Déductibilité de la TVA sur le Transport de Personnes : Conditions et Explications

Récupérer la TVA sur ses dépenses est très utile pour les autoentrepreneurs redevables de la TVA. Pour les autoentrepreneurs assujettis, les entreprises individuelles et les sociétés, la TVA récupérable (ou TVA déductible) est un moyen de récupérer le montant de la TVA après une dépense liée à l’activité professionnelle.

Un autoentrepreneur est par défaut en franchise en base de TVA, c’est-à-dire qu’il ne collecte pas la TVA auprès de ses clients et qu’il ne la déclare pas. Dans ce cas, il ne peut pas récupérer la TVA sur ses achats. Si l’autoentrepreneur dépasse les seuils de franchise (34 400 € de CA annuel pour les activités de prestations de services et 85 800 € de CA annuel pour les activités d’achat-vente), ou s’il souhaite y passer volontairement, il est redevable de la TVA. Pour gérer efficacement votre entreprise, utiliser un compte pro en ligne comme Shine peut être un vrai atout.

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Règles Générales Concernant la Déduction de TVA

Une entreprise est en principe assujettie à la TVA. Cela signifie qu'elle doit la facturer à ses clients et la reverser à l'État français. Le fait d'être soumise à un régime réel de TVA lui permet également de pouvoir déduire la TVA qu'elle paye sur ses achats professionnels. Autrement dit, elle peut demander le remboursement de la TVA déductible qu'elle a payée à l'État. Nous vous présentons les règles concernant la déduction de TVA.

Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :

  • L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
  • La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
  • L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).

Attention Certains biens ou services peuvent être exclus du droit à déduction.

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Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.

La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.

Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :

  • Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
  • Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.

Exemple : Une entreprise achète des biens pour les besoins de son activité à une autre entreprise. Elle passe commande le 13 janvier et reçoit les produits le 3 février. La TVA devient exigible au moment de la livraison puisqu'il s'agit d'une vente de biens. La livraison ayant eu lieu en février, la TVA devra être déclarée et déduite lors de la déclaration de TVA du mois de février (autrement dit, entre le 15 et le 24 mars).

L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.

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Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.

L'entreprise a 2 options :

  • Elle peut décider de reporter ce crédit d'impôt sur les périodes d'impositions suivantes, c'est-à-dire que la TVA déductible restante sera utilisée pour diminuer la TVA collectée du mois suivant.
  • Elle peut demander le remboursement de la totalité ou d'une partie de son crédit de TVA.

Certains biens ou services ont des règles de déductibilité spécifiques.

Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.

Le remboursement peut être annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel. De plus, selon le régime d'imposition à la TVA de l'entreprise, les modalités de remboursement de TVA ne sont pas les mêmes.

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Régimes de Remboursement de TVA

Régime réel simplifié de TVA

Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel ou semestriel.

Remboursement annuel de TVA

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.

La demande doit être faite au moment de la déclaration annuelle de TVA :

  • Si l'exercice comptable de l'entreprise coïncide avec une année civile : au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai.
  • Si l'exercice comptable de l'entreprise ne coïncide pas avec une année civile : au plus tard 3 mois après la date de clôture de l'exercice.

La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3517-S.

Remboursement semestriel

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.

La demande doit être faite tous les 6 mois à partir de la date de clôture de l'exercice comptable de l'entreprise au moment de la déclaration de TVA qu'elle réalise ce mois-là.

La demande de doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. Elle doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont le remboursement est demandé.

Régime réel normal de TVA

Selon le montant du crédit de TVA de l'entreprise, celle-ci peut faire une demande de remboursement annuel, trimestriel ou mensuel.

Remboursement annuel de TVA

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 150 €.

La demande doit être faite au moment de la déclaration de TVA de janvier correspondant à la TVA du mois de décembre ou du 4e trimestre.

La demande de remboursement doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519.

Remboursement trimestriel

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.

Une demande peut être faite le mois qui suit les 3 premiers trimestres de l'année. Autrement dit, le remboursement peut être demandé lors de la déclaration de TVA faite entre le 15 et le 24 avril, le 15 et la 24 juillet ou le 15 et la 24 octobre.

La demande doit être faite à l'aide du formulaire n° 3519. L'entreprise doit également joindre à sa demande de remboursement les factures qui indiquent le montant de la TVA dont elle demande le remboursement.

Remboursement mensuel

Il est possible lorsque le montant du crédit de TVA est au moins égal à 760 €.

La demande doit être faite chaque mois au moment de la déclaration de TVA de l'entreprise à l'aide du formulaire n° 3519.

Exclusions du Droit à Déduction

Même si la TVA qui s'applique sur les achats professionnels est en principe déductible, certains achats de biens ou de services sont exclus.

Il s'agit par exemple des achats suivants :

  • Biens ou services liés au logement fourni gratuitement aux dirigeants et au personnel de l'entreprise. Cela ne concerne pas le personnel de gardiennage, de sécurité ou de surveillance logé sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise.
  • Cadeaux ne dépassant pas 73 € TTC par objet et par an pour un même bénéficiaire (à destination des clients, des fournisseurs ou du personnel)
  • Biens ou services utilisés à plus de 90 % à des fins étrangères à l'entreprise (par exemple, un entrepreneur achète un logiciel qu'il utilise à plus de 90 % pour ses besoins personnels)
  • Véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte (usage professionnel et personnel) et qui appartiennent à l'entreprise. Cela ne concerne pas les entreprises de transport de voyageurs, les entreprises de locations de véhicules soumises à la TVA et les auto-écoles.

Les modalités de récupération de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les dépenses de transport sont particulièrement complexes. En France, la TVA peut être récupérée par une entreprise sur une partie des frais de transport de ses salariés. Attention, les conditions de récupération de la TVA varient selon le lieu du déplacement professionnel. Si un collaborateur part en voyage d’affaires dans un pays étranger, la réglementation locale en matière de TVA fera foi. Autrement dit, une prestation de transport non récupérable en France peut l’être dans un autre pays appartenant à l’Union européenne (UE).

En tant que dirigeant d'entreprise ou micro-entrepreneur, vos déplacements professionnels sont parfois indispensables. Que ce soit pour rendre visite à un client dans votre ville en prenant un taxi ou un bus, ou pour effectuer un trajet plus long en train ou en avion, ces frais de transport génèrent des coûts qui incluent de la TVA. La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect que les entreprises collectent auprès de leurs clients pour le reverser à l'État, lors de leur déclaration de TVA.

De manière générale, il n'est pas possible de récupérer la TVA sur les transports en France, que ce soit la TVA taxi, la TVA sur billets d'avion, de bateau, de métro ou encore de bus. Comme nous venons de l'expliquer, se faire rembourser ses frais de transport par son client permet à un entrepreneur de récupérer la TVA.

Vous vivez à Lyon et vous avez dépensé 80 € pour un billet de train afin d'assister à une réunion professionnelle à Paris, ainsi qu'un repas de 25 € dans le wagon-bar du train. Au total, vos dépenses s'élèvent à 105 € pour ce déplacement professionnel. En termes d'opérations comptables, mes titres de transport sont donc enregistrés directement à leur prix TTC au débit du compte 625 “Déplacements, missions et réceptions”.

Grâce à votre numéro de TVA intracommunautaire, vous pouvez déduire la TVA collectée sur les transports à l'étranger (pays de l'Union européenne ou certains pays à l'international en cas d'accord bilatéral). Lors de vos déplacements professionnels, plusieurs frais peuvent donner lieu à une récupération de TVA, sous certaines conditions. La TVA sur hôtel répond, quant à elle, à des règles spécifiques : la TVA n'est pas récupérable sur la nuitée. De même, la TVA sur la location d'un véhicule est particulièrement encadrée : elle est récupérable sur la location de véhicules utilitaires exploités exclusivement à des fins professionnelles, comme moyen de transport de marchandises.

Dans le cadre de leur travail, vos salariés empruntent les transports en commun (métro, tramway, bus), mais aussi le taxi, le train ou encore l’avion. Malheureusement, la TVA afférente à ces transports n’est récupérable que dans de rares cas.

En règle générale, la TVA n’est déductible que pour le transport de marchandises. C’est ce qui résulte de l’annexe II du CGI, article 206-IV-2, alinéa 5 qui dispose que la TVA ne peut être déduite pour « les prestations de transport de personnes et les prestations accessoires à ce transport ».

La TVA est récupérable lorsqu’il s’agit de transports de personnes effectués dans le cadre d’un contrat permanent de transport.

Conditions Générales du Droit à Déduction

Les conditions générales du droit à déduction doivent être satisfaites pour permettre la récupération de la TVA.

La TVA grevant la dépense n’est déductible par l’entreprise qui l’a engagée que dans la mesure où :

  • cette dépense est utilisée pour la réalisation d’opérations imposables ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code Général des Impôts (CGI)) ;
  • la dépense n’est pas utilisée, intégralement ou pour plus de 90%, à des fins privées par les salariés de l’entreprise ou ses dirigeants ;
  • votre entreprise est en possession de la facture originale établie à son nom (et non pas au nom et à l’adresse du membre du personnel) par le fournisseur du bien ou le prestataire de services. Cette facture doit comporter les mentions obligatoires prévues à l’article 242 nonies A I de l’annexe II au CGI et, notamment, le nom complet et l’adresse du fournisseur ou du prestataire et de son client, le numéro d’identification à la TVA du fournisseur ou prestataire, le prix hors taxe du bien ou du service, le taux et le montant de TVA ;
  • et votre entreprise est en mesure de justifier qu’elle a procédé au règlement de l’intégralité du prix facturé (règlement direct ou remboursement de la totalité de la dépense au membre du personnel).

Les Frais de Mission et le Droit à Déduction

Les frais de mission engagés ne doivent pas, par nature, être exclus du droit à déduction. Même si les conditions générales du droit à déduction exposées ci-avant sont satisfaites, certains frais de mission spécifiques sont, par nature, exclus du droit à déduction. Votre entreprise doit donc veiller à ne pas déduire à la TVA grevant de telles dépenses. Par ailleurs, le formalisme des factures relatives à certains frais a été assoupli par l’administration fiscale.

Voici les règles applicables aux frais de mission les plus courants:

  • Hébergement - Hôtel : La TVA grevant les dépenses d’hébergement concernant des tiers à l’entreprise (par exemple invitation de clients ou fournisseurs) est déductible par l’entreprise. En revanche, la taxe grevant les mêmes dépenses engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise ne peut pas être déduite. Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de mini bar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.
  • Restauration, spectacles, réceptions : La TVA relative à ces dépenses engagées au profit de salariés, dirigeants ou tiers à l’entreprise est déductible par l’entreprise. En outre, s’agissant du formalisme des factures de restauration, l’administration a admis que les éléments d’identification du client (nom et adresse) ne soient pas mentionnés sur les factures d’un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 €, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet. Les autres mentions doivent, en revanche, être inscrites par le prestataire (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 140).
  • Transport de personnes : La TVA relative à ces dépenses n’est pas déductible quels que soient la voie ou les moyens utilisés : route (bus ou taxi), fer (train ou métro), air, eau.
  • Location et entretien de véhicules : La TVA grevant les prestations de services de toute nature afférentes à des véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte n’est pas déductible. Sont concernées l’ensemble des « voitures de tourisme ». N’ouvrent notamment pas droit à déduction les opérations, ci-après, lorsqu’elles portent sur des véhicules de tourisme: location, réparations, transports, opérations de commission et de courtage (cf. BOI-TVA-DED-30-30-70-20120912 §§ 1 à 20). En revanche, la TVA relative aux prestations portant sur des véhicules conçus pour le transport de marchandises (camionnettes, fourgonnettes, véhicules dits « dérivés VP » qui ne comportent que deux places et qui sont également commercialisés sous les appellations « société », « affaire » ou «entreprise »…) est déductible (cf. BOI-TVA-DED-30-30-20-20131118 § 20).

Dans le cadre de déplacements sur de longues distances et fréquents en France ou dans un pays étranger, le carburant peut vite alourdir votre budget. Le cas est particulièrement vrai pour les commerciaux itinérants.

Voici les règles concernant la TVA et le carburant :

  • Essence : La taxe grevant l’achat d’essence n’est jamais déductible.
  • Gazole : La TVA relative à l’achat de gazole utilisé pour un véhicule non exclu du droit à déduction est déductible. S’agissant des achats de gazole utilisé dans des véhicules exclus du droit à déduction (voiture de tourisme), seule 80 % de la taxe qui les a grevés est déductible.
  • Barème kilométrique : Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel le remboursement des frais calculé à partir du barème kilométrique ne pourra pas donner lieu à la récupération de la TVA.

La TVA relative à ces dépenses est déductible.

Toutefois, s’agissant du formalisme des factures, l’administration a admis les aménagements suivants pour les péages acquittés à chaque passage, c'est-à-dire autres que ceux acquittés sur abonnement ou au moyen de cartes accréditives gérées par des tiers (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 §§ 80 à 120).

Peuvent ainsi être considérés comme des factures, les reçus délivrés aux barrières de péages qui, s’agissant des éléments d’identification du client, comportent un espace réservé aux informations à fournir par l’usager, c’est à dire son nom (ou raison sociale) et son adresse (ou siège social).

Afin de démontrer que ces dépenses sont utilisées à des fins professionnelles et non privées, il est recommandé d’indiquer sur le reçu le numéro d’immatriculation du véhicule, son utilisateur et l’objet du déplacement.

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