ne s’agit pas d’un projet, car il n’y a pas de complexité.

Pour ma part, je considère simplement que le nombre de formes à mobiliser va avoir un effet sur la complexité : un projet qui devrait mobiliser cinq formes sera certainement plus complexe qu’un projet qui n’en mobilise qu’une. En tout cas, à partir de ce moment, on pourra caractériser le besoin : vous pourrez l’appeler “besoin de formation” quand la formation fait partie des formes mobilisables. Si vous êtes dans un cas où la formation n’apparaît pas dans les formes mobilisables, vous utiliserez plutôt l’expression générique “besoin de compétences”.

Dans ce cours, nous parlerons plutôt du cas du besoin de formation, qui est le plus courant.

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Moyens de développement des compétences (à considérer)

le recrutement (apport de compétences externes pérenne) ;
l’externalisation / la sous-traitance (apport de compétences externes ponctuel ou pérenne) ;
la formation (apport de compétences internes pérenne) ;
la redéfinition des postes de travail (meilleure adéquation des compétences internes) ;
l’apprentissage sur le tas ou en situation de travail ;
l’accompagnement individuel : mentorat, coaching ;
la mise en place de groupes de qualité, codéveloppement ;
l’autoformation : conférences, veille, ressources externes.

Toutes ces formes présentent des avantages et des inconvénients. L’ingénieur pédagogique devra essayer de composer en fonction de ceux-ci. Il pourra traiter la demande qui lui a été exprimée en remplissant un tableau “avantages / inconvénients”.

2. Qualifier l’environnement : point de départ, point d’arrivée et contraintes

Avoir envisagé les modes de développement des compétences vous a surement déjà ouvert certaines portes. Pour continuer, nous allons définir un point de départ, un point d’arrivée et des facteurs d’environnement. Cela va compléter votre définition de besoin.

La logique de point de départ et de point d’arrivée est une manière de visualiser l’écart de compétences exprimé dans le chapitre précédent.

Pour comprendre cette logique de point de départ, nous allons comparer le projet de formation à un gâteau. Vous voulez un bon gâteau pour célébrer la fin d’une partie de cours OpenClassrooms suivie avec sérieux. C’est une demande, un souhait. Pour arriver à un besoin, il faudra passer par une phase d’analyse. Celle-ci correspond à la définition du gâteau.

Le point d’arrivée, c’est notamment le goût, la texture et l’aspect visuel de ce futur gâteau. Quel est le point de départ de ce gâteau ? C’est en fait ce dont vous disposez : des ingrédients, des ustensiles, vos compétences en pâtisserie, éventuellement de l’argent si vous souhaitez acheter ce gâteau.

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Pour la formation, c’est pareil ! Le point de départ, ce sont les compétences actuelles des individus et les ressources disponibles pour construire la formation. Tout besoin de formation se base donc sur une évaluation sérieuse des compétences actuelles des personnes à former.

Trop souvent, cette évaluation du niveau actuel est réalisée “au jugé” et peut générer des difficultés ou des pertes de qualité en aval. Par exemple, au moment de la réalisation de la formation, le formateur peut démarrer une session avec une difficulté : si les participants ont des compétences largement en deça ou au-dessus de ce qui était évalué, le déroulement de la formation sera plus difficile.

De manière similaire, certains projets d’ingénierie pédagogique tendent à vouloir réinventer la roue : ils ne tiennent absolument pas compte des ressources existantes. Au minimum, cela risque de faire produire les mêmes choses deux fois. Au maximum, cela peut remettre en cause le projet.

Pour le gâteau comme pour la formation, vous comprenez que déterminer les ressources ainsi que définir le point de départ et d’arrivée sont essentiels pour réussir à atteindre votre objectif. Dans les deux cas, une mauvaise évaluation risque de produire un résultat qui ne sera pas à la hauteur de vos attentes !

Vous devez également identifier les éléments qui environnent la formation et qui ont des effets sur elle. L’idée est d’envisager la formation comme un objet qui va exister au sein d’un environnement, d’un système. Mieux vous comprendrez ce qui entoure la formation, mieux vous pourrez déterminer le périmètre et les conditions opportunes pour celle-ci.

Exemples d’éléments d’environnement à analyser

des éléments externes, comme la réglementation du travail ;
des éléments internes : stratégie d’entreprise ou projet d’établissement, contraintes dans l’organisation du travail, culture digitale du public-cible…

Ces éléments vous permettent de visualiser ce qui sera possible ou non. C’est, par exemple, la réglementation du travail et de la formation qui vous indiquera qu’il n’est pas possible de programmer une formation d’une durée de 7 jours consécutifs, pour une durée totale de 49 heures (ouf !). On dit que ces éléments d’environnement sont porteurs de contraintes.

Par ailleurs, réfléchir à ces aspects vous permet déjà de préparer l’efficacité de la formation : en prenant en compte les contraintes suffisamment tôt, vous pourrez y répondre et éviter des aléas sur la formation.

Pour bien représenter les éléments d’environnement, vous pouvez utiliser un diagramme pieuvre. La fonction principale est que la formation agit sur les résultats car sur les compétences les fonctions contraintes sont nombreuses. Citons par exemple : le budget alloué à ce projet de formation est de 40.000 € ; le projet doit s’intégrer dans la stratégie de l’établissement ; la formation devra respecter la réglementation de la formation.

Évidemment, ces contraintes sont à discuter à la fois avec le demandeur et avec la hiérarchie de votre structure. Certains points nécessiteront sans doute des ajustements. Également, il est probable que le demandeur ait des besoins implicites. Par exemple, il n’exprimera peut-être pas qu’une formation à la manipulation d’une machine de découpe doit être réalisée avec une contrainte de sécurité : aucun stagiaire ne doit être en danger lors de la formation.

Une fois réalisée cette analyse de l’environnement de la formation, vous disposerez : d’une définition précise du besoin de compétences ; d’une connaissance des ressources existantes ; des contraintes qui s’appliqueront au design de la formation. Si la formation peut répondre à ce besoin de compétences en prenant en compte les contraintes, vous avez alors un vrai besoin de formation.

3. Savoir quand faire appel à l’ingénierie pédagogique

En quoi consiste l’ingénierie pédagogique ? L’ingénierie pédagogique consiste à concevoir des parcours de formation adaptés aux besoins des apprenants et aux objectifs de l’entreprise. L’ingénierie pédagogique s’appuie sur des méthodologies structurées pour concevoir des parcours efficaces et adaptés.

Faire l’impasse sur l’ingénierie pédagogique lorsque l’on conçoit une action de formation c’est prendre le risque, voire le garantir, d’un échec de l’action. Un expert en ingénierie pédagogique vous permet de concevoir des formations adaptées à vos enjeux métiers. Des évaluations à chaud et à froid sont mises en place afin d’ajuster le dispositif et d’inscrire la formation dans une logique d’amélioration continue.

L’évaluation à froid mesure l’impact réel à moyen terme : les compétences ont-elles été transférées en situation de travail ? Les comportements ont-ils évolué ? Vos contraintes techniques sont intégrées dès le du projet. L’ingénierie pédagogique s’appuie sur des méthodologies structurées pour concevoir des parcours efficaces et adaptés. ADDIE est le modèle de référence. Son acronyme rassemble cinq phases essentielles : Analyse, Design, Développement, Implémentation et Évaluation. C’est un modèle séquentiel particulièrement adapté aux projets structurés, où chaque étape s’enchaîne logiquement.

SAM se présente comme une version étendue composée de huit étapes itératives. L’ingénieur pédagogique est un expert de la pédagogie et non des sujets qu’il va aider à « vulgariser ». Il sera l’interface entre la connaissance de l’expert et les participants de la formation.

Avantages à mobiliser une compétence d’ingénierie pédagogique

L’efficacité : les environnements d’apprentissages évoluent, deviennent plus cohérents, pertinents et novateurs.
L’efficience et la rentabilité : réduire les coûts et le temps de production, ainsi que les erreurs coûteuses.
La vulgarisation : mieux cerner les attentes de toutes les parties prenantes.
La communication : avoir un cap clair entre équipes pédagogiques et apprenants.
La transmission et l’accessibilité : structurer le parcours pour faciliter la réutilisation et l’actualisation.

L’ingénierie pédagogique ne s’arrête jamais. En cela, la méthode d’évaluation de la formation Kirkpatrick est un outil utile pour accompagner l’efficacité d’une formation afin qu’elle se transforme en compétences opérationnelles sur le terrain.

Le modèle KIRKPATRICK (les 4 niveaux d'évaluation)

4. Quatre étapes simplifiées pour concevoir une formation sur-mesure (appliquées à une PME)

Nous vous proposons dans cet article de reprendre ensemble les 4 étapes simplifiées à suivre en tant qu’ingénieur pédagogique pour concevoir et produire des formations sur-mesure.

Étape 1 : L’analyse des besoins et la définition d’objectifs

Analyser la demande et les besoins en formation permet d’avoir une vision globale de la situation afin de pouvoir élaborer le projet de formation adéquat. La demande de formation émane de la direction générale, des ressources humaines, des managers ou des salariés. Elle peut provenir de sondages internes à l’entreprise, de l’analyse des performances individuelles, d’entretiens annuels ou encore de remontées informelles.

Le rôle de l’ingénieur pédagogique à cette étape est de questionner et recenser les différentes informations portées à sa connaissance : Quel est le public visé par la formation et le niveau attendu ? Quels moyens l’apprenant a-t-il à disposition pour compléter sa formation ? Quelles sont les contraintes à prendre en compte (coûts, temps, etc) ?

Les objectifs de formation correspondent aux compétences que l'apprenant doit avoir acquises à l'issue de la formation. Ce sont les grands objectifs à atteindre. En général, il y a deux ou trois objectifs de formation. Les objectifs pédagogiques, quant à eux, correspondent aux sous-objectifs à atteindre pour parvenir aux objectifs de formation.

Étape 2 : La conception pédagogique

Maintenant que les besoins et les objectifs de formation sont identifiés, l'ingénieur pédagogique peut élaborer le projet de formation pour les atteindre concrètement, en élaborant le déroulé pédagogique, le choix de contenus pertinents, les méthodes d’enseignement et d’évaluation efficaces. Le contenu doit être organisé de manière à favoriser une progression logique, permettant aux apprenants de construire progressivement leurs connaissances et compétences.

L’élaboration des référentiels de formation décrit précisément les résultats escomptés à la fin de la formation. La Taxonomie de Bloom permet de hiérarchiser les différents objectifs pédagogiques d’une formation afin d’assurer une progression logique dans l’apprentissage.

Le déroulé pédagogique, ou plan de cours, correspond aux différentes séquences de formation à mettre en place pour atteindre les objectifs pédagogiques puis, à terme, les objectifs de formation. Chaque module doit inclure des activités d'apprentissage variées et des moments d'évaluation pour vérifier la compréhension et l'assimilation des connaissances.

L’intégration d’outils numériques et de plateformes d’apprentissage est un aspect clé de la conception pédagogique moderne. Les technologies telles que les Learning Management System (LMS) permettent de gérer à la fois l’hébergement, la diffusion et la gestion de vos formations. Les outils de conception de contenus interactifs tels qu’H5P ou Wooclap permettent de développer des activités engageantes.

Étape 3 : La production des ressources pédagogiques

Il s’agit d’une étape cruciale du processus de l’ingénierie pédagogique puisque c’est à ce stade que les plans de formation établis prennent une forme concrète. La production de contenu pédagogique inclut la création du contenu de cours, des activités pédagogiques telles que des quiz interactifs, des études de cas et des mises en situation. Elle demande une importante recherche documentaire.

Afin de vous aider dans cette étape, vous pouvez mettre à profit l’utilisation de nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle. Les outils de conception et production de formation tels qu’edtake.ai peuvent aider l’ingénieur pédagogique à gagner du temps et augmenter sa productivité dans le cadrage, mais aussi dans la conception de modules de formation.

Les modalités d’apprentissage offrent une dimension ludique et immersive qui favorise la motivation des apprenants : le vidéo learning, la classe virtuelle, le module e-learning, le podcast, le support présentiel, etc. Selon le baromètre EdFlex 2024, “les formats vidéo sont en tête de classement” avec 44% des sondés qui utilisent ce format comme leur favori pour se former.

Étape 4 : L’évaluation et l’amélioration continue

L'évaluation est une étape cruciale pour mesurer l'efficacité des formations et ne doit pas être négligée en ingénierie pédagogique. En effet, c’est à ce moment-là que l’on peut vérifier que le lien entre la théorie et la pratique est bien fait. Les évaluations peuvent prendre 3 formes différentes : formatives en cours de formation, sommatives à la fin, et auto-évaluations par les apprenants.

Pour vous aider à cette étape, vous pouvez utiliser des méthodes d’évaluation de la formation telles que Kirkpatrick, incluant 4 paliers : Réaction, Apprentissage, Comportement et Résultat. Plusieurs méthodes peuvent être employées pour collecter des feedbacks : enquêtes auprès des apprenants, analyse des données d’utilisation via LMS, observations directes et discussions.

Si un écart est constaté entre les attendus et les résultats réels, des actions correctives pourront être mises en place pour la prochaine session. L’ingénierie pédagogique s’inscrit donc dans une démarche d’amélioration continue.

5. Modèles et outils utiles pour une PME

Il existe différents modèles d’ingénierie pédagogique qui aident à planifier et organiser le processus de création de formation, tels que ADDIE et SAM. Le modèle ADDIE est recommandé pour les projets structurés et constitue un outil pratique pour les formateurs débutants et les organismes. SAM offre une approche plus agile et itérative adaptée aux projets rapides.

D’autres modèles complémentaires méritent d’être connus : le modèle des Premiers Principes de Merrill, les neuf événements de Gagné, le modèle de conception de Kemp, l’Action Mapping de Cathy Moore, ou le modèle Dick et Carey pour des projets détaillés. Le choix dépendra de la taille du projet, des ressources disponibles et de l’urgence des besoins.

Tableau synthétique : choix de modèle en fonction du contexte d’une PME

Contexte	Modèle conseillé	Pourquoi
Projet structuré, ressources suffisantes	ADDIE	Clair, séquentiel, complet
Besoin de rapidité et itérations	SAM	Itératif, agile, prototypage
Problème de performance ciblé	Action Mapping	Focus sur l’objectif métier mesurable
Conception très détaillée et grande échelle	Dick & Carey	Systématique et évaluations formatives

6. Bonnes pratiques opérationnelles pour la PME

Partir du terrain : allez sur le terrain et oubliez les suppositions.
Évaluer précisément le point de départ : éviter les évaluations “au jugé”.
Impliquer les managers et parties prenantes pour valider contraintes et ressources.
Scénariser en amont : évitez le syndrome de la page blanche et les allers-retours coûteux.
Segmenter les contenus : limiter la surcharge cognitive (par ex. vidéos < 7 minutes).
Privilégier des objectifs clairs : macro (formation) et micro (séquences/ leçons).
Mesurer l’impact (Kirkpatrick niveaux 3 et 4) pour démontrer le retour sur investissement.

Un projet pédagogique doit répondre à des objectifs définis en amont, mais il doit également porter sur l’animation d’une session de formation et l’évaluation de son impact. L’ingénierie pédagogique est donc un investissement qui permet de structurer, de rendre efficient et mesurable le développement des compétences dans une PME.

Enfin, si vous manquez de temps ou d’expertise en interne, il peut être pertinent de se faire accompagner : « Je trouve cependant qu’il commence à y avoir de la demande, notamment pour se faire accompagner. Par exemple, un responsable formation [est confronté à] un ensemble de contraintes pour une formation en particulier et voudrait, pour y répondre, mettre en place une démarche d’ingénierie pédagogique. »

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