Modèle de lettre de convocation à une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour une SARL

L’assemblée générale extraordinaire est une réunion exceptionnelle qui se déroule dans une entreprise pour prendre des décisions importantes. Contrairement à l’assemblée générale ordinaire (AGO), l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire n’est pas périodique. Elle peut avoir lieu chaque fois qu’elle s’avère nécessaire. Le gérant d’une entreprise peut décider de convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) autant de fois que nécessaire.

Une assemblée générale est une réunion au cours de laquelle les associés d’une société, quelle qu’elle soit, prennent des décisions liées à son existence. On distingue deux grandes formes d’AG : l’assemblée générale ordinaire (AGO), et l’assemblée générale extraordinaire (AGE).

En revanche, au cours de l’assemblée générale extraordinaire pour une SARL, ce sont des sujets ponctuels d’une importance capitale qui sont discutés et précisés sur la convocation pour l’assemblée générale. Les questions débattues lors d’une assemblée générale extraordinaire ne relèvent pas de la gestion courante de l’entreprise, comme en assemblée générale ordinaire. Il s’agit plutôt de situations exceptionnelles, nécessitant généralement des modifications statutaires. Bon à savoir : une décision n’impliquant pas de modification au niveau des statuts peut également être prise lors d’une assemblée générale extraordinaire. Dans tous les cas, elle ne concerne pas la gestion courante de l’entreprise.

Si le dirigeant a des doutes quant à la nature de l’assemblée générale qu’il doit convoquer, il peut se référer à la modification des statuts. En général, les décisions qui requièrent un changement dans les statuts doivent être prises en AGE. Après la réunion, il ne faut pas oublier d’apporter les modifications décidées dans les statuts.

Voici quelques exemples de situations pouvant nécessiter une AGE :

Lire aussi: Freelance Informatique : Contrat

• Changement de localisation du siège social
• Diminution du montant du capital social
• Modification de l’objet social

Dans le cas d’une SAS, la décision de modifier l’objet social peut être prise par le dirigeant seul ou un associé majoritaire. Pour sa part, la diminution du montant du capital social d’une société intervient surtout dans le cadre de la régularisation de la situation de cette dernière. Cette opération peut être motivée par des pertes ou non. Avant de procéder à la réunion pour décider du changement de localisation du siège social, il faut tenir compte de différents éléments. Il convient notamment de s’assurer que le déménagement est faisable et que les locaux sont disponibles. Une baisse d’activité.

Qui est responsable de la convocation à l’assemblée générale d’une SARL ?

La convocation d’une assemblée générale (AG) intervient en principe dans toutes les formes d’entreprises, dont les SARL. C’est une invitation adressée à tous les associés de l’entreprise.

En principe, seul le gérant a le droit de convoquer l’assemblée des associés. Cependant, il peut être remplacé dans cette tâche par un cogérant. S’il y en a plusieurs, les statuts de la société préciseront si l’initiative de l’invitation et la rédaction de la convocation à l’assemblée générale annuelle relèvent de la compétence du collège des gérants ou de chacun d’entre eux.

C’est le gérant qui a le pouvoir de convoquer les participants à une assemblée générale extraordinaire. Les associés ont aussi la possibilité de convoquer cette réunion, au cas où les statuts n’auraient rien prévu. Dans le cas où l’entreprise disposerait de plusieurs gérants, il faudrait indiquer dans les statuts les co-gérants disposant du droit de convoquer l’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire).

Sous un autre angle, en cas d’incapacité de gérance dans une SARL, le rôle d’émettre la convocation incombe au commissaire aux comptes, s’il en existe. Dans ce cas, tout associé, quelle que soit sa part sociale, peut solliciter un mandataire en justice à cet effet.

Lire aussi: Obligations des SARL : le rapport de gestion

L'assemblée générale ordinaire d'une société est généralement organisée par le gérant de cette société.

Pour le gérant, certaines situations impliquent impérativement l’organisation d’une AG. La convocation doit aussi être impérativement diffusée lorsqu’il s’agit de statuer sur les comptes annuels de la SARL. En cas de manquement à l’organisation et à l’envoi de la convocation de l’assemblée générale dans l’une ou l’autre de ces situations, des amendes sont prévues par la loi.

Plusieurs dispositions légales sanctionnent l’absence d’organisation de l’AG. En d’autres termes, la non-tenue de l’AG, et donc la non-émission de la convocation à l’assemblée générale, est sanctionnée par une amende de 9 000 € par réunion non effectuée.

Délai de convocation et modalités d'envoi

Un certain délai doit être respecté entre l’envoi de l’invitation et le jour de la réunion. Le délai entre l’envoi de la convocation et la date de tenue de l’assemblée dépend de la forme juridique de l’entreprise. Il est possible de fixer librement cette période, à condition de bien le préciser dans les statuts. Par ailleurs, le délai peut être raccourci dans les situations d’urgence. Néanmoins, il doit permettre aux participants de bien se préparer pour la réunion. Il faut que ces derniers puissent prendre connaissance des sujets à discuter et apprécier les différents documents reçus.

Généralement, les associés de SARL doivent être convoqués au moins 15 jours avant la date prévue de tenue de la réunion. Le délai de convocation est de 21 jours minimum dans le cas des SAS et des SCI. Dans le cas d’une association, le non-respect d’un délai de convocation raisonnable peut ne pas conduire à l’annulation de la réunion.

Lire aussi: Statuts SARL à 3 associés : un modèle personnalisable

Entre l’envoi de l’invitation et la date de tenue de l’assemblée, un délai doit être observé. Évidemment, les statuts de la société ont la possibilité de l’augmenter, mais d’après la loi, il est au minimum de 15 jours. Quel est le délai à respecter pour convoquer une assemblée générale ? Un délai de 15 jours minimum avant la date de l’assemblée doit être respecté, sauf mention différente dans les statuts.

L’envoi de la convocation pour une AGE se fait habituellement par lettre recommandée avec accusé de réception. D’autres modalités d’invitation sont toutefois admises. Il s’agit du mode d’envoi le plus souvent choisi pour informer les associés ou les actionnaires de la tenue d’une assemblée générale extraordinaire. Par quels moyens les associés doivent-ils être convoqués ?

Dans les SARL, le code de commerce prévoit que la convocation d’une assemblée générale est remise en main propre à chaque associé contre une décharge ou par lettre recommandée. Pour plus de simplicité, la Lettre Recommandé Electronique (LRE) peut aussi être utilisée. Strict équivalent juridique d’un recommandé papier selon l’article L-100 du CPCE, la LRE est utilisable dans toutes les procédures exigeant le recours à un recommandé.

À noter : la convocation conserve sa valeur même si le courrier est retourné, avec la mention « n’habite plus à l’adresse indiquée » alors qu’il s’agit bien de l’adresse fournie par l’associé. Cette modalité de convocation est conseillée dans le cas où la majorité des associés ou des actionnaires résideraient à l’étranger. Toutefois, ces derniers doivent avoir fourni au préalable leur consentement à ce mode de convocation.

La diffusion d’une annonce sur le site internet de l’entreprise ou dans la presse est aussi envisageable. Enfin, l’affichage est admis seulement si tous les membres concernés se rendent régulièrement dans les locaux de l’entreprise.

Mentions obligatoires de la convocation

Pour que la convocation à l’assemblée générale extraordinaire soit valide au regard de la loi, elle doit comporter certaines mentions obligatoires. Il s’agit du sujet à débattre lors de l’assemblée. Ce sera la seule thématique évoquée. Celle-ci doit être explicite afin que les associés ou actionnaires puissent apprécier l’importance de la réunion.

Le législateur fait obligation à l’auteur de la convocation à une assemblée générale d’une société anonyme par exemple, d’y mentionner l’ordre du jour. Ce faisant, les associés, conscients de l’ensemble des questions qui seront débattues à l’AG, prennent leur décision en tout état de cause.

Le lieu de déroulement de la réunion ainsi que la date et l’heure doivent impérativement être indiqués dans la convocation. C’est dans les statuts de la société qu’est défini en amont le lieu de la tenue de son assemblée générale. Le plus souvent, cet endroit correspond au siège social de l’entreprise. Cependant, en l’absence d’indication dans les statuts, la loi permet que l’AG se tienne dans un autre espace.

Habituellement, l’assemblée générale se déroule au siège social de l’entreprise. Si elle se tient ailleurs, il faut prévoir un endroit suffisamment spacieux pour accueillir tous les participants. Une présence en séance n’est pas toujours obligatoire. Les membres peuvent alors assister à la réunion par visioconférence. Les horaires indiqués dans la convocation doivent absolument être respectés.

Présence et quorum

La convocation émane généralement du gérant et s'adresse aux associés et actionnaires. L'assemblée doit avoir lieu au maximum six mois après la clôture des comptes.

Une feuille de présence est établie lors de la réunion. Les associés présents en séance et les représentants de ceux qui n’ont pas pu y assister doivent tous la signer. À noter : pour pouvoir délibérer, un nombre minimum d’associés (ou d’actionnaires) doit être présent. Il s’agit du quorum.

Il est également possible pour les membres qui ne pourraient être présents, de se faire représenter pour que le quorum soit atteint.

Qu'est-ce que le quorum ?

Le quorum est un terme qui désigne le nombre minimum de personnes devant être présentes lors de la décision pour que cette dernière soit valable. Si ce nombre de personne n’est pas atteint, les décisions ne peuvent être prises.

La mise en place d’un quorum n’est pas une obligation légale, de même que la loi n’impose pas de pourcentage ou de nombre de personnes minimum pour que le quorum soit respecté. Ce sont les fondateurs de l’association qui décident de la fixation d’un quorum pour la prise de décision.

Si vous n’avez pas la possibilité de vous présenter à la réunion, vous pouvez donner un mandat à un autre associé pour vous représenter.

Documents à annexer à la convocation

Afin de permettre aux associés d’exprimer librement et en tout état de cause leur pouvoir de décision, des documents doivent être annexés à la convocation pour l’AG. Au nombre de ces documents, trois revêtent un aspect capital. Aussi, en dehors de la convocation à l’assemblée générale, ces documents doivent être mis à disposition des associés au siège social de l’entreprise. Bon à savoir : pour tout autre type d’assemblée générale, il faut mettre à la disposition des associés, au siège social, le texte des résolutions et les documents nécessaires au bon déroulement de la réunion. Ils seront transmis seulement si un associé en effectue la demande.

Les modalités de convocation doivent être précisées dans les statuts de l’entreprise.

Non-respect des règles de convocation

Il est important de souligner que l’invitation à une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, est régie par des règles strictes. De même, si les modalités de convocation et de vote ne sont pas conformes à la réglementation en vigueur, les associés peuvent demander la nullité des décisions prises.

Tout manquement aux obligations liées à la forme, au fond et au délai de la convocation est sanctionné par la loi.

À cet effet, on peut s’inspirer de modèles de convocation à une assemblée générale (ordinaire, extraordinaire, mixte) pour toutes les formes de société : SARL, SAS, etc.

Coover met à votre disposition un modèle de convocation à l'assemblée générale rédigé par son département juridique. Il est disponible en format Word. Nous vous fournissons un modèle de convocation ordinaire d'assemblée générale pour société.

Voici un exemple de modèle de lettre de convocation à une assemblée générale d'association :

Notre modèle de lettre de convocation en assemblée générale (AG) d’association est fourni à titre d’exemple. Il est important de l’adapter à vos besoins spécifiques avant utilisation.

Quand recourir à ce modèle de lettre de convocation en assemblée générale d’associationLe modèle de convocation en assemblée générale d’association sert à informer les membres des réunions régulières. Celles-ci peuvent porter sur des changements de direction, des décisions importantes, des urgences, et des révisions statutaires.

Il facilite la communication en fournissant des détails clairs sur les réunions tout en respectant les délais et les règles internes. Assurant ainsi la validité des décisions prises lors de ces rencontres.

Télécharger et utiliser ce modèle gratuit qui garantit une approche standardisée et cohérente dans le processus de convocation.

Convocation en assemblée générale (AG) d’association : respect des exigencesLors de la convocation d’une assemblée générale (AG) au sein d’une association, vous êtes obligés de respecter des critères précis en termes d’envoi et de contenu. Ceci est afin de garantir la validité de cette démarche.

La lettre de convocation d’AG en association doit fournir de manière détaillée aux membres les informations essentielles. Parmi les informations essentielles qui doivent impérativement figurer dans votre lettre de convocation d’assemblée générale en association vous trouvez : la date, l’heure, et le lieu de la réunion.

Il faut noter que vous devez énumérer de manière exhaustive au sein de votre lettre les sujets clés qui feront l’objet de débats lors de cette assemblée générale.

Le Blog du Dirigeant vous propose donc un modèle de lettre de convocation d’assemblée générale en association en reprenant tous ces éléments.

Timing essentiel : envoi de la lettre de convocation en assemblée générale d’associationLe moment choisi pour envoyer la lettre de convocation revêt une importance cruciale. Essayer de trouver l’équilibre entre un envoi suffisamment anticipé. Cette anticipation permet aux membres de s’organiser.

N’hésitez pas d’envoyer un rappel avant la date prévue afin d’éviter tout oubli.

Idéalement, la convocation devrait être expédiée entre deux semaines et un mois avant la date prévue de l’assemblée générale. Le non-respect de ce délai risque de compromettre la validité des décisions prises, nécessitant éventuellement une nouvelle convocation.

balises: #Sarl

Articles populaires:

• Conseils Webmarketing
• Conditions et démarches pour le financement CPF du permis moto
• Conseils demande stage Ministère
• Procédure de mise en sommeil
• Créer logo professionnel