SARL Copie et Impression : Définition et Aspects Essentiels

Vous recherchez un service d'impression et de copies à la fois rapide, fiable et de qualité ? Que vous soyez un particulier, une entreprise, une association ou une collectivité, il est important de comprendre les aspects liés à une SARL spécialisée dans ce domaine.

Services Offerts par une SARL d'Impression et de Copie

Une SARL spécialisée dans l'impression et la copie propose une gamme variée de services pour répondre aux besoins de sa clientèle :

Impressions numériques de haute qualité : Grâce à un parc de machines modernes et performantes.
Copies en noir et blanc ou en couleur : Pour tous types de documents.
Impressions grand format : Pour l'affichage publicitaire, la décoration d'intérieur ou la signalétique.
Retouche et amélioration des fichiers : Pour garantir un rendu optimal de vos impressions.
Finitions de luxe : Vernis, vernis sélectif, dorure, gaufrage, pelliculage, pelliculage soft touch.
Travaux de reliures : Agrafages, reliure dos carré collé, brochages, dorure numérique, pelliculage, thermocollé.

De plus, certaines SARL s'engagent dans une démarche éco-responsable en utilisant des encres respectueuses de l'environnement et des supports durables.

Les Obligations Légales et les Documents Essentiels

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois. L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Lire aussi: Informations sur COPIE IN LA CHAPELLE

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention : Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Cas où l'extrait K ou Kbis n'est plus nécessaire

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Nombreuses démarches fiscales et douanières
Etc.

La Facturation : Un Aspect Crucial

Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine de sanctions financières. La facture est un document qui comporte le détail des prestations réalisées ou des marchandises vendues (quantité, qualité, prix, etc.). Elle se distingue en cela du devis qui est un document remis en amont et qui a valeur de proposition commerciale.

La facture est un document de nature comptable et commerciale : sa valeur juridique est donc importante. Elle peut avoir plusieurs noms : « note » (lorsqu’elle est émise au profit d’un particulier), « quittance » (lorsqu’elle est émise après le paiement), « note d’honoraires » (lorsqu’elle est émise par un professionnel libéral), etc.

Focus sur la facture d’acompte

L’acompte est un versement effectué par le client avant la livraison du bien ou la réalisation de la prestation de services, et qui correspond à une fraction du prix convenu. Il est d’usage de verser un acompte lorsque le montant total du devis est élevé ou lorsque la prestation de services commandée va s’étendre sur une période relativement longue. A cette occasion, il est émis une facture d’acompte destiné à tracer en comptabilité le versement effectué.

Focus sur la facture d'avoir

L'avoir est la somme d'argent qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client :

suite à un événement survenu après l'établissement de la facture (ex. : retour de marchandises),
suite à une erreur sur la facture (ex: trop-perçu),
pour accorder une remise ou un rabais (ex: geste commercial accordé à un client mécontent),
ou lorsque le client se voit accorder un escompte en effectuant un paiement anticipé.

Dans ces différentes situations, le fournisseur doit établir une facture d'avoir.

Fonctions de la facture

La facture a plusieurs fonctions :

Lire aussi: Le guide complet de l'extrait Kbis

Fonction fiscale : Elle sert de support à l'exercice des droits en matière de TVA (collecte et déduction).
Fonction comptable : La facture constitue aussi un justificatif comptable et sert à l’établissement des comptes annuels de l’entreprise.
Fonction juridique : Elle prouve que la marchandise a été vendue ou la prestation réalisée.

Le plus souvent, la facture est émise par l’entreprise qui commercialise le bien ou réalise la prestation de services. Plus rarement, elle va être émise par le représentant fiscal de l’entreprise.

Obligation de facturation

Si d’un point de vue strictement juridique, la facturation est importante, est-elle pour autant obligatoire ? La réponse à cette question dépend de la nature du client (particulier ou professionnel) de l’entreprise.

Si le client de l’entreprise est un professionnel : Dès l'instant où la transaction est faite entre deux professionnels, l'émission d'une facture est obligatoire. Elle devra être émise en double exemplaire si elle est transmise sur support papier. Cette facture doit généralement être délivrée au moment de la livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services. L'acheteur est d'ailleurs tenu de la réclamer.
Si le client de l’entreprise est un particulier : Pour les ventes de marchandises, l'émission d'une facture n'est obligatoire que dans les cas suivants : à la demande du client, pour les ventes à distance, ou pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA. Dans les autres cas, le professionnel remet généralement un ticket de caisse à l'acheteur.

Attention, depuis le 1er août 2023 et sauf exceptions, les tickets de caisse ne sont plus systématiquement imprimés. Le client qui le souhaite devra donc en faire la demande.

Facture papier ou facture électronique ?

Actuellement, les factures peuvent être émises sous format papier ou électronique. Au regard de la réglementation fiscale, une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit.

Quel que soit le format choisi, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.

Pour cela, l’entreprise peut :

mettre en place des contrôles établissant une piste d'audit fiable (PAF) entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement ;
utiliser une signature électronique « qualifiée », c’est-à-dire une signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature ;
émettre des factures sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque ;
utiliser la procédure de cachet électronique qualifié.

Depuis le 1er janvier 2020, l'obligation de facturation électronique est généralisée pour toutes les entreprises répondant à des marchés publics. Le système de facturation électronique va prochainement être étendu aux transactions interentreprises. Il ne sera donc plus possible d’utiliser le papier dans les relations « business to business » ou « B2B ».

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Mentions obligatoires sur une facture

Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d'amende, à savoir :

Le nom des parties, ainsi que leur adresse et leur adresse de facturation si elle est différente.
Le numéro SIREN de l’entreprise.
La date de la vente ou de la prestation de services.
La quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus.
La date à laquelle le règlement doit intervenir.
Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération.
Les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente.
Le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture, ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.
Le numéro de bon de commande, le cas échéant.
Le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture). Ce numéro doit figurer sur chaque page si la facture en comporte plusieurs.
La date d'émission de la facture.
Le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l'Union Européenne, et du client professionnel (sauf exceptions).
La répartition selon le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA. Par exemple : « TVA non applicable, art. 293B du CGI » pour les bénéficiaires de la franchise en base de TVA (généralement les micro-entreprises).
La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu'elle est différente de la date d'émission de la facture.
Lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la mention : "Autoliquidation".
Lorsque l'acquéreur ou le preneur émet la facture au nom et pour le compte de l'assujetti, la mention : "Autofacturation".
Lorsque l'assujetti applique un régime particulier, la mention de ce régime particulier : par exemple, "Régime particulier-Agences de voyages".

Attention : dès le 1er septembre 2026 (pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire) et dès le 1er septembre 2027 (pour les plus petites structures), 4 nouvelles mentions obligatoires devront figurer sur les factures :

Le numéro SIREN du client, le cas échéant.
L'adresse de livraison des biens si elle est différente de l'adresse du client.
L'information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations.
Lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d'après les débits, la mention : “ Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ”.

Enfin, précisons que dans certaines situations, des mentions supplémentaires sont requises.

Sanctions en cas de non-respect des obligations de facturation

L'entreprise qui ne respecte pas ces obligations s'expose à différente sanctions.

La règlementation économique (article L441-9 du Code de commerce) prévoit que tout manquement aux règles de facturation peut entraîner l’application d’une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de réitération du manquement dans un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle la première décision de sanction est devenue définitive.

Quant à la réglementation fiscale (article 1737 du Code général des impôts), elle prévoit :

une amende de 15 € pour toute omission ou inexactitude constatée dans les factures ou documents en tenant lieu. L'amende par facture ne peut excéder le quart du montant qui y est ou aurait dû y être mentionné.
sauf exception, une amende égale à 50 % du montant : des sommes versées ou reçues, en cas de travestissement ou de dissimulation de l'identité ou l'adresse des fournisseurs ou des clients, des éléments d'identification ou d’acceptation de l'utilisation d'une identité fictive ou d'un prête-nom ; de la facture, en cas de délivrance d’une facture ne correspondant pas à une livraison ou à une prestation de service réelle ; de la transaction, pour l’absence de délivrance d’une facture et de comptabilisation de la transaction. Le client professionnel est solidairement tenu au paiement de cette amende, qui ne peut excéder 375 000 € par exercice.

Durée de conservation des factures

La réglementation fiscale (article L102 B du Livre des procédures fiscales) précise que les documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.

La réglementation économique (article L441-9 du Code de commerce) s’aligne sur cette durée de conservation. Toutefois, la loi prévoit également que les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce).

Par conséquent, il est conseillé de conserver les factures pendant 10 ans. Les factures peuvent être conservées sous format papier ou sous format électronique.

Ouvrir une Imprimerie : Les Étapes Clés

Si vous envisagez d'ouvrir une imprimerie, voici les étapes essentielles à considérer :

1. Définir son projet

Faire une étude de marché : Identifier le secteur de l’imprimerie (publicité, emballages, presse, édition), analyser la concurrence et les besoins des clients.
Faire son business plan : Présentation du projet, étude de marché, modèle économique, forme juridique, prévisions financières.

2. Choisir le statut juridique

Ouvrir une imprimerie n’est pas une activité réglementée. Vous pouvez donc opter pour tout type de statut juridique. Toutefois, comme toute activité avec une marge limitée, il est préférable de pouvoir déduire ses charges, donc d’éviter le recours à une micro-entreprise.

3. Investissement et Financement

Le budget pour ouvrir une imprimerie comprend l’investissement initial et les coûts de fonctionnement.

L’investissement initial dépend largement de la localisation choisie et du secteur d’imprimerie : l’impression en très grand format ou l’impression 3D requiert des machines volumineuses, donc un espace de travail important.

Divers équipements sont essentiels à l’activité : imprimantes, ordinateurs, matériel de finition tel que relieuse, massicot et plieuse.

L’investissement initial est au minimum de 50 000 € pour un budget global solide. Les immobilisations corporelles (machines) représentent rapidement entre 50 000 et 100 000 € pour une TPE, qui vise un chiffre d’affaires autour d’un million d’euros.

Parmi les coûts de fonctionnement d’une imprimerie, se trouvent : les dépenses en encres (encres écologiques, encres végétales, etc.), les frais de livraison des produits, les dépenses d’entretien de vos machines, le loyer si vous n’êtes pas propriétaire du local.

Les salaires dans l’imprimerie sont relativement élevés (environ 20 % des charges), en raison du niveau de qualification requis et d'une pénurie d’employés qualifiés.

4. Les assurances obligatoires

L’assurance Responsabilité civile professionnelle (RC pro) est obligatoire pour couvrir les risques de l’imprimeur face à un client mécontent ou face à une blessure dans vos locaux.

L’assurance multirisque industrie couvre les risques d’incendie, d’explosion, dégât des eaux, etc. Le risque est réel puisque l’imprimerie utilise plusieurs types de produits chimiques (encres, solvants). Elle peut se compléter par une garantie des pertes financières liées à un arrêt inopiné de l’imprimerie.

5. Procédure ICPE

Votre imprimerie peut relever des ICPE (installations classées pour la protection de l’environnement). En fonction de votre activité et du dépassement de seuils (encre, papier, etc), vous devrez effectuer une déclaration ou obtenir une autorisation du préfet.

Par exemple, la technique d’impression offset à séchage thermique nécessite une autorisation, quel que soit le volume.

Environnement de travail dans une imprimerie

En conclusion, la création d'une SARL d'impression et de copie nécessite une compréhension approfondie des services proposés, des obligations légales, des aspects financiers et des réglementations environnementales. Une planification minutieuse et une gestion rigoureuse sont essentielles pour assurer le succès de cette entreprise.

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