Comment calculer ses tarifs de gestion de projet freelance

Quel que soit son statut, le freelance va devoir définir ses tarifs… Ce n’est pas une chose aisée pour un consultant débutant, surtout s’il est habitué à des bulletins de salaire. Il va falloir appréhender le sujet sous un autre angle : celui de l’indépendant. Comment calculer votre rémunération ?

Comprendre les méthodes de facturation : TJM, THM, forfait

Dans le monde du freelancing, on parle beaucoup de la notion de TJM, ou Tarif Journalier Moyen. C’est le tarif auquel le consultant va facturer une journée de travail (en général 7h). Le taux journalier moyen (TJM) correspond au montant que vous facturez à votre client pour une journée de travail. Ce salaire journalier est particulièrement adapté pour les consultants ayant des clients qui les sollicitent plusieurs jours par mois ou sur une durée longue. Pour le déterminer, plusieurs éléments doivent être pris en compte : votre secteur d’activité, votre niveau d’expérience, la technicité de vos compétences, ainsi que les tendances du marché et la concurrence.

Si le projet est de facturer plutôt des prestations courtes avec vos clients, privilégiez la notion de tarif horaire. Cette façon de facturer « au temps passé » nécessite de bien anticiper le temps que va vous prendre réellement le travail demandé par votre client. Pour connaître le taux horaire moyen (THM), il suffit de diviser le TJM par 8 heures (durée moyenne d’une journée de jour). En revanche, en fonction de votre niveau d’expertise ou de votre secteur d’activité, une tarification au forfait peut s’avérer plus avantageuse. Cette méthode est intéressante pour des projets avec des objectifs et des délais bien définis.

Étape 1 - Définir le salaire net souhaité et vos besoins

Cette étape n’est pas trop compliquée à comprendre : quel est le salaire net que vous souhaitez percevoir chaque mois ? La première étape pour fixer le taux horaire d’un consultant indépendant consiste à déterminer le salaire net qu’il souhaite toucher chaque mois. Le montant ne doit pas être trop faible, une pratique souvent perçue comme synonyme de prestations médiocres par les clients. Le taux horaire ou le taux journalier moyen s’obtient à partir du montant du salaire net mensuel ciblé.

Étape 2 - Ajouter les charges et frais professionnels

Une fois que vous avez identifié le montant de votre salaire net, il convient de rajouter différentes charges. Selon le statut juridique choisi, les charges vont être différentes. Il convient donc de bien connaître les frais afférents à votre entreprise. En tant qu’auto-entrepreneur ou en EURL par exemple, il faut penser aux assurances (responsabilité civile professionnelle), les frais de gestion bancaire, l’impôt sur les sociétés et éventuellement l’intervention d’un expert-comptable. Pensez aussi aux cotisations salariales et charges patronales que la société de portage va payer pour vous verser le salaire adéquat. Ces cotisations représentent environ 80% du salaire net.

Le calcul des frais professionnels liés à l’exercice de votre activité doit être ajouté au montant total avant de le transformer en TJM. Les frais comprennent entre autres les frais de déplacement, hébergement et restauration, matériel, logiciels, forfait mobile, location de bureau ou encore un abonnement à un réseau professionnel. Les frais de fonctionnement de la société de portage salarial représentent les frais de gestion administrative (rédaction de vos contrats de travail, fiche de paie, déclaration URSSAF etc), ainsi que les différents frais de fonctionnement de l’agence.

Pour les micro-entreprises, les charges sont moins élevées, mais il faut augmenter le salaire net de 30%. Il faut donc majorer le salaire net mensuel idéal par 30 % pour l’auto-entrepreneur, et ajouter l’impôt sur le revenu. Les frais sont inclus dans les paiements mensuels ou trimestriels du consultant qui a choisi le prélèvement libératoire. Dans ce cas, les charges d’activité ne peuvent pas être déduites.

Étape 3 - Estimer le temps facturable et convertir en TJM/THM

Contrairement à un CDI, à temps complet, où vous percevez votre salaire même pendant vos congés payés, en tant qu’indépendant, vous ne pouvez facturer que les jours travaillés. Le nombre de jours dédié à la recherche de nouvelles missions, à la communication, à la gestion administrative (même allégée en portage salarial) doit être pris en compte. En moyenne, cela représente 20% de votre temps. Les freelances facturent souvent seulement 50 % à 70 % de leurs heures de travail, consacrant le reste à des activités non facturables comme la recherche de clients et les tâches administratives.

Le TJM s’obtient en opérant une division par le nombre de jours travaillés par mois. Il faut réduire le temps de travail estimé d’environ 30 % pour prendre en compte les heures non payées. Pour estimer un THM, divisez le TJM par la durée moyenne d’une journée facturable (par exemple 7 ou 8 heures). Pour calculer un taux efficace, commencez par définir votre revenu annuel souhaité, puis ajoutez toutes les dépenses personnelles et professionnelles. Ensuite, estimez vos heures facturables annuelles, généralement entre 1 000 et 1 500 heures par an. Enfin, utilisez la formule : (Revenu Souhaité + Total des Dépenses + Impôts) ÷ Heures Facturables Annuelles pour déterminer votre taux horaire minimum.

Étape 4 - Étudier le marché et se positionner

Pour avoir une idée de la fourchette de prix de vos prestations, il faut prendre en compte deux aspects : le prix du marché et vos propres besoins. Ensuite, vous pouvez faire un baromètre des tarifs pratiqués par les consultants freelance dans votre activité. En étudiant la concurrence, vous aurez une idée assez précise de ce qui est acceptable pour une entreprise-cliente. De nombreux consultants affichent leurs tarifs en ligne ou sur les plateformes de freelancing.

Pour fixer un prix compétitif sur le marché du freelance, il est essentiel de réaliser une analyse approfondie du positionnement tarifaire de vos concurrents. Cette étape consiste à examiner les tarifs pratiqués par d'autres freelances dans votre domaine d'activité, que ce soit par secteur ou par région. Votre positionnement, qu'il soit premium ou accessible, doit refléter votre expérience, votre spécialisation et le type de clientèle que vous souhaitez attirer.

Étape 5 - Adapter ses tarifs au contexte du projet et du client

La première étape consiste à analyser les caractéristiques spécifiques du projet. Considérez d’abord l’urgence du projet, les enjeux, la complexité de la tâche et la valeur ajoutée que vous apportez au client. Les missions freelance demandant une exécution rapide peuvent nécessiter un tarif plus élevé, reflétant l’effort et la rapidité exigés. Pour les missions de courte durée, il est souvent judicieux de fixer un tarif légèrement plus élevé. En revanche, pour les longues missions, envisagez un tarif dégressif : pour une mission sur le long terme, le consultant consent souvent une remise pouvant atteindre 20 % de son TJM de base.

Le tarif du freelance doit également être modulable selon le profil du client. En effet, les moyens financiers d’une association ou d’une PME, par rapport à une multinationale, sont nettement inférieurs. Le consultant indépendant doit ajuster son tarif journalier pour couvrir ses charges et gagner de l’argent.

Prévoir une marge de négociation et fixer un prix plancher

Il est probable que l’entreprise cliente cherche à négocier le tarif, en particulier les grandes entreprises qui disposent d’un service Achats. Aussi, lors de la fixation du TJM, le freelance a tout intérêt à prévoir une marge de manœuvre. Elle consiste à définir deux prix essentiels : le prix cible et le prix de réserve. Le premier est celui que le consultant souhaite obtenir, tandis que le second correspond au prix minimum en dessous duquel il n’est pas prêt à descendre (prix « plancher »).

Fixez vos tarifs moyens théoriques toujours à la hausse. Prenons par exemple un tarif journalier moyen de 400€. Demandez toujours entre 4 à 6% de plus que ces 400€. En effet, cette précaution sera votre moyen d’anticiper les négociations avec vos clients, car ces derniers vont toujours chercher à baisser le prix proposé à l’origine. Si vous souhaitez plutôt donner une fourchette de prix, disons que votre tarif journalier moyen serait de 300 à 500€, mentionnez un tarif auprès de vos clients de 450 à 600€ par jour.

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Bien chiffrer un projet : périmètre, décomposition et marges

Chiffrer un projet freelance revient à estimer précisément le chiffre d’affaires potentiel généré par une mission. Créer un devis de projet complet nécessite plus qu'un simple taux horaire. Un périmètre de projet clair et des livrables détaillés sont essentiels pour éviter la sous-estimation, un problème courant où les freelances sous-estiment les projets de 20 % à 50 %. Commencez par décomposer le projet en tâches plus petites, en estimant le temps nécessaire pour chacune en fonction des travaux passés, et ajoutez une marge de 10 % à 20 % pour tenir compte des petits changements de périmètre ou des retards.

Incluez toutes les dépenses spécifiques au projet, telles que les licences logicielles ou les frais de déplacement, et assurez-vous d'une marge bénéficiaire saine de 15 % à 25 %. Envisagez différents modèles de tarification, y compris la tarification basée sur le projet ou la valeur, qui peuvent mieux refléter la complexité du projet et la valeur fournie au client. Facturer pour une phase de définition du périmètre peut prévenir les malentendus et garantir que les deux parties s'accordent sur les livrables.

Éviter les erreurs courantes

Fixer ses tarifs trop bas afin de décrocher des contrats rapidement : on serait facilement tenté de baisser ses prix par peur de ne pas trouver de missions.
Pratiquer des tarifs inférieurs au marché afin de compenser son manque d’expérience : cela risque de refléter une mauvaise image.
Fixer ses tarifs trop élevés sans justification : vous risquez de paraître trop arrogant ou de perdre un marché.
Ne pas définir le périmètre du projet, entraînant un "scope creep" où les clients demandent un travail supplémentaire sans rémunération.
Sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation complète d’un projet, entraînant des dépassements de délais non rémunérés.

Se différencier pour justifier un TJM élevé

Il est naturel pour un consultant expert possédant un solide bagage de pratiquer des tarifs nettement supérieurs à ceux d’un débutant. Pour justifier des honoraires élevés, le freelance peut mettre en avant différents arguments : une formation spécifique, une expérience à l’étranger ou la participation à un projet important. Ce qui distingue un freelance performant ne réside pas uniquement dans son coût horaire ou journalier, mais dans la valeur ajoutée qu'il apporte à ses clients. Communiquer efficacement sur vos compétences, votre expérience et les bénéfices concrets de votre intervention vous permettra de justifier un tarif supérieur à celui d’un simple exécutant.

Outils d’aide et accompagnement

De nombreuses plateformes aident les freelances à fixer le tarif de leur prestation de services. En vous basant sur votre expérience et en utilisant des outils de gestion de projet, vous pourrez affiner vos estimations, améliorer la précision de vos devis et renforcer la satisfaction de vos clients. Un expert-comptable est le meilleur conseiller pour les frais professionnels déductibles.

Le portage salarial est une option à considérer : il permet aux freelances de bénéficier d’un statut de salarié tout en conservant leur indépendance, et une grande partie de la gestion administrative est prise en charge par la société de portage. Chez Alticéo, entreprise de portage salarial à Grenoble, un professionnel vous aide à reconstituer votre salaire et à définir à vos côtés le TJM le plus pertinent pour vous. Baya Consulting vous aide à évaluer votre valeur sur le marché et à ajuster vos tarifs en conséquence.

3/8 - Comment calculer (et défendre) votre prix ou TJM ?

Stratégies commerciales et révision régulière

Pour réussir une négociation, commencez par une préparation solide. Présentez vos tarifs de manière claire et justifiez-les en mettant en avant votre expérience, vos compétences spécifiques et la valeur ajoutée que vous apportez. Adaptez vos offres en fonction du client et du projet, tout en fixant un tarif plancher pour garantir votre rentabilité. La démarche consiste à poser des questions pour comprendre les besoins du client. Ensuite, il faut proposer une solution en précisant la date de début, la durée et le tarif journalier. Pour clore la négociation, le consultant doit demander l’avis du client afin de confirmer la pertinence de la solution proposée.

Il est également essentiel de revoir et d'ajuster régulièrement vos tarifs. Envisagez de regrouper des services ou d'offrir des options de rétention pour améliorer votre proposition de valeur. Lorsque l’on débute, la tentation de baisser ses tarifs pour décrocher une mission existe, mais diminuer son TJM pour décrocher une mission est une mauvaise stratégie car il est rare de pouvoir renégocier le tarif à la hausse.

Cas particulier : chef de projet freelance

Le chef de projet freelance a pour rôle de mener et d’organiser un projet de A à Z. Après analyse du besoin de son client, le chef de projet réalise un cahier des charges et un calendrier prévisionnel pour déléguer les différentes tâches et assurer une bonne gestion du projet jusqu'à sa finalisation. En véritable chef d’orchestre, il doit guider et encadrer son équipe composée de profils variés (développeurs, community manager, marketeurs…) et est responsable de toutes les décisions liées à ce projet.

Un freelance qui exerce dans la gestion projet est généralement diplômé d’un bac +3 voir d’un bac+5 obtenu dans une école de commerce, une école d’ingénieur ou bien dans une école spécialisée. Avoir un bon sens de l'adaptation et être organisé sont des qualités indispensables pour réussir en gestion de projet en freelance.

Tableau récapitulatif : étapes clés pour calculer son TJM

Étape	Action	Résultat attendu
1	Définir salaire net souhaité	Base de revenu mensuel
2	Ajouter charges et frais (statut dépendant)	Chiffre d’affaires nécessaire
3	Estimer jours/ heures facturables	TJM/THM minimum
4	Étudier marché et concurrence	Positionnement tarifaire
5	Adapter au projet et au client (forfait, valeur)	Tarif final et marge de négociation

Vous avez maintenant toutes les clés pour calculer vos tarifs de gestion de projet freelance : analysez le marché, estimez précisément vos coûts et votre temps facturable, choisissez la méthode de facturation adaptée et n’oubliez pas d’intégrer une marge de négociation et une réserve pour imprévus. L’étape suivante ? Réaliser vos missions et vous faire payer !

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