Tout savoir sur le cachet d'entreprise : Utilité, mentions obligatoires et personnalisation

Le tampon d'entreprise est un outil pratique pour faciliter la gestion de documents et renforcer l'image professionnelle de votre société. Bien qu'il ne soit pas obligatoire, il peut être un atout précieux pour communiquer efficacement les informations clés de votre entreprise.

A quoi sert le tampon ou cachet d’entreprise ?

Le cachet de l’entreprise comporte les coordonnées de celle-ci. De manière générale, il contient :

Le nom de la société
La forme juridique
Le capital social
L’adresse
Les numéros d’identification
Les coordonnées du contact

C’est ni plus ni moins le rappel des informations disponibles en en-tête des documents officiels. Le tampon transmet et/ou rappelle plus simplement les informations.

Le tampon de l’entreprise n’a pas la même finalité que la signature car il est sans valeur juridique du fait qu’il n’est pas obligatoire. Il est là comme une cocarde à destination des clients, fournisseurs et même concurrents. Il prend de la valeur qu’accompagné d’une signature.

Le tampon d'entreprise est facultatif et n'a pas de valeur juridique, il sert à rappeler les informations clés de l'entreprise : nom, forme juridique, adresse, numéros d'identification. Il est apposé sur les documents fournis aux clients pour une meilleure lisibilité d’information.

Certaines mentions sont recommandées :

Nom de la société
Forme Juridique
Adresse de l'entreprise
Numéro d'identification : SIRET, APE, SIREN, RCS et la ville d'où l'entreprise est immatriculée
Coordonnées du contact

Cependant ce sont les mêmes mentions qui elles sont obligatoires sur les documents officiels.

Il n’y pas de différence entre un tampon et un cachet d’entreprise. Le cachet d’entreprise ou tampon sert à la reconnaissance rapide de la société grâce à son apposition sur les documents internes et externes.

La vocation du tampon entreprise est de renseigner les principales données administratives de votre entreprise auprès de vos fournisseurs et clients. Ce tampon professionnel facilite la gestion de documents officiels.

Mentions obligatoires sur les documents officiels

Les factures et devis d’une entreprise immatriculée doivent avoir les mentions suivantes :

Le nom de la société
La forme juridique
Le numéro unique d’identification de l’entreprise (N° Siren à 9 chiffres).
Le lieu du siège social, si différent du lieu de la structure où le client se rend
En cas de procédure de liquidation ouverte, mention de cette procédure doit être faite afin que le client ait connaissance de la situation financière de l’entreprise
La mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée
Le code APE (NAF) : non obligatoire mais recommandé.

Enfin, pour les factures des auto-entrepreneurs la mention : " TVA non applicable, art. 293 B du CGI ", sous le montant total HT.

Mentions propres aux sociétés dont le siège est à l’étranger

Quand une société commerciale a son siège à l’étranger, il faut aussi mentionner :

La dénomination sociale,
La forme juridique (SA, SAS…),
Le numéro d’immatriculation dans l’Etat où se trouve son siège le cas échéant
Le numéro de TVA intracommunautaire

Mentions en cas de location-gérance ou de mandataire-gérant

Lorsqu’une société est gérée dans le cadre d’une location-gérance, il faut mentionner « location-gérance ». De la même façon, lorsqu’à la tête de la société se trouve un gérant-mandataire afin que les clients soient informés.

Mentions en cas de contrat d’appui

Dès lors qu’une société bénéficie d’un contrat d’appui au projet d’entreprise, il faut faire mention de la dénomination sociale de la société d’appui ainsi que le lieu du siège social et le numéro unique d’identification.

Les sanctions en cas d’omission d’une de ces mentions

Tout manquement est sanctionné par une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe. Les entreprises encourent donc, en cas de non-respect de ces règles, une amende pouvant aller de 90 à 375 euros. ( Article R. 123-237 du Code de commerce).

Lire aussi: CDI et création d'entreprise

Comment créer votre tampon d'entreprise ?

Vous souhaitez obtenir votre propre tampon ? Sachez que vous pouvez passer commande d’un cachet d’entreprise en ligne, auprès des différents sites proposant ce service. Vous pouvez également faire appel à un imprimeur local.

Le prix d’un cachet ou tampon d’entreprise varie selon différents paramètres. Selon le type de cachet d’entreprise, les informations figurant sur le tampon et le professionnel chez qui vous passez commande, le coût peut être compris entre 25 et 50 €. Néanmoins, certains sont beaucoup plus onéreux, jusqu’à une centaine d’euros.

Il est possible de créer un cachet d’entreprise numérique, à l’aide de logiciels comme Word ou Adobe Acrobat, puis de les exporter en PDF pour les ajouter à vos documents d’entreprise digitaux.

Il existe également le tampon numérique, qui ajoute votre cachet et sécurise vos documents par apposition sur smartphone, tablette ou PC.

Choisissez un modèle adapté à vos besoins sur notre site puis personnalisez votre tampon en ligne en toute simplicité avec votre texte.

Personnalisation de votre tampon

Facile à utiliser, l'outil de personnalisation permet de créer votre tampon encreur avec ou sans logo, en quelques clics seulement ! Vous avez le choix de la police d'écriture utilisée, de la présentation des textes selon le nombre de lignes disponibles de votre modèle de tampon, de la couleur, etc. Et grâce à l'aperçu actualisé en direct avec vos modifications, vous pouvez voir à quoi ressemble l'empreinte du tampon que vous êtes en train de composer.

Un département spécifique ou même des dirigeants pourraient avoir également besoin d'un cachet dédié.

Dans certains domaines d'activité, il est intéressant - voire indispensable - d'afficher un logo sur son cachet. Ceci étant, si vous avez besoin d'un logo sur votre tampon, il faudra s'assurer de fournir le bon fichier : on vous recommande d'envoyer votre visuel en noir sur fond blanc dans un format .tif, .ai, .pdf, ou .jpg.

Attention, si votre fichier n'est pas vectorisé (= agrandissable à l'infini sans perte de qualité), vérifiez qu'il soit bien en 300 dpi.

Un tampon encreur personnalisé est une fourniture de bureau indispensable pour toute personne qui gère une activité professionnelle. Il est souvent utilisé aux côtés d'une signature pour présenter les informations légales de votre société. Le tampon personnalisé avec texte est le tampon d'entreprise indispensable qu'il vous faut sur le bureau. On le nomme aussi usuellement cachet ou timbre de société. Il est généralement rectangulaire et avec une encre noire. Mais certaines professions utilisent des montures rondes avec de l'encre bleue, notamment les avocats et les notaires.

Vous pouvez aussi utiliser ces tampons pour marquer tout document administratif d'un message en le rendant particulièrement visible avec une bordure et de l'encre rouge. Vous pourrez choisir ces options de personnalisation dans notre configurateur d'empreinte en ligne.

Créez facilement en ligne votre tampon encreur personnalisé avec votre logo de société ou de marque.

Les différents types de tampons

Il existe une variété de tampons pour répondre à tous les besoins :

Tampon en bois : A la fois écologique, économique et de bonne qualité, ce tampon sera un très bon choix pour tout marquage professionnel. L'encrage est donc manuel et nos encreurs (noir, rouge ou bleu) sont des produits vendus séparément.
Tampon dateur (ou numéroteur) personnalisé : La plaque caoutchouc de ce type de tampon comporte souvent une bordure. Une signature est également personnalisable sur l'empreinte.
Tampons formule commerciale : Ces tampons sont souvent utilisés en entreprise pour marquer une facture (mention "Payé" par exemple ou "Urgent") ou tout autre document administratif.
Tampon automatique Printy : Le tampon le plus utilisé est le 4913, avec une armature en plastique, il reste très abordable, mais propose tout de même 5 lignes de textes, ce qui permet de mettre assez d'infos pour des documents officiels.
Tampons Metal Line : Les métal Line avec son armure en acier sera idéal pour un usage intensif dans le domaine professionnel.

Les marques de tampons

Les tampons de la marque Trodat sont réputés pour leur fiabilité depuis de très longues années. Avec ces tampons, vous allez pouvoir inscrire les informations de votre choix sur vos documents d'entreprise, d'école,... Nous proposons une très grande gamme, qui vous permettra d'avoir des tampons encreurs proposant de 1 à 8 lignes de textes, ainsi que des formats ronds, carré, rectangle. En fonction de vos envies, vous allez pouvoir ajouter un logo.

Pour créer votre tampon encreur, il vous suffit d'utiliser notre module de personnalisation, ou alors d'insérer directement votre fichier. Les tampons "classiques" sont en plastiques.

Pour les entreprises qui ont un usage intensif des tampons encreurs, la gamme Metal Line est faite pour vous, avec une armature en Metal, le tampon encreur sera encore plus résistant. Adapté à un pour un tampon médecin ou tampon comptable, le tampon Trodat Metal Line est disponible de 1 à 8 lignes d'écriture. Là aussi, vous pouvez le personnaliser directement en ligne ou bien en nous envoyant votre fichier. Ce sont les tampons les plus haut de gamme de la marque Trodat.

Certaines professions requièrent que chaque document soit daté, nous vous proposons donc des tampons dateurs, ces derniers indiqueront la date du jour sur vos documents. En fonction de la taille du modèle choisis, vous pouvez ajouter des informations autour de la date. Idéal pour des tampons avocats ou notaires, le tampon dateur existe en format rond, carré ou rectangle, mais aussi sous la gamme Metal Line, pour ceux qui en auraient une utilisation intensive.

Comment bien nettoyer son tampon encreur ?

Les tampons modernes sont contenus dans une cassette hermétique, ce qui permet d’éviter la plupart des problèmes de salissure. Sur la durée de vie d’un tampon encreur, il n’est presque jamais nécessaire de le nettoyer.

Cependant, si vous deviez retirer des poussières qui se sont accumulées sur l’empreinte, la meilleure méthode consiste à retirer l’empreinte et à la brosser délicatement avec l’aide d’une brosse à dent.

Vous pouvez ensuite utiliser une lingette nettoyante pour retirer les dernières impuretés qui peuvent persister sur l’empreinte.

L’usage de la lingette nettoyante est aussi indiquée lorsque vous désirez utiliser une empreinte avec une nouvelle couleur d’encre, afin d’éviter un mélange de couleurs problématique sur les prochains documents que vous allez tamponner.

L’encre d’un tampon encreur doit être changée lorsque la cassette est vide ou lorsque l’encre est asséchée, après une durée de vie trop longue malgré la cassette hermétique.

Quel est le texte à mettre sur mon tampon ?

Nom de l'entreprise : "MON ENTREPRISE".
Votre activité : "tous travaux" (Présentation de votre activité).
Adresse du siège social : "numéro et nom de la rue, code postal, ville". (Moyens pour vous contacter).
N° RCS (Voir sur extrait kbis), N° TVA intracommunautaire.
Forme juridique (SA, SAS, SARL, EIRL..), le montant du capital, le code APE.

Suivez ces étapes et vous aurez votre tampon en un rien de temps :

Tout d’abord, choisissez le type de tampon que vous voulez : un tampon bois, un tampon à encrage automatique Trodat Printy ou Metal line.
Vous pouvez ensuite choisir la taille, la forme et la couleur du tampon.
Une fois que vous avez sélectionné le type de tampon, vous devez réfléchir à ce que vous allez y mettre. Voulez-vous un tampon avec votre nom et votre adresse ? Ou bien voulez-vous un tampon avec un logo ou un mot ? Vous pouvez même faire des tampons avec des images !
Une fois que vous avez décidé ce que vous voulez mettre sur votre tampon, il vous suffit de le commander sur notre boutique en ligne.

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