Modèle Gratuit de Convocation à l'Assemblée Générale d'une SARL

Au moins une fois par an, une société se doit d’organiser une Assemblée Générale. Elle peut être soit ordinaire soit extraordinaire en fonction des circonstances, et permet notamment de faire approuver les comptes annuels de la société. Coover met à votre disposition un modèle de convocation à l'assemblée générale rédigé par notre département juridique. Il est disponible en format Word. Nous vous fournissons un modèle de convocation ordinaire d'assemblée générale pour société.

L'assemblée générale ordinaire d'une société est généralement organisée par le gérant de cette société. La convocation émane généralement du gérant et s'adresse aux associés et actionnaires. L'assemblée doit avoir lieu au maximum six mois après la clôture des comptes.

Voici un exemple de convocation :

Société .........À ................................. (ville), le .................................................Nous vous prions de bien vouloir assister à l'assemblée générale ordinaire des associés de la société ... (dénomination sociale), qui se tiendra le ... à ... heures, au siège social ...

Qu'est-ce qu'une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) ?

On parle d’Assemblée Générale ordinaire pour qualifier une réunion obligatoire entre les actionnaires et associés d’une société qui a lieu une fois par an, au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. C’est le dirigeant de l’entreprise qui se doit de tenir cette AGO. Le dépôt des comptes annuels se fait ensuite devant le greffe du tribunal de commerce. L’organisation de cette réunion commence avant tout par la convocation de ses membres.

Lire aussi: Freelance Informatique : Contrat

Dès lors qu'elles répondent à la définition légale des petites entreprises, la quasi totalité des SARL et des EURL sont désormais dispensées d'établir un rapport de gestion.

Le texte des résolutions proposées, rédigé par le Gérant, doit être joint à la convocation de toute assemblée des associés. Si votre exercice coïncide avec l'année civile, vous devez déposer vos comptes annuels au plus tard le 31 juillet prochain (ou le 31 août en cas de dépôt en ligne). N'oubliez pas la déclaration de confidentialité !

Convocation à l'Assemblée Générale : les Détails Essentiels

Délai de Convocation

En ce qui concerne les SARL et EURL par exemple, le délai légal de convocation est de 15 jours avant la tenue de l’AGO. Pour les autres formes d’entreprise, le délai est précisé dans les statuts de la société. Généralement, les associés de SARL doivent être convoqués au moins 15 jours avant la date prévue de tenue de la réunion.

Un certain délai doit être respecté entre l’envoi de l’invitation et le jour de la réunion. Il est possible de fixer librement cette période, à condition de bien le préciser dans les statuts. Par ailleurs, le délai peut être raccourci dans les situations d’urgence. Néanmoins, il doit permettre aux participants de bien se préparer pour la réunion. Il faut que ces derniers puissent prendre connaissance des sujets à discuter et apprécier les différents documents reçus.

Qui Convoque l'Assemblée ?

C’est le dirigeant de l’entreprise qui est chargé de convoquer les actionnaires et associés, ainsi que le commissaire aux comptes s’il y en a un. Les associés ont aussi la possibilité de convoquer cette réunion, au cas où les statuts n’auraient rien prévu. Dans le cas où l’entreprise disposerait de plusieurs gérants, il faudrait indiquer dans les statuts les co-gérants disposant du droit de convoquer l’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire).

Lire aussi: Obligations des SARL : le rapport de gestion

Méthodes de Convocation

Il est nécessaire d’utiliser une lettre recommandée avec accusé de réception pour convoquer les participants à cette Assemblée Générale ordinaire. Pour plus de simplicité, la Lettre Recommandé Electronique (LRE) peut aussi être utilisée. Strict équivalent juridique d’un recommandé papier selon l’article L-100 du CPCE, la LRE est utilisable dans toutes les procédures exigeant le recours à un recommandé.

L’envoi de la convocation pour une AGE se fait habituellement par lettre recommandée avec accusé de réception. D’autres modalités d’invitation sont toutefois admises. Il s’agit du mode d’envoi le plus souvent choisi pour informer les associés ou les actionnaires de la tenue d’une assemblée générale extraordinaire.

À noter : la convocation conserve sa valeur même si le courrier est retourné, avec la mention « n’habite plus à l’adresse indiquée » alors qu’il s’agit bien de l’adresse fournie par l’associé. Cette modalité de convocation est conseillée dans le cas où la majorité des associés ou des actionnaires résideraient à l’étranger. Toutefois, ces derniers doivent avoir fourni au préalable leur consentement à ce mode de convocation.

La diffusion d’une annonce sur le site internet de l’entreprise ou dans la presse est aussi envisageable. Enfin, l’affichage est admis seulement si tous les membres concernés se rendent régulièrement dans les locaux de l’entreprise.

Contenu de la Convocation

Pour que la convocation à l’assemblée générale extraordinaire soit valide au regard de la loi, elle doit comporter certaines mentions obligatoires. Il s’agit du sujet à débattre lors de l’assemblée. Ce sera la seule thématique évoquée. Celle-ci doit être explicite afin que les associés ou actionnaires puissent apprécier l’importance de la réunion. Le lieu de déroulement de la réunion ainsi que la date et l’heure doivent impérativement être indiqués dans la convocation.

Lire aussi: Statuts SARL à 3 associés : un modèle personnalisable

Parmi les informations essentielles qui doivent impérativement figurer dans votre lettre de convocation d’assemblée générale en association vous trouvez : la date, l’heure, et le lieu de la réunion. Il faut noter que vous devez énumérer de manière exhaustive au sein de votre lettre les sujets clés qui feront l’objet de débats lors de cette assemblée générale.

Habituellement, l’assemblée générale se déroule au siège social de l’entreprise. Si elle se tient ailleurs, il faut prévoir un endroit suffisamment spacieux pour accueillir tous les participants. Une présence en séance n’est pas toujours obligatoire. Les membres peuvent alors assister à la réunion par visioconférence. Les horaires indiqués dans la convocation doivent absolument être respectés.

Documents à Joindre

Bon à savoir : pour tout autre type d’assemblée générale, il faut mettre à la disposition des associés, au siège social, le texte des résolutions et les documents nécessaires au bon déroulement de la réunion. Ils seront transmis seulement si un associé en effectue la demande.

Déroulement de l'Assemblée Générale

Quorum

Pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer, il faut que le quorum soit atteint. À noter : pour pouvoir délibérer, un nombre minimum d’associés (ou d’actionnaires) doit être présent. Il s’agit du quorum.

Le quorum est un terme qui désigne le nombre minimum de personnes devant être présentes lors de la décision pour que cette dernière soit valable. Si ce nombre de personne n’est pas atteint, les décisions ne peuvent être prises. Il est également possible pour les membres qui ne pourraient être présents, de se faire représenter pour le quorum soit atteint.

La mise en place d’un quorum n’est pas une obligation légale, de même que la loi n’impose pas de pourcentage ou de nombre de personnes minimum pour que le quorum soit respecté. Ce sont les fondateurs de l’association qui décident de la fixation d’un quorum pour la prise de décision.

Feuille de Présence

Une feuille de présence est établie lors de la réunion. Les associés présents en séance et les représentants de ceux qui n’ont pas pu y assister doivent tous la signer.

Représentation

Si vous n’avez pas la possibilité de vous présenter à la réunion, vous pouvez donner un mandat à un autre associé pour vous représenter. L’invitation à l’assemblée générale extraordinaire doit être adressée à tous les participants. Ces derniers sont alors dans l’obligation de se présenter à la réunion. Ils peuvent aussi se faire représenter par une autre personne.

En cas d’impossibilité d’assister à l’assemblée, une procuration est envisageable afin d’être représenté. Le choix du mandataire doit figurer dans la lettre de procuration. Cette lettre est à transmettre avant le_________ (Date limite).

Un vote par correspondance est envisageable. Pour ce faire, il faut remplir un bulletin de vote par correspondance à compléter dûment et à signer.

Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

Le gérant d’une entreprise peut décider de convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) autant de fois que nécessaire. L’assemblée générale extraordinaire est une réunion exceptionnelle qui se déroule dans une entreprise pour prendre des décisions importantes. Contrairement à l’assemblée générale ordinaire (AGO), l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire n’est pas périodique. Elle peut avoir lieu chaque fois qu’elle s’avère nécessaire.

Les questions débattues lors d’une assemblée générale extraordinaire ne relèvent pas de la gestion courante de l’entreprise, comme en assemblée générale ordinaire. Il s’agit plutôt de situations exceptionnelles, nécessitant généralement des modifications statutaires.

Bon à savoir : une décision n’impliquant pas de modification au niveau des statuts peut également être prise lors d’une assemblée générale extraordinaire. Dans tous les cas, elle ne concerne pas la gestion courante de l’entreprise.

Si le dirigeant a des doutes quant à la nature de l’assemblée générale qu’il doit convoquer, il peut se référer à la modification des statuts. En général, les décisions qui requièrent un changement dans les statuts doivent être prises en AGE.

Modifications Statutaires et AGE

Après la réunion, il ne faut pas oublier d’apporter les modifications décidées dans les statuts. Dans le cas d’une SAS, la décision de modifier l’objet social peut être prise par le dirigeant seul ou un associé majoritaire.

Avant de procéder à la réunion pour décider du changement de localisation du siège social, il faut tenir compte de différents éléments. Il convient notamment de s’assurer que le déménagement est faisable et que les locaux sont disponibles. Une baisse d’activité. Pour sa part, la diminution du montant du capital social d’une société intervient surtout dans le cadre de la régularisation de la situation de cette dernière. Cette opération peut être motivée par des pertes ou non.

Points Importants à Considérer

Il est important de souligner que l’invitation à une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, est régie par des règles strictes. De même, si les modalités de convocation et de vote ne sont pas conformes à la réglementation en vigueur, les associés peuvent demander la nullité des décisions prises.

Les modalités de convocation doivent être précisées dans les statuts de l’entreprise.

Résumé des Éléments Clés

Voici un tableau récapitulatif des éléments clés pour la convocation à une assemblée générale de SARL :

En respectant ces exigences, vous vous assurez que votre assemblée générale se déroule dans les meilleures conditions et que les décisions prises sont valides et opposables.

balises: #Sarl

Articles populaires:

• Qu'est-ce qu'un jeune entrepreneur ?
• Figeac, joyau du Lot
• Tout savoir sur l'Exigibilité de la TVA
• Cumul chômage et auto-entreprise
• Conditions d'éligibilité