Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) d'une SARL : Guide Complet et Modèle
L'assemblée générale ordinaire (AGO) d'une société, notamment une SARL, est un événement annuel crucial. Elle est généralement organisée par le gérant de la société et permet aux associés de prendre des décisions importantes concernant la vie de l'entreprise. Coover met à votre disposition un modèle de convocation à l'assemblée générale rédigé par son département juridique. Il est disponible en format Word.
Une assemblée générale ordinaire, c'est quoi ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)
Qu'est-ce qu'une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) ?
Une Assemblée Générale Ordinaire est une réunion obligatoire entre les actionnaires et associés d’une société qui a lieu une fois par an, au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. C’est le dirigeant de l’entreprise qui se doit de tenir cette AGO. L’organisation de cette réunion commence avant tout par la convocation de ses membres.
L'AGO est en charge de l’approbation des comptes et de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte). Cette assemblée doit se réunir dans les 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. Le dirigeant (Président ou Gérant) doit convoquer les associés à cette assemblée dans le délai prévu par les statuts de l’entreprise/société.
L’approbation des comptes est la décision de l’affectation du résultat (bénéfice ou perte) par les associés. En cas de bénéfice, ils peuvent l’affecter en réserves (légale, statutaire ou autres réserves), en report à nouveau ou le distribuer aux associés au prorata de leur participation dans le capital social.
Au moins une fois par an, une société se doit d’organiser une Assemblée Générale. Elle peut être soit ordinaire soit extraordinaire en fonction des circonstances, et permet notamment de faire approuver les comptes annuels de la société.
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On parle d’Assemblée Générale ordinaire pour qualifier une réunion obligatoire entre les actionnaires et associés d’une société qui a lieu une fois par an, au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable.
Le dépôt des comptes annuels se fait ensuite devant le greffe du tribunal de commerce.
Pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer, il faut que le quorum soit atteint.
L'assemblée générale annuelle de SARL a lieu une fois par an dans le but de délibérer sur l’approbation des comptes annuels du dernier exercice clos et sur l’affectation du résultat.
Une assemblée générale est une réunion au cours de laquelle les associés d’une société, quelle qu’elle soit, prennent des décisions liées à son existence. On distingue deux grandes formes d’AG : l’assemblée générale ordinaire (AGO), et l’assemblée générale extraordinaire (AGE).
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L’AGO est, comme l’indique son nom, une réunion périodique pendant laquelle les sujets discutés portent sur le quotidien de l’entreprise. En revanche, au cours de l’assemblée générale extraordinaire pour une SARL, ce sont des sujets ponctuels d’une importance capitale qui sont discutés et précisés sur la convocation pour l’assemblée générale.
Qui est responsable de la convocation ?
La convocation émane généralement du gérant et s'adresse aux associés et actionnaires.
En principe, seul le gérant a le droit de convoquer l’assemblée des associés. Cependant, il peut être remplacé dans cette tâche par un cogérant.
S’il y en a plusieurs, les statuts de la société préciseront si l’initiative de l’invitation et la rédaction de la convocation à l’assemblée générale annuelle relèvent de la compétence du collège des gérants ou de chacun d’entre eux.
Sous un autre angle, en cas d’incapacité de gérance dans une SARL, le rôle d’émettre la convocation incombe au commissaire aux comptes, s’il en existe. Dans ce cas, tout associé, quelle que soit sa part sociale, peut solliciter un mandataire en justice à cet effet.
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Pour le gérant, certaines situations impliquent impérativement l’organisation d’une AG.
C’est le dirigeant de l’entreprise qui est chargé de convoquer les actionnaires et associés, ainsi que le commissaire aux comptes s’il y en a un.
La convocation d’une assemblée générale (AG) intervient en principe dans toutes les formes d’entreprises, dont les SARL. C’est une invitation adressée à tous les associés de l’entreprise. Elle est émise soit par le gérant, soit par le cogérant, soit par le collège des gérants ou par le commissaire aux comptes en cas d’incapacité de gérance.
Le gérant est chargé de convoquer les associés, sauf disposition contraire des statuts ou en cas de défaillance, auquel cas un ou plusieurs associés peuvent demander la convocation en justice.
Le Blog du Dirigeant vous propose donc un modèle de lettre de convocation d’assemblée générale en association en reprenant tous ces éléments.
Quand et comment convoquer ?
L'assemblée doit avoir lieu au maximum six mois après la clôture des comptes.
En ce qui concerne les SARL et EURL par exemple, le délai légal de convocation est de 15 jours avant la tenue de l’AGO. Pour les autres formes d’entreprise, le délai est précisé dans les statuts de la société.
La convocation doit avoir lieu 15 jours au moins avant la tenue de l’assemblée.
Le moment choisi pour envoyer la lettre de convocation revêt une importance cruciale. Essayer de trouver l’équilibre entre un envoi suffisamment anticipé. Cette anticipation permet aux membres de s’organiser.
Idéalement, la convocation devrait être expédiée entre deux semaines et un mois avant la date prévue de l’assemblée générale. Le non-respect de ce délai risque de compromettre la validité des décisions prises, nécessitant éventuellement une nouvelle convocation.
Quel est le délai à respecter pour convoquer une assemblée générale ? Un délai de 15 jours minimum avant la date de l’assemblée doit être respecté, sauf mention différente dans les statuts.
En principe, les échanges doivent se limiter aux questions inscrites à l’ordre du jour et aux projets de résolution.
Une fois que les débats sont clos, les associés sont appelés à voter sur les projets de résolution qui figurent à l’ordre du jour. Chaque résolution est ensuite soumise au vote des associés et la résolution est adoptée si les conditions de majorité (et éventuellement de quorum) sont respectées.
La convocation doit aussi être impérativement diffusée lorsqu’il s’agit de statuer sur les comptes annuels de la SARL.
Entre l’envoi de l’invitation et la date de tenue de l’assemblée, un délai doit être observé. Évidemment, les statuts de la société ont la possibilité de l’augmenter, mais d’après la loi, il est au minimum de 15 jours.
Par ailleurs, dans les SARL, le code de commerce prévoit que la convocation d’une assemblée générale est remise en main propre à chaque associé contre une décharge ou par lettre recommandée.
Il est nécessaire d’utiliser une lettre recommandée avec accusé de réception pour convoquer les participants à cette Assemblée Générale ordinaire. Pour plus de simplicité, la Lettre Recommandé Electronique (LRE) peut aussi être utilisée. Strict équivalent juridique d’un recommandé papier selon l’article L-100 du CPCE, la LRE est utilisable dans toutes les procédures exigeant le recours à un recommandé.
Quel qu’en soit l’auteur, la convocation doit être émise au minimum 15 jours avant l’AG et doit en indiquer le lieu, la date et l’ordre du jour.
Par quels moyens les associés doivent-ils être convoqués ?
Contenu de la convocation
Le législateur fait obligation à l’auteur de la convocation à une assemblée générale d’une société anonyme par exemple, d’y mentionner l’ordre du jour. Ce faisant, les associés, conscients de l’ensemble des questions qui seront débattues à l’AG, prennent leur décision en tout état de cause.
Afin de permettre aux associés d’exprimer librement et en tout état de cause leur pouvoir de décision, des documents doivent être annexés à la convocation pour l’AG. Au nombre de ces documents, trois revêtent un aspect capital.
Aussi, en dehors de la convocation à l’assemblée générale, ces documents doivent être mis à disposition des associés au siège social de l’entreprise.
Modèle de lettre de convocation à une assemblée générale d’association
CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE _________(Ordinaire ou extraordinaire)_________ (La dénomination de l’association)_________ (L’adresse du siège social)À _________ (Lieu), le _________ (Date)_________ [Nom et prénom du membre destinataire)_________ (Adresse, Code postal et ville)Objet : Convocation à l’assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) du ___________ (Date de tenue de l’assemblée en question)Madame, Monsieur,Nous vous invitons à participer à l’assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) de l’association _________ (Dénomination). L’assemblée générale aura lieu le _________ (Date) à _________ heures au : _________ (Adresse du lieu).Les délibérations porteront sur l’ordre du jour : _________ (A indiquer).Conformément aux dispositions des statuts juridiques et du règlement intérieur :Une délibération en assemblée générale _________ (Ordinaire ou extraordinaire) est possible à condition que _________ des membres soient présents (Modalités prévues dans les statuts juridiques).La participation à l’assemblée générale est exclusivement réservée aux membres dont la cotisation a été régularisée à la date du _________ (Date de la réunion).En cas d’impossibilité d’assister à l’assemblée, une procuration est envisageable afin d’être représenté. Le choix du mandataire doit figurer dans la lettre de procuration. Cette lettre est à transmettre avant le_________ (Date limite).Un vote par correspondance est envisageable. Pour ce faire, il faut remplir un bulletin de vote par correspondance à compléter dûment et à signer.
Notre modèle de lettre de convocation en assemblée générale (AG) d’association est fourni à titre d’exemple. Il est important de l’adapter à vos besoins spécifiques avant utilisation.
Quand recourir à ce modèle de lettre de convocation en assemblée générale d’association
Le modèle de convocation en assemblée générale d’association sert à informer les membres des réunions régulières. Celles-ci peuvent porter sur des changements de direction, des décisions importantes, des urgences, et des révisions statutaires.
Il facilite la communication en fournissant des détails clairs sur les réunions tout en respectant les délais et les règles internes. Assurant ainsi la validité des décisions prises lors de ces rencontres.
Télécharger et utiliser ce modèle gratuit qui garantit une approche standardisée et cohérente dans le processus de convocation.
Convocation en assemblée générale (AG) d’association : respect des exigences
Lors de la convocation d’une assemblée générale (AG) au sein d’une association, vous êtes obligés de respecter des critères précis en termes d’envoi et de contenu. Ceci est afin de garantir la validité de cette démarche.
La lettre de convocation d’AG en association doit fournir de manière détaillée aux membres les informations essentielles. Parmi les informations essentielles qui doivent impérativement figurer dans votre lettre de convocation d’assemblée générale en association vous trouvez : la date, l’heure, et le lieu de la réunion.
Il faut noter que vous devez énumérer de manière exhaustive au sein de votre lettre les sujets clés qui feront l’objet de débats lors de cette assemblée générale.
Timing essentiel : envoi de la lettre de convocation en assemblée générale d’association
N’hésitez pas d’envoyer un rappel avant la date prévue afin d’éviter tout oubli.
Quorum de convocation pour les assemblées générales en association
Le quorum est un terme qui désigne le nombre minimum de personnes devant être présentes lors de la décision pour que cette dernière soit valable. Si ce nombre de personne n’est pas atteint, les décisions ne peuvent être prises.
Il est également possible pour les membres qui ne pourraient être présents, de se faire représenter pour le quorum soit atteint.
La mise en place d’un quorum n’est pas une obligation légale, de même que la loi n’impose pas de pourcentage ou de nombre de personnes minimum pour que le quorum soit respecté. Ce sont les fondateurs de l’association qui décident de la fixation d’un quorum pour la prise de décision.
Où déposer les documents et quel est le coût de la formalité ?
À compter de la tenue de l’AGOA, les associés disposent d’un mois pour déposer les comptes au Greffe du Tribunal de commerce et de 2 mois si la formalité s’effectue en ligne. Depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez déposer les comptes annuels en ligne sur le Guichet unique.
Les sociétés commerciales considérées comme des microentreprises peuvent demander que l’ensemble des comptes annuels qu’elles déposent au Greffe ne soient pas rendus publics. Toutefois, cette faculté n’est pas ouverte aux holdings.
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