Déduction Kilométrique et Impôts: Conditions et Barèmes en France

Chaque année, la question des frais kilométriques revient avec son lot de complexités, oscillant entre remboursements d’indemnités et déclarations fiscales. Comment justifier ces frais en cas de contrôle ? Quels documents conserver ? Que vous utilisiez un SIRH, un tableur Excel ou des notes de frais papier, une mauvaise gestion peut entraîner des redressements, voire des sanctions. Cet article vous guide à travers les conditions et les démarches pour une déduction kilométrique réussie.

La déduction des frais kilométriques repose sur une règle simple : les dépenses engagées pour l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle peuvent, sous conditions, être prises en compte pour réduire le revenu imposable. Les frais kilométriques couvrent l’ensemble des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles : carburant, entretien, assurance, dépréciation, pneumatiques, etc. Ces frais ne sont pas déclarés poste par poste, mais via l’application d’un barème kilométrique officiel publié chaque année par l’administration fiscale.

L’application du barème kilométrique, publié annuellement par l’administration fiscale, permet d’évaluer forfaitairement les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Ce barème tient compte de la dépréciation du véhicule, des frais de réparation et d’entretien, des dépenses en pneumatiques, de la consommation de carburant et des primes d’assurance auto.

Chaque printemps, à l'approche de la déclaration de revenus, les contribuables ont l'opportunité de maximiser leurs économies fiscales, notamment en matière de frais professionnels. En effet, une déduction forfaitaire de 10 % est automatiquement appliquée sur les revenus pour couvrir les dépenses courantes, y compris les frais de transport. Cependant, si vos frais réels dépassent cette déduction forfaitaire, vous pouvez choisir de les déclarer au réel.

Découvrons ensemble les conditions, les barèmes et les bonnes pratiques pour optimiser votre déclaration.

Conditions Générales de Déduction

Seuls les frais justifiés et exposés à titre professionnel sont déductibles. Vous devez pouvoir justifier du montant des frais engagés (facture, ticket de péage…) quelle que soit la distance parcourue. L’administration fiscale n’exige pas la transmission des justificatifs au moment de la déclaration, mais impose leur conservation en cas de contrôle. Dès lors, que vous soyez employeur ou salarié, la prudence impose de constituer un dossier solide.

Même si les justificatifs ne sont pas à transmettre au moment de la déclaration, ils doivent être conservés pendant 3 ans minimum.

Si la déclaration des frais kilométriques reste une démarche individuelle, l’entreprise engage également sa responsabilité lorsqu’elle procède à un remboursement d’indemnités kilométriques. En structurant votre process, côté salarié comme côté employeur, vous sécurisez vos déclarations, limitez les risques de redressement et gagnez un temps précieux.

Les frais kilométriques et les frais réels à l'impôt sur le revenu

Frais de Trajet Domicile - Travail

Les frais exposés pour votre trajet domicile - travail sont déductibles, mais pour un kilométrage limité.

Lorsque la distance séparant votre domicile de votre lieu de travail n'excède pas 40 km (soit 80 km aller-retour), vous pouvez prendre en compte l’intégralité du kilométrage dans le calcul de vos frais de transport.

Lorsque la distance séparant votre domicile de votre lieu de travail excède 40 km (soit 80 km aller-retour), la prise en compte du kilométrage ne s’effectue que pour 40 km. Cependant, l’intégralité de la distance peut être prise en compte si vous justifiez cet éloignement par des circonstances particulières liées notamment à l’emploi occupé ou à des circonstances familiales ou sociales particulières, autres que des convenances personnelles.

Exemples de justifications :

Difficulté à trouver un nouvel emploi à proximité de votre domicile.
Précarité ou mobilité de l’emploi que vous exercez.
Exercice d’une activité professionnelle par votre conjoint à proximité du domicile commun.

Dans ce cas, vous devez joindre une note explicative à votre déclaration de revenus, précisant les raisons de cet éloignement.

Important : Quelle que soit la distance entre votre domicile et votre lieu de travail, vous ne pouvez déduire qu'un seul aller-retour par jour, sauf si vous pouvez faire état de contraintes particulières, telles que des problèmes personnels de santé, l’existence au domicile de personnes nécessitant votre présence, des horaires de travail atypiques.

Par ailleurs, si vous avez le choix entre plusieurs modes de transport, vous pouvez emprunter celui qui vous convient le mieux à condition que ce choix ne soit pas contraire à une logique élémentaire compte tenu du coût et de la qualité des moyens de transport collectif.

Lire aussi: Auto-Entrepreneur et TVA

Les trajets entre le domicile et le lieu de travail sont déductibles, dans la limite de 80 km aller simple (sauf justification particulière, comme une contrainte familiale ou un emploi spécifique).

La brochure fiscale 2025 de la direction générale des Finances publiques indique que les barèmes kilométriques qui s'appliquent cette année aux dépenses effectuées en 2024 pour les voitures et les deux-roues sont les mêmes que ceux en vigueur l’an dernier.

En se basant sur les barèmes kilométriques, les salariés et les entrepreneurs individuels soumis à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) peuvent :

Évaluer les dépenses qu’ils ont engagées durant leurs déplacements professionnels.
Et demander aux services fiscaux la déduction de leurs frais réels pour l’impôt 2025 sur les revenus 2024.

Calcul des Frais Kilométriques

Déduction des Dépenses Réelles

Si vous possédez tous les justificatifs, vous pouvez déduire le montant réel de vos dépenses afférentes à l’utilisation professionnelle du véhicule. Les frais déductibles comprennent la dépréciation du véhicule au cours de l’année, les frais d’entretien, de carburant, de réparations, d’assurance, de stationnement… pour leur fraction afférente au kilométrage parcouru à titre professionnel.

Toutefois, les frais réels déductibles autres que les frais de péage, de garage ou de parking et les intérêts afférents à l'achat à crédit du véhicule ne peuvent pas excéder le montant qui résulte de l'application du barème kilométrique publié par l’administration, à distance parcourue identique, pour un véhicule de la puissance administrative maximale retenue par le barème. Vous devez donc limiter à ce montant maximal le montant des frais dont vous demandez la déduction.

Application des Barèmes de l'Administration

L’application des barèmes est différente selon votre situation :

Vous êtes ou non propriétaire du véhicule : vous pouvez utiliser le barème kilométrique publié annuellement par l'administration si vous, votre conjoint ou un membre du foyer fiscal êtes propriétaire du véhicule. Si le véhicule vous est prêté gratuitement, vous devez pouvoir justifier que vous prenez effectivement en charge la quote-part des frais couverts par le barème relative à l'usage professionnel du véhicule.
Le véhicule est financé à crédit : vous pouvez calculer le montant de vos frais professionnels avec le barème kilométrique.

Une déduction est une opération fiscale visant à diminuer le revenu imposable d'un certain montant. Pour une entreprise individuelle, déduire ses frais signifie retirer le montant global des frais déductibles de son résultat fiscal. Ainsi, la base sur laquelle elle sera imposée est diminuée et son impôt également.

Les dépenses déductibles incluent les frais de déplacement et de voyage pour les besoins de l'activité professionnelle (déplacements chez des clients ou des fournisseurs), les revenus d'une activité de covoiturage pour des déplacements d'ordre professionnel (seuls les montants nets des remboursements versés par les co-voiturés sont déductibles), et une fraction des loyers d'un véhicule en location ou crédit-bail.

Les dépenses en lien avec les véhicules sont automatiquement déductibles pour leur montant réel. On appelle cela la déduction aux frais réels. Dans ce cas, l'entreprise indique le montant des dépenses dans les charges de son compte de résultat.

Si elle remplit certaines conditions, l'entreprise peut opter pour l'application d'un barème forfaitaire pour déduire ses dépenses liées aux véhicules.

Barèmes Kilométriques et Carburant

Cette année, les barèmes kilométriques n’ont pas été revalorisés. Alors que le montant des barèmes kilométriques avait tendance à évoluer année après année, 2024 s'inscrit dans une forme d'exception avec des montants identiques à ceux de 2023.

Voici un aperçu des barèmes applicables :

Barème Kilométrique des Deux-Roues (2025)

Véhicule	Jusqu'à 3 000 km	De 3 001 à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
Vélomoteur et scooter (P<50cm3)	d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198
Moto (1 ou 2 CV)	d x 0,395	(d x 0,099) + 891	d x 0,248
Moto (3, 4 ou 5 CV)	d x 0,468	(d x 0,082) + 1 158	d x 0,275
Moto (Plus de 5 CV)	d x 0,606	(d x 0,079) + 1 583	d x 0,343

Lorsque le véhicule est électrique, le montant de la déduction est majoré de 20 %.

Exemple : Un entrepreneur parcourt 6 750 km pour les besoins de sa vie professionnelle en 2024 avec son véhicule personnel d'une puissance fiscale égale à 5CV. S'il a opté pour le barème kilométrique, il pourra déduire de son résultat le montant suivant : (6 750 x 0,357) + 1395 = 3 804,75 €.

Le barème kilométrique couvre les dépenses suivantes : Dépréciation du véhicule, dépenses d'équipements et accessoires, dépenses courantes d'entretien et de réparation, dépenses de pneumatique, frais de carburants (gasoil, électricité...), primes d'assurance.

Les dépenses en lien avec les véhicules qui ne sont pas couvertes par le barème kilométrique peuvent être déduites du résultat fiscal pour leur montant réel en proportion de l'utilisation professionnelle du véhicule. Il s'agit par exemple des dépenses suivantes : Frais de garage, frais de péage, dépenses consécutives à un accident.

Barème Applicable en 2025 des Frais de Carburant par km Parcouru en 2024 (Deux-Roues Motorisés)

Puissance fiscale des véhicules deux-roues motorisés	Frais de carburant au kilomètre
Inférieure à 50 cm3	0,038 €
De 50 cm3 à 125 cm3	0,078 €
De 3, 4 et 5 CV	0,099 €
Au-delà de 5 CV	0,137 €

Selon le type de dépense, l'entreprise peut choisir d'appliquer soit le barème kilométrique soit le barème carburant. Le barème s'applique uniquement aux véhicules en location ou en crédit-bail.

Comment Déclarer Vos Frais Kilométriques ?

Le montant des frais professionnels doit être indiqué à la ligne « Frais réels » (case 1AK) dans la rubrique « Traitements, salaires, pensions et rentes » de la déclaration de revenus. Vous ne devez pas joindre les justificatifs à la déclaration. En revanche, vous devez les conserver pendant trois ans afin d’être en mesure de les montrer, si nécessaire, à votre service des impôts.

Par défaut, la déduction de 10 % est appliquée automatiquement par l'administration fiscale lors du calcul de votre impôt. Les dépenses relatives à vos frais kilométriques sont prises en compte lorsque vous optez pour la déduction des frais réels. Cette option est plus intéressante pour le calcul de votre impôt lorsque les frais réels que vous déduisez sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10 %.

Pour savoir si vous avez intérêt à déduire vos frais réels cette année lors de la déclaration de vos revenus 2024, vous pouvez utiliser le simulateur dédié au calcul des frais kilométriques.

Outils et Logiciels pour Simplifier la Gestion des Frais Kilométriques

Calculer les frais kilométriques est une démarche courante dans toutes les entreprises. Pour éviter la perte de temps, il est souvent contre-productif d'utiliser des tableurs Excel ou des méthodes internes peu adaptées à la réalité des déplacements. Heureusement, si l'employeur souhaite limiter et automatiser les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, un outil de gestion des frais professionnels permet de tout calculer automatiquement depuis une application mobile.

Ainsi, le salarié en déplacement peut déclencher son application au moment où il part, et le trajet et les kilomètres sont automatiquement enregistrés.

Avec un logiciel RH tout-en-un, vous pouvez simplifier la gestion de votre entreprise et sécuriser l’ensemble de votre process de remboursement des frais kilométriques en quelques clics.

balises: #Impot