Comptabilité pour les PME : Guide pour Débutants

La comptabilité est une compétence cruciale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Maîtriser les bases de la comptabilité vous permettra de mieux gérer les finances de votre entreprise, d’optimiser vos ressources et de prendre des décisions éclairées. Cet article vous fournira les bases nécessaires pour comprendre et gérer la comptabilité de votre PME.

Au-delà de l’obligation légale d’une tenue de comptabilité, l'un des objectifs de la comptabilité pour le dirigeant est de disposer d’une vision de la situation économique de son entreprise. Il est donc important de bien connaître les bases de la comptabilité pour bien connaître son entreprise !

Qu'est-ce que la comptabilité ?

Tout d’abord, gérer sa comptabilité permet, pour un entrepreneur, de connaître l’état des finances de son entreprise. En effet, elle lui permet de savoir ce qu’il doit (les factures encore non payées auprès de ses fournisseurs) ou ce qu’on lui doit (les factures qu’il a envoyées à ses clients et non réglées). Elle est également utile à l’entrepreneur pour lui permettre de connaître ses recettes et ses dépenses sur une période donnée.

Concrètement, la comptabilité c’est avant tout des enregistrements de tous les flux d’une entreprise : achat, vente, trésorerie, etc. De plus, on a l’habitude de dire que la comptabilité reflète la réalité de l’entreprise.

Il existe deux types de comptabilité :

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• La comptabilité de trésorerie: c'est une manière de tenir sa comptabilité qui consiste à enregistrer les opérations d'encaissement et de décaissement d'un mois donné à partir du relevé bancaire de l'entreprise.
• La comptabilité d'engagement: elle permet de distinguer au sein d'une période donnée les charges et produits liés à l'exploitation d'une entreprise et les autres charges et produits.

Les Principes Comptables Fondamentaux

Les principes comptables sont les piliers sur lesquels repose toute la pratique comptable.

• Le principe de l’entité: Il stipule que les affaires de l’entreprise doivent être distinctes de celles de ses propriétaires.

Le plan comptable général (PCG) est un référentiel qui structure les comptes pour la tenue de la comptabilité en France.

Les États Financiers

Les états financiers sont des documents cruciaux pour évaluer la santé financière d’une entreprise.

Les Journaux

De façon concrète, on va écrire chaque facture d’achat, chaque paiement, dans un journal. De fait, pour ne pas se perdre, on a même créé plusieurs journaux : un journal des achats, un journal pour les ventes, un autre pour la banque, etc. Même si aujourd’hui, on utilise l’informatique pour la tenue de la comptabilité, il faut imaginer posséder 5 cahiers que vous allez utiliser au fur et à mesure des opérations.

Tout d’abord, si vous recevez une facture d’achat, vous allez écrire dans le journal d’achat le montant en euros de cette facture, son libellé, à qui vous devez cet argent et la date.

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Parallèlement, s’il s’agit d’un paiement en chèques, vous allez enregistrer cette somme dans le journal banque en précisant qui est payé, pour quel montant et quand.

Bref, vous l’aurez compris, tout démarre par les journaux.

Les numéros des comptes des journaux sont codifiés et regroupés dans un plan comptable. Par exemple, la location de votre local s'enregistre avec le numéro 6132. De façon concrète, une facture de location de 1.000 euros enregistrée ressemblerait à cela :

En traduisant en français, cela donnerait : “l’entreprise a enregistré sa location de janvier 2016 de 1.000 euros qu’elle a payé par chèque bancaire.”

Les Grands Livres et les Balances

Dans la vie de tous les jours, il est complexe de manier 5 cahiers remplis de chiffres, de dates et de libellés sans faire un point de temps en temps. On a donc décidé d’avoir un document supplémentaire : Le grand livre. C’est une sorte de récapitulatif de toutes les écritures de tous les journaux sur une période donnée, classés par numéro de compte. En reprenant notre exemple de location, on pourrait retrouver dans le numéro de compte 6132 l’extrait suivant :

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On pourra donc lire que l’entreprise a payé 12 fois la somme de 1.000 euros, soit 12.000 euros pour l’année 2015.

Mais vous l’aurez compris, le grand livre est un document, comme on l’indique, très volumineux et si l’on souhaite n’avoir qu’une synthèse, cela risque d’être un peu trop lourd à gérer. C’est la raison pour laquelle on a inventé la balance, qui est un résumé du grand livre. On ne retrouve que le numéro de compte et son montant. L’extrait d’une balance pourra ressembler à cela :

A la lecture de la balance, une personne avertie pourra donc aisément savoir ce que l’entreprise a payé et ce qu’elle a encaissé. Et si cette personne souhaite des détails, elle ira voir dans le grand livre.

Le Bilan et le Compte de Résultat

D’abord, le bilan et le compte de résultat sont des sortes de balances spécialisées. Ensuite, le bilan serait une synthèse des comptes de classe 1 à 5 et le compte de résultat serait une balance des comptes de classe 6 et 7.

En revenant sur le bilan comptable, c’est une représentation en 2 parties : à droite, ce que l’entreprise possède (actif) et à gauche ce que l’entreprise doit (passif). L’illustration serait la suivante :

On lirait à l'actif de ce bilan que l’entreprise possède 50.000 euros de matériel, que ses clients lui doivent 9.000 euros par exemple. Au passif, on remarquerait que l’entreprise doit à ses fournisseurs 15.000 euros.

Ainsi, on dit du bilan que c’est une image de l’entreprise à un moment précis dans le temps.

S’agissant du compte de résultat, c’est également un tableau en 2 parties qui regroupe pour une période déterminée par exemple du 1er janvier au 31 décembre 2016, les dépenses (charges) et les recettes (produits).

Le compte de résultat mesure donc les performances de l’entreprise. On pourrait lire ainsi que l’entreprise a un total de charges de 30.000 euros et un montant de ventes de 40.000 euros d’où le bénéfice de 10.000 euros.

Le Plan Comptable

Pour mieux comprendre les bases de la comptabilité, cela suppose également de comprendre le fonctionnement du plan comptable. En effet, le plan comptable est une liste des numéros de compte utilisés en comptabilité. De fait, le plan comptable est organisé par classe.

D’abord, étudions ensemble ces points. Pour mémoire, le bilan regroupe les classes 1 à 5. Le compte de résultat : 6 et 7.

C’est pourquoi, le système des comptes fonctionne avec des sous-comptes. Par exemple, la classe 5, se décompose de la façon suivante :

• 50 - Valeurs mobilières de placement
• 501 . Parts dans les entreprises liées
• 502 . Actions propres
• 503 . Actions
  • Titres cotés
  • Titres non cotés

On pourrait ainsi continuer la subdivision en fonction des besoins de l’entreprise.

Pour les comptes de bilan

• Classe 1: les capitaux. On y met à l’intérieur tous les comptes liés aux apports de l’entrepreneur pour créer son entreprise. On y retrouve également les emprunts.
• Classe 2: les immobilisations. Ainsi, afin de fonctionner, une entreprise doit posséder du matériel de fabrication, de transport, etc. Bref, l’entreprise a besoin de moyens durables qu’elle va pouvoir utiliser pendant plusieurs années.
• Classe 3: les stocks. S’il s’agit d’un magasin de chaussures, on retrouvera par exemple les stocks de chaussures qui n’auront pas été vendues au moment du bilan.
• Classe 4: les tiers. Il s’agit des personnes avec lesquelles l’entreprise travaille et ce qu’elle lui doit ou l’inverse au moment du bilan. On y retrouve les fournisseurs, les clients, le personnel, l’URSSAF, les caisses de retraite, l’État…
• Classe 5: la trésorerie. C’est l’argent que possède l’entreprise en banque, en caisse ou bien encore en placement financier.

Pour les comptes de résultat

• Classe 6: les charges. On y retrouve toutes les dépenses comme les achats de fournitures administratives, le téléphone, les loyers, les frais de personnel mais également toutes les charges que l’entreprise n’a pas forcément décaissé comme les dotations aux amortissements (l’usure du matériel).
• Classe 7: les produits. En somme, ce sont les ventes de marchandises, les prestations vendues, mais également les subventions.

Comment avoir une comptabilité fiable ?

Enfin, vous voilà prêt à analyser les comptes de l’entreprise. Mais au fait, comment vous assurer de leur fiabilité ? Nous n’avons pas abordé ce point mais il y a des principes en comptabilité, notamment le principe de prudence. Comment cela se manifeste-t-il ?

Le principe de prudence s’applique dans l’évaluation des actifs comme les immobilisations, les stocks, les créances clients mais également dans le passif avec la notion de risque encouru. Comment cela se traduit-il ?

Comment apprendre les bases de la comptabilité ?

Pour apprendre les premières bases de la comptabilité, vous aurez déjà une première approche dans cet article. Ensuite, plusieurs organismes agréés proposent des formations d’une ou plusieurs journées destinées aux chefs d’entreprises. Elles sont spécialement conçues pour apprendre les principes de la comptabilité et faire ses premiers pas dans ce domaine.

Le petit plus ? Le dirigeant d’entreprise pourra :

• Déduire la formation du résultat de son entreprise : les formations en lien avec la comptabilité sont déductibles de l’impôt sur les sociétés (ou de l’impôt sur le revenu si la société est à l’IR).
• Bénéficier du crédit d’impôt formation si l’organisme est certifié : la société bénéficiera du crédit d’impôt formation en fonction du nombre d’heures effectuées. Ce crédit d’impôt viendra s’imputer directement sur l’impôt société (ou l’impôt sur le revenu si la société ou l’entreprise est à l’IR).

La Dougs Academy est certifiée Qualiopi et vous permettra de bénéficier du crédit d’impôt formation. Pas de perte de temps sur votre activité. Vous avez un moment dans le train ou dans le taxi ? Les formations sont disponibles à la demande. C'est une ressource essentielle pour mieux gérer votre comptabilité!

Inscrivez-vous à la Dougs Academy pour apprendre les bases de la comptabilité!

Une fois les premières bases de la comptabilité maîtrisées, il est utile voire nécessaire de se faire accompagner, et pour cela vous avez plusieurs options : un logiciel de comptabilité, un expert comptable classique, ou un expert comptable en ligne comme Dougs qui vous aide à organiser votre compta. Il faudra certainement prévoir un budget dans la trésorerie de votre entreprise pour ces dépenses comptables (déductibles du résultat de votre entreprise).

Il n’y a plus qu’à paramétrer votre solution comptable et c’est parti : vous pouvez vous lancer!

Formations Disponibles

Parcourez notre sélection de formations incontournables et garanties dans le domaine de la comptabilité :

• Formation Elaboration des comptes annuels : méthodologie et techniques de contrôle : Acquérez les compétences pour une vision financière précise et transparente.
• Formation Comptabilité débutant : Apprenez les fondamentaux pour vous initier aux techniques et gérer les opérations courantes avec assurance !
• Formation Modernisation des états financiers : nouveautés et 1ère mise en oeuvre : Maîtrisez les changements réglementaires pour une adaptation réussie.
• Formation Clôture des comptes annuels : mise en oeuvre et examen des difficultés comptables : Obtenez les compétences nécessaires pour mener à bien la clôture des comptes annuels en respectant les normes et les délais.

Ces formations vous permettront de développer vos compétences essentielles en comptabilité, de maîtriser les concepts clés et les pratiques actuelles et d'être prêt à relever les défis du monde financier avec confiance et expertise.

Comment se passent les formations comptables à distance ?

Nos formations comptables à distance sont conçues pour offrir flexibilité et efficacité. Selon les formations nous proposons différents formats en ligne : le format e-learning autonome, qui vous permet d'apprendre à votre rythme, ou les classes virtuelles en visioconférence, qui offrent l'opportunité d'interagir avec le formateur et les autres participants.

Vous pouvez vous inscrire à une formation directement sur le site internet KPMG Academy. Pour cela, rendez-vous sur la page d’accueil de KPMG Academy, dans la barre de recherche située en haut de la page. Vous pouvez choisir un domaine de formation, un format et un lieu. Choisissez ensuite la formation qui vous intéresse, accédez à la fiche programme, aux lieux, prix… Une fois votre décision prise, cliquez sur « s’inscrire », créez votre compte, acceptez les CGV et validez votre inscription.

Dans le cadre d'une formation inter-entreprise, le prix varie selon le thème et la durée choisis. Vous retrouverez les prix détaillés sur les fiches programmes téléchargeables, ainsi que dans l’encart en haut à droite de chaque page formation. Pour les formations intra-entreprise et sur-mesure, le prix vous sera communiqué par votre conseiller formation lors de la signature du devis. Vous souhaitez maîtriser votre budget ? Grâce aux abonnements e-learning et classes virtuelles, formez tous vos salariés pendant une durée d'un an.

Un opérateur de compétence (OPCO) est un organisme agréé par l’Etat ayant pour mission de financer l’apprentissage, les formations professionnelles et d’accompagner les entreprises dans leurs besoins en formation. Il existe 11 opérateurs de compétences, chacun spécialisé dans une branche professionnelle. Vous pouvez trouver votre OPCO sur le site officiel des OPCO et envoyer votre demande de financement qui sera étudiée par leurs services.

Il est de votre responsabilité de demander la prise en charge de votre formation par votre OPCO mais également de la suivre en déclarant toute modification de celle-ci. En cas de prise en charge partielle par votre OPCO, la différence entre le coût d’inscription et le montant de la prise en charge vous sera facturée. Enfin, si votre prise en charge OPCO est refusée ou que vous ne l’avez pas transmise : la totalité du prix de la formation est à votre charge.

Les formateurs KPMG Academy, ce sont 600 experts de KPMG France et de ses filiales, qui concilient leurs expertises techniques et leur savoir-faire pédagogique. Leur connaissance du « terrain » leur permet de mettre en place des formations pratico-pratiques afin de répondre le plus efficacement à vos problématiques entreprises.

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Votre conseiller formation est votre référent durant tout votre processus de formation : il vous accompagne si vous avez des questions ou des remarques au sujet de votre formation.

Pour les annulations avant le 15ème jour ouvrable précédant le début de la formation, aucune facturation. Entre le 15ème et le 7ème jour ouvrable précédant le début de la formation, la facturation est à hauteur de 20% du prix total de la formation. Enfin, à moins de 7 jours ouvrables précédents le début de la formation, la facturation est à hauteur de 100% du prix total de la formation.

Les formations Inter-entreprises en présentiel sont réalisées dans + de 50 salles de formation de KPMG en France et dans les départements français d’Amérique (DFA). Les formations sont dispensées toute l’année. De manière générale*, celles-ci débutent à 9h et se terminent à 17h, avec 1h de pause déjeuner. Les horaires de votre formation apparaîtront dans votre convocation.

Si vous êtes en situation de handicap, nous vous invitons à le signaler lors de votre inscription : votre conseiller formation se chargera d’analyser la situation et de vous proposer des solutions d’accueil adaptées dans la mesure du possible, ou de vous rediriger vers un organisme adapté. Chez KPMG, l’inclusion est au cœur de nos valeurs ; nous apportons une grande importance aux principes d’intégrité, d’entreprise citoyenne et de mixité.

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