Déduction des Frais Kilométriques : Comment ça Marche pour les Impôts ?
Chaque printemps, à l'approche de la déclaration de revenus, les contribuables ont l'opportunité de maximiser leurs économies fiscales, notamment en matière de frais professionnels. Que vous soyez salarié ou dirigeant d'entreprise, utiliser un véhicule à des fins professionnelles entraîne des dépenses.
Ces dépenses peuvent être assumées par le salarié ou par l'entreprise. Lorsque les frais kilométriques sont supportés par le salarié, celui-ci peut prétendre à une indemnité kilométrique. Cela soulève alors la question de la déduction des dépenses engagées ou de la taxation des indemnités versées.
Découvrons ensemble les principes généraux et les outils de calcul pour y voir plus clair concernant les indemnités kilométriques et les impôts.
Principes Généraux de la Déduction des Frais Kilométriques
Les frais professionnels sont déductibles lors de la déclaration des revenus de l'année précédente. La déduction est soit forfaitaire (déduction de 10 % du montant des traitements et salaires), soit à hauteur du montant réellement exposé (frais réels). Par défaut, la déduction de 10 % est appliquée automatiquement par l'administration fiscale lors du calcul de votre impôt.
Les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.
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Chaque contribuable salarié bénéficie automatiquement d'une déduction forfaitaire de 10 %, appliquée directement sur ses salaires imposables. Cependant, si vos frais réels dépassent cette déduction forfaitaire, vous pouvez choisir de les déclarer au réel.
Les frais kilométriques liés à des déplacements professionnels, autres que le trajet domicile-travail, peuvent également être calculés dans le cadre d'un remboursement de notes de frais. C'est le cas où un salarié utilise sa voiture personnelle pour un déplacement professionnel (rendez-vous avec un client, participation à un événement ou à une formation, etc.).
Les salariés peuvent alors utiliser le barème des frais kilométriques qui est mis à jour chaque année par l'administration fiscale. Le barème kilométrique permet de simplifier le calcul des frais de déplacement en tenant compte de plusieurs éléments : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année.
Ce barème inclut plusieurs types de frais comme la dépréciation du véhicule liée à l'usure, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses en pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances. Chaque année, l'administration fiscale publie un barème spécifique, prenant en compte ces facteurs. Ainsi, selon la puissance de votre véhicule, un montant forfaitaire par kilomètre est appliqué.
Ce barème couvre donc l’ensemble des frais liés à l’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, qu’il s’agisse de trajets domicile-travail ou de déplacements dans le cadre de votre activité.
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Comment Calculer les Frais Kilométriques ?
Le calcul des frais kilométriques repose sur l'utilisation d'un barème fiscal qui varie en fonction de la puissance fiscale (puissance administrative) du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel pendant l'année. Ce barème intègre plusieurs éléments : la dépréciation du véhicule, les frais de réparations et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.
Pour chaque trajet effectué pour des raisons professionnelles, notez la distance parcourue. Cela peut inclure les trajets entre votre domicile et le lieu de travail, mais aussi les déplacements professionnels effectués au cours de la journée. Les trajets effectués pour des raisons personnelles ne sont pas déductibles.
En fin d'année, vous devez multiplier l'ensemble des kilomètres parcourus par un coefficient. Ce coefficient est déterminé en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule et selon l'une des trois tranches de kilométrage parcouru au cours de l'année.
En résumé, la formule est la suivante :
Distance parcourue (d) * coefficient du barème kilométrique correspondant
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Voici les différents barèmes applicables en 2024 selon votre type de véhicule et la distance parcourue. En 2024, les barèmes n’ont pas augmenté et il s'agit des mêmes barèmes que pour 2023.
Barème kilométrique applicable aux voitures
Voici le barème kilométrique applicable aux voitures :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu'à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Barème kilométrique applicable aux motocyclettes
Voici le barème kilométrique applicable aux motocyclettes :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu'à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km | Distance (d) au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1 158 | d x 0,275 |
| Plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1 583 | d x 0,343 |
Barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs
Voici le barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs :
| Distance (d) jusqu'à 3 000 km | Distance (d) de 3 001 km à 6 000 km | Distance (d) au-delà de 6 000 km | |
|---|---|---|---|
| d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
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Frais Kilométriques et Véhicules Électriques
Pour les véhicules électriques, une majoration automatique de 20 % sur les indemnités kilométriques par rapport à celles applicables aux véhicules à moteur thermique est appliquée. Toutefois, il est important de noter que cet avantage fiscal est strictement réservé aux voitures électriques. Les modèles hybrides, qu’ils soient rechargeables ou non, ne bénéficient pas de cette bonification.
Les Frais Kilométriques Supportés par une Entreprise
Les frais kilométriques supportés par une entreprise peuvent normalement être déduits de son bénéfice imposable, sous réserve du respect des principes généraux de déduction : pertinence pour l'entreprise, enregistrement comptable, etc.
Lorsque l'entreprise octroie à ses salariés ou dirigeants assimilés salariés des indemnités kilométriques pour compenser les frais de déplacement entre leur domicile et leur lieu de travail, ces indemnités sont généralement déductibles fiscalement et exemptes de cotisations sociales. Ces indemnités concernent tous les véhicules motorisés (voitures, motos, etc.). En utilisant le barème kilométrique annuel de l'administration, vous pouvez déduire totalement ces frais.
À noter que si vous utilisez un vélo, les indemnités kilométriques sont exonérées d'impôts si elles ne dépassent pas 200 euros par salarié par an.
Toutefois, pour bénéficier du barème kilométrique, l'entreprise doit fournir des justificatifs concernant le mode de transport utilisé, la distance parcourue quotidiennement, la puissance fiscale du véhicule (puissance administrative) et le nombre de trajets effectués.
Point important, en tant qu'employeur, si vous remboursez les frais kilométriques engagés par vos salariés, vous avez la possibilité de déduire ces montants de vos impôts en les comptabilisant comme des charges d'entreprise.
Conditions de Déduction des Frais de Trajet Domicile-Travail
Pour déduire les frais de trajet domicile-travail, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- Distance domicile-travail : Les frais de trajet sont déductibles pour un kilométrage limité. Si le domicile se trouve à 40km (80km aller-retour) ou moins du lieu de travail, les frais peuvent être déduits.
- Type de véhicule : Le barème kilométrique s'applique à différents types de véhicules (voiture, deux-roues, cyclomoteur). Il faut préciser le type de véhicule utilisé.
- Nombre de trajets : Le nombre de trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail est également à considérer dans le calcul des déductions.
- Situations particulières : Certaines situations peuvent permettre la déduction de plus de 80 kilomètres par jour travaillé. Par exemple, des raisons de santé personnelle ou un problème de scolarisation des enfants.
Justification des Frais Kilométriques
Pour justifier vos frais kilométriques, il est nécessaire de conserver toutes les preuves de vos déplacements professionnels. Ces pièces justificatives peuvent comprendre :
- Factures d'entretien : Elles servent de preuve de l'utilisation de votre véhicule pour des déplacements professionnels.
- Notes de frais : Elles détaillent les dépenses liées à vos déplacements (péages, stationnement, etc.).
- Justificatifs de déplacements : Les rendez-vous professionnels, les missions ou les réunions sont autant d'événements qui nécessitent des déplacements. Conservez toutes les invitations ou convocations qui prouvent ces déplacements.
- Relevés de compteur kilométrique : Ils attestent du nombre de kilomètres parcourus pour vos déplacements professionnels.
En cas de contrôle, le service des impôts peut vous demander ces documents pour vérifier la validité de votre déduction. Il vaut mieux les conserver pendant au moins trois ans.
Déclaration des Frais Kilométriques
Lors de la déclaration de vos frais kilométriques, n'oubliez pas d'indiquer le montant de ces frais dans votre déclaration de revenus. Pour déclarer vos frais kilométriques, vous devez vous rendre sur le site des impôts, dans la section correspondante à votre déclaration de revenus. Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devrez indiquer le montant total de vos frais dans les cases 1AK à 1DK. Ce montant ne doit pas être soustrait du revenu déclaré dans les cases 1AJ à 1DJ. Ces cases se trouvent à l'étape 3 de votre déclaration en ligne, après avoir sélectionné l'option « Traitements, salaires ».
Indemnités Kilométriques vs Frais Réels
Les indemnités kilométriques et les frais réels sont deux méthodes distinctes pour déduire les dépenses liées à l'utilisation professionnelle de votre véhicule sur votre déclaration de revenus.
Les indemnités kilométriques se calculent grâce à un barème établi par l'administration fiscale, prenant en compte la puissance de votre véhicule et les kilomètres effectués. Elles sont simples à mettre en œuvre et ne nécessitent pas de conserver de nombreuses pièces justificatives.
Les frais réels, de leur côté, correspondent à la somme réelle des dépenses engagées pour votre véhicule : carburant, entretien, réparations, etc. Ils requièrent une tenue rigoureuse de vos dépenses et la conservation de tous les justificatifs. Les frais réels nécessitent que le véhicule soit acheté au nom de l’entreprise tandis que les indemnités kilométriques concernent uniquement les véhicules personnels.
Ces deux méthodes ne sont pas cumulables : il vous faudra choisir la plus avantageuse pour vous en fonction de votre situation.
Alternatives pour les BIC à l'IR
Si les indemnités kilométriques ne sont pas un dispositif accessible aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux) à l’IR, vous n’êtes pas pour autant dans une impasse. D’autres systèmes de remboursement de frais existent. Vous pouvez choisir entre deux régimes pour compenser vos frais liés à vos déplacements et votre véhicule :
- Le forfait carburant ;
- Le régime de frais réels, à l’exception de l’amortissement du véhicule.
Forfait Carburant pour les BIC à l’IR
Pour le remboursement de vos charges de véhicule, une première option s’offre aux BIC, mais aussi aux BNC : le forfait carburant. Ce forfait remplace les indemnités kilométriques. Le forfait carburant se base sur un barème établi en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du nombre de chevaux (CV) fiscaux du véhicule.
Ci-dessus le barème 2024 concernant les véhicules de tourisme pour vous faire une idée.
| Puissance fiscale | Gazole | Super sans plomb | GPL |
|---|---|---|---|
| 3 à 4 CV | 0,094 €/km | 0,019 €/km | 0,074 €/km |
| 5 à 7 CV | 0,116 €/km | 0,147 €/km | 0,091 €/km |
| 8 et 9 CV | 0,137 €/km | 0,174 €/km | 0,108 €/km |
| 10 et 11 CV | 0,155 €/km | 0,197 €/km | 0,122 €/km |
| 12 CV et plus | 0,172 €/km | 0,219 €/km | 0,136 €/km |
Régime des Frais Réels pour les BIC à l’IR
Les frais réels correspondent à la totalité des dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Toutefois, le régime de frais réels ne couvre qu’une quote-part des charges d’utilisation du véhicule correspondant à l’usage pro. Il vous sera donc nécessaire de calculer un pourcentage d’utilisation de votre véhicule. Cela ne peut pas prendre en compte son amortissement. Afin d’éviter toutes difficultés, nous vous conseillons d’enregistrer le véhicule au nom de votre société.
Ainsi, pour adhérer au régime de frais, il vous faudra affecter à votre entreprise le véhicule destiné à vos déplacements : soit en le louant via la société, soit en l’inscrivant à l’actif du bilan. Vous pourrez par la suite déduire les frais suivants :
- Carburant, batterie, fournitures électriques ;
- Dépenses d’entretien et petites réparations ;
- Loyers ou mensualités de crédit-bail si vous optez pour de la location de véhicule.
Il est impératif de conserver les factures liées aux dépenses précédemment citées. Elles serviront de base à votre expert-comptable en ligne pour le calcul des frais revenant à la société.
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