Comment créer un espace de travail complet pour la gestion d'entreprise sur Podio

Podio édité par Citrix Software est un outil collaboratif très puissant qui se distingue par sa souplesse et ses fonctions poussées de personnalisation. Podio est un outil permettant de créer un espace de travail collaboratif en ligne. Cet outil de digital workplace offre un environnement centralisé où les équipes peuvent communiquer, organiser et suivre leur travail efficacement.

Pourquoi choisir Podio pour la gestion d'entreprise

Podio se distingue par sa flexibilité exceptionnelle, permettant de créer des workflows personnalisés, de gérer des tâches et de partager des fichiers en toute transparence. La valeur ajoutée dans Podio c’est la possibilité de partir, au-delà des fonctions de base, d’une page blanche pour bâtir l'espace de travail collaboratif dont vous avez besoin pour un projet ou pour un service de votre structure. L'objectif est de fournir aux utilisateurs de multiples possibilités pour la construction d’un espace adapté à ces besoins.

La plateforme offre la possibilité de mettre en place des projets avec des deadlines et de créer des contenus. Gardez une vue d’ensemble sur vos missions ou bien sur la progression de votre équipe en suivant l’état d’avancement des tâches. Les flux d'activités sociales réduisent les fils de discussion chronophages, augmentent la transparence et stimulent le partage des connaissances.

Étape 1 - Créer et nommer votre espace de travail

Vous allez créer tout d’abord un espace de travail puis après lui avoir donné un nom y insérer des applications sur mesure. Une fois que vous avez créé le vôtre, si votre processus change, vous pouvez apporter des modifications à tout moment pour que votre structure sur Podio corresponde exactement à votre façon de travailler.

Étape 2 - Ajouter et configurer des applications

Ces applications se construisent pas à pas avec des champs personnalisables en fonction de vos besoins. Des applications sont développées par des membres de l’équipe de Podio et par d’autres utilisateurs, et elles vous épargnent une grande partie du travail de conception. Podio vous donne aussi accès à une sorte d'Appstore dans lequel vous allez trouver de nombreuses applications à utiliser ou personnaliser selon vos besoins.

Il s’agit de sortes de scénarios qui peuvent être utilisés pour optimiser vos flux de production et d’échanges. Les applications Podio visualisent également le travail de votre équipe pour vous donner un aperçu clair des progrès. Les éléments d'application - les enregistrements créés dans vos applications - peuvent être affichés à l'aide d'un large choix de mises en page.

Étape 3 - Gérer les tâches : personnelles, partagées et récurrentes

Podio permet de segmenter le travail des équipes en tâche simple. Ces tâches sont divisées en différentes parties : tâches personnelles, tâches partagées et tâches récurrentes. Les tâches personnelles permettent aux collaborateurs de consulter les tâches dont ils sont responsables. Ces tâches sont présentes dans la liste de tâches de chaque membre de l'équipe. Les taches partagées sont visibles à tous les membres d’un espace de travail. L’objectif est de mettre chaque membre de l’équipe au courant et si nécessaire leur apporter de l’aide. Les tâches récurrentes sont destinées aux choses routinières comme la création d’une présentation hebdomadaire.

Il est facile de garder tout le monde sur la même page, avec les tâches Podio. Attribuez des tâches, joignez des fichiers et discutez des détails en ajoutant des commentaires. Par exemple, vous gérez un projet de conception - l'ajout d'un flux de travail Podio créera une tâche pour que vous approuviez les conceptions, une fois qu'elles ont été téléchargées sur Podio.

Étape 4 - Calendriers et planification

Podio dispose de calendriers personnalisables. Ceux-ci permettent d’avoir une vue unique sur les réunions et les tâches de prochains jours. Podio possède des calendriers personnalisables offrant une vue d’ensemble sur les événements et les échéances qui concernent directement l’utilisateur. Les calendriers de la plateforme peuvent être : calendrier personnel ou calendrier de l’espace de travail.

Le calendrier personnel peut adopter l’affichage dont l’utilisateur a besoin. Il peut s’agir d’une vue à court terme qui comporte seulement les réunions et les tâches des prochains jours. Celui-ci peut également être une vue globale qui montre les projets et autres items que l’utilisateur est en charge. Le calendrier de l’espace de travail quant à lui permet d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui se passe dans un espace de travail donné.

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Notez que les calendriers de Podio peuvent s’intégrer à d’autres services de calendrier externe. Transférez les événements de Podio vers un service de calendrier externe : Google Calendar, Outlook Calendar using Exchange ou iCal.

Étape 5 - Communication et collaboration

Podio dispose d’autres caractéristiques intéressantes, notamment le chat. Ce dernier permet d’envoyer des messages instantanés ou d’effectuer des appels vidéo ou audio à n’importe quel autre collaborateur utilisant la plateforme. Podio possède aussi un service de messagerie instantanée sur lequel les collaborateurs peuvent discuter et passer des appels audio et vidéo. Planifiez et lancez vos réunions directement depuis Podio. Définissez un ordre du jour structuré et joignez des fichiers pertinents comme des présentations, vous pouvez même lier des réunions à vos projets sur Podio pour ajouter un contexte supplémentaire.

Les flux d'activités sociales réduisent les fils de discussion chronophages, augmente la transparence et stimulent le partage des connaissances. Vous pouvez commenter n'importe quoi dans Podio pour des discussions contextuelles en temps réel. L’outil offre la possibilité de partager des pages créées sur Podio avec des personnes en dehors du service.

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Étape 6 - Partage et gestion des fichiers

Podio permet d’effectuer le partage des fichiers dans les messages de statut, les discussions instantanées ou jointe à des tâches. En outre, les fichiers peuvent être partagés dans les apps Podio gérées par l’utilisateur. Il s’agit d’une fonctionnalité donnant un contexte professionnel aux fichiers tout en les intégrant dans le projet global. Podio peut parfaitement être intégré avec les principaux services de partage de fichier.

Les employés peuvent être plus productifs avec ShareFile car ils n'ont pas à chercher et à faire défiler les versions des documents. La possibilité de suivre les révisions en temps réel et d'accélérer l'approbation des documents rend votre entreprise plus efficace avec vos collègues. Les révisions sont également plus faciles à gérer.

Étape 7 - Visualisation et reporting

Le logiciel est personnalisable et propose une visualisation sous forme de tableaux simples ou miniatures dynamiques. Il est beaucoup plus clair de visualiser toutes les parties mobiles de vos projets dans Podio. Chaque projet et chaque équipe est différent - et nous pensons que vous ne devriez pas avoir à changer votre façon de travailler pour vous adapter au logiciel.

Les applications Podio visualisent également le travail de votre équipe pour vous donner un aperçu clair des progrès. Une fois sur Podio, il est facile à trouver et disponible où que vous soyez. Nous vous offrons un espace de stockage illimité et gratuit sur Podio.

Intégration et automatisation

Podio s’intègre parfaitement à d’autres applications via de nombreuses extensions. L’outil s’intègre facilement à d’autres via de nombreuses extensions, qui offrent de multiples possibilités pour construire un espace adapté à vos besoins. Podio est ouvert par défaut - la transparence et la collaboration sont dans notre ADN. C'est pourquoi Podio est construit sur une API ouverte. Nous fournissons actuellement des wrappers pour PHP, .NET, Ruby, Java et Python qui simplifient considérablement le travail avec les opérations API courantes.

L'ensemble de l'interface Podio est construit sur l'API, et nous l'avons également exposé pour que vous puissiez l'utiliser. Que ce soit à votre bureau ou en déplacement, vos tâches Podio sont toujours avec vous quand vous en avez besoin.

Bonnes pratiques pour déployer Podio en entreprise

Consacrez un temps d'adaptation et de personnalisation : la mise en place opérationnelle de Podio nécessite de lui consacrer un temps d'adaptation et de personnalisation non négligeable.
Commencez par des applications simples et standardisées puis complexifiez selon les besoins : des applications vous épargnent une grande partie du travail de conception.
Formez les utilisateurs clés pour faciliter la montée en compétence : un problème que nous avons découvert est que de nombreuses applications supposent que vous ayez déjà une bonne connaissance de Podio.
Favorisez la transparence : Podio est ouvert par défaut et encourage la collaboration et la responsabilisation.
Intégrez les calendriers et les services de fichiers existants pour éviter la dispersion des outils.

Critiques et limites à anticiper

L’interface utilisateur et les didacticiels sont les aspects les plus difficiles de l’utilisation de Podio. Un problème que nous avons découvert est que de nombreuses applications supposent que vous ayez déjà une bonne connaissance de Podio. Bien que nous ne soyons pas sûrs d’adopter Podio comme logiciel de gestion de projet, il pourrait être un outil de vue d’ensemble précieux pour les responsables de grandes entreprises ou ayant plusieurs équipes sous leur responsabilité.

De nombreuses autres solutions fixent le prix de leurs produits en fonction du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités offertes, de la capacité de stockage et de divers autres critères. Podio garde les choses simples et abordables.

Pour aller plus loin

La possibilité d'adapter en continu votre structure sur Podio et l'Appstore interne vous permettent d'affiner vos workflows à mesure que vos besoins évoluent. Citrix est dimensionnée pour vous accompagner dans ce type de démarche stratégique. Il s’agit d’un outil collaboratif pro pour des projets d’envergure.

Fonctionnalité	Ce qu'elle apporte
Apps personnalisées	Adaptation aux processus et visualisations multiples
Tâches (pers./partagées/récurrentes)	Clarté des responsabilités et automatisation des routines
Calendrier	Vue personnelle ou d'espace de travail, intégration externe
Chat / visioconf	Communication instantanée et réunions intégrées
Partage de fichiers	Contexte professionnel des documents et intégrations tierces
API ouverte	Automatisation et intégration avancée

Pour favoriser la productivité de vos équipes, il est nécessaire d’avoir les outils adaptés. Adoptez des solutions "toute en un" pour optimiser le travail collaboratif de vos équipes. Rien ne ralentit un projet comme des réunions d'état et des rapports sans fin. Pour garder votre équipe en mouvement - Podio organise tous les délais, fichiers et conversations de votre projet en un seul endroit transparent.

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